Poboljšanje poslovnih procesa čini svakodnevne zadatke lakšim i bržim, zaposlenike produktivnijima i zadovoljnijima, a pomažu i pripaziti na ono što je veoma važno: povećanje prihoda.
Svaka će tvrtka, kako raste, u jednom trenutku trebati investirati u poboljšanje poslovnih procesa. Međutim, ono što je važno shvatiti jest da poboljšanje poslovnih procesa nije zadatak koji se obavi i nakon toga ostavi i zaboravi jer je to “riješeno”. To je nešto što se kontinuirano razvija i ponavlja kako se potrebe i ciljevi poslovanja mijenjaju. Ono što je nekada dobro funkcioniralo, već za godinu – dvije može biti prilično neučinkovito. Ovo može biti malo zbunjujuće za rukovoditelje tvrtki – iznenada doživjeti neke negativne poslovne rezultate koji iznenada proizlaze iz istog ponašanja/poslovnih procesa kao i uvijek.
Kad stvari krenu krivim putem i niste sasvim sigurni zašto, ponekad je potrebno pregledati što se dešava i kako je moguće unaprijediti i poboljšati poslovne procese. Ovog puta pokušat ćemo vam pomoći shvatiti kada je to slučaj i kada povući poteze za rješavanje te nove situacije.
5 znakova da vaše poslovanje nema koristi od vaših poslovnih procesa
- Nemate potpuni nadzor nad workflow-om/tijekom rada
Izvode li se vaši poslovni procesi još uvijek iz neke jednostavne proračunske tablice? Proračunske tablice odlične za mnogo stvari, pa i za planiranje projekata u prvim danima postojanja neke tvrtke. Međutim, kada se dođe do toga da se u tvrtki koristi više proračunskih tablica (“ekselica”) u različitim procesima i odjelima, odjednom dolazi do problema kako se poslovni procesi vode, kao i oko rukovođenja i usklađivanja poslovanja cijele tvrtke.
Zaključak: Kad se proračunske tablice nekontrolirano množe, kad doživljavate probleme s kontrolom raznih verzija tablica – dobro je vrijeme za poboljšanje poslovnih procesa.
- Pogreške podataka
Primaju li zaposlenici podatke i dokumente, interno ili eksterno, koje potom ručno unose u sustav? Ovo je zamorno i dugotrajno, a ono što je najveći problem – postoji jako velika šansa za neku vrstu ljudske pogreške. Već i mali tipfeler može dovesti do toga da se kasnije moraju provesti sati na istraživanju i ispravljanju početne pogreške, kao i popravljanju nastale štete. Stvarni trošak ručnog unosa podataka mogao bi biti veći nego što mislite.
Slično tome, ako vaša softverska rješenja i aplikacije međusobno ne funkcioniraju, vaši zaposlenici vjerojatno ručno uzimaju podatke iz jednog sustava i unose ih u drugi. Na primjer:
- Ažuriranje statusa kupca u vašem CRM-u nakon primanja e-pošte
- Primanje privitka putem e-pošte i ručni prijenos u sustav za pohranu dokumenata vašeg tima
- Primanje povratnih informacija o staroj verziji dokumenta i unošenje tih izmjena u trenutnu verziju dokumenta
Kao i kod bilo kojeg zadatka ručnog unosa podataka, i ovo oduzima puno vremena, a ponavlja se i povećava rizik od ljudskih pogrešaka.
Zaključak: Ako vaša tvrtka još uvijek ručno unosi podatke u više sustava, vrijeme je za nadogradnju ili korekciju poslovnih procesa.
- Problem papirne dokumentacije
Osvrnite se po svom radnom mjestu, jesu li oko vas hrpe papira, ormari puni registratora i ladice prepune dokumentima? Kad se toliko oslanjate na papir, to znači da se vaši poslovni procesi još uvijek obavljaju ručno. Iako su u mnogim industrijama još uvijek potrebni procesi na papiru, oni se mogu kombinirati s dobrim sustavom za upravljanje dokumentima kako bi se spriječili gubici dokumenata, i loša kontrola raznih verzija dokumenata, ugovora, dozvola…
Zaključak: Ako se vaša tvrtka još uvijek pretežno oslanja na papirnatu dokumentaciju, možda je vrijeme da implementirate neke komplementarne digitalne procese.
- Stalni prigovori na iste probleme
Primate li stalno prigovore zbog istih problema? Bilo od zaposlenika ili kupaca, problemi koji se ponavljaju mogu značiti slom poslovnih procesa. Evo nekoliko mogućih pritužbi:
- Teško mi je pristupiti i iskoristiti dokumente/podatke iz različitih odjela
- Razgovarao sam s tri različita odjela i još uvijek nemam odgovor na svoj upit
- Ne mogu pronaći obrazac/račun/narudžbu/promjenu dokumenta
- Ne znam gdje je dokument XYZ za sastanak tima
- Odobrenje je zapelo i bez njega ne mogu dalje
Zaključak: Ako više puta čujete iste prigovore, to je siguran znak da postoji problem s aktualnim poslovnim procesima.
- Stres dupliciranja posla i kontrole verzija
Imaju li vaši zaposlenici problem prepoznati (ili znati) koja je verzija dokumenta najaktualnija? Ili troše previše vremena ručno upravljajući zapisima i kontrolom nad raznim verzijama? Nije neka novost da je kontrola verzija dokumentacije važna kako bi se izbjeglo dupliciranje rada i dvostruko rukovanje, ali čak i u uzornom ručnom sustavu, ljudske su pogreške još uvijek prilično česte. Što je više revizija, verzija i ljudi uključeno, veće su šanse da će nešto promaknuti i da će doći do pogreške. Osim toga, vrlo je stresno ne znati baratate li s pravim (ili zastarjelim) dokumentom.
Zaključak: Ako vaša tvrtka i dalje koristi metode ručne kontrole verzija dokumenata ili se događa mnogo dupliciranja posla, potreban vam je novi sustav za upravljanje dokumentima.
Jesu li vam neki od ovih znakova poznati? Tada je vrijeme da počnete poboljšavati poslovne procese u svojoj organizaciji. Ako se pitate odakle početi, razmislite o efikasnom digitalnom sustavu za upravljanje dokumentima.
Koji softver odabrati?
Postoji više opcija kada tražite najbolji softvera za upravljanje poslovnim procesima. A tu se nalazimo i mi. Inpro, tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom, osmislila je HIVERGEN, inteligentni softver namijenjen je organizacijama koje na jednostavan način žele učinkovito upravljati poslovnim procesima i automatizirati distribuciju dokumentacije i informacija.
Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema
Neki od poslovnih procesa koje HIVERGEN veoma efikasno rješava:
- Upravljanje ulaznim računima
- Odobravanje specifikacija
- Odobravanje izlaznih računa
- Odobravanje zahtjeva kupaca
- Odobravanje ponuda
- Odobravanje ugovora
- Upravljanje radnim nalozima
- Odobravanje godišnjih odmora
- Odobravanje zahtjeva za službeno vozilo
- Odobravanje cjenika
- Upravljanje promjenama
- Odobravanje putovanja (putnih naloga)
- Odobravanje slanja newslettera
- Odobravanje članaka
- Odobravanje objavljivanja fotografija na društvenim mrežama
- Odobravanje planova
- Upravljanje nalazima
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!