Razmišljate o tome da uvedete sustav poslovne inteligencije u svoje poslovanje? Na pravom ste putu, a u nastavku pročitajte i zašto!

poslovna inteligencija

Poslovna je inteligencija, bez dvojbe, jedan od najtraženijih koncepata u modernom poslovanju. Kako se poslovni svijet mijenjao kroz godine, tako se i poslovna inteligencija sve više razvijala. Prva BI rješenja pojavila su se 80-ih godina prošlog stoljeća, a do dan danas je prošlo šest evolucijskih faza u tom području, od rudarenja podataka, OLAP (Online analytical processing) tehnika, e-poslovanja pa do razvoja poslovnih kontrolnih ploča i mobilnih tehnologija. Jednostavnost današnjih BI modela s iznimno prilagodljvim korisničkim sučeljima, čini ovakav koncept još traženijim.

Od mogućnosti do prednosti

Danas tvrtke koriste mnoge mogućnosti BI sustava, najčešće za praćenje poslovnih trendova da bi se na odgovarajući način prilagodile promjenama koje se pojavljuju na tržištu. Pomoću poslovne inteligencije mogu se unaprijediti procesi donošenja odluka što dovodi do strateških i taktičkih poboljšanja samih poduzeća.

Razlozi za korištenje ovakvih sustava su mnogobrojni. Jedan od najvažnijih je praćenje ponašanja kupaca na tržištu jer jednom kada se istraže njihove želje i potrebe, može se usredotočiti na razvoj proizvoda koji povećavaju profitabilnost. S interne strane organizacije, BI sustavi su korisni za unaprjeđenje nadzora i vidljivosti poslovnih procesa. Na taj način je moguće uštedjeti na vremenu jer je vrlo lako doći do traženih informacija i detaljnih periodičnih izvješća.

Poslovna inteligencija Hivergen

Sustavi poslovne inteligencije razvijeni su kao analitički alati koji omogućuju kreiranje uspješnih poslovnih planova i strategija poduzeća. Rade to na način da identificiraju ključne informacije koje su važne za razumijevanje različitih organizacijskih i poslovnih procesa. Ono što je također jedna od važnih prednosti ovakvih sustava je to da pobošljavaju učinkovitost u organizaciji jer se mogu koristiti za razmjenu informacija i podataka u svim odjelima. Osim uštede vremena na procesiranje podataka i izradu analitike izvještavanja, poboljšava se točnost i korisnost informacija što dovodi do povećanja produktivnosti.

Kako loša implementacija ovakvih sustava može biti gubitak vremena i novca, preporučamo uvođenje Hivergena zbog njegove kvalitete, jednostavnosti i brzine korištenja.

Zašto baš Hivergen?

Ako imate problema s analiziranjem i planiranjem poslova zbog nepreglednih izvješća ili ne možete dobiti jasne odgovore na tražena pitanja, Hivergen BI je pravo rješenje za Vas. S preko 30 grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize.

S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima. Pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije štedi vrijeme i novac, a put do nje je vrlo jednostavan. Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo. Informacije poput količine prodanih proizvoda po vrsti i ukupna zarada po kupcima, dostupne su odmah kada su Vam potrebne. Zašto ne biste napravili analizu pregleda svojih top 5 stalnih kupaca i nagradili ih za vjernost? Potreban je samo jedan klik!

Uz poslovnu inteligenciju, Hivergen je i DMS rješenje koje omogućuje upravljanje i arhiviranje poslovne dokumentacije za mnoge direktne i indirektne uštede. Preko softverskog alata Hivergen WF ostvareno je upravljanje procesima koje uvodi red u poslovanje i automatizira distribuciju dokumentacije i informacija u Vašoj organizaciji.

Hivergen je poseban po svojoj kvaliteti i načinu korištenja, čuvanja i kontrole podataka. Krasi ga prilagodba trenutnom poslovanju, jednostavnost i brzina izvršavanja zadataka i prijenosa podataka, a informacije se prezentiraju na odgovarajući način.

Zašto bi uvodili zasebne skupocjene sustave koji Vam ne daju cjelokupan pregled poslovanja, kad s Hivergenom možete ostvariti upravo to što Vam je potrebno!

Likvidacija ulaznih računa traje dugo? Ne znate tko je odobrio račun? Gubite ulazne račune?

Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:

  • od koga može dobiti račun
  • što mora napraviti s njim i
  • kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.

automatizacija ulaznih računa
Unos ulaznog računa

Problemi:

Ne zna se kada je račun došao u firmu
Račun nema ulazni broj
Račun se duplo zaprimi
Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
Račun beskonačno kruži po poduzeću
Dostava računa udaljenim odjelima
Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa?

1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama (nabava, uprava, računovodstvo, marketing i IT, tehnički odjel…)
2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe
3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid
4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi
5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru
6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Skeniranje ulaznih računa

Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa?

1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:

  • Naziv dobavljača i iznos
  • Broj i datum računa
  • Šalje ga na preraspodjelu

Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo
2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu
3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:

  • Narudžbenica ili ugovor
  • Mjesta troška
  • Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.

  • Od koga je račun i koliki je iznos
  • Tko i kada je pregleda i odobrio račun
  • Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
  • Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Korisnici našeg modula za ulazne račune:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.

Prednosti

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Analiza ugovora

Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:

  • Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
  • Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
  • OCR funkcionalnost
  • Raspodjela po mjestima troška
  • Sprečavanje duplog unosa
  • Brzo odobravanje jednim klikom
  • Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
  • Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
  • Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
  • Zbirno odobravanje
  • Uvid u ugovor i analiza troškova
  • Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.

Imate problema s planiranjem i odobravanjem putnih naloga, a vrijeme putovanja je sve bliže?

Pronađite put s Hivergenom

Putni nalozi

Kome je namijenjen modul putnih naloga?

Organizacije čiji zaposlenici puno putuju generiraju veliku količinu putnih naloga i popratne dokumentacije. Pri tome se često događaju pogreške poput:

  • duplo isplaćenih naknada
  • slabo optimiziranih putovanja
  • gubljenje dokumenata

Sve to rezultira neredom u organizaciji koji troši vrijeme i resurse organizacije. Upravo zato je modul za upravljanje putnim nalozima namijenjen organizacijama da bi im olakšao organiziranje poslovnih putovanja, pregled dokumenata i realizaciju troškova.


Upravljanje putnim nalozima

Prednosti modula za upravljanje putnim nalozima

Upravljanje putnim nalozima donosi organizacijama:

  •  optimizaciju putovanja i lakše upravljanje resursima
  • upravljanje procesom odobravanja poslovnog puta
  • jednostavnu rezervaciju prijevoznog sredstva
  • pregled svih putnih naloga koji se nalaze na jednom mjestu
  • uključivanje svih učesnika u proces, od inicijatora putovanja pa do voditelja, blagajnika, uprave i računovodstva
  • programsko rješenje koje se prilagođava željenom načinu obrade putnih naloga

Procesno upravljanje pojednostavljuje i olakšava rukovanje putnim nalozima

Svaki putni nalog prolazi svoj životni ciklus kroz organizaciju od inicijacije puta, preko odobravanja ili odbijanja puta, do dostave dokumentacije i izračuna nastalih troškova. U tom procesu važna je preglednost da bi se izbjegle pogreške poput slabe optimiziranosti poslovnih putovanja, nejasni planovi puta zaposlenika i nepotrebni troškovi.

U sustavu Hivergen lako je vidljivo tko je trenutno na poslovnom putovanju, tko planira putovanje i kada ili u kojoj fazi se nalazi putni nalog. Sve je to popraćeno potrebnim informacijama da bi upravljanje putnim nalozima bilo što jednostavnije i preglednije.

Workflow za putne naloge

MTCNA, MTCRE, MTCWE, UBWA, UBWS treninzi u Zagrebu

Započnite novu godinu ulaganjem u vlastito znanje iz područja koje Vas zanima. Prijavite se na jedan od željenih tečaja i osvojite certifikat.

Prijave su ostvarive na stranicama Inpro Akademije.

Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.

Jednostavna metoda snimke procesa

Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:

– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili

Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:

Prilog računu br. 01/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave.
30.4.2013. 14:00 Voditeljica nabave Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent nabave Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje.
7.5.2013 14:00 Voditeljica nabave Odobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 02/2013

26.4.2013. 08.00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje.
29.4.2013. 14:00 Voditeljica prodaje Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent prodaje Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 03/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo.
18.5.2013 11:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.

Obrada ulaznih računa

Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.

Upravljanje štetama predstavlja složeni proces koji se pokreće prijavom štetnika/oštećenika, prolazi kroz razne organizacijske jedinice u osiguravajućoj kući i završava se isplatom ili odbijanjem isplate.

Zbog raznih regulativa koje određuju vrijeme obrade štete, kompleksnosti samog procesa unutar organizacije, velikog broja uključenih dionika, proces je potrebno analizirati, a zatim maksimalno automatizirati = UBRZANJE.

Prvo je potrebno analizirati trenutno stanje (AS-IS). Kada imamo kompletnu sliku trenutnog procesa obrade šteta, tek tada možemo krenuti u njegovo poboljšanje i izrade budućeg poboljšanog (TO-BE) stanja.

Sustav za Upravljanje poslovnim procesima InDMS automatizira procese, digitalizira dokumentaciju te Vam omogućuju:

  • Digitalnu distribuciju dokumenata i informacija kroz odjele
  • Kompletan uvid u dokumentaciju svake nastale štete – automatsko kreiranje arhive
    • Lako dolazite do informacija kod koga je u obradi određena šteta
    • Imate uvid u trajanje procesa obrade štete
  • Daje dodanu vrijednost cjelokupnom sustavu
    • Osobama koje rade u procesu olakšan je rad jer se koncentriraju na svoj posao
    • Nadređeni imaju bolji uvid u stanje sustava i lakše dolaze do informacija
    • Osiguranici dobiju bržu i točniju informaciju ili se uključe u proces, čime su zadovoljniji uslugom

DMS program za arhiviranje predmeta namijenjen je projektnim uredima koji barataju s velikom količinom dokumentacije. Program omogućuje jednostavno urudžbiranje i arhiviranje dokumenata i brzi pronalazak traženih dokumenata.

URUDŽBIRANJE

Pogledajmo pojednostavljeni primjer kada stranka podnese zahtjev za legalizaciju.

  • Upisati ćete kontakt podatke od stranke
    • Ime i prezime, adresu, OIB, k.č., k.o., kontakt podatke i sl.
  • Uz to priložiti ćete dokumentaciju koju ste dobili od geodeta
  • Možete priložiti snimku izvedenog stanja, AutoCAD datoteke, elaborat
  • Možete zabilježiti poziv stranke, datum kada ste bili na terenu, tko je bio na terenu i sl.
  • Kada se vratite s terena možete priložiti fotografije objekta
  • Možete sortirati predmete prema kategorijama
    • Npr: plaćeno, neplaćeno, potrebno izaći na teren
Program za arhiviranje predmeta
Arhiva sve dokumentacije vezane za predmet

PRETRAGA

Pretraga predmeta moguća je po svim poljima što znači da lako možete pronaći sve predmete kombinirajući polja. Na primjer, tražim sve predmete koji:

  •  su u tijeku obrade
  • za koje je zadužen određeni zaposlenik
  • gdje je površina objekata točno određena

U par klikova možemo doći do premeta i svih priloga.

JEDNOSTAVNA PRETRAGA ŠTEDI VAŠE VRIJEME „KOPANJA“ PO REGISTRATORIMA I LISTANJA PO DOKUMENTIMA.

Jednostavna pretraga
Baza predmeta

PRILAGODBA

InDMS program prilagodljiv je svakom korisniku na način da Vi odredite polja pomoću kojih želite opisati određeni predmet. Što znači ako je u predmetu bitno upisivanje katastarske čestice ili katastarske općine polja se mogu dodati jednostavno i brzo.

Prilagodba
Prilagodba

PROGRAM SE PRILAGOĐAVA VAMA, A NE VI PROGRAMU

Kako pregledati i odobriti sve račune u nekoliko klikova?

Jednostavno, DMS modul za obradu ulaznih računa od sada Vam omogućuje da brzo i efikasno pregledate, potpišete i odobrite Vaše račune. Sa samo nekoliko klikova mišem račun zaprimljen prolazi od osobe koja je zaprimila i urudžbirala račun do uprave koja u konačnici odobrava ili ne odobrava račun. U nastavku možete pogledati naš najnoviji video uradak te saznati kako to u praksi izgleda.

  1. Korak: Zaprimanje i urudžbiranjeOsoba koja zaprima račun unosi ga u sustav koji mu automatski dodijeljuje urudžbeni broj, unosi partnera ili dobavljača, iznos te nadležan odjel kojem ga jednim klikom proslijeđuje.
  2. Korak: LikvidaturaZaposlenik koji obavlja posao likvidature automatski dobiva obavijest o zaprimljenom računu, pregledava ga u sustavu te, ako je potrebno, dodaje bilješku kao prilog računu. A sa samo 2 klika mišem potpisuje i odobrava račun koji se automatski proslijeđuje upravi na konačno odobrenje.
  3. Korak: Odobrenje UpraveUprava dobiva obavijest o računima koje je potrebno pregledati i odobriti te ukoliko je sve u redu sa 2 klika mišem potpisuje i odobrava račune. Čime završava proces odobravanja računa.

Jednostavno uz Hivergen

Dok je poduzeće malo, dokumenti ne predstavljaju problem jer mali broj zaposlenik barata dokumentacijom. Kako se poslovanje širi i kako poduzeće raste tako se povećava potreba za upravljanje sve većom dokumentacijom koja cirkulira kroz poduzeće.

Hivergen DMS je sustav arhiviranje poslovne dokumentacije koji omogućuje jednostavnu izradu mapa (foldera) u koje zaposlenici stavljaju dokumente koji su kasnije dostupni svim ostalima prema pravima pristupa.

Neki od primjera primjene arhiviranje poslovne dokumentacije su:

  • Arhiva ugovora   Arhiva ulaznih računa   Baza rješenja, dopisa, zahtjeva
  • Arhiva slika, mailova   Baza ISO dokumentacije   Arhiva kalkulacija i sastavnica

Prednost Hivergen DMS rješenja je u tome što se prilagođava svakom poduzeću. Svako poduzeće može prilagoditi program i mape (foldere) svom načinu poslovanja.