Archive for category: BPM

       2022. godina je na svom početku, a bilo da započinjete neki novi projekt ili se bavite starom idejom s obnovljenim fokusom, nova godina je izvrsno vrijeme da dobro razmislite o svojim ciljevima.  U poslu nije ništa drugačije. Početak nove godine idealno je vrijeme da preispitate svoje prioritete za naredno razdoblje. Dok to činite, trebali biste razmisliti o dodavanju jednog cilja u plan svoje tvrtke za 2022. – uvođenje ili zamjena elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (DMS).

Sustav za upravljanje dokumentima koristi se za pohranu i indeksiranje ključnih dokumenata organizacije. Ovaj proces olakšava organiziranje i dohvaćanje tih dokumenata kada su vam potrebni. Ali zašto je DMS sustav toliko važan? U nastavku je pet ključnih razloga zbog čega bi dodavanje upravljanja dokumentima trebalo biti na vrhu vašeg popisa novogodišnjih odluka.

Značajnije bolja sigurnost uz upravljanje dokumentima

Jedna od najvažnijih stvari kada se odlučite na prebacivanje tvrtkinih zapisa i datoteka u elektronički sustav upravljanja dokumentima je značajno poboljšana sigurnost – i to u svakom pogledu i kada je u pitanju nepažnja zaposlenika i prirodnih katastrofa poput požara. Pohrana vaših dokumenata elektroničkim putem onemogućuje zaposlenicima da slučajno bace ili unište važan dokument. S elektroničkim upravljanjem dokumentima možete biti bezbrižni da su dokumenti sigurni – i možete pratiti što se točno radilo s dokumentima i tko im je pristupao.

Brzo i jednostavno pronalaženje (i dohvaćanje) dokumenata

Često to vidimo: u nekoj tvrtki se troše sati pročešljavajući cjelokupnu dokumentaciju kako bi se locirao jedan ključni fajl. Cijeli taj proces ostavlja osjećaj kao da se pokušava pronaći igla u plastu sijena. A često postoje i ozbiljne posljedice poput novčane kazne ili tužbe ako se određeni dokument ne može pronaći…

Uz pravi sustav indeksiranja, pronalaženje dokumenta može potrajati samo nekoliko sekundi, a zaposlenici mogu daljinski pristupiti dokumentima koji su im potrebni, što je itekako važno u vrijeme korone kada mnogo radnika stalno, ili privremeno, radi od kuće.

Usklađenost sa svim propisima

Već smo rekli, sustav za upravljanje dokumentima pomaže pohraniti i organizirati dokumente na način koji ih čini lakim za pronalaženje, bez straha da će se oni zagubiti. DMS sustav će vam pomoći i da ne morate više sami voditi brigu o usklađenosti s brojnim zakonima i propisima,

Zahtjevi usklađenosti za mnoge poslovne dokumente mogu biti složeni i zahtjevni; no DMS automatski sve prati za vas te automatizacijom ključnih dokumenata unutar propisanih zahtjeva može pomoći da izbjegnete novčane kazne, oduzete licence ili čak kaznenu odgovornost.

Poboljšana suradnja

Što učiniti kada dva ili više zaposlenika trebaju isti dokument u isto vrijeme? A što ako neki zaposlenik ne radi iz ureda već od kuće ili s poslovnog puta? Ili kada zaposlenik želi urediti dokument i dodati bilješke? Ovi zadaci uzrokuju glavobolje ako svoje datoteke pohranjujete u fizičkom obliku ili na računalu u obliku klasične datoteke. Te glavobolje nestaju s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima.

Skeniranje, indeksiranje i učitavanje datoteka u vaš sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da više zaposlenika dijele i uređuju dokumente u isto vrijeme. Ovaj jednostavan pristup poboljšava suradnju u stvarnom vremenu između vaših zaposlenika i ima pozitivan učinak na ukupnu uredsku produktivnost.

Upravljanje dokumentima i štedi vrijeme

Ako vaša tvrtka još uvije koristi “fizički” način pohranjivanja dokumenata – sati i sati se mogu trošiti na pretraživanje dokumenata, a to bi se vrijeme moglo potrošiti na druga, hitnija poslovna pitanja. DMS automatizira mnoge aspekte upravljanja dokumentima, i olakšava pronalazak dokumenata, a to znači i značajnu uštedu vremena (a i samim time novca).

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Ključne prednosti:

• Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
• Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
• Značajno se pojednostavljuje tijek radnih procesa i poboljšava suradnja među zaposlenicima
• Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
• Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
• Ušteda jer se eliminira potreba za pohranom papirne dokumentacije
• Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika težit će radu od kuće i neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom

       Puno prije nego što su ljudi počeli pretvarati svoje spavaće ili dnevne sobe u improvizirane uredske prostore, postojali su pojedinci i tvrtke koji su se odlučili (i uspjeli) organizirati posao od kuće. Tada je došla ova globalna pandemija i odjednom rad od doma više nije bio luksuz već potreba. I ispostavilo se da se mnogi poslovi, za koje se nekada smatralo da trebaju osobnu prisutnost u uredima, ipak ne oslanjaju toliko na fizičku lokaciju, već je moguće sve kvalitetno odraditi i na daljinu.

Kroz cijelu prošlu i ovu godinu bilo je fascinantno vidjeti kako se svjetske, ali i naše hrvatske, organizacije i tvrtke u hodu prilagođavaju novoj normi.

Sada, kada je društveno distanciranje nešto što će se sigurno nastaviti najmanje i u narednim mjesecima, čini se da će trend rada od kuće, koji je već i prije pandemije dobivao na popularnosti diljem Europske unije (Hrvatska je u donjoj polovici ljestvice) , još dodatno porasti u bliskoj budućnosti.

      Podaci sugeriraju da čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom. U nedavnom izvješću ManpowerGroup-a, većina anketiranih radnika rekla je da bi radije radila dva do tri dana u uredu, a ostalo vrijeme na daljinu.

A zašto i ne bi bilo tako? Mercer je anketirao 800 poslodavaca i 94% njih kazalo je kako produktivnost nije pala – ili se čak poboljšala – u usporedbi s razinom prije pandemije.

Ali stvari nisu u potpunosti tako jednostavne… Kvaliteta života također je bitna. Dobri poslodavci razmišljaju i o nematerijalnim čimbenicima koji utječu na “remote” timove. Što video sastanci znače za kreativan brainstorming i inovacije? Kako sačuvati kulturu tvrtke kad svoje suradnike vidite samo u pravokutnim okvirima na zaslonu računala? Kako će se na mentalno zdravlje zaposlenika odraziti činjenica da je jedina stvar koja razdvaja “posao” i “život” to da li se u određenom trenutku dana koristi tvrtkino prijenosno računalo ili svoje osobno?

Ne iznenađuje da je ove, većinom psihološke, čimbenike teže statistički “izmjeriti”. No, kad u pitanju posao od kuće neke smo lekcije već usvojili:

1. Posao od kuće nova je stvarnost

Prije COVID-19 pandemije, mnoge su tvrtke bile skeptične prema učinkovitosti rada na daljinu. Sad kad su mnogi bili prisiljeni na to, počeli su shvaćati da rad na daljinu i povećana produktivnost idu ruku pod ruku. Mnoge tvrtke vide brojne prednosti ovakvog načina rada pa i dalje planiraju zadržati ove navike trajno ili barem djelomično.

U budućnosti će tvrtke morati prijeći na daljinski rad implementacijom dugoročnih tehnoloških rješenja, uključujući sigurnosne značajke i alate za daljinsku suradnju. Tu uvelike može pomoći i Hivergen, no više o tome pročitajte niže…

2. Poboljšava se produktivnost

Dugo godina poslodavci imaju negativan dojam o radu na daljinu. Neki smatraju da zaposlenicima nedostaje prava motivacija kad su izvan radnog okruženja. Zatim postoje i drugi koji jednostavno vole imati veću kontrolu nad rasporedom i obavezama svojih zaposlenika. Međutim, istraživanja su dokazala da je, kada je riječ o radu na daljinu, vrlo malo negativnog utjecaja na produktivnost. Zapravo, pokazalo se upravo suprotno!

Prema Atlassianu (cijenjenoj australskoj softverskoj tvrtki) 76% zaposlenika namjerno izbjegava ured kad se trebaju usredotočiti na neki projekt. U istraživanju tvrtke CoSo Cloud 77% remote radnika reklo je da su produktivniji kod kuće. Ista ista anketa također je otkrila da je 23% radnika na daljinu radilo dulje u danu, a pokazala se i 53% manja vjerojatnost da će uzeti slobodne dane, nego ako rade u uredu.

Iako je istina da su neki poslodavci smanjili ukupno poslovno opterećenje radnika tijekom pandemije, zaposlenici su bili vrlo vješti u upravljanju i dovršavanju radnih zadataka od kuće.

3. Proširivanje dosega do talenata/radnika

Jedna od najvažnijih pozitivnih stvari kod rada kod kuće – je saznanje da je to zaista izvedivo. Drugim riječima, postoji utjeha kad znate da zaposlenici mogu biti kod kuće, a vi ćete i dalje biti produktivna organizacija. Zahvaljujući ovome – otvara se i više mogućnosti oko zapošljavanja kvalitetnih radnika – koji nisu vezani za lokaciju, odnosno mogu živjeti u nekom drugom gradu ili državi.

Vjerujemo da će se ovaj način rada i razmišljanja definitivno zadržati i da će se tvrtke u budućnosti više fokusirati na kvalitetu talenta/radnika, i neće biti ograničeni lokacijom.

4. Priprema omogućuje fleksibilnost

Puno tvrtki, koje nikada nisu razmišljale o tome da omoguće rad na daljinu, našlo se u problemima kad se pojavila pandemija. Za uspješno suočavanje s izazovnim vremenima priprema je ključna.

Kad na vrijeme imate na raspolaganju ispravna tehnološka rješenja, postaje vam puno lakše održavati poslovanje kroz teška vremena, bez obzira na to što donosi budućnost.

Ako se dogodi katastrofa, imat ćete alate potrebne za komunikaciju sa svojim timom i daljinski pristup datotekama. Što i kako? Tu je Hivergen, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

       Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Koliko god već svi bili zasićeni pričama o koroni, činjenica je da je smrtonosna pandemija prisilila tvrtke širom svijeta na balansiranje kako bi osigurali zdravlje i sigurnost svojih zaposlenika, a istovremeno nastavili s radom. Za velik dio tvrtki COVID-19 otkrio je velike neučinkovitosti kada je u pitanju workflow (tijek rada) koje bi automatizacija relativno lako mogla ublažiti. Upravo zato, automatizacija workflowa,  odnosno sustava za upravljanje poslovnim procesima, mogla bi biti strateška inicijativa za većinu tvrtki koja će im pomoći proširiti mogućnosti i odraditi cijeli poslovni proces te poboljšati poslovanje.

Što je uopće automatizacija workflowa i kako može koristiti vašem poslovanju?

Automatizacija tijeka rada način je za integriranje i automatizaciju svakodnevnih poslovnih procesa, odnosno izvršavanje dnevnih zadataka i procesa u skladu s poslovnim pravilima. Automatizacija workflowa pomaže tvrtkama da uklone sve “ručne” korake i automatiziraju zadatke u cjelovit proces. Tijek rada možete automatizirati kako biste povećali učinkovitost i preciznost u svojim poslovnim aktivnostima. Evo u čemu vam može pomoći automatizacija workflowa:

• Produktivnost
• Učinkovitost
• Zadovoljstvo na poslu
• Točnost
• Odgovornost

Ovo je nekoliko glavnih prednosti uvođenja automatizacije tijeka rada u svaki odjel vašeg poslovanja:

• Uklanja papirologiju
• Poboljšava vidljivost tijeka rada i poslovnih procesa
• Povećava produktivnost
• Poboljšava učinkovitost
• Bolje upravljanje radnim opterećenjem
• Pojednostavljuje upravljanje dokumentima
• Integrira podatke sa drugim IT sustavima
• Obavlja analitiku procesa u stvarnom vremenu
• Poboljšava komunikaciju
• Nameće značajne KPI-je
• Generira podatke iz stvarnog svijeta za poboljšanje procesa
• Povećava sigurnost podataka
• Smanjuje pogreške
• Bolja služba za korisnike
• Povećava angažman kupaca
• Generalno poboljšati poslovanje

Potreban je dobar softver za automatizaciju kako biste sve ove aktivnosti obavljali učinkovito. Mi bismo vam preporučili Hivergen. Kasnije ćemo ući u detalje tog sustava, no prvo provjerimo kako implementirati automatizaciju tijeka rada u svoje poslovanje.

Kako implementirati automatizaciju workflowa?

Učinkovit postupak automatizacije tijeka rada započinje s jasnim poslovnim ciljem i završava evaluacijom procesa. Ovo je 5 ključnih koraka koji će vam pomoći da provedete učinkovit plan automatizacije tijeka rada.

1. Prepoznajte ponavljajuće zadatke
   Za dobro poslovanje potrebno je duboko razumijevanje svog poslovanja i bolje razumijevanje poslovnih tokova kako biste shvatili gdje i što treba poboljšati. Ako mislite da vaš workflow treba neku vrstu poboljšanja, bilo da je to posljedica ljudskih pogrešaka ili ponavljajućih zadataka, morate razmotriti automatizaciju tih procesa.
2. Definirajte poslovne ciljeve
   Nakon što shvatite probleme, možete definirati svoje poslovne ciljeve gdje svoj trenutni ručni workflow možete koristiti kao standardni cilj. Ciljevi bi vam trebali biti smanjenje radnog opterećenja, poboljšanje komunikacije, optimizacija resursa za bolju produktivnost i još mnogo toga.
3. Pronađite najprikladniji sustav za automatizaciju
   Sljedeći korak trebao bi biti pronalazak najboljeg sustava za automatizaciju koji odgovara vašim poslovnim potrebama. Softver koji odaberete ne mora biti samo fleksibilan i isplativ, već mora biti sposoban za obradu mjernih podataka o sigurnosti podataka.
4. Obučite svoje zaposlenike
   Kako će vaš sustav za automatizaciju biti nov i vama i vašim zaposlenicima, potrebna je edukacija zaposlenike kako se prilagoditi promjenama u upravljanju i te kako uopće taj specifični softver za smanjenje radnog opterećenja.
5. Izmjerite KPI, analizirajte i poboljšajte poslovanje
   Uzmite povratne informacije svojih poslovnih korisnika o postupku automatizacije na temelju njihove upotrebe. Tada možete prijeći na sljedeći i posljednji korak mjerenja ključnih pokazatelja uspješnosti i poboljšati svoj workflow. Stalna provjera KPI-a pomaže vam u pronalaženju “uskih grla” i daje vam do znanja područja poboljšanja.

Sustav za automatizaciju tijeka rada koji vam najbolje odgovara

Morate koristiti softver za automatizaciju kako biste u svoje poslovanje implementirali tehnologiju automatizacije tijeka rada. Ovaj sustav vam pomaže stvoriti konačnu strukturu za upravljanje poslovnim procesima koji teku, od jednog zaposlenika do drugog, do nadređenih i natrag.

Upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati tijek rada i poslovne proese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.

Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Ključne prednosti HIVERGENA:

• Smanjuje skupu poslovnu administraciju
• Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
• Do skenirane slike dokumenta dođe se u nekoliko klikova
• Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
• Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
• Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
• Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
• Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
• Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
• Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
• Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
• Smanjuje se vrijeme unosa podataka
• Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
• Povećava se zadovoljstvo kupaca
• Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Da smo samo znali što nas čeka u 2020… Koji bi bili bili vaši potezi kada je u pitanju posao? Biste li se bolje pripremili za rad od kuće?

Nažalost, još uvijek živimo u nesigurnim vremenima gdje je jedina konstanta promjena. Situacije se mijenjaju iz dana u dan, ako ne i iz sata u sat, a samo oni koji se uspjevaju brzo prilagoditi uspjevaju napredovati u poslu, a u današnje vrijeme to znači – rad od kuće.

Svakog dana sve su veće šanse za novi COVID-19 “lockdown”, a mnoge europske države to već proživljavaju u ovi trenucima.

Ako nas je ovaj virus išta naučio – onda je to da je mobilni rad (rad od kuće) moguć (brojne svjetske tvrtke najavljuju da se više nikada ne planiraju vratiti u urede s punim radnim vremenom) – iako nije jednako jednostavan svima. Neki su se tome bolje prilagodili, drugi s time pravu muku muče.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa. A…možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi ovaj drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore? Sada je pravo vrijeme da razmislite o radu od kuće i za svoje radnike.

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

• Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
• Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
• Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

Hivergen olakšava rad od kuće i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!