Archive for category: DMS

Iako su mnoge tvrtke uspješno prešle u digitalno doba (digitalno upravljanje dokumentima) ima puno onih koje su i dalje zaglavljene u dugotrajnim papirnatim procesima. No, sve i ako ste kompjutorizirali svoje poslovanje – moguće je da vodite bitke s velikim brojem datoteka koje se nalaze raspršene diljem vašeg IT sustava… U oba slučaja nije čudno da je potrebno puno vremena da se pronađu potrebni dokumenti ili još gore da nestanu važni dokumenti za poslovanje.

Digitalnim rješenjem, poput sustava za upravljanja dokumentima, ti se problemi značajno se smanjuju. Digitalno upravljanje dokumentima oblik je automatizacije u kojem organizacija/tvrtka jednostavno može pohraniti, pratiti i upravljati svim dokumentima elektronički putem računalnog sustava. Sustav poput ovog može vašoj tvrtki pružiti značajnu prednost nad konkurencijom. Evo i kako…

Smanjenje troškova uz digitalno upravljanje dokumentima

Papir je skup, ali i vrijeme koje se troši na pretragu (bilo papira, bilo dokumenata u nepreglednim datotekama na računalu) košta još i više. Implementirajući sustav za upravljanje dokumentima, štedite značajnu količinu novca, ali i vrijeme i živce svojih radnika, koji se može puno pametnije utrošiti (i uložiti).

Veća učinkovitost poslovanja i veća produktivnost

Zamislite da sve važne dokumente, ugovore, račune, radne naloge možete pronaći već s jednim klikom… Prijenos, uređivanje, praćenje i dijeljenje dokumenata traje puno manje vremena sa sustavom za upravljanje dokumentima. Tako omogućava zaposlenicima da budu produktivniji i u konačnici učinkovitiji. Vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima u kabinetima ili nepreglednim folderima sada se može iskoristiti za obavljanje važnijih poslova. Digitalno upravljanje dokumentima omogućuje jednostavniji tijek rada i brže izvršavanje zadataka.

Visoka razina usklađenosti

Digitalno upravljanje dokumentima pomaže da imate veću kontrolu nad sigurnošću osjetljivih dokumenata. Lako možete odrediti tko ima pristup kojim dokumentima, kako biste bili sigurni da povjerljive informacije neće “curiti” iz tvrtke. Svi su podaci sigurno pohranjeni pa je rizik od gubitka osjetljivih datoteka minimalan.

 

 

Značajno bolja suradnja i komunikacija među radnicima i nadređenima

Sustav za upravljanje dokumentima potiče bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito na različitim zemljopisnim lokacijama. Mogućnost brzog pronalaska i pristupa dokumentima te uvid u račune, radne naloge i druge dokumente omogućuje korisnicima zajednički rad na istom projektu bez muke, ali i kontrolu nadređenim osobama.

Pouzdanija kontrola verzije dokumenata

Za velike organizacije održavanje ažuriranih dokumenata i redovito održavanje informacija često može predstavljati poteškoće. Uz pomoć DMS sustava – dokumente je lakše pratiti i održavati ih ažurnima. Korisnici mogu jednostavno prenijeti dokument, a zatim upravljati ažuriranjima i novim verzijama. Upravljanje dokumentima uključuje automatiziranu arhivu za bolju organizaciju i održavanje dokumenata.

Informacije se daju i saznaju na vrijeme

Sa samo nekoliko klikova mišem šalju se radni nalozi, sortiraju i pronalaze ulazni računi, te svi ostali dokumenti važni za firmu. Možete im čak dati i rok. U bilo kojem trenutku možete se provjeriti jesu li radnici otvorili, primjerice radni nalog, te u kojoj je fazi njegovo izvršavanje. Tako da neće biti izgovora poput “Nisam vidio mejl” ili “Nitko mi nije rekao”. Sve je transparentno i može se pratiti.

Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće

Budući da sve više ljudi radi od kuće ili putuje zbog posla, važno je da imaju pristup određenim dokumentima ili pravilnicima i kada nisu u uredu. Imati sve dokumente sigurno pohranjene u DMS sustavu i dostupne s bilo kojeg mjesta učinkovitije je i može uštedjeti puno vremena i stresa.         

Jednostavno i efikasno rješenje

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

• Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na par “klikova”)
• Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
• Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
• Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
• Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
• Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
• Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

 

       S pojavom ove nesretne globalne pandemije, brojne tvrtke iznenada su se, kako bi zaštitile zdravlje radnika i svoje poslovanje, našle suočene s potrebom rada od doma na neodređeno vrijeme. Rad na daljinu već se i prije pandemije smatrao budućnošću rada, ali malo je tko mogao predvidjeti da će se sve dogoditi toliko brzo.

Zajedno smo naučili puno lekcija u proteklih nekoliko godina, ali jedna od najvažnijih jest ta da je rad od doma zapravo prilično dobra stvar (iz više razloga).

Iako je apsolutno točno da rad od kuće nije moguć za sve i da nekima taj način rada ne “sjeda” najbolje, činjenica je da statistika ipak govori da većina ljudi preferira ovakav način rada, kao i da će sve više radnika imati želju raditi od kuće. Istraživanje na globalnoj razini koje je inicirala IFMA, međunarodno udruženje za Upravljanje resursima i uslugama, s ciljem lokalne i regionalne promocije te razvoja profesije facility managementa (FM), pokazalo je kako 77 posto zaposlenih žele nastaviti raditi od kuće, barem nekoliko puta (čak i jedan dan) u tjednu i kada pandemija završi. To je povećanje od 132 posto u odnosu na one koji su to činili prije COVID-19 pandemije.

       No, vratimo se mi na lekcije koje smo naučili tijekom COVID-19 pandemije, jer one će očito itekako postati/ostati važne za budućnost poslovanja…

Moguć je rad od doma i istovremena produktivnost (često i više!)

I ovdje je statistika na strani rada od kuće, jer većina zaposlenika u ovoj situaciji tvrdi kako bolje i efikasnije rade, s manje ometanja nego u uredu!

Manje ometanja, manje fizičkih sastanaka i više vremena u danu koji se ne troši na putovanje do posla, doveli su do povećanja produktivnosti u mnogim slučajevima, a stručnjaci procjenjuju kako zaposlenici imaju čak 30% bolju radnu učinkovitost kada rade od kuće.

Saznali smo da ne moramo biti u uredu kako bismo učinkovito obavljali posao – čak i kad to uključuje timsku suradnju. Po istraživanjima zaposlenici osjećaju kako sada puno više komuniciraju s kolegama i nadređenima te klijentima – iako se ne radi o direktnoj “lice-u-lice” komunikaciji.

Poboljšana je i “vremenska” disciplina otkako se sastanci održavaju na daljinu. Stručnjaci nisu sigurni zašto, no pokazalo se kako ljudi manje kasne na online sastanke, bolje su pripremljeni za njih i imaju bolji fokus na ono o čemu se raspravlja.

Komunikacija je bila i ostat će – najvažnija

Kad smo već kod komunikacije, još jedna vrijedna lekcija koju nas je rad od kuće naučio jest ta da sada moramo (p)ostati povezaniji jedni s drugima više nego ikad. Ne samo da je komunikacija ključni sastojak produktivnosti svakog poslovanja, već je to i glavni dio organizacijske kulture poduzeća.

Kako biste ljude angažirali dok rade od kuće, trebate odvojiti vrijeme za tele/video konferencije. Namjerna komunikacija apsolutna je nužnost – kako u smislu osiguranja da zaposlenici vode brigu o svemu o čemu bi morali i rade sve što moraju, ali i kako bi mogli samo komunicirati s kolegama te se tako podsjetili da su dio tima/kolektiva.

Oslobađamo se 9 do 17 ograničenja

Izraz “radni dan” više ne znači ono što je nekada značio. Polako se mijenja situacija u kojoj je rad isključivo ograničen na neki propisani raspored od 9 do 17. Iako je ovo vjerojatno jedan od razloga zašto rad od kuće zasigurno nije za svakoga, osim što nedostaje interakcija licem u lice u uredu, mnogim ljudima je teško nositi se s nedostatkom strukture koju rad na daljinu donosi.

Ali za mnoge druge (i ovakvih radnika je sve više) ta sloboda od tradicionalnog “radnog vremena” nije mogla doći u bolje vrijeme. Nismo svi isti i ne funkcioniramo u isto vrijeme dana – nekome je najbolje doba dana kada se probudi u 6 ujutro, nekome drugome iza 20 sati navečer… Uz rad na daljinu mi možemo biti produktivni onoliko koliko trebamo kad god nam to najbolje odgovara – donoseći novu priliku za uspješno održavanje i one dragocjene ravnoteže između posla i privatnog života koju su ljudi počeli često zanemarivati.

Upravljanje informacijama nužnost je sada više nego ikada

I na kraju, još jedna veoma važna lekcija koju smo usvojili tijekom ere rada na daljinu povezana je s važnošću ključnog rješenja poput alata za komunikaciju i suradnju. Glavni alat za omogućavanje rada na daljinu je inteligentni sustav za upravljanje i pohranjivanje informacijama (i dokumentima) koji bi trebao biti u središtu svake organizacije.

Ako su informacije vezane za fizičku lokaciju i ne mogu se slobodno premještati s jednog odjela na drugi ili među zaposlenicima, ako nisu dostupne ljudima koji ih trebaju za donošenje boljih i informiranijih odluka, to itekako šteti vašem poduzeću.

 

S druge strane, sa sustavom za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima te za poslovno izvještavanje poput HIVERGENA, mnogi od tih strahova nestaju. Svaka informacija i dokument su sigurno pohranjeni i lako dostupni te se veoma jednostavno pretražuju (već na klik).

Nije čak važno ni gdje se zaposlenici nalaze, jesu li kod kuće ili još uvijek dolaze u ured, je li to na godišnjem s mora ako moraju ipak obaviti nešto… Svi imaju pristup informacijama koje su im potrebne kada su im potrebne – i više ne moraju trošiti vrijeme u potrazi za njima.

 

Hivergen olakšava rad od doma i praćenje svih procesa rada

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

 

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Povećajte učinkovitost poslovanja i financijskog upravljanja – u tome će pomoći automatizacija ulaznih računa. Uspješni biznisi moraju pravodobno upravljati podacima i precizno obrađivati ulazne račune. Ovo održava pozitivan tijek poslovanja kao i uspješne odnose s dobavljačima.

     Koliko smo samo puta čuli da je vrijeme novac? To zaista je tako, a automatizacija raznih procesa, pa tako i obrade (upravljanja i odobravanja) ulaznih računa može učiniti veliku razliku u poslovanju neke tvrtke.

Brojne transakcije, od kojih se mnoge još uvijek temelje na papirnatim računima ili elektroničkim putem preko PDF-ova – povećavaju administrativne troškove, usporavaju postupak plaćanja i nepotrebno troše vrijeme vaših zaposlenika. “Ručni” oblik poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima.

     Koje je rješenje? Automatizacija usklađivanja i odobravanja ulaznih računa donosi značajne uštede. No, neke se tvrtke svejedno ne odlučuju na to. Zašto? Odgovor je povezan s nizom mitova i zabluda vezanih uz automatizaciju.

5 mitova koje treba razotkriti

Mit br. 1: Automatizacija zapravo nije učinkovitija

Razmotrite neučinkovitost koja proizlazi iz toga što su neke tvrtke vezane za neautomatizirani proces koji se oslanja na papire:

• Istraživanje Aberdeen grupe iz 2010. godine otkrilo je da obrada jedne fakture može potrajati od 3,5 do 2,3 dana. (Industrijski prosjek za 50% tvrtki je 14,2 dana za obradu jedne fakture.)
• Troškovi obrade godišnje mogu se kretati od 35 do 160 kn za samo jednu fakturu

To uključuje troškove povezane s ručnom obradom, prijenosom računa između pojedinaca i odjela, obradom izuzetaka, kašnjenjima, neuspjelim revizijama, duplikatima računa i zakašnjelim plaćanjima…

Suprotno tome, učinkovitost koja se postiže automatizacijom je u najmanju ruku zapanjujuća. To uključuje:

• 90-95% smanjenja rada s fizičkim papirima
• 25% poboljšanje produktivnosti rada

Čak i uz izuzetno kvalitetne radnike za unos podataka i obradu računa, u prosjeku je moguće ručno obrađivati 1.000 računa mjesečno po zaposleniku. Suprotno tome, automatizirana obrada računa povećava taj broj na 6 000-8 000 računa mjesečno.

Zaključak: Automatizacija ne samo da donosi značajnu učinkovitost, već omogućava i prostor za poslovni rast, a zadržavajući postojeću razinu zaposlenih. Drugim riječima, s manje možete učiniti više.

Mit 2: Izgubili bismo kontrolu nad našim procesima

Automatizacija zapravo daje veću kontrolu i veću vidljivost procesa. Poslovna pravila automatiziraju usmjeravanje, podudaranje i cirkulaciju ulaznih računa i prilagođena su specifičnim potrebama vaše tvrtke. Ako ne morate obrađivati svaku transakciju pojedinačno, znači da ćete imati vremena usredotočiti se na važnije stvari. Automatizacija štedi radno vrijeme zaposlenicima jer pregledavaju i obrađuju samo one račune koji ne prolaze kroz unaprijed utvrđena pravila sustava.

Automatizacija postupka također bilježi dokument i metapodatke na mjestu primitka fakture – tako da imate potpunu vidljivost procesa. Nema više zagubljenih računa. Računovodstvo sada ima realni prikaz svojih nepodmirenih obveza u bilo kojem trenutku.

Zaključak: Automatizacija rezultira većom, ne manjom, kontrolom nad vašim internim procesom obrade i plaćanja računa.

Mit 3: Premali smo za automatizaciju

Softveri za automatizaciju lako se prilagođuju različitim potrebama. Svaka tvrtka sa zaposlenicima, čak i ako ih je samo nekoliko, osjetit će značajnu korist automatizacije. Kao što smo već objasnili, automatizacija omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na druge strateške aktivnosti, poput nabave, upravljanja troškovima i upravljanje dobavljačima.

Zaključak: Nikad niste premali da biste uštedjeli novac!

Mit 4: Preveliki smo za automatizaciju

Ako mali mogu uštedjeti na novcu i vremenu, onda to definitivno mogu učiniti velike tvrtke! Automatizacija pomoću sustava za upravljanje dokumentima i ulazni računima može podnijeti velike količine transakcija. U stvari, to je nužno, kako biste ostali u korak s modernim svijetom i svojom konkurencijom!

Zaključak: Što je vaše poduzeće veće, to ima više smisla tražiti automatizaciju jer imate i veće količine transakcija.

Prednosti inteligentne obrade ulaznih računa

Svaka tvrtka može iskoristiti moć digitalizacije i automatizacije obrade ulaznih računa. Hivergen, rješenje za obradu računa, smanjuje pogreške i daje vam veću transparentnost, pomaže da ste uvijek usklađeni s aktualnim zakonskim propisima te štedi i vrijeme zaposlenika, ali i novac.

Dakle, ako tražite rješenje koje će vam olakšati i poboljšati poslovanje, uštedjeti novac, vrijeme i poboljšati moral zaposlenika te zadovoljstvo klijenata – kontaktirajte nas!

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂

U današnje vrijeme, kako bi tvrtka ostala konkurentna i uskladila se s regulatornim okvirom koji se neprestano mijenja i razvija, ključno je da poslovni procesi budu što učinkovitiji. Najbolja solucija za to je sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji pomaže učiniti radna mjesta i workflowove (tijekove rada) pametnima, sigurnima i produktivnima, ali i osigurava sigurnost dokumenata.

Vaša je tvrtka možda već počela prihvaćati digitalne alate i smanjivati svoje oslanjanje na papir, što je sjajna vijest.

Međutim, možda vam treba dodatna pomoć (ili zamjena postojećeg DMS sustava) ako:

Sigurnost dokumenata nije zagarantirana

Nesigurna pohrana (i fizičkih i digitalnih datoteka) stvara nepotreban rizik u mnogim tvrtkama. Kad su u pitanju papirnati dokumenti problematika je prilično jasna – takve dokumente neovlašteno osoblje s lakoćom može ukloniti iz ormara za knjige, sa stolova ili iz ladica printera. Mogućnost gubitka ili krađe je očita. A gdje su tek stvarni nesretni slučajevi poput požara ili poplave.

Često se misli da digitalni dokumenti automatski znače veću sigurnost, ali to nije uvijek slučaj. Digitalne datoteke ponekad mogu biti jednako ranjive kao i papirnati dokumenti ako se prate loši procesi. Pohranjivanje digitalnih dokumenata na samostalnom računalu, a ne na sigurnom sustavu za upravljanje dokumentima, znači da su mnogo pristupačniji slučajnom ili namjernom gubitku ili brisanju. Nešifrirane digitalne datoteke u prijenosu i pohrani imaju isti problem.

Sve datoteke dostupne su svima na uvid

Ako su svi vaši podaci i dokumenti na digitalnoj mreži dostupni bilo kojem zaposleniku, to su veće šanse da će osjetljivi podaci pasti u pogrešne ruke – sigurnost dokumenata je ugrožena.

Postavljanjem različitih razina pristupa dokumentima, koje su određene titulom ili odjelom, možete točno odrediti tko može otvarati, uređivati, distribuirati i obrađivati ​​ključne datoteke i podatke. To znači da će biti mnogo manja vjerojatnost da će doći do curenja podataka ili da će korisnici uređivati ​​i premještati datoteke kojima uopće ne bi trebali imati pristup (pa čak i ako je slučajno).

Workflow dokumenata nije automatiziran

Tradicionalni načini bilježenja, pohranjivanja i usmjeravanja dokumenata su neučinkoviti. Kada zaposlenik mora ručno usmjeravati datoteke na neki umreženi uređaj, mapu e-pošte ili bilo koje drugo odredište, povećava se mogućnost ljudskih pogrešaka. A da ne spominjemo gubljenje vremena na ručni unos protokola usmjeravanja svaki put.

Automatizacija tijeka rada s dokumentima ne samo da štedi vrijeme, već smanjuje mogućnost ljudske pogreške. Mogu se postaviti različita unaprijed postavljena pravila za automatsku obradu i usmjeravanje određene datoteke na određeni način – kopirajte i pošaljite izravno na e-poštu, skenirajte u Wordov format, upotrijebite OCR tehnologiju za hvatanje rukopisnog teksta i pretvaranje u PDF…

Narušena sigurnost dokumenata znači gubljenje dokumenata

Bez unaprijed određenog sustava indeksiranja ili arhiviranja za vaše digitalne dokumente, podaci se lako mogu unijeti pogrešno. To čini postupak pretraživanja dugotrajnim i složenim. Gotovo 15% dokumenata izgubljeno je zbog loših metoda arhiviranja. Strukturirani pristup indeksiranju datoteka znači da će se dokumenti uvijek dosljedno imenovati, pravilno arhivirati i moći brzo dohvatiti.

Rad na daljinu nije moguć

Već smo puno puta pisali tome kako se vremena mijenjaju te kako će sve više tvrtki nastaviti s praksom barem djelomičnog rada od kuće (a i to će radnici sve više tražiti). Moderno radno mjesto je mobilno, s informacijama dostupnim s više mjesta, čak i iz više zemalja i vremenskih zona.

Moderni i inteligentni sustavi za upravljanje dokumentima udovoljavaju ovoj promjeni u radnom ponašanju, sa sigurnim platformama na koje se korisnici mogu prijaviti s bilo kojeg mjesta i u bilo kojem trenutku kako bi pristupili datotekama – to je samo jedan od načina da se osigura sigurnost dokumenata.

Dokumenti se često dupliciraju

S dupliciranim datotekama koje zagušavaju mrežu, zaposlenici nikada ne mogu biti sigurni koriste li najnoviju verziju dokumenata, a to otvara i mogućnost slanja pogrešnih informacija klijentima ili poslovnim partnerima.

Inteligentni protokoli indeksiranja i formatiranja kod DMS sustava omogućuju izradu dokumenata jednom, njihovo centralno pohranjivanje i lako dohvaćanje u nekoliko klikova.

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!