Procesno upravljanje i izvještavanje

 

gumiimpex, case study

 

Kvalitetan sustav za izvještavanje može uvelike unaprijediti poslovanje!

Gumiimpex GRP d.d. nastao je 1970. godine kao obrtničko vulkanizerska radionica. Iz obrtničke radionice upornim radom narasli su u organizaciju od 300 zaposlenih. Glavne djelatnosti firme su prodaja auto i teretnih guma, vulkanizerski servis, proizvodnja gumenih proizvoda i reciklaža starih guma.

PROBLEMATIKA

Izvještavanje

Širenjem poslovanja povećava se količina informacija s kojom treba upravljati. Izrada menadžerskih izvještaja trajala je predugo, a informacija nisu bile dostupne u trenutku donošenja odluke.

Cirkulacija informacija i dokumenata

Velika količina dokumenata koja svakodnevno ulazi u organizaciju i raspoređuje se po odjelima, nerijetko je vodila do gubitka dokumenata (računa, narudžbenica) što je stvaralo probleme u poslovanju.

sustav za izvještavanje, analiza, graf, izvještavanje

ZAHTJEVI

Sustav za izvještavanje

Izraditi izvještajni sustav dostupan korisnicima prema pravima pristupa: Uprava želi vidjeti usporedbu trenutnog i prethodnog mjeseca, voditelj komercijale želi vidjeti gdje se referenti nalaze u odnosu na plan, nabava želi analizirati RUC.

Digitalna baza dokumenata

Svi dokumenti na ulazu u organizaciju pretvoriti će se u digitalni oblik i kao takvi će cirkulirati između odjela i osoba. Osobe koje imaju prava pregleda svih dokumenata, u bilo kojem trenutku moći će doći do digitalne verzije dokumenta i vidjeti trenutni status. Zbog većeg broja dokumenata (oko 1000 mjesečno) treba omogućiti brzo slanje i potpisivanje dokumenata „one click“.

REZULTATI

Menadžerski izvještaji

Analizom baza podataka kreirani su izvještaji potrebni za svakodnevno poslovanje. Repozitorij izvještaja se stalno širi i dorađuju prema potrebi korisnika. Glavni cilj je ispunjen, a to je jednostavan dolazak do informacija u trenutku kada su potrebne.

sustav za izvještavanje, analiza, graf, izvještavanje

Digitalni repozitorij

Obavljena je analiza poslovnih procesa (za obradu ulazne pošte). Snimljeno je trenutno stanje i definirano željeno stanje te su posloženi procesi i aktivnosti unutar sustava. Proces snimke stanja trajao je mjesec dana nakon čega se krenulo u paralelni rad ( dokumenti su cirkulirali fizički i digitalno). U drugih mjesec dana kroz korištenje sustava u stvarnim uvjetima dorađen je i prilagođen proces željama i potrebama korisnika.

 

Trajanje implementacije : Od potpisa ugovora do samostalnog rada < od 2 mjeseca

 

Na jednak način možemo pobošljati i Vaše uredsko poslovanje.

 

kako poboljšati poslovanje

Elektroničko upravljanje dokumentima i obrascima može učiniti ogromnu razliku u poslovanju hotela – značajno poboljšati poslovanje! Kako? Centraliziranjem dokumenata, laganim potpisivanjem dokumenata i računa i jednostavnim i preglednim procesom prijava i odjava

Gosti su uvijek na prvom mjestu u hotelijerstvu i ugostiteljstvu. Od njihovog check-ina do minute kada izađu, trebali bi doživjeti i osjetiti vrhunsko gostoprimstvo. Zbog toga, i brojnih drugih razloga, hotelijerstvo je jedna od najuzbudljivijih, najdinamičnijih i najzaposlenijih poslovnih grana. To uključuje i neprestano “balansiranje na užetu” u pokušaju postizanja ravnoteže između pružanja vrhunskih objekata i usluga te upravljanja troškovima.

Različiti zahtjevi i prohtjevi gostiju, kontrola troškova i upravljanje svim ostalim odgovornostima mogu biti naporni čak i za najkvalificiranijeg menadžera. Zapravo, potrebno je mnogo više od dobrog menadžera da se uvede red u kaotičan svijet hotelijerstva.

Svaka industrija ima svoje izazove. Iako su neki izazovi (moguće) slični u svim organizacijama, većina je specifična. Evo nekoliko glavnih izazova s kojima se suočava industrija hotelijera i ugostitelja…

Kaos i loš menadžment

Kaos i loše upravljanje poslovanjem česti su u ovoj industriji zbog prirode posla. Previše papirologije, loš workflow i decentralizirani sustav upravljanja informacijama rezultiraju gubitkom i pogrešnom interpretacijom informacija. Centraliziranje svih dokumenata i poboljšanje workflowa povećat će učinkovitost i omogućiti hotelima da ostanu konkurentni u okruženju koje se stalno mijenja.

Previše papira i dokumenata

Obično su papiri kojima se u hotelijerstvu barata – operativni dokumenti, prijave zaposlenika, evidencija zaposlenika, računi dobavljača, novčani primici i izvješća o prodaji. Ovi se dokumenti skeniraju i šalju e-poštom, a u nekim slučajevima, faksom ili šalju putem kurira. Pored ovih papirnatih dokumenata, postoji još mnogo elektroničkih datoteka poput MS Word-a, Excel-a i slika. Za mnogo hotela, spa centara i kockarnica, dokumenti ometaju najbolje moguće iskustvo koje se može pružiti gostu (jer se vrijeme troši na operativu oko papira i dokumenara, a ne u interakciji s gostima).

integrirani poslovni sustav dms

Kako poboljšati poslovanje – jednostavno i efikasno rješenje

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Pružite svojim klijentima i sebi najbolje!

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

e-Pisarnica i urudžbiranje dokumenata

Prema Uredbi o uredskom poslovanju, obrazovne ustanove obvezne su pravilno postupati s pismenima i dokumentima, njihovom obradom i evidentiranjem. Takav postupak, i općenito urudžbiranje, može biti komplicirano i zbunjujuće za većinu zaposlenika.

No, to ne mora biti tako!

 

 

Hivergen GOV automatizira uredsko poslovanje, olakšava vođenje dokumenata i urudžbiranje.

Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju obrazovne institucije, od osnovnih, srednjih i umjetničkih škola do fakulteta, veleučilišta pa čak i vrtića.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Proces urudžbiranja dokumenata

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Ulazni računi – kako upravljanje ulaznim računima pretvoriti iz administrativnog opterećenja u konkurentnu prednost?

Pitajte osobe koje rade u bilo kojem poslu s kojim su sve izazovima suočene i vjerojatno ćete dobiti mnoštvo odgovora. Kada govorimo o financijama tvrtke – odjel ili osobe koje se time bave i koje obrađuju veće količine faktura  (naravno, ulazni računi) dobro znaju vrijednost točne obrade računa velikom brzinom. S tako puno transakcija, od kojih se mnoge još uvijek temelje na papirnatim računima ili elektroničkim putem preko PDF-ova – ovo i dalje zna biti dugotrajan proces u kojem se često znaju potkrasti greške. Iako danas većina tvrtki ima mogućnost slanja faktura e-poštom (štedeći troškove poštarine), mnoge i dalje ručno ispisuju i obrađuju račune. A to, uz prije spomenute pogreške, znači i fizički papir i tintu koji koštaju.

Ima tu još problema… Proces kupnje i prodaje čini se jednostavan, no ipak nije baš tako jer administracija mora biti uređena, određeni zahtjevi ispunjeni. To znači poduzimanje određenih procesa koji se, kada je “gužva”, znaju nakupiti, što povećava administrativne troškove, usporava postupak plaćanja, a sve to pak zauzvrat dovodi do slabijih odnosa s dobavljačima.

“Manualni” mod poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima. Bez učinkovitog načina obrade i prikupljanja podataka, ti su podaci praktički beskorisni za neposrednu vidljivost poslovanja i tvrtke mogu previdjeti ili izgubiti kontrolu nad ključnim pokazateljima poslovanja (poput novčanog toka).

Međutim, postoji jednostavno rješenje – inteligentni softver za automatizaciju obrade računa koji pomaže da efikasnije upravljate računima, minimizirajući pogreške i probleme povezane s ručnom obradom računa.

financijski menadžment

Zašto koristiti softver za automatizaciju obrade računa?

Softver za automatizaciju ovjere/provjere faktura identificira, klasificira i organizira informacije iz skeniranih papirnatih dokumenata i elektroničkih datoteka (u to spadaju i ulazni računi), bilježeći sve bitne podatke s vaših faktura i pretvarajući ih u važne podatke.

Cilj automatizacije procesa obrade ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštedjeti vrijeme rukovodećem kadru. Ako se uštedi pola sata ključnim osobama dnevno misija je ispunjena!

Inteligentni softver za automatizaciju obrade računa ima zaista mnogo prednosti. Jedan od najboljih (da ne kažemo najbolji) na našem tržištu je – HIVERGEN.

Zašto odabrati Hivergen?

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeće je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Prednosti HIVERGENA su višestruke! Ovo su neke od njih:

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

ulazni računi proces obrade

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Poslovna inteligencija, mnogo je više od jedne specifične “stvari” – to je “krovni” pojam koji pokriva procese i metode prikupljanja, pohranjivanja i analiziranja podataka iz poslovnog poslovanja ili aktivnosti za optimizaciju performansi. Sve ove stvari spajaju se zajedno kako bi stvorili sveobuhvatan prikaz poslovanja kako bi se menadžerima i rukovoditeljima tvrtki pomoglo u donošenju boljih i djelotvornijih odluka.

Poslovna inteligencija (BI) kombinira poslovnu analitiku, izvlačenje podataka te vizualizaciju, alate i infrastrukturu podataka kako bi se tvrtkama i organizacijama pomoglo u donošenju boljih poslovnih odluka temeljenih na njihovim vlastitim podacima. U praksi znate da imate modernu poslovnu inteligenciju kada imate sveobuhvatan pregled podataka vaše organizacije i koristite ih za pokretanje promjena, uklanjanje neučinkovitosti i brzo prilagođavanje promjenama na tržištu ili opskrbi.

Tijekom posljednjih nekoliko godina, poslovna inteligencija se razvila da uključuje više procesa i aktivnosti za poboljšanje performansi. Neki od tih procesa su:

Zašto je BI važan?

Poslovna inteligencija može pomoći tvrtkama u donošenju boljih odluka prikazivanjem sadašnjih i podataka iz prošlosti u određenom poslovnom kontekstu. Analitičari mogu utjecati na BI da pruže referentne rezultate kako bi neka tvrtka bila uspješnija i učinkovitija. Analitičari također mogu lakše uočiti trendove na tržištu kako bi povećali prodaju ili prihode. Pravi podaci, ako se koriste učinkovito, mogu pomoći u bilo čemu, od poštivanja zakona do povećanja prihoda.

Nekoliko načina pomoću kojih BI može pomoći poduzećima u donošenju pametnijih odluka na temelju podataka:

  • Prepoznati načine povećanja profita
  • Analiza ponašanja kupaca
  • Uspoređivanje podataka s konkurentima
  • Praćenje performansi
  • Optimiziranje poslovanja
  • Predviđanje uspjeha
  • Uočavanje trendova na tržištu
  • Otkrivanje problema u poslovanju
  • Praćenje potraživanja od kupaca
  • Praćenje troškova poslovanja, proizvodnje i sl.
  • Provjera zaliha repromaterijala, robe i sl. po starosti

Hivergen BI

Hivergen BI je razvijeno rješenje od tvrtke INPRO d.o.o. i uz postojeći DMS, GOV i BPM čini jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki. Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi i brzini.

Hivergen BI je razvijen na način da se spaja na već postojeće baze podataka (npr. ERP, računovodstveni program ili stroj u proizvodnji), a cilj je omogućiti krajnjim korisnicima dolazak do izvještaja doslovno samo jednim klikom. Na taj način je ostvariva pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije koja štedi vrijeme i novac.

Dubinske analize podataka kao i grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija dostupne su kada su potrebne i daju cjelokupan pregled poslovanja. Pomoću procedura podaci se preko noći kopiraju i oblikuju u posebnoj bazi (DWH) tako da se ne opterećuju postojeći transakcijski sustavi (ERP).

Primjeri izvještaja naših korisnika:

  • analiza prodaje i usporedba po mjesecima, analiza prodaje po regijama,
  • analiza prodaje po godinama i kvartalima, analiza planirano/ostvareno
  • analiza prodaje po partnerima, analiza prodaje po proizvodima, analiza prodaje po grupama proizvoda
  • analiza nesukladnosti, analiza nabavnih i prodajnih cijena, kontrola i analiza radnih naloga i sl.

Želite isprobati kako HIVERGEN BI funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Stvari, čini se, (barem što se rada tiče) neće biti kao što su nekada bile

COVID-19 pandemija pogodila nas je brzo i jako. I većina nas morala se u hodu snalaziti s radom u otežanim uvjetima u kojima većina zaposlenika radi od kuće. Situacija kod nas se stabilizira, no nitko ne može predvidjeti kako će se stvari odvijati s popuštanjem mjera, kao ni hoće li doći do “drugog vala” epidemije – te kada će ponovo doći do potrebe da se svi socijalno distanciramo. Kako nam je ova korona-kriza pokazala da možemo prilično dobro (barem mnogi) funkcionirati i u uvjetima gdje su radnici dislocirani, nije čudno što će se sve više tvrtki odlučiti da ovakav način rada više postane pravilo, a ne iznimka.

Već sada većina svjetskih stručnjaka predviđa kako se nikada više nećemo u potpunosti vratiti na staro. Sada dolazi vrijeme “novog normalnog” u kojem radnici više rade od kuće ili iz daljine, a to zapravo i nije tako loše.

Neke od prednosti rada na daljinu su:

  • što će ljudi iz manjih sredina dobiti priliku raditi u firmama u metropolama
  • isto vrijedi i za osobe koje su iz raznih razloga vezane za kuću (briga o djeci ili starijima)
  • manji operativni troškovi za poslodavce
  • fleksibilnost za radnike (vezano za radne i privatne obaveze)
  • manje putovanja na posao znači i manje zagađivanje okoliša (jasno se vidjelo kako se prirodna “obnovila “u veoma kratkom roku).

Velike svjetske tvrtke najavile su zaokret prema više rada od kuće (Microsoft, Amazon, Mondelez, Barclays, Morgan Stanley, Nationwide…), a to će sve više biti praksa koju će i drugi usvajati. Najčešći model rada koji se spominje je 25/25 model. To znači da će 25 posto zaposlenika dolaziti u ured u bilo kojem određenom vremenu, te će većina radnika provoditi samo 25 posto svog radnog vremena u uredu.

korona rad od kuce

Tri četvrtine radnika žele raditi od kuće i nakon završetka krize

sve više radnika ima želju raditi od kuće. To pokazuju i rezultati istraživanja na globalnoj razini koje je inicirala IFMA, međunarodno udruženje za Upravljanje resursima i uslugama, s ciljem lokalne i regionalne promocije te razvoja profesije facility managementa (FM).

Njihovo istraživanje je pokazalo kako 77 posto zaposlenih žele nastaviti raditi od kuće, barem nekoliko puta (čak i jedan dan) u tjednu i kada pandemija završi.

To je povećanje od 132 posto u odnosu na one koji su to činili prije COVID-19 pandemije. Otprilike trećina ispitanika izjavila je da je radila kod kuće barem tjedno prije COVID-19. Tijekom pandemije taj se broj popeo na 89 posto. Za više od polovice zaposlenih (55 posto) ovo je bilo novo iskustvo.

A sada, čak i pod ovim ne baš idealnim uvjetima, zaposlenici kažu da bi rado tako i nastavili. Izgleda da je duh pušten iz boce i nema namjeru ići natrag.

Istraživanje je još otkrilo:

istrazivanje

Trenutno se poslodavci diljem planete spremaju da pripreme svoja radna mjesta i radne prakse za povratak u ured, no oni s najviše vizije znaju da se stvari neće u potpunosti vratiti u normalu, niti sada, a vjerojatno nikada više.

 

Hivergen olakšava poslovanje i rad na daljinu

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. A u svemu tome itekako može biti koristan HIVERGEN, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Prije nekoliko tjedana nismo niti slutili kako će se cijela priča oko korona virusa razvijati. A danas, većina nas nalazi se u svojim domovima ili praznim uredima i pokušava organizirati poslovanje. Većina poduzeća i organizacija suočeni su sa zastojima, a mnogi i s potpunom blokadom poslovanja, koja će trajati neizvjesno dugo, s mogućnošću da će se takva situacija periodički ponavljati.

Rad od kuće rješenje je za mnoge poslovne sredine. Za to je ključan sustav koji udaljenim pristupom omogućava:

  • upravljanje poslovnim procesima s cjelokupnom pripadnom administracijom i nadzorom,
  • dodjelu zadataka pojedinim radnicima ili grupama radnika s praćenjem izvršenja,
  • dostavu i pohranu dokumentacije nastale u nekom poslovnom procesu,
  • praćenje aktivnosti svakog pojedinog radnika
  • te pristup poslovnim izvještajima.

Kako vam Hivergen može pomoći?

Kako vam Hivergen može pomoći

Sve to, a i puno više od toga, može vam pružiti Hivergen, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Poslovne aktivnosti koje imate u poduzeću lako se mogu prebaciti u dom vaših radnika, koji će funkcionirati isto kao i u uredima. Za to će biti potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima!

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu:

  • jednostavno delegirati zadatke,
  • točno pratiti tko što radi,
  • kojem su dokumentu pristupili i kada,
  • a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no zajedno ih možemo “prebroditi”, a Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Stvari, čini se, (barem što se rada tiče) neće biti kao što su nekada bile

COVID-19 pandemija pogodila nas je brzo i jako. I većina nas morala se u hodu snalaziti s radom u otežanim uvjetima u kojima većina zaposlenika radi od kuće. Situacija kod nas se stabilizira, no nitko ne može predvidjeti kako će se stvari odvijati s popuštanjem mjera, kao ni hoće li doći do “drugog vala” epidemije – te kada će ponovo doći do potrebe da se svi socijalno distanciramo. Kako nam je ova korona-kriza pokazala da možemo prilično dobro (barem mnogi) funkcionirati i u uvjetima gdje su radnici dislocirani, nije čudno što će se sve više tvrtki odlučiti da ovakav način rada više postane pravilo, a ne iznimka.

Već sada većina svjetskih stručnjaka predviđa kako se nikada više nećemo u potpunosti vratiti na staro. Sada dolazi vrijeme “novog normalnog” u kojem radnici više rade od kuće ili iz daljine, a to zapravo i nije tako loše.

Neke od prednosti rada na daljinu su:

  • što će ljudi iz manjih sredina dobiti priliku raditi u firmama u metropolama
  • isto vrijedi i za osobe koje su iz raznih razloga vezane za kuću (briga o djeci ili starijima)
  • manji operativni troškovi za poslodavce
  • fleksibilnost za radnike (vezano za radne i privatne obaveze)
  • manje putovanja na posao znači i manje zagađivanje okoliša (jasno se vidjelo kako se prirodna “obnovila “u veoma kratkom roku).

Velike svjetske tvrtke najavile su zaokret prema više rada od kuće (Microsoft, Amazon, Mondelez, Barclays, Morgan Stanley, Nationwide…), a to će sve više biti praksa koju će i drugi usvajati. Najčešći model rada koji se spominje je 25/25 model. To znači da će 25 posto zaposlenika dolaziti u ured u bilo kojem određenom vremenu, te će većina radnika provoditi samo 25 posto svog radnog vremena u uredu.

Tri četvrtine radnika žele raditi od kuće i nakon završetka krize

I sve više radnika ima želju raditi od kuće. To pokazuju i rezultati istraživanja na globalnoj razini koje je inicirala IFMA, međunarodno udruženje za Upravljanje resursima i uslugama, s ciljem lokalne i regionalne promocije te razvoja profesije facility managementa (FM).

Njihovo istraživanje je pokazalo kako 77 posto zaposlenih žele nastaviti raditi od kuće, barem nekoliko puta (čak i jedan dan) u tjednu i kada pandemija završi.

To je povećanje od 132 posto u odnosu na one koji su to činili prije COVID-19 pandemije. Otprilike trećina ispitanika izjavila je da je radila kod kuće barem tjedno prije COVID-19. Tijekom pandemije taj se broj popeo na 89 posto. Za više od polovice zaposlenih (55 posto) ovo je bilo novo iskustvo.

A sada, čak i pod ovim ne baš idealnim uvjetima, zaposlenici kažu da bi rado tako i nastavili. Izgleda da je duh pušten iz boce i nema namjeru ići natrag.

Istraživanje je još otkrilo:

Trenutno se poslodavci diljem planete spremaju da pripreme svoja radna mjesta i radne prakse za povratak u ured, no oni s najviše vizije znaju da se stvari neće u potpunosti vratiti u normalu, niti sada, a vjerojatno nikada više.

Hivergen olakšava poslovanje i rad na daljinu

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. A u svemu tome itekako može biti koristan HIVERGEN, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Infografika
Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Tvrtke širom svijeta nalaze se u različitim fazama kada su u pitanju posljedice COVID-19 pandemije. Iako se njihovi izazovi razlikuju ovisno o lokaciji, industriji i uhodanosti poslovanja, prepoznavanje i provedba pravih politika vezanih za upravljanje zaposlenicima i pametni pristup radu na daljinu – i ubuduće će ostati važna stavka o kojoj će se morati voditi računa.

Kako se poslovni uredi, tvornice i drugi poslovni objekti počinju ponovno otvarati, prijetnja COVID-19 ipak nije još nestala. Za sve tvrtke zdravlje i sigurnost ostaju glavni prioritet! Rana iskustva iz azijskih zemalja, koje su ispred nas po pitanju korone, sugeriraju da su transparentnost, fleksibilnost i iteracija ključni u planovima povratka radnika na njihova radna mjesta – ali mnogi planiraju zadržati dobre prakse rada od kuće na koje su bili prisiljeni u ovoj krizi.

Zaposlenici su dokazali da mogu učinkovito raditi i van ureda, štoviše u mnogim slučajevima su i produktivniji (naravno, dok je proces poslovanja na daljinu dobro posložen), a sve to vodi do zaključka da ima smisla s time nastaviti i dalje.

U stvari, sve više će se dešavati da mogućnost rada od kuće ili iz daljine postaje jedna od najvažnijih stavki kod odabira posla/poslodavca – to se osobito odnosi na mlađe generacije, ali sve više i na iskusne radnike. Kod zaposlenika koji imaju obiteljske obveze i djecu postoji gotovo dvostruko veća vjerojatnost da će radije prihvatiti posao od kuće (čak i ako se radi o samo povremenom radu, dan ili dva u tjednu). Osim toga, kako je populacija na globalnoj razini sve starija, tako raste i segment radne snage koja mora brinuti o starijim članovima obitelji (i taj se trend neće promijeniti), povećavajući zahtjeve za fleksibilnim radnim aranžmanima, odnosno radom od kuće.

Istraživanje, koje je provela cijenjena američka istraživačka i savjetodavna tvrtka Gartner početkom travnja, pokazalo je kako 74 posto kompanija planira trajni zaokret prema sve više rada na daljinu nakon korona krize:

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje. Iskustva kompanija u Hong Kongu i Singapuru pokazuju kako su brojne tvrtke, nakon što su otvorili svoje poslovne pogone, ponovo ih morale zatvarati uslijed skokova u stopi zaraze koronavirusom. Slične naznake, ako je vjerovati vijestima, vidimo i u Njemačkoj.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

hivergen infografika

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu:

  • jednostavno delegirati zadatke,
  • točno pratiti tko što radi,
  • kojem su dokumentu pristupili i kada,
  • a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

 

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Rad od kuće
Iako se ponekad čini kao da se gotovo svaki dan u godini obilježava nešto, 22. travnja je ipak poseban datum jer to je dan posvećen našoj planeti Zemlji. Složit ćemo se svi da je naša planeta nešto najvrjednije što posjedujemo, iako se često ne ponašamo tako. Ipak, svjetska korona kriza dala je priliku Zemlji da malo odahne i regenerira se.

Ako ste pratili vijesti onda znate da je, koliko god ovo zatvaranje u vlastite domove i socijalno distanciranje bilo neugodno, ipak bilo nekih pozitivnih strana svega toga. U Kini i Italiji zrak je čišći nego je bio desetljećima. Kanal u Veneciji bistro je čist i ribe su se vratile. I u brojnim drugim svjetskim gradovima smoga više nema, a značajno su smanjene i globalne emisije ugljika.

Koronavirus koji je izazvao zapanjujuće zaustavljanje gospodarskih aktivnosti doveo je i do drastičnog smanjenja upotrebe fosilnih goriva. I sada znamo da i rad od kuće može značajno utjecati na klimatske promjene.

Kako nemamo konkretne podatke za našu državu, poslužit ćemo se podacima nedavnog američkog istraživanja, točnije konzultantske tvrtka Global Workplace Analytics (GWA) koja je skupila brojne podatke i dala sveobuhvatnu sliku rada od kuće i na daljinu.

Evo što su ustanovili:

  • redovne mogućnosti rada od kuće kod kuće porasle su za 173% od 2005. godine. To je 11% brže od rasta ukupne radne snage.
  • u odnosu na prije pet godina 40% više poslodavaca nudi neke mogućnosti rada od kuće za stalno zaposlene – i te brojke stalno rastu
  • više od 60% radne snage traži posao koji se u određenoj mjeri može obavljati na daljinu
  • između 80% i 90% radne snage želi raditi na daljinu barem povremeno.

Rad od kuće
Kako rad od kuće utječe na okoliš?

No, vratimo se mi na poveznicu rada od daljine i čuvanja okoliša. U 2017. godini provedeno je istraživanje u suradnji s Global Workforce Analyticsom koje je procijenilo utjecaj rada od kuće na klimatske promjene. Obuhvaćeno je bilo nevjerojatnih 3,9 milijuna osoba koje su najmanje 50% svog vremena provele radeći na daljinu.

Prema studiji – rad od kuće imao je sljedeće posljedice:

  • 530 milijuna manje putovanja vozilima i 7,8 milijardi manje pređenih kilometara
  • ušteda u iznosu od 498 milijuna dolara radi manje prometnih nesreća
  • gotovo milijardu dolara uštede nafte zbog smanjenja potrošnje benzina.

Kako se tehnologija sve više razvija i svijet sve više povezuje, sve više poduzeća usvaja rad na daljinu i odmiče se od tradicionalnog modela zapošljavanja. I iz dobrih razloga.

Zaposlenici vole rad od kuće jer im to pruža krajnju fleksibilnost (da sami rasporede svoje privatne i poslovne obaveze), veću produktivnost i osjećaj povjerenja od strane šefa. A i poslodavcima ovo odgovara jer se smanjuju troškovi mogućeg iznajmljivanja ureda, parkinga, komunalnih troškova, uredskih potrepština

Sve je jasnije da je rad od kuće, barem u dijelu radnog tjedna, nešto što će postati posve normalno. Bez obzira na motive, rad na daljinu očito može veoma pozitivno utjecati i na naše okruženje. Zaštita okoliša možda nije glavni razlog zbog kojeg ljudi žele raditi od kuće ili zbog kojeg poslodavci dopuštaju rad na daljinu, ali i to, sada to jasno vidimo, ima važan utjecaj na očuvanje okoliša: očuvanje energije, smanjenje potrošnje goriva i zagađenja.

Rad od kuće
Idealno rješenje za efikasan rad od kuće
A sad… kako najlakše prilagoditi svoju tvrtku radu od kuće?
Rad od kuće je rješenje za mnoge poslovne sredine u ovoj situaciji. Za to je potreban sustav koji će udaljenim pristupom omogućiti zaposleniku da obavlja svoje svakodnevne zadatke od kuće. HIVERGEN je sustav u kojemu se kreiraju digitalne evidencije dokumenata koje se koriste kod poslovanja, automatiziraju se procesi odobravanja i kreira jednostavni sustav za izvještavanje.
Poslovne aktivnosti moguće je obavljati iz vlastitog doma koje funkcioniraju na isti način kao da je zaposlenik na poslu u uredu. Efikasnost radne sredine ne bi smjela biti upitna uz menadžment koji organizira, motivira i kontrolira rad zaposlenika.
Dokumenti u evidencijama nalaze se na jednom mjestu, dostupni su „na klik“, uredno i ažurno su posloženi u baze dokumenata i spremni su za brže donošenje odluka. Dokumente je skoro nemoguće izgubiti i dostupni su s bilo koje lokacije.
hivergen infografika
Hivergen sustav se prilagođava samoj organizaciji, a postojeći poslovni procesi se digitaliziraju čime je omogućeno lakše upravljanje i kontrola poslovanja. Sustav prati svaki korak koji korisnik odradi u sustavu.
Voditelji mogu jednostavno:

  • delegirati zadatke
  • pratiti zaposlenike što rade
  • koji zadatak su odradili
  • kojemu dokumentu su pristupili u kojem vremenskom periodu
  • a i mogu se urediti prava korisnika prema kojima on vidi samo onaj dio dokumentacije koji je vezan uz njegovo obavljanje zadataka.

Hivergen sustav, uz programske alate za komunikaciju (e-mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji rade od kuće.
informacija je bitna
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no zajedno ih možemo “prebroditi”, a Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

 

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!