Rizici u poslovanju nešto su s čime se svi poduzetnici susreću. Ako je ikada bilo važno pametno voditi i posložiti poslovanje, onda je to u ovim nesigurnim “korona” vremenima. Što se tiče rizika kod poslovanja i upravljanja njime – ulaganje novca u mjere prevencije uvijek će se dugoročno isplatiti. Upravljanje dokumentima jedno je od važnijih područja prevencije. Ako imate dobro posloženu digitalnu dokumentaciju, to će pomoći da vam posao opstane i napreduje. U nastavku opisujemo neke od tih rizika i što učinkovit softver za upravljanje dokumentima, poput Hivergena, može učiniti za prevladavanje tih rizika.
Gubitak podataka
U slučaju neke nepogode, poput požara, potresa (ovo nam je aktualno) ili nekog drugog problema, riskirate gubitak datoteka koje su samo u papirnatom primjerku. Čak i nešto ne toliko ozbiljno poput curenja na krovu može uništiti čitavu arhivu dokumenata.
Srećom, sa softverom za upravljanje dokumentima, kao što je Hivergen, svi dokumenti s pravilima i procedurama sigurno su pohranjeni. Vašim datotekama možete pristupiti s bilo kojeg mjesta na svijetu i s bilo kojeg uređaja na koji ste prijavljeni.
Komunikacijske praznine
Sustavi dokumenata postoje samo na jednom mjestu (ili papirnati u arhivi ili digitalno na jednom računalu) i stoga ih je teško dijeliti u cijeloj tvrtki. To dovodi do toga da određeni odjeli imaju samo jednu zastarjelu verziju dokumenta, dok drugi rade na najnovijem ažuriranom dokumentu. Te komunikacijske praznine mogu uzrokovati mnoge probleme u tvrtki.
Svaka tvrtka ima mnogo pokretnih dijelova, raznih zaposlenika i odjela. Svaki dio treba pristup ažurnim informacijama i dokumentima kako bi osigurali poštivanje zakona, donošenje utemeljenih odluka i učinkovito poštivanje postupaka. Usmena predaja nije adekvatan oblik dijeljenja informacija kada su u pitanju ključne politike i postupci. Hivergen rješava ovaj problem – i najnovije verzije dokumenta dostupne su odmah svima kojima su potrebne.
Neinformirane odluke
Donošenje najboljih mogućih poteza i odluka za poslovanje neke tvrtke može biti teško kada nedostaje softver za upravljanje dokumentima. Donositelji odluka obrađivat će stare dokumente i podatke o usklađenosti, učinku, opasnostima i rizicima. To dovodi do odluka koje nisu u skladu sa situacijom na tržištu,
Uz dobar DMS sustav donositelji odluka mogu pratiti što zaposlenici rade, mogu vidjeti ažuriranja u stvarnom vremenu dok se zaposlenici odjavljuju s dokumentima o pravilima i procedurama ili dok odobravatelji komentiraju tijekom postupka pregleda. Isto tako, s Hivergenom sve je usklađeno s najnovijim zakonskim uredbama o poslovanju.
Loša interakcija s kupcima
Kupci ili klijenti će uvijek imati neke primjedbe, bez obzira na vaše poslovanje. Ti mogući “problemi” često znače da zaposlenici moraju potražiti odgovarajući dokument ili račun koji će im pomoći u radu s kupcem. To može biti teško i dugotrajno kad zaposlenici moraju pretraživati papirnatu ili nesortiranu digitalnu arhivu.
Središnja pohrana dokumenata kao što je Hivergen olakšat će zaposlenicima pronalaženje pravog dokumenta koji im pomaže da brzo i efikasno riješe situacije s klijentima.
Prekoračenje vremena i troškova
Kada započinjete novi projekt ili dok traje neki trenutni projekt, vjerojatno ćete se trebati usporediti (ili iskoristiti) dokumente iz nekih prijašnjih projekata, ili ćete trebati dokumente o pravilima i procedurama kako biste osigurali usklađenost s unutarnjim i vanjskim propisima. Bez dobre digitalne arhive, to može biti posao koji iziskuje puno vremena, a onda i troškova.
Pristup informacijama iz sustava kao što je Hivergen, o kojim god se prijašnjim projektima, dokumentima ili računima radi, je jednostavan i brz! Sve je dostupno već na jedan “klik”.
Gubljenje bitke s konkurencijom
Danas na svijetu postoji mnogo tvrtki – konkurencija je sve veća kako tehnologija napreduje. Kako bi preživjele u ovom prepunom poslovnom prostoru, tvrtke se moraju neprestano inovirati i usavršavati. Dobro posložen sustav dokumentacije osigurava rukovoditeljima donošenje najboljih odluka za poslovanje.
Hivergen omogućuje donositeljima odluka da se osvrnu na prošle dokumentacije, odluke i postupke kako bi vidjeli gdje poboljšati poslovanje.
Digitalno: više početnih troškova, ali manje dugoročnih
Svi ovi navedeni rizici samo su neki od mogućih kada je u pitanju neadekvatan sustav za upravljanje dokumentima. Oni mogu stvoriti velike probleme u vašem poslovanju, ostavljajući vas u minusu, izazivajući gubitak poštovanja javnosti, ali i dobrih zaposlenika. Odvojite vrijeme i pronađite sustav za upravljanje dokumentima koji vam odgovara.
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN– je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
No, nemojte nam vjerovati na riječ – zatražite besplatnu prezentaciju i saznajte kako Vam možemo pomoći pobošljati poslovanje.
Ovo su samo neki od naših zadovoljnih klijenata:
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!