rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Rad na daljinu i izazovi vezani uz to nisu jednostavni, no uz angažman nadređenih i dobre alate za rad vaša tvrtka može postati produktivnija i profitabilnija!

Nakon svega što smo prošli ovog proljeća, čini se da će i jesen pred nama biti itekako izazovna jer kao da nas pripremaju za ponovni “lockdown” s početkom jeseni… Za mnoge tvrtke to su teške činjenice. Što ako nas ponovo zatvore? Je li vaša firma spremna na ponovni rad na daljinu (od kuće)? Ako ste vlasnik biznisa sa zaposlenicima – upravljanje poslovanjem od kuće nešto je što morate jako dobro “položiti” ako želite što uspješnije preživjeti teška vremena pred nama.

Ako to niste još učinili krajnje je vrijeme da počnete razmišljati o tome, – jer kako se čini rad od kuće (potpuni ili djelomični) nešto je što će sve više tvrtki uvoditi i radnici očekivati i tražiti kod odabira poslodavca) čak i nevezano za pandemiju.

Dobra organizacija, alati za rad na daljinu i kreativno vodstvo ono su što se sada traži! Zaposlenici će trebati dobro vođenje, kao i podršku u borbi s promjenama kako bi se postigli što bolji ciljevi na radnom mjestu.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Izazovi upravljanja zaposlenicima koji rade od kuće

Bitan korak za sve koji rade u HR i upravljaju zaposlenicima na daljinu je pokušaj razumijevanja izazova s kojima se njihovi zaposlenici susreću. Čak će i vašim najkreativnijim zaposlenicima trebati vremena da se prilagode novom načinu rada, iako… Postoje alati koji vam mogu pomoći s time. No, o tome kasnije…

Da biste mogli bolje razumjeti njihovu poziciju, morate biti svjesni nekih od najčešćih izazova s kojima se zaposlenici susreću:

Izazov #1: Smetnje kod kuće

Nije svačija kuća prikladno radno okruženje. Da bi mogao učinkovito raditi, vaš zaposlenik mora imati namjenski radni prostor, u koji mu obitelj neće zalaziti i ometati ga. No, kod prijelaska na posao na daljinu neki će vaši zaposlenici vjerojatno raditi iz sofe ili ispred svojih televizora, a neki će morati obavljati i svoje roditeljske dužnosti dok rade, što stvara dodatni pritisak.

Izazov #2: Nedovoljno kontakta licem u lice

Zbog nedostatka osobne komunikacije, vaši zaposlenici mogu imati osjećaj da nemaju dovoljno podrške svojih menadžera da bi dobro obavljali svoj posao.

Izazov #3: Socijalna izolacija

Nekim zaposlenicima može teško pasti izostanak neformalne socijalne interakcije na koju su navikli u uredu. Ako se situacija nastavi, a ne poduzmu se nikakvi napori da se radna snaga poveže i kad su dislocirani – oni mogu izgubiti osjećaj pripadnosti tvrtki.

Izazov #4: Nedostatak informacija

Zaposlenicima može smetati činjenica da moraju uložiti dodatni napor kako bi došli do potrebne informacije (jer primjerice mogu samo pitati nekog u uredu već moraju slati mejl ili nešto slično).

Izazov #5: Alati za rad i održavanje angažmana

Prema istraživanjima “šumovi u komunikaciji” te, još važnije, loši i nepraktični alati za rad glavni su razlog zbog čega dolazi do pada produktivnosti i frustracija kod radnika.

Kako je to od presudnog značaja za uspjeh tvrtke, potrebno je razviti što uspješnije načine rada na daljinu i održavanja angažmana zaposlenika, kao i uspostaviti redovita sredstva komunikacije koja će osigurati nesmetan razvoj poslovanja.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Kako riješiti te probleme?

Očito je da će direktori, menadžeri i HR odjeli morati uložiti više truda kako bi rad na daljinu što bolje i efikasnije funkcionirao, jer to je zaista moguće i brojne tvrtke to dokazuju. Tako je za drugi i treći izazov rješenje jasno: kvalitetna i zdrava komunikacija koju potiču i potenciraju nadređeni. Prvi i četvrti izazov nešto je što će radnici sami morati riješiti, naravno uz vašu podršku, ako je potrebno.

Dok je 5. izazov vjerojatno i najvažniji, jer može riješiti i smanjiti frustracije vezane za većinu ovih prije navedenih točaka.

Da je moguć uspješan rad na daljinu uz dobre alate – mi smo živi primjer. Kad nas je zadesilo ovo što nas je sve nažalost zadesilo krajem ožujka brzo smo reagirali i odmah je cijela tvrtka krenula s radom od kuće. To se kasnije, kako su mjere popuštale, pretvorilo u smjenski rad (dio tjedna u uredu, a dio kod kuće), što smo zadržali i danas, što iz sigurnosnih i zdravstvenih razloga, kako ne bi previše ljudi bilo u uredu, ali i kako bi ljudima omogućili fleksibilnost.

Jedna od najvažnijih, ako ne i najvažnija stavka zbog čega nam nije bilo teško poloviti rad od kuće jest što se bavimo alatom koji upravo omogućuje što brže, jednostavnije i efikasnije poslovanje – u uredu ili van njega.

 

Naša tvrtka Inpro, koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku. Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

ulazni računi

Ulazni računi – njihovi neučinkoviti postupci obrade  troše dragocjeno vrijeme, trud i novac. Ipak, sve to lako je izbjeći.

Ako vjerujete onome što čitate u naslovima, novinama i portalima – već smo stigli u novo izazovno digitalno vrijeme. Ali barem kada je su pitanju ulazni računi, i unatoč propisima, stvari ne idu uvijek „glatko“ kao što bi trebale ići sada kada sve imamo digitalizirano i elektronički. U čemu je problem? S kojim se problemima poduzeća susreću kada su u pitanju ulazni računi? I kako ih najlakše riješiti?

Problemi s ulaznim računima

U osnovi, postoji nekoliko glavnih problema s ulaznim računima koji dovode do nepotrebnog dodatnog rada, dužeg vremena obrade i prevelikih troškova.

Ovo su neki od najčešćih:

• Ne zna se kada je račun došao u firmu
• Račun nema ulazni broj
• Račun se duplo zaprimi
• Računi se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
• Račun beskonačno kruži po poduzeću
• Dostava računa udaljenim odjelima
• Računi „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
• Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
• Račun dođe u računovodstvo – ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
• Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“.

ulazni računi, obrada ulaznih računa, dms,

rad od kuće, posao od kuće, raditi doma

Rad od kuće mogao bi postati naša ponovna stvarnost. Brojke zaraženih od korona virusa značajno rastu. Jesmo li već u drugom valu? I, slijedi li opet lockdown (iako nadležni tvrte da neće)?

Tek smo se ponovo naviknuli na koliko-toliko naš uobičajeni životni ritam (onaj prije korone), no po brojkama koje svakog dana gledamo čini se kao da se ponovo vraćamo u proljeće…

U nekim dijelovima svijeta, u zemljama koje su doživjele drugi val koronavirusnih infekcija nakon ukidanja “lockdowna”, restriktivne mjere su se vratile. Još na proljeće Singapur, Hong Kong, japanski otok Hokkaido i neka područja Kine ponovile su mjere zatvaranja svega u borbi protiv drugog porasta zaraze. U novije vrijeme, Libanon i Južna Koreja također su učinili isto.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa.

Možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore (iako to sigurno neće biti prije kraja sezone)? Ili što ako se korona ponovo proširi pa zbog sigurnosti vlastitih radnika odlučite ponovo uvesti rad od kuće?

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

hivergen, rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

 

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada. Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Procesno upravljanje i izvještavanje

 

gumiimpex, case study

 

Kvalitetan sustav za izvještavanje može uvelike unaprijediti poslovanje!

Gumiimpex GRP d.d. nastao je 1970. godine kao obrtničko vulkanizerska radionica. Iz obrtničke radionice upornim radom narasli su u organizaciju od 300 zaposlenih. Glavne djelatnosti firme su prodaja auto i teretnih guma, vulkanizerski servis, proizvodnja gumenih proizvoda i reciklaža starih guma.

PROBLEMATIKA

Izvještavanje

Širenjem poslovanja povećava se količina informacija s kojom treba upravljati. Izrada menadžerskih izvještaja trajala je predugo, a informacija nisu bile dostupne u trenutku donošenja odluke.

Cirkulacija informacija i dokumenata

Velika količina dokumenata koja svakodnevno ulazi u organizaciju i raspoređuje se po odjelima, nerijetko je vodila do gubitka dokumenata (računa, narudžbenica) što je stvaralo probleme u poslovanju.

sustav za izvještavanje, analiza, graf, izvještavanje

ZAHTJEVI

Sustav za izvještavanje

Izraditi izvještajni sustav dostupan korisnicima prema pravima pristupa: Uprava želi vidjeti usporedbu trenutnog i prethodnog mjeseca, voditelj komercijale želi vidjeti gdje se referenti nalaze u odnosu na plan, nabava želi analizirati RUC.

Digitalna baza dokumenata

Svi dokumenti na ulazu u organizaciju pretvoriti će se u digitalni oblik i kao takvi će cirkulirati između odjela i osoba. Osobe koje imaju prava pregleda svih dokumenata, u bilo kojem trenutku moći će doći do digitalne verzije dokumenta i vidjeti trenutni status. Zbog većeg broja dokumenata (oko 1000 mjesečno) treba omogućiti brzo slanje i potpisivanje dokumenata „one click“.

REZULTATI

Menadžerski izvještaji

Analizom baza podataka kreirani su izvještaji potrebni za svakodnevno poslovanje. Repozitorij izvještaja se stalno širi i dorađuju prema potrebi korisnika. Glavni cilj je ispunjen, a to je jednostavan dolazak do informacija u trenutku kada su potrebne.

sustav za izvještavanje, analiza, graf, izvještavanje

Digitalni repozitorij

Obavljena je analiza poslovnih procesa (za obradu ulazne pošte). Snimljeno je trenutno stanje i definirano željeno stanje te su posloženi procesi i aktivnosti unutar sustava. Proces snimke stanja trajao je mjesec dana nakon čega se krenulo u paralelni rad ( dokumenti su cirkulirali fizički i digitalno). U drugih mjesec dana kroz korištenje sustava u stvarnim uvjetima dorađen je i prilagođen proces željama i potrebama korisnika.

 

Trajanje implementacije : Od potpisa ugovora do samostalnog rada < od 2 mjeseca

 

Na jednak način možemo pobošljati i Vaše uredsko poslovanje.

 

Poslovna inteligencija, mnogo je više od jedne specifične “stvari” – to je “krovni” pojam koji pokriva procese i metode prikupljanja, pohranjivanja i analiziranja podataka iz poslovnog poslovanja ili aktivnosti za optimizaciju performansi. Sve ove stvari spajaju se zajedno kako bi stvorili sveobuhvatan prikaz poslovanja kako bi se menadžerima i rukovoditeljima tvrtki pomoglo u donošenju boljih i djelotvornijih odluka.

Poslovna inteligencija (BI) kombinira poslovnu analitiku, izvlačenje podataka te vizualizaciju, alate i infrastrukturu podataka kako bi se tvrtkama i organizacijama pomoglo u donošenju boljih poslovnih odluka temeljenih na njihovim vlastitim podacima. U praksi znate da imate modernu poslovnu inteligenciju kada imate sveobuhvatan pregled podataka vaše organizacije i koristite ih za pokretanje promjena, uklanjanje neučinkovitosti i brzo prilagođavanje promjenama na tržištu ili opskrbi.

Tijekom posljednjih nekoliko godina, poslovna inteligencija se razvila da uključuje više procesa i aktivnosti za poboljšanje performansi. Neki od tih procesa su:

Zašto je BI važan?

Poslovna inteligencija može pomoći tvrtkama u donošenju boljih odluka prikazivanjem sadašnjih i podataka iz prošlosti u određenom poslovnom kontekstu. Analitičari mogu utjecati na BI da pruže referentne rezultate kako bi neka tvrtka bila uspješnija i učinkovitija. Analitičari također mogu lakše uočiti trendove na tržištu kako bi povećali prodaju ili prihode. Pravi podaci, ako se koriste učinkovito, mogu pomoći u bilo čemu, od poštivanja zakona do povećanja prihoda.

Nekoliko načina pomoću kojih BI može pomoći poduzećima u donošenju pametnijih odluka na temelju podataka:

  • Prepoznati načine povećanja profita
  • Analiza ponašanja kupaca
  • Uspoređivanje podataka s konkurentima
  • Praćenje performansi
  • Optimiziranje poslovanja
  • Predviđanje uspjeha
  • Uočavanje trendova na tržištu
  • Otkrivanje problema u poslovanju
  • Praćenje potraživanja od kupaca
  • Praćenje troškova poslovanja, proizvodnje i sl.
  • Provjera zaliha repromaterijala, robe i sl. po starosti

Hivergen BI

Hivergen BI je razvijeno rješenje od tvrtke INPRO d.o.o. i uz postojeći DMS, GOV i BPM čini jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki. Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi i brzini.

Hivergen BI je razvijen na način da se spaja na već postojeće baze podataka (npr. ERP, računovodstveni program ili stroj u proizvodnji), a cilj je omogućiti krajnjim korisnicima dolazak do izvještaja doslovno samo jednim klikom. Na taj način je ostvariva pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije koja štedi vrijeme i novac.

Dubinske analize podataka kao i grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija dostupne su kada su potrebne i daju cjelokupan pregled poslovanja. Pomoću procedura podaci se preko noći kopiraju i oblikuju u posebnoj bazi (DWH) tako da se ne opterećuju postojeći transakcijski sustavi (ERP).

Primjeri izvještaja naših korisnika:

  • analiza prodaje i usporedba po mjesecima, analiza prodaje po regijama,
  • analiza prodaje po godinama i kvartalima, analiza planirano/ostvareno
  • analiza prodaje po partnerima, analiza prodaje po proizvodima, analiza prodaje po grupama proizvoda
  • analiza nesukladnosti, analiza nabavnih i prodajnih cijena, kontrola i analiza radnih naloga i sl.

Želite isprobati kako HIVERGEN BI funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Zašto je poslovno izvještavanje od velike važnosti za svako poduzeće

Kad pomislimo na riječ “izvještavanje” na pamet nam obično padaju neke vrste tablica i grafikona. Ili možda konferencijske dvorane s direktorima i managerima koji pregledaju PowerPoint prezentacije iza kojih stoji cijeli niz zaposlenika u odjelu financija koji su tjednima radili na prikupljanju i uobličavanju tih podataka.  U mnogim firmama to zaista i jest tako, a svrha svega toga je omogućiti osobama koje donose odluke izvještaje usklađene s promjenjivim potrebama poslovanja. Međutim, to se rijetko događa na najbolji i najefikasniji način.

Gotovo sve organizacije danas teže poboljšati svoje metode izvještavanja. Zapravo, za pripremu određenih poslovnih izvještaja  mnoge organizacije koriste usluge vanjskih agencija koje pripremaju prilagođene zapise u svrhu stvaranja kvalitetnog poslovnog izvještaja. A to pak naravno košta puno novaca.

4 razloga zašto je poslovno izvještavanje važno:

  • Pruža jasnu i dubinsku percepciju situacije
    Izvještaj o poslovanju ima važnu ulogu u upravljanju organizacijom. Poslovna izvješća pomažu tvrtki da vodi evidenciju o trenutnom napretku i postizanju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva. Nadalje, trenutni financijski scenarij može se učinkovito analizirati te tako može pomoći kompaniji da poduzme sve što je potrebno za daljnje povećanje dobiti.
  • Usklađivanje s ključnim pokazateljima uspješnosti
    Izvješće o poslovanju obično se priprema imajući u vidu ključne pokazatelje uspješnosti. Dakle, dobro poslovno izvješće pomaže organizaciji da drži svoje strategije usklađene s ključnim pokazateljima uspješnosti i na taj način pomaže joj da svoje ciljeve postigne glatko i brzo.
  • Rješavanje postojećeg problema u poduzeću
    Ponekad se u tvrtki može pojaviti problem koji se mora riješiti brzo i efikasno. U takvim slučajevima polazište je obično priprema poslovnog izvještaja koji će pomoći odrediti daljnje korake.
  • Pomaže u marketingu
    Bilo da je riječ o poboljšanju stabilnog poslovanja ili proboju na nova tržišta, poslovno izvješće od iznimne je važnosti za osmišljavanje savršene marketinške strategije za pojedine situacije.

Zaključak

Poslovno izvještavanje nije važno samo za procjenu prihoda i rashoda, već je od ključnog značaja za postizanje općeg poboljšanja u radu organizacije, te ono zauzima ključnu poziciju u pružanju pomoći organizacija u postavljanju svojih ciljeva.
Sada znamo zbog čega je sve poslovno izvještavanje važno…

A sada zamislite kada biste sve to mogli sami vrlo jednostavno i automatizirano, uz pomoć jednostavnog programa… Tu vam može pomoći Hivergen BI.

Hivergen BI
Riječ je o softveru za izradu izvještaja na temelju Vaših već postojećih podataka. Hivergen se spaja na Vaše baze podataka, dok je za dobivanje svih izvještaja potreban samo jedan klik.

Prednost je u tome što uprava poduzeća ima bolju kontrolu jer su sve informacije dostupne odmah, u svakom trenutku kada su potrebne. Neki od izvještaja do kojih možete doći u željenom trenutku su razne analize prodaje ili računovodstvenih informacija po mnogim kriterijima, usporedbe prema vremenskim periodima, pregled dugovanja i potraživanja te mnogi drugi.

S preko 30 vrsta grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize. S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima.

preko 30 vrsta grafova

Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo.

Brzo procjenjivanje svih promjena, kako u poduzeću tako i na vanjskom tržištu jedan je od glavnih čimbenika za povećanje konkurentnosti poduzeća. Na taj način možete poboljšati svoje poslovanje donoseći dobre odluke, a za sve to su Vam potrebne dobre i kvalitetne analize.

Ako je vaša tvrtka poput većine poduzeća vjerojatno imate različite procese koje radite ručno ili preko papira poput upravljanja računima, ugovorima, kalkulacijama, radnim nalozima i putnim nalozima, odobravanje godišnjih odmora, zahtjeva kupaca, ponuda i ugovora… Možda i koristite različite softvere za navedene procese.

Međutim, brzo rastuće poduzeće dobiva izazove kako sve procese vezane uz dokumentaciju držati pod kontrolom i učiniti transparentnom.

Kako se dokumentacija gomila, istu je teško učiniti vidljivom i dostupnom vrlo brzo da se donese pravilna odluka u kratkom vremenu. Poduzeću je prijeko potreban prilagođeni poslovni sustav koji će omogućiti dostupnost dokumentacije (koju je skoro nemoguće zagubiti).

Prednosti integracije poslovnog sustava za upravljanje dokumentacijama

Kako bi u potpunosti integrirani poslovni sustav mogao imati koristi u vašoj organizaciji? Ovo su samo neki do njih:

1. Poboljšana produktivnost zaposlenika

Integrirajući poslovne sustave i implementirajući automatizaciju procesa, umjesto nepotrebno ponavljajućih zadataka koji oduzimaju vrijeme, zaposlenici se mogu koncentrirati na vrjednije zadatke kojima će korisnije iskoristiti svoje vrijeme na poslu.

Produktivnost se može drastično povećati brzim protokom dokumentacije jer je omogućeno brže donošenja odluka i reagiranje na promjene.

2. Bolja uspješnost poslovanja

Kada se koriste različiti poslovno-informacijski sustavi, pristup točnim poslovnim informacijama u stvarnom vremenu može biti izazov. No s integriranim poslovnim sustavom mogu se lako dobiti informacije o svim trenutnim brojkama što omogućava pravovremeno donošenje odluka za poslovanje.

3. Smanjeni rizik od pogrešaka

Korištenje integriranog sustava omogućuje transparentno poslovanje, zadovoljava kontrolu sljedivosti i proceduru odobravanja dokumenata. Sve to dovodi do reda u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Mogućnost pogreške je smanjenja na minimum jer se informacije nalaze u sustavu te su dostupne na klik

4. Ušteda vremena i troškova

Kroz integraciju poslovnog sustava mogu se ukloniti uska grla u procesima i povećati produktivnost u tvrtki. Uštedom vremena, sniženjem mnogih troškova i pametnijom upotrebom svima dostupnih podataka tvrtke mogu se očekivati ne samo uštede, već i povećanje prihoda i profita.

Upravljanje dokumentima u turizmu

Turistička industrija jedinstvena je po tome što se stvaraju velike količine podataka. Naročito u ljetnim mjesecima, kada se količina posjetitelja naglo povećava. Upravo zbog toga, ključno je za dobro poslovanje imate sve podatke i informacije na jednom mjestu.

Turistička industrijaPutničke agencije, zračni prijevoznici i hoteli, godišnje se suočavaju s velikom količinom podataka. Da bi ostali u prednosti u odnosu na konkurenciju, potrebne su im taktičke strategije do kojih dolaze na temelju potrebnih informacija. Upravo pravovremenu dostupnost informacija mogu ostvariti dobrim sustavom za upravljanje dokumentima. Tu dolazi Hivergen DMS koji sa svojim snažnim podatkovnim uslugama omogućuje turističkim tvrtkama bolje upravljanje i iskorištavanje svojih podataka.

Upravljanje dokumentima kod turističkih djelatnosti najviše se odnosi na sve vrste rezervacija. Unutar DMS sustava, turističke tvrtke mogu brzo i jednostavno omogućiti rezervaciju hotela ili bilo koji potreban način prijevoza.

Turizam_banner

S druge strane, prilikom dolaska gostiju u hotel, potreban je upis istih te je uz skeniranje osobnih dokumenata, ubrzan proces zaprimanja podataka. Ukoliko je potreban tjedni ili mjesečni izvoz podataka o svim prijavama gostiju, on je lako ostvariv i nudi dobru preglednost svih podataka.

Prava snaga leži u BI sustavu

U turizmu, broj podataka se povećava na svakodnevnoj razini i njima treba znati upravljati. Internet današnjice preplavljen je podacima o željama i navikama ljudi, a upravo zbog toga, bitne informacije i podaci ostaju neiskorišteni. Ako se dobro upravlja poslovnom inteligencijom, ona je korisna za svaku tvrtku koja se bavi bilo kakvim oblikom turističke djelatnosti. I to zato jer:

Pomoću alata za analizu, turističke tvrtke mogu segmentirati i analizirati svoje grupe kupaca, pronaći nove potrošače, a zatim predvidjeti njihove potrebe.

Druge pogodnosti analize podataka o turizmu mogu biti upravljanje prihodima, prilagođavanje distribucije putovanja ili isporuka vrhunskih korporativnih putovanja. Hivergen može proučiti veličine, očekivanja i trendove postojećeg turističkog poslovanja da bi razvili prediktivne modele realnih budućih trendova.

Donositelji odluka u turizmu mogu imati ogromnu korist od brzog pregledavanja usporedivih podataka od prodaje, marketinga, službe za korisnike, kako bi se odredile buduće poslovne strategije. Također, mogu se odabrati odgovarajući podaci za naprednu vizualizaciju i usporedbu u stvarnom vremenu i to sve za donošenje što boljih odluka.

Mogućnosti koje nudi Hivergen BI mogu se prilagoditi potrebama Vašeg turističkog poslovanja. Kompleksna analitika uz alate za vizualizaciju podataka i uvid u izvještaje, naša su snaga za sve djelatnosti.

Oduvijek znamo da sustav za poslovno izvještavanje donosi koristi u svakoj industriji, no kako djeluje na bankarski i financijski sektor, prava je nepoznanica

“Banke žele koristiti podatke o korisnicima na razini proizvoda, aktivnost kanala i profitabilnost kako bi poboljšali ciljanje mrežnih kampanja i učinili aplikacije i financiranje procesa više jednostavnijim i učinkovitijima”, navodi se u istraživanju.

Nedavno provedena istraživanja pokazuju da u sektoru financija, poslovna inteligencija postaje sve popularnija. Prema tome, mnoge bankarske i financijske institucije mogu imati značajne koristi od implementacije BI rješenja.
Koristeći BI rješenje za analizu organizacijskih podataka, banke mogu poboljšati i pojednostaviti operativne učinkovitosti i to ne samo na način da podupiru prodajne i marketinške strategije i bolje razvijaju programe usluga korisnicima nego i ublažavaju rizik, razvijanjem prikladnijih procesa upravljanja rizicima.

Čemu i zašto?

Opće je poznata činjenica da banke i financijske institucije koriste masivnu količinu podataka, što je za BI iznimno korisno. Prema tome, poslovna inteligencija odgovorna je za poboljšanje bankovnih operacija kao što su prepoznavanje obrazaca, analiziranje veza, rješavanje problema u stvarnom vremenu i drugo. Mnoge financijske institucije već su počele koristiti BI tehnologiju, međutim, njezin puni potencijal tek treba otkriti.

Sustav za poslovnu inteligenciju primjenjuje se u bankarskom i financijskom sektoru kako bi se poboljšale usluge koje oni nude, odnosno za:

 

  • Praćenje dnevnih transakcija u bankama i financijskim institucijama
  • Dobivanje uvida u strategije koje koristi organizacija i definiranje propusta
  • Identifikaciju različitih oblika konkurencije s kojima se organizacije suočavaju
  • Pružanje raznih rješenja za organizaciju preko različitih BI tehnika

Kako izgleda budućnost?

Istraživanja pokazuju da preko 70 % banaka još uvijek ne koristi poslovnu inteligenciju. Donosi li budućnost pozitivne promjene?

U bankarskom sektoru svakako postoji veliki opseg za uvođenje poslovne inteligencije, međutim ovakve mogućnosti još su neotkrivene. Kako bi se ostalo ispred konkurencije na dugoročno vrijeme, BI rješenja su korisna za banke jer im omogućuju otkrivanje prijevara, ublažavanje rizika, smanjenja troškova i mnogo toga. Dok su moderni potrošači već izloženi poslovnoj inteligenciji kroz e-trgovinu i slično, tako se i u bankarskom i financijskom sektoru očekuje pojava novih iskustva uz BI rješenja.

Uskoro ulazimo u svijet gdje će sve banke i financijske institucije iskoristiti nadmoć poslovne inteligencije.

Budite prvi među njima!

U današnjem poslovnom svijetu i problemu prenatrpanosti informacija, teško je doći do kvalitetnih informacija, a još je teže kvalitetne informacije prezentirati ljudima na rukovodećim pozicijama u pojedinim tvrtkama. Dakako, nije problem donositi dobre odluke na temelju kvalitetnih informacija, već je potrebno do takvih informacije doći u pravo vrijeme. Upravljanje informacijama, podacima i dokumentima otvara potrebu za uvođenjem sustava kojim je ostvarivo bolje, brže i kvalitetnije poslovanje.

Svi zadaci na jednom mjestu.

U digitalnom načinu poslovanja bitno je sve zadatke, događaje i zahtjeve korisnika ispravno zabilježiti, rasporediti, odraditi i na kraju obavijestiti sve učesnike o njegovom ispunjenju. Zadaci u poslovanju mogu doći s raznih strana: od korisnika, drugog zaposlenika, nadređenog i slično. Za to je korisno imati kvalitetno definiran protok informacija i dokumentacije, što omogućuje Hivergen BPM. Automatizacija distribucije dokumentacije i zadataka ubrzava poslovanje. Izvršavanje zadataka ostvarivo je na klik, a kontrola slijedivosti i procedura poslovnog procesa nije više upitna. Sve to dovodi red u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Jer kada pravilno upravlja poslovnim procesima, organizacija postaje učinkovitija i efikasnija.

Upravljanje dokumentima na pravi način.

Organizacije danas upravljaju s nekoliko stotina, pa i tisuća dokumenata mjesečno. Sve veća količina dokumenata dovodi do sve više problema. Zaposlenici se susreću s gubljenjem dokumenata, nepravilnim popunjavanjem zahtjeva ili ugovora i to šteti poslovanju. Pravilna arhiva i upravljanje dokumentima rješenje je za takve probleme. Hivergen DMS prilagođava se svakom poduzeću i načinu poslovanja, a zadužen je za izradu digitalne arhive. Izrada digitalnih arhivskih mapa od računa, ugovora, slika pa do zahtjeva i radnih naloga, nikad nije bila jednostavnija. Jednom skenirani dokument moguće je pretraživati po datumu, iznosu, vrsti ili drugim kriterijima. Uz to, Hivergen DMS omogućuje uštedu vremena i novaca

Bolja i brža usluga.

Uredba o uredskom poslovanju potrebna je za sve županije, gradove i druge državne ustanove. Urudžbeni zapisnik još uvijek zadaje probleme zaposlenicima, no uredsko poslovanje može biti automatizirano i ubrzano. Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako pronaći, a svaka informacija potrebna zaposlenicima je točna i odmah dostupna. Olakšano je vođenje dokumenata i predmeta prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu. Podaci se u Hivergen GOV unose jednom, a kasnije se mogu koristiti za izradu rješenja, dopisa ili odluka. Ubrzana je distribucija dokumenata i predmeta jer se svi nalaze u digitalnom obliku.

Infografika

Što donosi sutra?

Jasna je činjenica da za uspješno poslovanje i donošenja dobrih i kvalitetnih odluka, treba razmišljati unaprijed. Izazov je svakodnevno planirati budućnost i određivati koje akcije poduzeti da bi poslovanje napredovalo u željenom smjeru. Međutim, planiranje poslovanja ostvarivo je na temelju sadašnjice i može biti jednostavno i brzo. Sve što je potrebno su dobre i kvalitetne analize i izvještaji. Hivergen BI/DWH obrađuje podatke prema traženim kriterijima. Pravovremenim i točnim analizama i izvještajima uz pravilno korištenje sustava, može se brzo reagirati na tržišne promjene, održavati i usmjeravati razvoj tvrtke u pravom smjeru.