Svaka uspješna tvrtka ima neki oblik digitalnog upravljanja dokumentima. To ne čudi jer bolje upravljanje dokumentima može poboljšati produktivnost, smanjiti pogreške i omogućiti bolju suradnju u timu. Ovog puta pomoći ćemo vam detaljno raščlaniti te prednosti i razjasniti zašto tvrtke trebaju razmisliti o tome da nabave bolji sistem za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) koji će im pomoći u njihovom poslovanju.
Što je sistem za upravljanje dokumentima?
Suvremeni sustav za upravljanje dokumentima pohranjuje datoteke digitalno na način koji je dostupan i prilagodljiv. Na primjer, timovi ili zaposlenici mogu dobiti pristup određenim datotekama za suradnju. Što je najvažnije, dokumenti se pohranjuju centralno i dostupni su na zahtjev po potrebi. Nema više pretraživanja papirnatih datoteka ili rada sa zastarjelim materijalima. Može se pratiti povijest izmjena na datotekama, te se mogu vidjeti prijašnje verzije datoteka kao i vrijeme nastanka i autor. Jednostavno rečeno, sistem za upravljanje dokumentima uklanja pogreške i frustracije koji dolaze s papirom ili lokalnom pohranom.
Ovo je 5 glavnih prednosti koje nudi kvalitetan sistem za upravljanje dokumentima:
1. Bolja suradnja zaposlenika
Mnoge tvrtke zahtijevaju nekoliko različitih timova za rad na jednom projektu ili workflowu. U situaciji prodaje, primjerice, moguće je da postoji prodajno osoblje koje naloge za potraživanja od kupaca šalje na odobrenje (moguće i na više razina), koji pak potvrdu šalju natrag prodajnom timu. Usput, više parova ruku može “dodirnuti” ovaj projekt. Ova vrsta suradnje može biti notorno neučinkovita zbog loših metoda dijeljenja. E-adrese se krivo unose, poruke se zanemaruju, a komunikacija zaboravlja. Na kraju, više od 15% vremena zaposlenika troši se na lošu komunikaciju.
Pomoću sustava za upravljanje dokumentima zaposlenici znaju gdje su dokumenti pohranjeni, mogu pristupiti najnovijoj verziji dokumenta i učinkovito surađivati. To dramatično smanjuje mogućnost pojave pogrešaka i čak može poboljšati moral zaposlenika.
2. Potraga je gotova
Koliko se vremena gubi u potrazi za pravim dokumentom? Čak i kad je dokument pronađen, jeste li sigurni da gledate njegovu najnoviju verziju? Između pohrane papira i lokalne pohrane na računalima (i drugim uređajima) zaposlenika koji možda ne komuniciraju takve informacije redovito, traženje pravog dokumenta može oduzimati dragocjeno vrijeme i može dovesti do fatalnih grešaka.
Uz sustav za upravljanje dokumentima, organizacija dokumenata jedan je od najvećih “pluseva”. Svi znaju gdje mogu tražiti dokumente i mogu biti sigurni da su dokumenti koje pronađu ažurirani. Osim toga, ovim dokumentima se može pristupiti s bilo koje lokacije – nema više potrebe za posjetom u ured kako biste pristupili važnom dokumentu.
3. Bolja analiza workflowa (tijeka rada)
Uz sustav upravljanja dokumentima, analiza workflowa postaje mnogo lakša i usmjerenija. Gdje se javljaju neučinkovitosti i kako se mogu popraviti? Bolji podaci i mogućnost brzog prilagođavanja na temelju potreba jedna je od glavnih prednosti sustava za upravljanje dokumentima. Zaposlenici troše gotovo pola dana na zadatke koji nisu povezani s njihovim primarnim dužnostima. Stvari, poput pretraživanja dokumenata i prenošenja ažurnih dokumenata drugim zaposlenicima, mogu se poboljšati ili ukloniti učinkovitim DMS sustavom.
Međutim, vrlo je izazovno analizirati i poboljšati tijek rada ako nemate uvjete za to. Digitalnim tijekovima rada i upravljanjem dokumentima uska grla u workflowu mogu se brzo prepoznati i otkloniti.
4. Oslobodite zaposlenike
Postojalo je vrijeme kada je bilo neophodno biti u blizini printera ili skenera. No, to je stvarnost poslovanja nekih prošlih godina. S digitalnim upravljanjem dokumentima to više nije uvjet za obavljanje posla. Sada, umjesto da budu priključeni na najbliži pisač, zaposlenici mogu pristupiti dokumentima gdje god se nalazili na bilo kojem uređaju koji koriste. Danas su laptopovi (a i pametni telefoni i tableti) postali popularni poslovni alati, a uz DMS sustav dokumenti idu kamo god krenu zaposlenici.
5. Smanjeni troškovi
Naravno, sve što može uštedjeti koju kunu – velika je prednost za svako poslovanje. Pomoću sustava za upravljanje dokumentima tvrtke mogu značajno smanjiti ili čak eliminirati svoju potrebu za papirima. Manje novca koji se troši na papirnate proizvode, znači i manje novca na održavanje pisača i manje novca na dodatne potrepštine poput tonera. A tu je i pozitivan učinak na okoliš. Manje papirnog otpada znači manje zagađenja okoliša i olakšava postizanje ekoloških inicijativa. Troškovi se smanjuju i time što se smanjuje neefikasno trošenje vremena radnika (o čemu smo prije pisali), a sve to čini DMS sustave veoma poželjnima.
Kako DMS sustav može pomoći vama?
Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Ključne prednosti HIVERGENA:
- Smanjuje skupu poslovnu administraciju
- Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
- Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
- Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
- Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
- Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
- Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
- Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
- Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
- Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
- Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
- Smanjuje se vrijeme unosa podataka
- Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
- Povećava se zadovoljstvo kupaca
- Poboljšava se moral zaposlenika
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!