inspekcija, dms

Bez održivog rješenja za upravljanje dokumentima, vaša bi tvrtka mogla biti izložena riziku ako vam inspekcija “bane” na vrata

 

Svaki vlasnik i menadžer u tvrtki dobro zna koliko je stresno kada u tvrtku stignu inspekcija (svejedno je li financijska, porezna ili nešto drugo..).

Kada će stići inspekcija nema pravila, no one tvrtke koje se s njima susreću dobro razumiju moguće neugodnosti koje inspekcije izazivaju, a najviše glavobolja zasigurno zadaje ogromna količina dokumentacije koje zahtijevaju.

Oni često trebaju pristup mnoštvu podataka o tvrtki kako bi osigurali da su vaše prakse u skladu s propisima. To može uključivati ​​informacije kao što su plaće i drugi podaci o zaposlenicima, financijski izvještaji vaše tvrtke i još mnogo toga. A…ako se dokumenti vašeg poduzeća ne pohranjuju učinkovito, revizija može postati izuzetno stresna i dugotrajna stvar.

U biti, može biti i još gore – ako se dokumentacija vaše tvrtke ne pohranjuje organizirano, riskirate da ona ne bude usklađena s popisima ili da je čak zagubite. Jesu li vaši dokumenti razbacani po lokalnim drive-ovima, mrežama unutar tvrtke, eksternim diskovima ili još uvijek u obliku papira u ormarima? Osim što će se potrošiti jako puno vremena na skupljanje dokumentacije, ne bi bilo ništa čudno da se ne može pronaći sve što je potrebno. A, ako određeni dokumenti nedostaju tijekom revizije ili nisu u skladu s propisima – vaša tvrtka bi se, kad bana neočekiva inspekcija, mogla suočiti s veoma visokim kaznama!

Nemojte zaboraviti na jednu banalnu stvar koja može biti i te kako neugodna. Vrlo često dokumentacija, osobito ona vezana uz putne naloge (znači isplata u gotovini), zna biti ispisana na termopapiru. Ovisno o načinu pohrane i kvaliteti termo papira, zapis s vremenom blijedi i vrlo često postane potpuno nevidljiv, što znači da ćete ispektoru pokazati prazni papir kao vjerodstojni dokument za isplatu gotovine! Dokumentu pohranjenom u DMS sustavu se to ne može dogoditi.

Kako sustav za upravljanje dokumentima pomaže pojednostaviti, zaštititi i organizirati se (i kad stigne inspekcija)

Umjesto da brinete o tome kada će vam stići inspekcija i pitate se jesu li vaši procesi u skladu sa zakonskim standardima, preduhitrite inspektore implementacijom pametnog, usklađenog sustava za upravljanje dokumentima. Evo pet načina na koje DMS sustav može poboljšati postupak inspekcije za vašu organizaciju:

     1. Poboljšan pristup potrebnoj dokumentaciji. Umjesto da se gužva po ormarićima s papirnatom dokumentacijom, ladicama stolova, pretincima e-pošte, različitim računalima i drugim mjestima na kojima bi se mogla pohraniti dokumentacija – sustav za upravljanje dokumentima pruža brz, siguran pristup dokumentima na jednom središnjem mjestu. Vrijeme pripreme za reviziju je minimalno – jer vi već sve imate digitalno pohranjeno na jednom mjestu, a svim dokumentima možete lako pristupiti (i veoma jednostavno ih pronaći s jednim klikom) bez straha da će nešto nestati

2. Puno veća sigurnost podataka. Sve dotle dok dobar dio svog poslovanja vodite na papirima ili digitalnim dokumentima po raznim datotekama i računalima – dotle niste u potpunosti zaštićeni. Sustav za upravljanje dokumentima omogućuje sigurno čuvanje dokumenata tamo gdje im mogu pristupiti samo ovlašteni korisnici.

    3. Ne narušava se produktivnost zaposlenika. Umjesto da troše dragocjeno vrijeme tražeći dokumentaciju za inspekciju, zaposlenici mogu nastaviti raditi tako da se ne gubi na produktivnosti.

     4. Trag tijeka rada (workflow) je jasno vidljiv. Dobar sustav za upravljanje dokumentima omogućuje uvid u tijek rada, tako da i inspektori po potrebi mogu vidjeti koji su korisnici pristupili informacijama, kada su izvršena ažuriranja dokumenata i druge pojedinosti o dokumentima u vašoj organizaciji.

5. Lako ažuriranje u skladu s promjenama propisa. Propisi i zakoni se stalno mijenjaju, a kada se promijene, u interesu vam je da se vaše poslovanje uskladi brzo i bez nepotrebnih gnjavaža. Učinkovita strategija upravljanja dokumentima omogućuje vašoj tvrtki da brzo ažurira i uskladi sve što je potrebno kada stigne inspekcija.

inspekcija, dms

Jeste li spremni za novi DMS sustav ili želite zamijeniti svoj trenutni DMS boljim sustavom?

     Inpro d.o.o., tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom, nudi napredan i efikasan sustav za upravljanje dokumentima koji smo nazvali HIVERGEN.

Sustav je modularan – može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana i osigurava da ste spremni ako vam u posjetu stignu inspekcije. Osim toga, jednostavan je za provedbu i lako se savladava, pristupačan je, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Ključne prednosti Hivergena:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

erp

ERP i CRM se koriste za upravljanje svakodnevnim operacijama na razne načine, ali oni ne upravljaju vašim stvarnim dokumentima. Čak i kada imate jedan od ovih sustava, i dalje će vam trebati način za upravljanje kritičnim podacima koji nisu iz baze podataka – tu je rješenje DMS sustav!

      ERP (enterprise resource planning – planiranje resursa u poduzeću) jedan je od sastavnih dijelova svakog poslovanja. Bez obzira radi li se o tvrtki malih razmjera ili velikoj organizaciji, planiranje resursa u poduzeću korisno je za svaku tvrtku. Čak i prije samo nekoliko godina, ERP je bio ograničen na velike tvrtke koje su imale robusnu infrastrukturu i niz internih tehničkih zaposlenika za instaliranje i održavanje sustava. Međutim, s tehnološkim napretkom, danas se i mala i srednja poduzeća mogu veoma lako odlučiti za ova rješenja.

Napredna ERP rješenja uklanjaju potrebu korištenja tradicionalnog softvera kada je u pitanju upravljanje inventarom i zalihama. To je jasno samo po sebi jer korištenje konvencionalnih alata i stare tehnike rada dovode ne samo do otežane produktivnosti, već i do gubitka vremena i resursa.

erp

       Važnost podataka presudna je za sva poduzeća i zbog toga im je važno osigurati sigurnu i sustavnu metodu za organizirano skladištenje i upravljanje podacima. Imajući to na umu, mnoga se poduzeća odlučuju i za sustave za upravljanje dokumentima (DMS). Ovo je posebna vrsta softvera koja vam omogućuje skeniranje različitih vrsta dokumenata i njihovo pohranjivanje na organiziran način, kao i efikasnu organizaciju dokumenata u već digitalnom obliku. Ako teško pratite sve što se zbiva u vašoj tvrtki, potrebno vam je središnje spremište za sve vitalne informacije vašeg poslovanja – a tu bi korištenje sustava za upravljanje dokumentima vjerojatno bi bilo najbolje moguće rješenje.

Korištenjem ovog softvera možete skenirati i papirnate datoteke i elektroničke dokumente i držati ih na jednom mjestu. To u velikoj mjeri eliminira mogućnost gubitka podataka ili pogrešne izmjene dokumenta. Štoviše, postaje lakše dijeliti datoteke s članovima vašeg tima pomoću DMS-a. Ne morate ispisivati i dijeliti ih među svojim zaposlenicima – samo stvorite dokument, prenesite ga u softver i podijelite s određenom skupinom zaposlenika koji bi ga trebali pregledati.

Jedna od najboljih značajka DMS-a je što također možete pratiti koje je promjene tko izvršio i kada. U slučaju ako mislite da su promjene u zapisima/dokumentima suvišne ili je potrebna bilo kakva korekcija, možete i vratiti originalnu verziju bez ikakvih gnjavaža. Još jedna sjajna značajka DMS-a je ta što podatke možete dohvatiti bez ikakvih problema. Sada ne trebate trošiti sate tražeći jedan dokument kroz mape. Samo upišite ključnu riječ ili naziv datoteke koju želite pronaći i ona će se automatski pojaviti u rezultatima pretraživanja.

dms

Pomoću DMS-a vaši zaposlenici mogu pregledati sve dokumente povezane s narudžbama dok komuniciraju, recimo, s kupcima putem telefonskih poziva, a to će im pomoći da brzo riješe sve probleme. Softver za upravljanje dokumentima također pomaže usmjeriti interne procese u računovodstvu, kadrovima i drugim odjelima. To osigurava uštedu vremena koje bi, u suprotnom, morali potrošiti za lociranje dokumenata.

Kako DMS sustav može pomoći VAMA?

Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

 

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Zbog kontinuiranog proširenja opsega posla tvrtka Inpro iz Čakovca traži odgovorne i motivirane osobe, za radno mjesto Inženjer za projektiranje i implementaciju DMS sustava (m/ž).

🔸Poželjne kvalifikacije kandidata:🔸
◾️ VSS /VŠS informatičkog smjera
◾️ Praktično iskustvo i znanje upravljanja IT projektima
◾️ Poznavanje osnova programiranja
◾️ Poznavanje funkcioniranja poslovnih sustava i poslovno izvještavanje
◾️ Poznavanje funkcioniranja i strukture IT sustava
◾️ Poželjno poznavanje Microsoft SQL relacijske baze podataka
◾️ Poželjno poznavanje poslovnih procesa u složenim radnim organizacijama
◾️ Znanje engleskog jezika

🔸Odabranom kandidatu nudimo :🔸
◾️Kompetitivnu plaću i stimulativno nagrađivanje prema rezultatima rada
◾️ Ugovor na neodređeno vrijeme
◾️ Mogućnost povremenog rada od kuće (nekoliko dana u tjednu)
◾️ Rad u ugodnoj, pozitivnoj atmosferi na izazovnim programskim projektima
◾️ Razvoj stručnih kompetencija i vještina, te obilje iskustva na implementaciji DMS, BPM, BI i DWH rješenja
◾️ Sveobuhvatnu edukaciju iz područja kojim se bavi naše rješenje
◾️ Certificiranje za određena znanja i vještine iz domene rada

🔸 Glavni zadaci Inženjera za projektiranje i implementaciju DMS sustava:🔸
◾️ Kreira i izvršava projektne planove implementacije DMS i BPM sustava
◾️ Analizira postojeće stanje poslovnog sustava i procesa korisnika
◾️ Sudjeluje u analizi i definiciji korisničkih zahtjeva koje provodi u tehničko rješenje
◾️ Sudjeluje u radu tima na projektima razvoja DMS, BPM i BI programskih rješenja
◾️ Priprema prezentacijske i edukacijske materijale
◾️ Aktivno radi na edukaciji i unapređenju DMS, BPM i BI sustava kod korisnika
◾️ Usvaja i primjenjuje nove načine rada i unapređuje poslovne sustave
Radno mjesto nalazi se u Inpro uredu u Čakovcu, M. Krleže 28.
Pozivamo zainteresirane da posjete naše stranice www.inpro.hr i ako smatrate da vam je područje kojim se bavimo od interesa dostavite svoj životopis na mail branko@inpro.hr čak i u slučaju da ne zadovoljavate sve gore navedene kvalifikacije i osobine.
INPRO je tvrtka za razvoj i implementaciju vlastitih programskih rješenja. Poslovni segment kojim se naš programski sustav Hivergen bavi je upravljanje dokumentacijom (DMS), upravljanje poslovnim procesima (BPM) i Business Intelligence (BI). Takovim rješenjima bavimo se već preko 20 godina te imamo puno iskustva na kojem temeljimo naš daljnji napredak.
Razvoj našeg sustava intenzivno ide i dalje, a primjenjivost se nalazi u sve široj i raznolikoj bazi korisnika svih veličina i složenosti kojima u izazovnoj situaciji na tržištu naš sustav značajno poboljšava protočnost poslovanja , te pomaže održavanju konkurentnosti i visoku kvalitetu poslovanja. INPRO je poduzeće u kojem ćete se intenzivno profesionalno razvijati i biti u toku sa vrhunskim znanjima i inovacijama iz IT područja.
Održavamo izvrsnu kvalitetu programskih rješenja, ulažemo u kreativne oblike stjecanja znanja i potičemo inovativnost koja nas čini prepoznatljivima. Vodeći se tendencijom kontinuiranog ulaganja u naše stručnjake, našim korisnicima pružamo specijalizirana znanja koja ih čine posebnima.

Kontaktirajte nas:

 

automatizacija workflowa, tijek rada

Automatizacija workflowa je nešto o čemu često pišemo, no nije to bez razloga, jer ovo je postao prilično “trendi” pojam posljednjih godina kako tehnologija sve više napreduje i tvrtke sve više pokušavaju poboljšati svoju efikasnost. Zapravo, 80% direktora tvrtki vjeruje da im automatizacija workflowa (tijeka rada) može pomoći uštedjeti stotine sati svake godine. No, je li automatizacija potrebna vašem poduzeću?

Važno je razumjeti da automatizacija  workflowa može izgledati drastično različito od jedne tvrtke do druge. Kad čujemo riječ “automatizacija” to pomalo zvuči znanstveno-fantastično, kao da će se pojaviti robot koji će sve potrebno odrađivati (iako bi to bilo totalno cool, zar ne?). Naravno, to nije tako. U stvarnosti automatizacija tijeka rada nalazi se “iza kulisa” i upravlja svakodnevnim, dugotrajnim zadacima, i olakšava rad i zaposlenicima i rukovoditeljima.

Kako biste razumjeli zašto je prijelaz na automatizaciju tijeka rada, koju omogućava kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima (DMS), važan – najvažnije je razumjeti od čega se sastoji ova vrsta automatizacije i koristi vi i vaše poslovanje možete imati.

Što je automatizacija workflowa (tijeka rada)?

Jednostavno rečeno, ovo je čin automatizacije manjih zadataka u okviru većeg tijeka rada kako bi se ubrzalo vrijeme potrebno za dovršetak posla i omogućilo zaposlenicima da svoje vrijeme usredotoče na važnije aspekte posla.

Naravno, to je još uvijek prilično apstraktna ideja o tome što je automatizacija workflowa, pa pružimo konkretan primjer kako to može izgledati u vašem poslovanju. Zamislimo da dobijete dokumente s informacijama koje su vam poslane e-mailom, a informacije unutar dokumenata trebate prenijeti u sustav da biste dovršili zahtjev. Uobičajena metoda za to je otvaranje e-maila, spremanje datoteke, otvaranje datoteke i zatim prepisivanje/kopiranje podataka na platformu koju koristite.

Uz automatizaciju workflowa, mnogi od tih koraka mogu se automatizirati – primjerice, datoteka unutar e-maila može se automatski spremiti u sustav za upravljanje dokumentima (DMS), analizirati je u sustavu, a zatim podatke iz datoteke prebaciti u sustav u koji trebate transkribirati. Sve se to radi automatski bez ljudske intervencije i može se izvršiti mnogo brže nego što je potrebno da to netko fizički radi korak po korak.

automatizacija workflowa, tijek rada

Koje su prednosti automatizacije tijeka rada?

Nekoliko je važnih prednosti prebacivanja s ručnog izvršavanja zadataka na automatizaciju tijeka rada.

Možda je najveća korist u tome što omogućavate zaposlenicima da stvarno rade posao zbog kojeg ste ih angažirali. Zamislimo da imate prodajno osoblje koje treba kontaktirati klijente, uspostaviti odnose i zatim unijeti prodaju u sustav. Svaka minuta koju provedu unoseći podatke iz narudžbi minuta je u kojoj se ne povezuju s klijentima i ne rade na rastu poslovanja. Ne možete automatizirati izgradnju odnosa, ali možete olakšati svojim zaposlenicima da rade svoj posao na najbolji način u pomoć automatizacije tijeka rada. Recentna istraživanja sugeriraju da bi automatizacija mogla pomoći zaposlenicima uštedjeti čak 2 sata dnevno, ovisno o tome koliko su dugotrajni njihovi zadaci i koliko moraju obaviti tijekom dana! Sad zamislite koliko bi više vaši radnici mogli postići kada bi dobili dodatnih dva sata radnog vremena da budu produktivni…

Automatizacijom ne samo da štedite vrijeme, već možete spriječiti i pogreške u tijeku rada. Pogreške u unosu podataka mogu se eliminirati automatizacijom, mogu se ispraviti pogreške u organizaciji dokumenata i problemi s arhiviranjem te nema rizika da netko propusti važan dokument koji stigne u pristiglu poštu ili e-mailom. Uz automatizaciju, svaki se zadatak rješava odmah, a podaci se prenose onako kako se pojavljuju u datoteci ili dokumentu bez rizika od pogrešaka pri upisu.

I na kraju, automatizacija workflowa može efikasno spojiti više timova u vašoj tvrtki i smanjiti ili ukloniti uska grla u vašem tijeku rada. Kada više timova ili zaposlenika mora zajedno raditi na jednom većem zadatku, svaki put kad se zadatak preda drugom timu, postoji prilika za kašnjenja i pogreške. Ako možete automatizirati neke zadatke u tijeku rada i eliminirati ta uska grla između timova, tada možete poslove obaviti brže i s više preciznosti. Osim toga, ovo može poboljšati moral tima jer neće biti praznog hoda ili frustriranosti postupkom i načinom na koji drugi članovi tima mogu igrati ulogu u procesu.

automatizacija workflowa, tijeka rada

Iskusite moć automatizacije workflowa

Automatizacija workflowa može pomoći vašem poslovanju i vašim zaposlenicima da postanu učinkovitiji. Uz dobar DMS sustav možete smanjiti troškove i vremenske obveze potrebne za dovršavanje manjih zadataka ili ispravljanje ljudskih pogrešaka. Kako biste saznali više o automatizaciji tijeka rada i kako je usavršiti uz pomoć sustava za upravljanje dokumentima u poduzeću, kontaktirajte već danas Inpro, tvrtku s tridesetogodišnjim iskustvom u ovoj vrsti posla.

I, upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati workflow i poslovne procese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.

Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika težit će radu od kuće i neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom

       Puno prije nego što su ljudi počeli pretvarati svoje spavaće ili dnevne sobe u improvizirane uredske prostore, postojali su pojedinci i tvrtke koji su se odlučili (i uspjeli) organizirati posao od kuće. Tada je došla ova globalna pandemija i odjednom rad od doma više nije bio luksuz već potreba. I ispostavilo se da se mnogi poslovi, za koje se nekada smatralo da trebaju osobnu prisutnost u uredima, ipak ne oslanjaju toliko na fizičku lokaciju, već je moguće sve kvalitetno odraditi i na daljinu.

Kroz cijelu prošlu i ovu godinu bilo je fascinantno vidjeti kako se svjetske, ali i naše hrvatske, organizacije i tvrtke u hodu prilagođavaju novoj normi.

Sada, kada je društveno distanciranje nešto što će se sigurno nastaviti najmanje i u narednim mjesecima, čini se da će trend rada od kuće, koji je već i prije pandemije dobivao na popularnosti diljem Europske unije (Hrvatska je u donjoj polovici ljestvice) , još dodatno porasti u bliskoj budućnosti.

rad od kuće

      Podaci sugeriraju da čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom. U nedavnom izvješću ManpowerGroup-a, većina anketiranih radnika rekla je da bi radije radila dva do tri dana u uredu, a ostalo vrijeme na daljinu.

A zašto i ne bi bilo tako? Mercer je anketirao 800 poslodavaca i 94% njih kazalo je kako produktivnost nije pala – ili se čak poboljšala – u usporedbi s razinom prije pandemije.

Ali stvari nisu u potpunosti tako jednostavne… Kvaliteta života također je bitna. Dobri poslodavci razmišljaju i o nematerijalnim čimbenicima koji utječu na “remote” timove. Što video sastanci znače za kreativan brainstorming i inovacije? Kako sačuvati kulturu tvrtke kad svoje suradnike vidite samo u pravokutnim okvirima na zaslonu računala? Kako će se na mentalno zdravlje zaposlenika odraziti činjenica da je jedina stvar koja razdvaja “posao” i “život” to da li se u određenom trenutku dana koristi tvrtkino prijenosno računalo ili svoje osobno?

 

Ne iznenađuje da je ove, većinom psihološke, čimbenike teže statistički “izmjeriti”. No, kad u pitanju posao od kuće neke smo lekcije već usvojili:

 

1. Posao od kuće nova je stvarnost

Prije COVID-19 pandemije, mnoge su tvrtke bile skeptične prema učinkovitosti rada na daljinu. Sad kad su mnogi bili prisiljeni na to, počeli su shvaćati da rad na daljinu i povećana produktivnost idu ruku pod ruku. Mnoge tvrtke vide brojne prednosti ovakvog načina rada pa i dalje planiraju zadržati ove navike trajno ili barem djelomično.

U budućnosti će tvrtke morati prijeći na daljinski rad implementacijom dugoročnih tehnoloških rješenja, uključujući sigurnosne značajke i alate za daljinsku suradnju. Tu uvelike može pomoći i Hivergen, no više o tome pročitajte niže…

 

2. Poboljšava se produktivnost

Dugo godina poslodavci imaju negativan dojam o radu na daljinu. Neki smatraju da zaposlenicima nedostaje prava motivacija kad su izvan radnog okruženja. Zatim postoje i drugi koji jednostavno vole imati veću kontrolu nad rasporedom i obavezama svojih zaposlenika. Međutim, istraživanja su dokazala da je, kada je riječ o radu na daljinu, vrlo malo negativnog utjecaja na produktivnost. Zapravo, pokazalo se upravo suprotno!

Prema Atlassianu (cijenjenoj australskoj softverskoj tvrtki) 76% zaposlenika namjerno izbjegava ured kad se trebaju usredotočiti na neki projekt. U istraživanju tvrtke CoSo Cloud 77% remote radnika reklo je da su produktivniji kod kuće. Ista ista anketa također je otkrila da je 23% radnika na daljinu radilo dulje u danu, a pokazala se i 53% manja vjerojatnost da će uzeti slobodne dane, nego ako rade u uredu.

Iako je istina da su neki poslodavci smanjili ukupno poslovno opterećenje radnika tijekom pandemije, zaposlenici su bili vrlo vješti u upravljanju i dovršavanju radnih zadataka od kuće.

3. Proširivanje dosega do talenata/radnika

Jedna od najvažnijih pozitivnih stvari kod rada kod kuće – je saznanje da je to zaista izvedivo. Drugim riječima, postoji utjeha kad znate da zaposlenici mogu biti kod kuće, a vi ćete i dalje biti produktivna organizacija. Zahvaljujući ovome – otvara se i više mogućnosti oko zapošljavanja kvalitetnih radnika – koji nisu vezani za lokaciju, odnosno mogu živjeti u nekom drugom gradu ili državi.

Vjerujemo da će se ovaj način rada i razmišljanja definitivno zadržati i da će se tvrtke u budućnosti više fokusirati na kvalitetu talenta/radnika, i neće biti ograničeni lokacijom.

4. Priprema omogućuje fleksibilnost

Puno tvrtki, koje nikada nisu razmišljale o tome da omoguće rad na daljinu, našlo se u problemima kad se pojavila pandemija. Za uspješno suočavanje s izazovnim vremenima priprema je ključna.

Kad na vrijeme imate na raspolaganju ispravna tehnološka rješenja, postaje vam puno lakše održavati poslovanje kroz teška vremena, bez obzira na to što donosi budućnost.

Ako se dogodi katastrofa, imat ćete alate potrebne za komunikaciju sa svojim timom i daljinski pristup datotekama. Što i kako? Tu je Hivergen, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

       Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rizik poslovanja, rizici poslovanja, softver za upravljanje dokumentima

Rizici u poslovanju nešto su s čime se svi poduzetnici susreću. Ako je ikada bilo važno pametno voditi i posložiti poslovanje, onda je to u ovim nesigurnim “korona” vremenima. Što se tiče rizika kod poslovanja i upravljanja njime – ulaganje novca u mjere prevencije uvijek će se dugoročno isplatiti. Upravljanje dokumentima jedno je od važnijih područja prevencije. Ako imate dobro posloženu digitalnu dokumentaciju, to će pomoći da vam posao opstane i napreduje. U nastavku opisujemo neke od tih rizika i što učinkovit softver za upravljanje dokumentima, poput Hivergena, može učiniti za prevladavanje tih rizika.

Gubitak podataka

U slučaju neke nepogode, poput požara, potresa (ovo nam je aktualno) ili nekog drugog problema, riskirate gubitak datoteka koje su samo u papirnatom primjerku. Čak i nešto ne toliko ozbiljno poput curenja na krovu može uništiti čitavu arhivu dokumenata.

Srećom, sa softverom za upravljanje dokumentima, kao što je Hivergen, svi dokumenti s pravilima i procedurama sigurno su pohranjeni. Vašim datotekama možete pristupiti s bilo kojeg mjesta na svijetu i s bilo kojeg uređaja na koji ste prijavljeni.

Komunikacijske praznine

Sustavi dokumenata postoje samo na jednom mjestu (ili papirnati u arhivi ili digitalno na jednom računalu) i stoga ih je teško dijeliti u cijeloj tvrtki. To dovodi do toga da određeni odjeli imaju samo jednu zastarjelu verziju dokumenta, dok drugi rade na najnovijem ažuriranom dokumentu. Te komunikacijske praznine mogu uzrokovati mnoge probleme u tvrtki.

Svaka tvrtka ima mnogo pokretnih dijelova, raznih zaposlenika i odjela. Svaki dio treba pristup ažurnim informacijama i dokumentima kako bi osigurali poštivanje zakona, donošenje utemeljenih odluka i učinkovito poštivanje postupaka. Usmena predaja nije adekvatan oblik dijeljenja informacija kada su u pitanju ključne politike i postupci. Hivergen rješava ovaj problem – i najnovije verzije dokumenta dostupne su odmah svima kojima su potrebne.

Neinformirane odluke

Donošenje najboljih mogućih poteza i odluka za poslovanje neke tvrtke može biti teško kada nedostaje softver za upravljanje dokumentima. Donositelji odluka obrađivat će stare dokumente i podatke o usklađenosti, učinku, opasnostima i rizicima. To dovodi do odluka koje nisu u skladu sa situacijom na tržištu,

Uz dobar DMS sustav donositelji odluka mogu pratiti što zaposlenici rade, mogu vidjeti ažuriranja u stvarnom vremenu dok se zaposlenici odjavljuju s dokumentima o pravilima i procedurama ili dok odobravatelji komentiraju tijekom postupka pregleda. Isto tako, s Hivergenom sve je usklađeno s najnovijim zakonskim uredbama o poslovanju.

softver za upravljanje dokumentima, dms sustav

Loša interakcija s kupcima

Kupci ili klijenti će uvijek imati neke primjedbe, bez obzira na vaše poslovanje. Ti mogući “problemi” često znače da zaposlenici moraju potražiti odgovarajući dokument ili račun koji će im pomoći u radu s kupcem. To može biti teško i dugotrajno kad zaposlenici moraju pretraživati ​​papirnatu ili nesortiranu digitalnu arhivu.

Središnja pohrana dokumenata kao što je Hivergen olakšat će zaposlenicima pronalaženje pravog dokumenta koji im pomaže da brzo i efikasno riješe situacije s klijentima.

Prekoračenje vremena i troškova

Kada započinjete novi projekt ili dok traje neki trenutni projekt, vjerojatno ćete se trebati usporediti (ili iskoristiti) dokumente iz nekih prijašnjih projekata, ili ćete trebati dokumente o pravilima i procedurama kako biste osigurali usklađenost s unutarnjim i vanjskim propisima. Bez dobre digitalne arhive, to može biti posao koji iziskuje puno vremena, a onda i troškova.

Pristup informacijama iz sustava kao što je Hivergen, o kojim god se prijašnjim projektima, dokumentima ili računima radi, je jednostavan i brz! Sve je dostupno već na jedan “klik”.

Gubljenje bitke s konkurencijom

Danas na svijetu postoji mnogo tvrtki – konkurencija je sve veća kako tehnologija napreduje. Kako bi preživjele u ovom prepunom poslovnom prostoru, tvrtke se moraju neprestano inovirati i usavršavati. Dobro posložen sustav dokumentacije osigurava rukovoditeljima donošenje najboljih odluka za poslovanje.

Hivergen omogućuje donositeljima odluka da se osvrnu na prošle dokumentacije, odluke i postupke kako bi vidjeli gdje poboljšati poslovanje.

Digitalno: više početnih troškova, ali manje dugoročnih

Svi ovi navedeni rizici samo su neki od mogućih kada je u pitanju neadekvatan sustav za upravljanje dokumentima. Oni mogu stvoriti velike probleme u vašem poslovanju, ostavljajući vas u minusu, izazivajući gubitak poštovanja javnosti, ali i dobrih zaposlenika. Odvojite vrijeme i pronađite sustav za upravljanje dokumentima koji vam odgovara.

 

       Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

       No, nemojte nam vjerovati na riječ – zatražite besplatnu prezentaciju i saznajte kako Vam možemo pomoći pobošljati poslovanje.

Ovo su samo neki od naših zadovoljnih klijenata:

reference, tvrtke hivergen

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

bi, poslovno izvještavanje

       U kriznim vremenima, poslovna inteligencija/poslovno izvještavanje (BI) je područje koje zaista može pomoći ne samo održati vašu tvrtku, već joj i pomoći da napreduje!

       Covid-19 ili korona pandemija globalna je kriza bez presedana. I dok je prije svega pritisak najveći na zdravstvu, prijetnja za tvrtke i njihovo poslovanje također je veoma stvarna. Poslovanje baš i ne teče kao uobičajeno i takva će situacija biti još barem neko vrijeme… Voditelji tvrtki se suočavaju s egzistencijalnim pitanjima: Kako preživjeti u ovako turbulentnim vremenima i teškim uvjetima rada? I kako bi uopće  trebalo funkcionirati u svijetu u kojem bi socijalno distanciranje, samoizolacija i izravnavanje krivulje moglo biti stvarnost još tko zna koliko dugo…

       Jedno je sigurno: tehnologija i podaci bit će dio odgovora. U situaciji u kojoj je sve teže poslovati i prihodi se smanjuju korištenjem BI-a otkrit ćete neke stvari o svojoj tvrtki koje možda već znate (poput očiglednih promjena prihoda), ali otkrit ćete stvari koje niste znali, poput osnovnog uzroka tih promjena te u kojem smjeru krenuti kako biste riješili svoje probleme.

Upravljanje podacima i BI potiče optimizam za budućnost

Tvrtke aktivno barataju svojom poslovnom inteligencijom (63%) optimistično gledaju na budućnost svog poslovanja u sljedećih šest mjeseci za razliku od tvrtki koje to ne čine. Ovo je otkriveno u nedavno provedenom istraživanju YouGov-a (međunarodne tvrtke za istraživanje tržišta i analizu podataka) i američke tvrtke Tableau Software, koja je anketirala više od 2500 menadžera srednje ili više razine, kao i donositelje odluka na četiri tržišta u azijsko-pacifičkom području (Singapur, Australija, Indija i Japan) – koji najduže vode borbu u ovoj pandemiji.

Poslovni čelnici iz različitih industrija ispitivani su o njihovoj upotrebi BI-ja tijekom pandemije, naučenim lekcijama i samopouzdanju u buduće poslovanje njihove tvrtke. Neosporivo je utvrđeno da su tvrtke vođene podacima i poslovnom inteligencijom otpornije i samopouzdanije tijekom pandemije, i to je ono što daje optimizam za budući uspjeh njihovog poslovanja.

Ustanovljene su višestruke i značajne koristi kada organizacije pametno koriste svoj BI:

● sposobnost bržeg donošenja strateških poslovnih odluka (54%)

● učinkovitija komunikacija sa zaposlenicima, klijentima, ali i dioničarima (54%)

● povećana suradnja među timovima (51%) i

● agilnije poslovanje (46%).

Ono što zabrinjava jest to što čak i u tim naprednim zemljama postoji značajan postotak tvrtki koje ne vrednuju niti koriste podatke odnosno poslovnu inteligenciju (a kakva je onda tek situacija kod nas?). Samo 39% tvrtki koje nemaju nikakav sustav za poslovnu inteligenciju prepoznaje da je poslovno izvještavanje zaista ključna prednost (i općenito, a pogotovo u kriznim vremenima). I sve to usprkos tome što je pandemija dodatno potvrdila ulogu i važnost podataka danas u društvu, i usprkos tome što se već nalazimo u eri sveprisutnosti analitike.

bi, poslovna inteligencija, poslovno izvještavanje

       U idućoj će godini uporaba podataka i BI-a tvrtke još više razdvojiti. Poslovna inteligencija i poslovno izvještavanje nisu više nešto što je lijepo imati, već je nešto što je nužno za tvrtke!

Od sada gradimo poslovnu otpornost pomoću analitike podataka

Kad posao ide dobro, lako je previdjeti koliko podataka vaša tvrtka prikuplja. Još je lakše zanemariti održavanje vašeg BI okvira koji dragocjene podatke pretvara u mogućnosti i smjerove razvoja.

Uz neravnomjeran oporavak i prevladavajuću nesigurnost u cijeloj regiji (ako ne i cijeloj planeti) važnije je nego ikada izgraditi operativnu otpornost i poslovnu okretnost uvidom u podatke i poslovnu inteligenciju. Za rukovoditelje koji se brinu što još uvijek nisu uspostavili sustav koji se temelji na podacima, nikad nije kasno za to – a najbolje vrijeme za djelovanje je upravo sada! A najbolje  je vrijeme i za Hivergen BI.

 

Hivergen BI je razvijeno rješenje od tvrtke INPRO d.o.o. i uz postojeći DMS, GOV i BPM čini jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki. Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi i brzini.

Hivergen BI je razvijen na način da se spaja na već postojeće baze podataka (npr. ERP, računovodstveni program ili stroj u proizvodnji), a cilj je omogućiti krajnjim korisnicima dolazak do izvještaja doslovno samo jednim klikom. Na taj način je ostvariva pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije koja štedi vrijeme i novac.

Dubinske analize podataka kao i grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija dostupne su kada su potrebne i daju cjelokupan pregled poslovanja. Pomoću procedura podaci se preko noći kopiraju i oblikuju u posebnoj bazi (DWH) tako da se ne opterećuju postojeći transakcijski sustavi (ERP).

bi, poslovna inteligencija, poslovno izvještavanje

Primjeri izvještaja naših korisnika:

  • analiza prodaje i usporedba po mjesecima, analiza prodaje po regijama,
  • analiza prodaje po godinama i kvartalima, analiza planirano/ostvareno
  • analiza prodaje po partnerima, analiza prodaje po proizvodima, analiza prodaje po grupama proizvoda
  • analiza nesukladnosti, analiza nabavnih i prodajnih cijena, kontrola i analiza radnih naloga i sl.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

sistem za upravljanje dokumentima, dms

       Svaka uspješna tvrtka ima neki oblik digitalnog upravljanja dokumentima. To ne čudi jer bolje upravljanje dokumentima može poboljšati produktivnost, smanjiti pogreške i omogućiti bolju suradnju u timu. Ovog puta pomoći ćemo vam detaljno raščlaniti te prednosti i razjasniti zašto tvrtke trebaju razmisliti o tome da nabave bolji sistem za upravljanje dokumentima (DMS – Document Management System) koji će im pomoći u njihovom poslovanju.

Što je sistem za upravljanje dokumentima?

Suvremeni sustav za upravljanje dokumentima pohranjuje datoteke digitalno na način koji je dostupan i prilagodljiv. Na primjer, timovi ili zaposlenici mogu dobiti pristup određenim datotekama za suradnju. Što je najvažnije, dokumenti se pohranjuju centralno i dostupni su na zahtjev po potrebi. Nema više pretraživanja papirnatih datoteka ili rada sa zastarjelim materijalima. Može se pratiti povijest izmjena na datotekama, te se mogu vidjeti prijašnje verzije datoteka kao i vrijeme nastanka i autor. Jednostavno rečeno, sistem za upravljanje dokumentima uklanja pogreške i frustracije koji dolaze s papirom ili lokalnom pohranom.

Ovo je 5 glavnih prednosti koje nudi kvalitetan sistem za upravljanje dokumentima:

1. Bolja suradnja zaposlenika
Mnoge tvrtke zahtijevaju nekoliko različitih timova za rad na jednom projektu ili workflowu. U situaciji prodaje, primjerice, moguće je da postoji prodajno osoblje koje naloge za potraživanja od kupaca šalje na odobrenje (moguće i na više razina), koji pak potvrdu šalju natrag prodajnom timu. Usput, više parova ruku može “dodirnuti” ovaj projekt. Ova vrsta suradnje može biti notorno neučinkovita zbog loših metoda dijeljenja. E-adrese se krivo unose, poruke se zanemaruju, a komunikacija zaboravlja. Na kraju, više od 15% vremena zaposlenika troši se na lošu komunikaciju.
Pomoću sustava za upravljanje dokumentima zaposlenici znaju gdje su dokumenti pohranjeni, mogu pristupiti najnovijoj verziji dokumenta i učinkovito surađivati. To dramatično smanjuje mogućnost pojave pogrešaka i čak može poboljšati moral zaposlenika.

2. Potraga je gotova
Koliko se vremena gubi u potrazi za pravim dokumentom? Čak i kad je dokument pronađen, jeste li sigurni da gledate njegovu najnoviju verziju? Između pohrane papira i lokalne pohrane na računalima (i drugim uređajima) zaposlenika koji možda ne komuniciraju takve informacije redovito, traženje pravog dokumenta može oduzimati dragocjeno vrijeme i može dovesti do fatalnih grešaka.
Uz sustav za upravljanje dokumentima, organizacija dokumenata jedan je od najvećih “pluseva”. Svi znaju gdje mogu tražiti dokumente i mogu biti sigurni da su dokumenti koje pronađu ažurirani. Osim toga, ovim dokumentima se može pristupiti s bilo koje lokacije – nema više potrebe za posjetom u ured kako biste pristupili važnom dokumentu.

sistem za upravljanje dokumentima, dms

3. Bolja analiza workflowa (tijeka rada)

       Uz sustav upravljanja dokumentima, analiza workflowa postaje mnogo lakša i usmjerenija. Gdje se javljaju neučinkovitosti i kako se mogu popraviti? Bolji podaci i mogućnost brzog prilagođavanja na temelju potreba jedna je od glavnih prednosti sustava za upravljanje dokumentima. Zaposlenici troše gotovo pola dana na zadatke koji nisu povezani s njihovim primarnim dužnostima. Stvari, poput pretraživanja dokumenata i prenošenja ažurnih dokumenata drugim zaposlenicima, mogu se poboljšati ili ukloniti učinkovitim DMS sustavom.

       Međutim, vrlo je izazovno analizirati i poboljšati tijek rada ako nemate uvjete za to. Digitalnim tijekovima rada i upravljanjem dokumentima uska grla u workflowu mogu se brzo prepoznati i otkloniti.

4. Oslobodite zaposlenike

       Postojalo je vrijeme kada je bilo neophodno biti u blizini printera ili skenera. No, to je stvarnost poslovanja nekih prošlih godina. S digitalnim upravljanjem dokumentima to više nije uvjet za obavljanje posla. Sada, umjesto da budu priključeni na najbliži pisač, zaposlenici mogu pristupiti dokumentima gdje god se nalazili na bilo kojem uređaju koji koriste. Danas su laptopovi (a i pametni telefoni i tableti) postali popularni poslovni alati, a uz DMS sustav dokumenti idu kamo god krenu zaposlenici.

5. Smanjeni troškovi

       Naravno, sve što može uštedjeti koju kunu – velika je prednost za svako poslovanje. Pomoću sustava za upravljanje dokumentima tvrtke mogu značajno smanjiti ili čak eliminirati svoju potrebu za papirima. Manje novca koji se troši na papirnate proizvode, znači i manje novca na održavanje pisača i manje novca na dodatne potrepštine poput tonera. A tu je i pozitivan učinak na okoliš. Manje papirnog otpada znači manje zagađenja okoliša i olakšava postizanje ekoloških inicijativa. Troškovi se smanjuju i time što se smanjuje neefikasno trošenje vremena radnika (o čemu smo prije pisali), a sve to čini DMS sustave veoma poželjnima.

Kako DMS sustav može pomoći vama?

       Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!

sistem za upravljanje dokumentima, dms

      Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

automatizacija workflowa, tijek rada, automatizacija, workflow

Koliko god već svi bili zasićeni pričama o koroni, činjenica je da je smrtonosna pandemija prisilila tvrtke širom svijeta na balansiranje kako bi osigurali zdravlje i sigurnost svojih zaposlenika, a istovremeno nastavili s radom. Za velik dio tvrtki COVID-19 otkrio je velike neučinkovitosti kada je u pitanju workflow (tijek rada) koje bi automatizacija relativno lako mogla ublažiti. Upravo zato, automatizacija workflowa,  odnosno sustava za upravljanje poslovnim procesima, mogla bi biti strateška inicijativa za većinu tvrtki koja će im pomoći proširiti mogućnosti i odraditi cijeli poslovni proces te poboljšati poslovanje.

Što je uopće automatizacija workflowa i kako može koristiti vašem poslovanju?

Automatizacija tijeka rada način je za integriranje i automatizaciju svakodnevnih poslovnih procesa, odnosno izvršavanje dnevnih zadataka i procesa u skladu s poslovnim pravilima. Automatizacija workflowa pomaže tvrtkama da uklone sve “ručne” korake i automatiziraju zadatke u cjelovit proces. Tijek rada možete automatizirati kako biste povećali učinkovitost i preciznost u svojim poslovnim aktivnostima. Evo u čemu vam može pomoći automatizacija workflowa:

  • Produktivnost
  • Učinkovitost
  • Zadovoljstvo na poslu
  • Točnost
  • Odgovornost

Ovo je nekoliko glavnih prednosti uvođenja automatizacije tijeka rada u svaki odjel vašeg poslovanja:

  • Uklanja papirologiju
  • Poboljšava vidljivost tijeka rada i poslovnih procesa
  • Povećava produktivnost
  • Poboljšava učinkovitost
  • Bolje upravljanje radnim opterećenjem
  • Pojednostavljuje upravljanje dokumentima
  • Integrira podatke sa drugim IT sustavima
  • Obavlja analitiku procesa u stvarnom vremenu
  • Poboljšava komunikaciju
  • Nameće značajne KPI-je
  • Generira podatke iz stvarnog svijeta za poboljšanje procesa
  • Povećava sigurnost podataka
  • Smanjuje pogreške
  • Bolja služba za korisnike
  • Povećava angažman kupaca
  • Generalno poboljšati poslovanje

Potreban je dobar softver za automatizaciju kako biste sve ove aktivnosti obavljali učinkovito. Mi bismo vam preporučili Hivergen. Kasnije ćemo ući u detalje tog sustava, no prvo provjerimo kako implementirati automatizaciju tijeka rada u svoje poslovanje.

automatizacija workflowa, tijek rada, automatizacija, workflow, poboljšati poslovanje

Kako implementirati automatizaciju workflowa?

Učinkovit postupak automatizacije tijeka rada započinje s jasnim poslovnim ciljem i završava evaluacijom procesa. Ovo je 5 ključnih koraka koji će vam pomoći da provedete učinkovit plan automatizacije tijeka rada.

  1. Prepoznajte ponavljajuće zadatke
    Za dobro poslovanje potrebno je duboko razumijevanje svog poslovanja i bolje razumijevanje poslovnih tokova kako biste shvatili gdje i što treba poboljšati. Ako mislite da vaš workflow treba neku vrstu poboljšanja, bilo da je to posljedica ljudskih pogrešaka ili ponavljajućih zadataka, morate razmotriti automatizaciju tih procesa.
  2. Definirajte poslovne ciljeve
    Nakon što shvatite probleme, možete definirati svoje poslovne ciljeve gdje svoj trenutni ručni workflow možete koristiti kao standardni cilj. Ciljevi bi vam trebali biti smanjenje radnog opterećenja, poboljšanje komunikacije, optimizacija resursa za bolju produktivnost i još mnogo toga.
  3. Pronađite najprikladniji sustav za automatizaciju
    Sljedeći korak trebao bi biti pronalazak najboljeg sustava za automatizaciju koji odgovara vašim poslovnim potrebama. Softver koji odaberete ne mora biti samo fleksibilan i isplativ, već mora biti sposoban za obradu mjernih podataka o sigurnosti podataka.
  4. Obučite svoje zaposlenike
    Kako će vaš sustav za automatizaciju biti nov i vama i vašim zaposlenicima, potrebna je edukacija zaposlenike kako se prilagoditi promjenama u upravljanju i te kako uopće taj specifični softver za smanjenje radnog opterećenja.
  5. Izmjerite KPI, analizirajte i poboljšajte poslovanje
    Uzmite povratne informacije svojih poslovnih korisnika o postupku automatizacije na temelju njihove upotrebe. Tada možete prijeći na sljedeći i posljednji korak mjerenja ključnih pokazatelja uspješnosti i poboljšati svoj workflow. Stalna provjera KPI-a pomaže vam u pronalaženju “uskih grla” i daje vam do znanja područja poboljšanja.

Sustav za automatizaciju tijeka rada koji vam najbolje odgovara

Morate koristiti softver za automatizaciju kako biste u svoje poslovanje implementirali tehnologiju automatizacije tijeka rada. Ovaj sustav vam pomaže stvoriti konačnu strukturu za upravljanje poslovnim procesima koji teku, od jednog zaposlenika do drugog, do nadređenih i natrag.

Upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati tijek rada i poslovne proese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.

Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skenirane slike dokumenta dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, posao od kuće

Kraj korona pandemije još ne nazire, a ova sitna ublažavanja donešenih mjera ne mijenjaju puno trenutno stanje… Tako mnogi od nas i dalje nastavljaju raditi od kuće. Otkako se COVID-19 pojavio, postotak poduzeća koja prakticiraju rad na daljinu drastično je narastao. Gartner je proveo istraživanje koje je pokazalo da je 88% poslovnih organizacija širom svijeta odobrilo svim svojim zaposlenicima rad od kuće. Drugo istraživanje Buffer-a pokazuje da bi čak 98% udaljenih radnika željelo i dalje nastaviti raditi od kuće.

Međutim rad na daljinu nije uvijek jednostavan… Kada je u pitanju produktivnost, osim ometanja od obitelji i nedostatka koncentracije, problemi su i nedovoljno kontakta licem u lice, nedostatak informacija zbog premalo komunikacije i loši alati za rad i održavanje angažiranosti oko posla.

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

 

No, rješenja ima! Ovo je…

5 savjeta za upravljanje zaposlenicima kada tvrtka prakticira rad na daljinu

Savjet br. 1: Komunicirajte često

Ključ rada na daljinu je otvorena i transparentna komunikacija između zaposlenika i njihovih menadžera/rukovoditelja. U tvrtkama koje nemaju iskustva s radnicima na daljinu, menadžeri će se možda morati naučiti na virtualno upravljanje svojim zaposlenicima. Nadalje, tvrtka možda neće imati set alata spremnih za rad na daljinu, niti iskustvo potrebno za njihovu upotrebu (tu vam možemo pomoći – pogledajte na dno newslettera!).

Prvi zadatak je uspostaviti strukturirane komunikacijske kanale, počevši od svakodnevnih prijava. Te prijave mogu imati oblik kraćih dnevnih sastanaka tima ili pojedinačnih interakcija, što god bolje odgovara trenutnim potrebama vašeg radnog procesa.

Nužno je ove “sastanke” učiniti predvidljivima i stalnima kako bi zaposlenici mogli biti sigurni da će ih netko saslušati ako imaju problem ili da će im se pomoći riješiti moguća goruća pitanja. Pobrinite se da vaši zaposlenici točno znaju koja je njihova uloga, te kako i u kojem roku moraju obaviti svoj posao. Učite na primjeru velikih poslovnih giganata, poput Dellovih HR službi, koji govore kako nije važno gdje njihovi zaposlenici rade, sve dok posao obavljaju s rezultatima koje tvrtka želi.

Savjet br. 2: Pobrinite se da rade unutar normalnog radnog vremena

Također, trebali biste definirati kada se događa komunikacija vezana za posao i samo obavljanje posla. S neprekidnom komunikacijom i loše raspoređenim vremenom može se dogoditi da radnici rade i puno više od normalnog radnog vremena.

Kod kuće radnici jače osjećaju pritisak dokazivati se (primjerice da odmah izvrše zadatak o kojem su informirani) – a to može dovesti do toga da na kraju rade 50-60 sati tjedno, kao i do stvaranja nekih nezdravih navika, poput preskakanja potrebnih pauza (pa “pregore”), odbijanja odlaska iz kuće ili obavljanja bilo čega drugoga osim posla tijekom cijelog dana. Vaši se zaposlenici ne smiju osjećati kao da su cijelo vrijeme na poslu, pa je važno da ih ne kontaktirate izvan radnog vremena i tijekom vikenda, osim u hitnim slučajevima, što bi također trebalo biti točno definirano.

Savjet br. 3: Potaknite socijalnu interakciju

Jedan od presudnih koraka za angažiranje vaših zaposlenika je strukturiranje načina za neformalnu socijalnu interakciju između njih. Takva komunikacija može smanjiti osjećaj socijalne izoliranosti i ojačati osjećaj pripadnosti organizaciji.

Jedan od najjednostavnijih načina je započeti sastanke svog tima neformalnim razgovorom dok se okupljate. Također možete biti kreativniji što se tiče neformalne komunikacije i organizirati “online” uredsku zabavu ili virtualna druženja, što god vam se učini prikladnim.

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

Savjet br. 4: Pripazite na znakove stresa

Možda znate prepoznati znakova stresa na redovnom radnom mjestu (recimo, vaši će zaposlenici češće biti odsutni s posla, ponašati se neobično i njihova će se produktivnost smanjivati…), međutim kada ne vidite svoje zaposlenike, mnogi znakovi stresa ili preforsiranja mogu proći nezapaženo.

U kriznim vremenima, pogotovo s tako neočekivanom promjenom kao što je ova pandemija, radnici se mogu početi osjećati krivima ili zabrinutima jer rade od kuće i još uvijek ne postižu razinu uspješnosti obavljanja svog posla kao što je kada se nalaze u uredu među kolegama. Obratite pozornost na njihovo ponašanje i način komunikacije, te zajedno riješite moguće stresne situacije.

Savjet br. 5: Koristite prave alate

Kako biste omogućili transparentan i nesmetan protok komunikacije i učinkovito upravljali svojim udaljenim zaposlenicima, morate imati pravu tehnologiju. Većina zaposlenika dobro poznaje upotrebu e-pošte, Skypea i raznih drugih opcija za tele ili video konferencije. Čak i ako zaposlenici do sad ove alate nisu koristili u profesionalne svrhe, neće im biti preteško prilagoditi se cyber radnom mjestu i zajedničkim alatima koji su korisni za rad na daljinu.

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Međutim ovi alati su tek mali dio cijele priče. Jedan od najvećih problema je nepostojeći ili loš sustav koji povezuje sve aspekte vaše tvrtke (poslovnu dokumentaciju, ulazne i izlazne račune, radne naloge i sve ostalo…).

Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

 

rad na daljinu, raditi na daljinu, rad od kuće, posao od kuće

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.