U gotovo svakoj djelatnosti računi se primaju u papirnatom ili elektroničkom obliku. Računi se zatim pregledavaju i prosljeđuju, obično putem e-maila, na odobrenje i arhiviranje. Sam postupak ovjere ulaznih računa (i odobrenja) obično je u rukama uprave koja nije uvijek dostupna, što na kraju odgađa isplate, a račun još mora proći i kroz računovodstvo – sve to može trajati i tjednima (ako ne i duže u nekim tvrtkama).
Nakon što su ulazni računi konačno odobreni, podaci se tada ručno unose (primjerice u ERP) i računi se fizički arhiviraju.
U većini slučajeva, s ovim tradicionalnim postupkom fakturiranja, postoji nekoliko problema:
- Ručno unošenje podataka s faktura troši vrijeme i novac, i velike su šanse za moguće pogreške
- Izgubljene ili zametnute fakture
- (Pre)dugi ciklusi pregleda, odobrenja i obrade ulaznih računa
- Nedovoljna (neažurirana) usuglašenost s propisima i sigurnosni rizici
- Visoki fizički troškovi pohrane i pronalaženja dokumenata
- Stalni upiti dobavljača u vezi s računom i statusom plaćanja
- Poteškoće u primjeni najboljih operativnih praksi
- Nedostatak mogućnosti za optimizaciju rasporeda plaćanja – prekasno da bi se ulovio popust za rano plaćanje ili prekasno kako bi se izbjegla naknada za kašnjenje
- Nema vidljivosti u analitiku podataka
Zašto je automatizacija budućnost?
Proces kupnje i prodaje čini se jednostavan, no ipak nije baš tako jer administracija mora biti uređena, određeni zahtjevi ispunjeni. To znači poduzimanje određenih procesa koji se, kada je “gužva”, znaju nakupiti, što povećava administrativne troškove, usporava postupak plaćanja, a sve to pak zauzvrat dovodi do slabijih odnosa s dobavljačima.
“Manualni” mod poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima.
Upravo zato tvrtke sve više prepoznaju potrebu za automatizacijom ovjere ulaznih računa.
Manje ručne obrade papira
Prema IOFM-ovoj Studiji o budućim ulaznim računima – 51 posto osoba koje se bave ulaznim računima u tvrtkama predviđaju da će do 2022. godine njihov odjel eliminirati većinu faktura u papirnatom obliku koje trenutno primaju od dobavljača.
Gotovo jedna trećina njih očekuje da će njihov odjel za računovodstvo eliminirati između 25 i 50 posto papirnih računa.
Važnost podataka za veću profitabilnost
Šezdeset i tri posto osoba koje barataju ovjerom ulaznih računa u tvrtkama očekuje da će se upotreba podataka iz njihovog odjela u cijelom poduzeću povećati značajno tijekom sljedeće tri godine.
Automatizacija obrade računa približit će važne podatke na dohvat ruke ovlaštenim korisnicima, bez obzira gdje se nalaze. Korisnici će također moći pratiti mjerne podatke troškova i potrošnje, steći uvid u kapital i potrošnju, upravljati troškovima i potrošnjom, filtrirati izvješća, mjeriti performanse i otkrivati nove mogućnosti.
Bolje iskorištavanje vremena
Uz automatizaciju, osobe koje barataju ovjerom ulaznih računa trošit će manje vremena na ručne zadatke, a više na aktivnosti s dodanom vrijednosti. Automatizacija će eliminirati većinu napornih koraka povezanih s obradom računa, uključujući primanje i provjeru računa, podudaranje računa i narudžbenica, usmjeravanje računa radi odobrenja ili postupanja s iznimkama, prijenosa podataka o odobrenim računima fakture u ERP…
Međutim, postoji jednostavno rješenje – inteligentni softver za automatizaciju obrade računa koji pomaže da efikasnije upravljate računima, minimizirajući pogreške i probleme povezane s ručnom obradom računa.
Zašto odabrati Hivergen?
Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeće je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).
Prednosti HIVERGENA su višestruke! Ovo su neke od njih:
- Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
- Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
- Ulazni račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
- Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
- Uvid u tijek svakog pojedinog računa
- Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
- Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
- Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
- Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
- Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune
Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂