Bez održivog rješenja za upravljanje dokumentima, vaša bi tvrtka mogla biti izložena riziku ako vam inspekcija “bane” na vrata
Svaki vlasnik i menadžer u tvrtki dobro zna koliko je stresno kada u tvrtku stignu inspekcija (svejedno je li financijska, porezna ili nešto drugo..).
Kada će stići inspekcija nema pravila, no one tvrtke koje se s njima susreću dobro razumiju moguće neugodnosti koje inspekcije izazivaju, a najviše glavobolja zasigurno zadaje ogromna količina dokumentacije koje zahtijevaju.
Oni često trebaju pristup mnoštvu podataka o tvrtki kako bi osigurali da su vaše prakse u skladu s propisima. To može uključivati informacije kao što su plaće i drugi podaci o zaposlenicima, financijski izvještaji vaše tvrtke i još mnogo toga. A…ako se dokumenti vašeg poduzeća ne pohranjuju učinkovito, revizija može postati izuzetno stresna i dugotrajna stvar.
U biti, može biti i još gore – ako se dokumentacija vaše tvrtke ne pohranjuje organizirano, riskirate da ona ne bude usklađena s popisima ili da je čak zagubite. Jesu li vaši dokumenti razbacani po lokalnim drive-ovima, mrežama unutar tvrtke, eksternim diskovima ili još uvijek u obliku papira u ormarima? Osim što će se potrošiti jako puno vremena na skupljanje dokumentacije, ne bi bilo ništa čudno da se ne može pronaći sve što je potrebno. A, ako određeni dokumenti nedostaju tijekom revizije ili nisu u skladu s propisima – vaša tvrtka bi se, kad bana neočekiva inspekcija, mogla suočiti s veoma visokim kaznama!
Nemojte zaboraviti na jednu banalnu stvar koja može biti i te kako neugodna. Vrlo često dokumentacija, osobito ona vezana uz putne naloge (znači isplata u gotovini), zna biti ispisana na termopapiru. Ovisno o načinu pohrane i kvaliteti termo papira, zapis s vremenom blijedi i vrlo često postane potpuno nevidljiv, što znači da ćete ispektoru pokazati prazni papir kao vjerodstojni dokument za isplatu gotovine! Dokumentu pohranjenom u DMS sustavu se to ne može dogoditi.
Kako sustav za upravljanje dokumentima pomaže pojednostaviti, zaštititi i organizirati se (i kad stigne inspekcija)
Umjesto da brinete o tome kada će vam stići inspekcija i pitate se jesu li vaši procesi u skladu sa zakonskim standardima, preduhitrite inspektore implementacijom pametnog, usklađenog sustava za upravljanje dokumentima. Evo pet načina na koje DMS sustav može poboljšati postupak inspekcije za vašu organizaciju:
1. Poboljšan pristup potrebnoj dokumentaciji. Umjesto da se gužva po ormarićima s papirnatom dokumentacijom, ladicama stolova, pretincima e-pošte, različitim računalima i drugim mjestima na kojima bi se mogla pohraniti dokumentacija – sustav za upravljanje dokumentima pruža brz, siguran pristup dokumentima na jednom središnjem mjestu. Vrijeme pripreme za reviziju je minimalno – jer vi već sve imate digitalno pohranjeno na jednom mjestu, a svim dokumentima možete lako pristupiti (i veoma jednostavno ih pronaći s jednim klikom) bez straha da će nešto nestati
2. Puno veća sigurnost podataka. Sve dotle dok dobar dio svog poslovanja vodite na papirima ili digitalnim dokumentima po raznim datotekama i računalima – dotle niste u potpunosti zaštićeni. Sustav za upravljanje dokumentima omogućuje sigurno čuvanje dokumenata tamo gdje im mogu pristupiti samo ovlašteni korisnici.
3. Ne narušava se produktivnost zaposlenika. Umjesto da troše dragocjeno vrijeme tražeći dokumentaciju za inspekciju, zaposlenici mogu nastaviti raditi tako da se ne gubi na produktivnosti.
4. Trag tijeka rada (workflow) je jasno vidljiv. Dobar sustav za upravljanje dokumentima omogućuje uvid u tijek rada, tako da i inspektori po potrebi mogu vidjeti koji su korisnici pristupili informacijama, kada su izvršena ažuriranja dokumenata i druge pojedinosti o dokumentima u vašoj organizaciji.
5. Lako ažuriranje u skladu s promjenama propisa. Propisi i zakoni se stalno mijenjaju, a kada se promijene, u interesu vam je da se vaše poslovanje uskladi brzo i bez nepotrebnih gnjavaža. Učinkovita strategija upravljanja dokumentima omogućuje vašoj tvrtki da brzo ažurira i uskladi sve što je potrebno kada stigne inspekcija.
Jeste li spremni za novi DMS sustav ili želite zamijeniti svoj trenutni DMS boljim sustavom?
Inpro d.o.o., tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom, nudi napredan i efikasan sustav za upravljanje dokumentima koji smo nazvali HIVERGEN.
Sustav je modularan – može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana i osigurava da ste spremni ako vam u posjetu stignu inspekcije. Osim toga, jednostavan je za provedbu i lako se savladava, pristupačan je, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Ključne prednosti Hivergena:
- Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
- Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
- Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
- Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
- Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
- Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
- Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!