automatizacija workflowa, tijek rada, automatizacija, workflow

Koliko god već svi bili zasićeni pričama o koroni, činjenica je da je smrtonosna pandemija prisilila tvrtke širom svijeta na balansiranje kako bi osigurali zdravlje i sigurnost svojih zaposlenika, a istovremeno nastavili s radom. Za velik dio tvrtki COVID-19 otkrio je velike neučinkovitosti kada je u pitanju workflow (tijek rada) koje bi automatizacija relativno lako mogla ublažiti. Upravo zato, automatizacija workflowa,  odnosno sustava za upravljanje poslovnim procesima, mogla bi biti strateška inicijativa za većinu tvrtki koja će im pomoći proširiti mogućnosti i odraditi cijeli poslovni proces te poboljšati poslovanje.

Što je uopće automatizacija workflowa i kako može koristiti vašem poslovanju?

Automatizacija tijeka rada način je za integriranje i automatizaciju svakodnevnih poslovnih procesa, odnosno izvršavanje dnevnih zadataka i procesa u skladu s poslovnim pravilima. Automatizacija workflowa pomaže tvrtkama da uklone sve “ručne” korake i automatiziraju zadatke u cjelovit proces. Tijek rada možete automatizirati kako biste povećali učinkovitost i preciznost u svojim poslovnim aktivnostima. Evo u čemu vam može pomoći automatizacija workflowa:

  • Produktivnost
  • Učinkovitost
  • Zadovoljstvo na poslu
  • Točnost
  • Odgovornost

Ovo je nekoliko glavnih prednosti uvođenja automatizacije tijeka rada u svaki odjel vašeg poslovanja:

  • Uklanja papirologiju
  • Poboljšava vidljivost tijeka rada i poslovnih procesa
  • Povećava produktivnost
  • Poboljšava učinkovitost
  • Bolje upravljanje radnim opterećenjem
  • Pojednostavljuje upravljanje dokumentima
  • Integrira podatke sa drugim IT sustavima
  • Obavlja analitiku procesa u stvarnom vremenu
  • Poboljšava komunikaciju
  • Nameće značajne KPI-je
  • Generira podatke iz stvarnog svijeta za poboljšanje procesa
  • Povećava sigurnost podataka
  • Smanjuje pogreške
  • Bolja služba za korisnike
  • Povećava angažman kupaca
  • Generalno poboljšati poslovanje

Potreban je dobar softver za automatizaciju kako biste sve ove aktivnosti obavljali učinkovito. Mi bismo vam preporučili Hivergen. Kasnije ćemo ući u detalje tog sustava, no prvo provjerimo kako implementirati automatizaciju tijeka rada u svoje poslovanje.

automatizacija workflowa, tijek rada, automatizacija, workflow, poboljšati poslovanje

Kako implementirati automatizaciju workflowa?

Učinkovit postupak automatizacije tijeka rada započinje s jasnim poslovnim ciljem i završava evaluacijom procesa. Ovo je 5 ključnih koraka koji će vam pomoći da provedete učinkovit plan automatizacije tijeka rada.

  1. Prepoznajte ponavljajuće zadatke
    Za dobro poslovanje potrebno je duboko razumijevanje svog poslovanja i bolje razumijevanje poslovnih tokova kako biste shvatili gdje i što treba poboljšati. Ako mislite da vaš workflow treba neku vrstu poboljšanja, bilo da je to posljedica ljudskih pogrešaka ili ponavljajućih zadataka, morate razmotriti automatizaciju tih procesa.
  2. Definirajte poslovne ciljeve
    Nakon što shvatite probleme, možete definirati svoje poslovne ciljeve gdje svoj trenutni ručni workflow možete koristiti kao standardni cilj. Ciljevi bi vam trebali biti smanjenje radnog opterećenja, poboljšanje komunikacije, optimizacija resursa za bolju produktivnost i još mnogo toga.
  3. Pronađite najprikladniji sustav za automatizaciju
    Sljedeći korak trebao bi biti pronalazak najboljeg sustava za automatizaciju koji odgovara vašim poslovnim potrebama. Softver koji odaberete ne mora biti samo fleksibilan i isplativ, već mora biti sposoban za obradu mjernih podataka o sigurnosti podataka.
  4. Obučite svoje zaposlenike
    Kako će vaš sustav za automatizaciju biti nov i vama i vašim zaposlenicima, potrebna je edukacija zaposlenike kako se prilagoditi promjenama u upravljanju i te kako uopće taj specifični softver za smanjenje radnog opterećenja.
  5. Izmjerite KPI, analizirajte i poboljšajte poslovanje
    Uzmite povratne informacije svojih poslovnih korisnika o postupku automatizacije na temelju njihove upotrebe. Tada možete prijeći na sljedeći i posljednji korak mjerenja ključnih pokazatelja uspješnosti i poboljšati svoj workflow. Stalna provjera KPI-a pomaže vam u pronalaženju “uskih grla” i daje vam do znanja područja poboljšanja.

Sustav za automatizaciju tijeka rada koji vam najbolje odgovara

Morate koristiti softver za automatizaciju kako biste u svoje poslovanje implementirali tehnologiju automatizacije tijeka rada. Ovaj sustav vam pomaže stvoriti konačnu strukturu za upravljanje poslovnim procesima koji teku, od jednog zaposlenika do drugog, do nadređenih i natrag.

Upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati tijek rada i poslovne proese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.

Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skenirane slike dokumenta dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, posao od kuće

Kraj korona pandemije još ne nazire, a ova sitna ublažavanja donešenih mjera ne mijenjaju puno trenutno stanje… Tako mnogi od nas i dalje nastavljaju raditi od kuće. Otkako se COVID-19 pojavio, postotak poduzeća koja prakticiraju rad na daljinu drastično je narastao. Gartner je proveo istraživanje koje je pokazalo da je 88% poslovnih organizacija širom svijeta odobrilo svim svojim zaposlenicima rad od kuće. Drugo istraživanje Buffer-a pokazuje da bi čak 98% udaljenih radnika željelo i dalje nastaviti raditi od kuće.

Međutim rad na daljinu nije uvijek jednostavan… Kada je u pitanju produktivnost, osim ometanja od obitelji i nedostatka koncentracije, problemi su i nedovoljno kontakta licem u lice, nedostatak informacija zbog premalo komunikacije i loši alati za rad i održavanje angažiranosti oko posla.

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

 

No, rješenja ima! Ovo je…

5 savjeta za upravljanje zaposlenicima kada tvrtka prakticira rad na daljinu

Savjet br. 1: Komunicirajte često

Ključ rada na daljinu je otvorena i transparentna komunikacija između zaposlenika i njihovih menadžera/rukovoditelja. U tvrtkama koje nemaju iskustva s radnicima na daljinu, menadžeri će se možda morati naučiti na virtualno upravljanje svojim zaposlenicima. Nadalje, tvrtka možda neće imati set alata spremnih za rad na daljinu, niti iskustvo potrebno za njihovu upotrebu (tu vam možemo pomoći – pogledajte na dno newslettera!).

Prvi zadatak je uspostaviti strukturirane komunikacijske kanale, počevši od svakodnevnih prijava. Te prijave mogu imati oblik kraćih dnevnih sastanaka tima ili pojedinačnih interakcija, što god bolje odgovara trenutnim potrebama vašeg radnog procesa.

Nužno je ove “sastanke” učiniti predvidljivima i stalnima kako bi zaposlenici mogli biti sigurni da će ih netko saslušati ako imaju problem ili da će im se pomoći riješiti moguća goruća pitanja. Pobrinite se da vaši zaposlenici točno znaju koja je njihova uloga, te kako i u kojem roku moraju obaviti svoj posao. Učite na primjeru velikih poslovnih giganata, poput Dellovih HR službi, koji govore kako nije važno gdje njihovi zaposlenici rade, sve dok posao obavljaju s rezultatima koje tvrtka želi.

Savjet br. 2: Pobrinite se da rade unutar normalnog radnog vremena

Također, trebali biste definirati kada se događa komunikacija vezana za posao i samo obavljanje posla. S neprekidnom komunikacijom i loše raspoređenim vremenom može se dogoditi da radnici rade i puno više od normalnog radnog vremena.

Kod kuće radnici jače osjećaju pritisak dokazivati se (primjerice da odmah izvrše zadatak o kojem su informirani) – a to može dovesti do toga da na kraju rade 50-60 sati tjedno, kao i do stvaranja nekih nezdravih navika, poput preskakanja potrebnih pauza (pa “pregore”), odbijanja odlaska iz kuće ili obavljanja bilo čega drugoga osim posla tijekom cijelog dana. Vaši se zaposlenici ne smiju osjećati kao da su cijelo vrijeme na poslu, pa je važno da ih ne kontaktirate izvan radnog vremena i tijekom vikenda, osim u hitnim slučajevima, što bi također trebalo biti točno definirano.

Savjet br. 3: Potaknite socijalnu interakciju

Jedan od presudnih koraka za angažiranje vaših zaposlenika je strukturiranje načina za neformalnu socijalnu interakciju između njih. Takva komunikacija može smanjiti osjećaj socijalne izoliranosti i ojačati osjećaj pripadnosti organizaciji.

Jedan od najjednostavnijih načina je započeti sastanke svog tima neformalnim razgovorom dok se okupljate. Također možete biti kreativniji što se tiče neformalne komunikacije i organizirati “online” uredsku zabavu ili virtualna druženja, što god vam se učini prikladnim.

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

Savjet br. 4: Pripazite na znakove stresa

Možda znate prepoznati znakova stresa na redovnom radnom mjestu (recimo, vaši će zaposlenici češće biti odsutni s posla, ponašati se neobično i njihova će se produktivnost smanjivati…), međutim kada ne vidite svoje zaposlenike, mnogi znakovi stresa ili preforsiranja mogu proći nezapaženo.

U kriznim vremenima, pogotovo s tako neočekivanom promjenom kao što je ova pandemija, radnici se mogu početi osjećati krivima ili zabrinutima jer rade od kuće i još uvijek ne postižu razinu uspješnosti obavljanja svog posla kao što je kada se nalaze u uredu među kolegama. Obratite pozornost na njihovo ponašanje i način komunikacije, te zajedno riješite moguće stresne situacije.

Savjet br. 5: Koristite prave alate

Kako biste omogućili transparentan i nesmetan protok komunikacije i učinkovito upravljali svojim udaljenim zaposlenicima, morate imati pravu tehnologiju. Većina zaposlenika dobro poznaje upotrebu e-pošte, Skypea i raznih drugih opcija za tele ili video konferencije. Čak i ako zaposlenici do sad ove alate nisu koristili u profesionalne svrhe, neće im biti preteško prilagoditi se cyber radnom mjestu i zajedničkim alatima koji su korisni za rad na daljinu.

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Međutim ovi alati su tek mali dio cijele priče. Jedan od najvećih problema je nepostojeći ili loš sustav koji povezuje sve aspekte vaše tvrtke (poslovnu dokumentaciju, ulazne i izlazne račune, radne naloge i sve ostalo…).

Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

Da smo samo znali što nas čeka u 2020… Koji bi bili bili vaši potezi kada je u pitanju posao? Biste li se bolje pripremili za rad od kuće?

 

Nažalost, još uvijek živimo u nesigurnim vremenima gdje je jedina konstanta promjena. Situacije se mijenjaju iz dana u dan, ako ne i iz sata u sat, a samo oni koji se uspjevaju brzo prilagoditi uspjevaju napredovati u poslu, a u današnje vrijeme to znači – rad od kuće.

Svakog dana sve su veće šanse za novi COVID-19 “lockdown”, a mnoge europske države to već proživljavaju u ovi trenucima.

Ako nas je ovaj virus išta naučio – onda je to da je mobilni rad (rad od kuće) moguć (brojne svjetske tvrtke najavljuju da se više nikada ne planiraju vratiti u urede s punim radnim vremenom) – iako nije jednako jednostavan svima. Neki su se tome bolje prilagodili, drugi s time pravu muku muče.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa. A…možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi ovaj drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore? Sada je pravo vrijeme da razmislite o radu od kuće i za svoje radnike.

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

Hivergen olakšava rad od kuće i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

upravljanje poslovnim procesima, bpm, workflow

U poslu vas strast i proaktivnost mogu “pogurati” samo dio puta. Kako biste mogli uspješno voditi svoju tvrtku potrebno vam je i nešto što će pomoći s kontrolom troškova, održavanjem idealne razine produktivnosti i održavanjem kvalitete korisničkog iskustva koje pružate. Za to je potrebno upravljanje poslovnim procesima koje će pomoći u osmišljavanju idealnog workflowa u skladu s vašim kratkoročnim i dugoročnim ciljevima.

      Kako bi postala i ostala uspješna i konkurentna, poduzeća moraju kontinuirano poboljšavati svoje procese. U suprotnom će ih vjerojatno zadesiti veći troškovi, sve manji prihodi, manje motivirani zaposlenici i manje zadovoljni kupci.

       Softver za upravljanje poslovnim procesima (Business Process Management – BPM) dizajniran je za olakšavanje i učinkovitije upravljanje svime čime se bavite, a trebao bi i služiti kao izvor za suradnju svih članova tima. Softverski programi za upravljanje poslovnim procesima trebali bi biti učinkoviti, djelotvorni i pružiti kvalitetno zadovoljstvo svim članovima tima koji koriste program.

Za one koji razmišljaju o ulaganju u ovakav softver, donosimo nekoliko razloga zašto je vašoj tvrtki uopće potrebno upravljanje poslovnim procesima…

Što je BPM i čemu služi?

Unutar svake organizacije postoje uobičajeni poslovni procesi osmišljeni da ispune ciljeve. Međutim, iz bilo kojeg broja razloga, neki procesi mogu biti spori, neučinkoviti, nepouzdani, duplicirani i suvišni. BPM izlaže sve ove procese novom nadzoru, koristeći modele, mjerne podatke i analize za izradu procjena i utvrđivanje potrebnih poboljšanja koja će proizvesti bolje performanse. Kada implementiraju nove procese, tvrtke mogu koristiti BPM kako bi osigurale da se ti procesi glatko integriraju i ispravno funkcioniraju.

Evo jednostavnog objašnjenja: zamislite tvrtku kao motor, a BPM kao alat za fino podešavanje svake komponente tog motora kako bi se postigle maksimalne performanse.

upravljanje poslovnim procesima, bpm, workflow

Koje su glavne prednosti i na što treba paziti kod odabira BPM softvera?

Jednostavno rečeno, BPM program omogućuje tvrtkama da odrade više uz veću kvalitetu i manje napora. To je posebno korisno za startupe i druge tvrtke suočene s ograničenim proračunima koji moraju brzo doći do profitabilnosti.

Specifične koristi BPM-a za tvrtke dijele se u tri glavne kategorije:

  •        Efikasnost/Učinkovitost. Mnogi su procesi često ispunjeni traćenjem vremena i resursa zbog niza čimbenika kao što su neprecizan rad zaposlenika, loša primopredaja između odjela i općenita nemogućnost efikasnog praćenja ukupnog napretka. Nova analiza raznih procesa u tvrtkama pomaže da se prepoznaju i eliminiraju te neučinkovitosti.
  •        Efektivnost/Djelotvornost. Koja je razlika od efikasnosti? Razlika se može sažeti kratko i slatko – biti efektivan znači raditi ispravne stvari, dok se efikasnost odnosi na ispravno obavljanje stvari. Jednom kada postupak postane efikasniji, BPM se tada može koristiti da bi taj proces bio efektivniji (djelotvorniji). Među mnogim prednostima veće djelotvornosti procesa je sposobnost bržeg i kvalitetnijeg rukovanja iznimkama, sposobnost donošenja boljih, informiranijih odluka i sposobnost dosljednog izvršavanja, što je ključno za pružanje boljeg korisničkog iskustva. Kada se svi procesi efektivno odvijaju i kada su usklađeni s korporativnim strategijama i ciljevima, tvrtke postaju profitabilnije i konkurentnije.
  •        Agilnost. U današnjem ultra-konkurentnom poslovnom svijetu potreba da tvrtka bude agilna važnija je nego ikad prije. Ustvari, tvrtke sa zastarjelim, nefleksibilnim procesima će nazadovati i konkurencija će ih “prešišati”. Potreba za promjenom može doći s bilo kojeg mjesta, kako unutar tako i izvan organizacije. Nove prilike mogu zahtijevati promjene kako bi ih se iskoristilo na najbolji način. I zbog novih poslovnih partnera ili kupaca može doći do potrebnih promjena kako bi se prilagodili njihovom drugačijem načinu poslovanja. I ne zaboravite, i razni državni i međunarodni propisi mogu zahtijevati od tvrtke da promijeni svoje procese.

upravljanje poslovnim procesima, bpm, workflow

Koji softver odabrati?

Postoji više opcija kada tražite najbolji softvera za upravljanje poslovnim procesima. A tu se nalazimo i mi. Inpro, tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom, osmislila je HIVERGEN, inteligentni softver namijenjen je organizacijama koje na jednostavan način žele učinkovito upravljati poslovnim procesima i automatizirati distribuciju dokumentacije i informacija.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema

Neki od poslovnih procesa koje HIVERGEN veoma efikasno rješava:

  • Upravljanje ulaznim računima
  • Odobravanje specifikacija
  • Odobravanje izlaznih računa
  • Odobravanje zahtjeva kupaca
  • Odobravanje ponuda
  • Odobravanje ugovora
  • Upravljanje radnim nalozima
  • Odobravanje godišnjih odmora
  • Odobravanje zahtjeva za službeno vozilo
  • Odobravanje cjenika
  • Upravljanje promjenama
  • Odobravanje putovanja (putnih naloga)
  • Odobravanje slanja newslettera
  • Odobravanje članaka
  • Odobravanje objavljivanja fotografija na društvenim mrežama
  • Odobravanje planova
  • Upravljanje nalazima

 

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!