erp, dms

ERP i DMS sinergija pomoći će da informacije lakše (i točnije) teku kroz vašu tvrtku, a to znači značajne uštede i veću produktivnost!

Integriranje DMS-a – softvera za upravljanje dokumentima s vašim ERP-om, CRM-om, računovodstvenim i ostalim sličnim sustavima jednostavno ima smisla. Dijeljenje informacija između sustava (ERP i DMS) značajno pojednostavljuje posao vašim zaposlenicima (izbjegava se dupli posao uklanjanjem dvostrukih unosa podataka), a osim toga integracija pojednostavljuje način protoka podataka kroz vašu tvrtku osiguravajući suradnju i međusobno razumijevanje između odjela. To rezultira povećanom produktivnošću i značajnom uštedom troškova.

U današnje vrijeme kad je konkurencija oštrija nego ikada, a i općenito poslovanje sve teže – cilj svakog poduzeća je istaknuti se uslugama ili proizvodima koje nude, a osiguravanje sustavnog radnog okruženja najučinkovitiji je način za to. Ako ova dva rješenja koristite zajedno, to će vam pomoći da uspostavite čvrstu vezu između događaja transakcije i izvornih dokumenata. Budući da su detalji transakcija zabilježeni u tim dokumentima, neophodno je voditi evidenciju svih tih dokumenata. U stvari, ako zajednički koristite ERP i DMS puno ćete lakše riješiti bilo kakve probleme povezane s proizvodima.

Bez sumnje, teško je napamet se prisjetiti pojedinih opisa proizvoda, ali ponekad su ti podaci presudni za utvrđivanje prisutnosti tvrtke kao i usklađenosti s industrijom i propisima. ERP rješenje koje je integrirano s DMS softverom za upravljanje dokumentima omogućuje vlasnicima tvrtki da se lako nose s kompliciranim situacijama. Ne samo da vam pomaže da istog trena kupcima date informaciju koju traže, već vam omogućuje i neposrednu komunikaciju s proizvođačima i trgovcima. Također pomaže ubrzati postupak testiranja, popravka, povrata, uništavanja ili zamjena.

erp

    Ako niste točno sigurni zašto biste ERP-u koji imate trebali pridružiti DMS sustav – uzmite u obzir ove razloge…

  • Sigurni privitci – kada koristite softver za upravljanje dokumentima s ERP rješenjem, on vam omogućuje da sve privitke sačuvate na sigurniji način. Svi se privici povezuju sa središnjim spremištem. To pomaže u sigurnom arhiviranju svih dokumenata, a također ih čini dostupnima svim korisnicima. Dokumenti koje arhivirate u spremištu ne mogu se izbrisati ili prebrisati. To osigurava da će svi dodaci/privitci ostati apsolutno sigurni. U slučaju da postoji nova verzija, oni automatski dobivaju novi broj revizije.
  • Automatizirano arhiviranje dokumenata – Jedna od ključnih prednosti korištenja integriranog ERP i DMS rješenja je da će se svi dokumenti koje generirate putem ERP-a automatski arhivirati u arhivu DMS-a. Dokumenti koji se obično generiraju skupno, poput izvoda i računa kupca, pojedinačno se raščlanjuju i arhiviraju u skladu s tim. Sve arhivirane kopije dokumenata povezuju se s relevantnim poslovnim partnerima ili kupcima. To osigurava lak pristup svim zapisima.
  • Brz i lak pristup svim dokumentima – Jednom kada arhivirate dokument, svaki korisnik/zaposlenik kojem je dopuštena određena razina pristupa (sami određujete tko će imati pristup kojim dokumentima) može mu pristupiti jednostavno uz nekoliko klikova miša. To osigurava da se netko ne mora oslanjati na nekoga drugog kako bi pristupio određenom dokumentu.
  • Automatizirani dokumenti e-poštom – svi izlazni zapisi ili dokumenti koji se generiraju putem integriranog rješenja mogu se istodobno ispisati ili poslati e-poštom i arhivirati. Bez obzira radi li se o računu, izjavi ili doznaci, možete sve dokumente obraditi zajedno i sve dokumente možete poslati na odgovarajuće adrese e-pošte.

To su samo neke od ključnih prednosti integriranja softvera za upravljanje dokumentima u rješenje za planiranje resursa u poduzeću…

Kako DMS sustav može pomoći VAMA?

       Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!

       Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN– je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

automatizacija

Povećajte učinkovitost poslovanja i financijskog upravljanja – u tome će pomoći automatizacija ulaznih računa. Uspješni biznisi moraju pravodobno upravljati podacima i precizno obrađivati ulazne račune. Ovo održava pozitivan tijek poslovanja kao i uspješne odnose s dobavljačima.

     Koliko smo samo puta čuli da je vrijeme novac? To zaista je tako, a automatizacija raznih procesa, pa tako i obrade (upravljanja i odobravanja) ulaznih računa može učiniti veliku razliku u poslovanju neke tvrtke.

Brojne transakcije, od kojih se mnoge još uvijek temelje na papirnatim računima ili elektroničkim putem preko PDF-ova – povećavaju administrativne troškove, usporavaju postupak plaćanja i nepotrebno troše vrijeme vaših zaposlenika. “Ručni” oblik poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima.

     Koje je rješenje? Automatizacija usklađivanja i odobravanja ulaznih računa donosi značajne uštede. No, neke se tvrtke svejedno ne odlučuju na to. Zašto? Odgovor je povezan s nizom mitova i zabluda vezanih uz automatizaciju.

5 mitova koje treba razotkriti

Mit br. 1: Automatizacija zapravo nije učinkovitija

Razmotrite neučinkovitost koja proizlazi iz toga što su neke tvrtke vezane za neautomatizirani proces koji se oslanja na papire:

  • Istraživanje Aberdeen grupe iz 2010. godine otkrilo je da obrada jedne fakture može potrajati od 3,5 do 2,3 dana. (Industrijski prosjek za 50% tvrtki je 14,2 dana za obradu jedne fakture.)
  • Troškovi obrade godišnje mogu se kretati od 35 do 160 kn za samo jednu fakturu

To uključuje troškove povezane s ručnom obradom, prijenosom računa između pojedinaca i odjela, obradom izuzetaka, kašnjenjima, neuspjelim revizijama, duplikatima računa i zakašnjelim plaćanjima…

Suprotno tome, učinkovitost koja se postiže automatizacijom je u najmanju ruku zapanjujuća. To uključuje:

  • 90-95% smanjenja rada s fizičkim papirima
  • 25% poboljšanje produktivnosti rada

Čak i uz izuzetno kvalitetne radnike za unos podataka i obradu računa, u prosjeku je moguće ručno obrađivati 1.000 računa mjesečno po zaposleniku. Suprotno tome, automatizirana obrada računa povećava taj broj na 6 000-8 000 računa mjesečno.

Zaključak: Automatizacija ne samo da donosi značajnu učinkovitost, već omogućava i prostor za poslovni rast, a zadržavajući postojeću razinu zaposlenih. Drugim riječima, s manje možete učiniti više.

automatizacija, ulaznih računa

Mit 2: Izgubili bismo kontrolu nad našim procesima

Automatizacija zapravo daje veću kontrolu i veću vidljivost procesa. Poslovna pravila automatiziraju usmjeravanje, podudaranje i cirkulaciju ulaznih računa i prilagođena su specifičnim potrebama vaše tvrtke. Ako ne morate obrađivati svaku transakciju pojedinačno, znači da ćete imati vremena usredotočiti se na važnije stvari. Automatizacija štedi radno vrijeme zaposlenicima jer pregledavaju i obrađuju samo one račune koji ne prolaze kroz unaprijed utvrđena pravila sustava.

Automatizacija postupka također bilježi dokument i metapodatke na mjestu primitka fakture – tako da imate potpunu vidljivost procesa. Nema više zagubljenih računa. Računovodstvo sada ima realni prikaz svojih nepodmirenih obveza u bilo kojem trenutku.

Zaključak: Automatizacija rezultira većom, ne manjom, kontrolom nad vašim internim procesom obrade i plaćanja računa.

Mit 3: Premali smo za automatizaciju

Softveri za automatizaciju lako se prilagođuju različitim potrebama. Svaka tvrtka sa zaposlenicima, čak i ako ih je samo nekoliko, osjetit će značajnu korist automatizacije. Kao što smo već objasnili, automatizacija omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na druge strateške aktivnosti, poput nabave, upravljanja troškovima i upravljanje dobavljačima.

Zaključak: Nikad niste premali da biste uštedjeli novac!

Mit 4: Preveliki smo za automatizaciju

Ako mali mogu uštedjeti na novcu i vremenu, onda to definitivno mogu učiniti velike tvrtke! Automatizacija pomoću sustava za upravljanje dokumentima i ulazni računima može podnijeti velike količine transakcija. U stvari, to je nužno, kako biste ostali u korak s modernim svijetom i svojom konkurencijom!

Zaključak: Što je vaše poduzeće veće, to ima više smisla tražiti automatizaciju jer imate i veće količine transakcija.

Prednosti inteligentne obrade ulaznih računa

Svaka tvrtka može iskoristiti moć digitalizacije i automatizacije obrade ulaznih računa. Hivergen, rješenje za obradu računa, smanjuje pogreške i daje vam veću transparentnost, pomaže da ste uvijek usklađeni s aktualnim zakonskim propisima te štedi i vrijeme zaposlenika, ali i novac.

automatizacija, ulaznih računa

Dakle, ako tražite rješenje koje će vam olakšati i poboljšati poslovanje, uštedjeti novac, vrijeme i poboljšati moral zaposlenika te zadovoljstvo klijenata – kontaktirajte nas!

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂

digitalizacija poslovanja

 

Nema nikakve sumnje da digitalizacija poslovanja sve više napreduje, te da je to nešto bez čega moderne tvrtke više ne mogu (osobito ako mi kao država želimo biti dio poslovne EU).

Većina tvrtki želi postati digitalna, ali još uvijek se bori s postupkom implementacije. Prema istraživanju Bitkoma, njemačkog udruženja za razvoj digitalne ekonomije, samo 19% malih i srednjih poduzeća ima odgovarajući softver za digitalizaciju svog uredskog rada. Za veća poduzeća ta je brojka nešto veća, no nije idealna. A ako je takva situacija u Njemačkoj, onda znamo da je kod nas situacija još lošija.

Imati pravi softver postavlja temelje za digitalne poslovne procese koji su ključ napretka u modernom društvu. To ne čudi jer prijašnje “fizičke” informacije i dokumenti sada moraju biti dostupni elektroničkim putem, a radni koraci moraju se provoditi digitalno putem računala. Za to je najvažniji sustav upravljanja dokumentima ili skraćeno – DMS.

U početku se prijelazak na digitalno poslovanje može činiti pomalo zastrašujuć, naporan i dugotrajan (pogotovo ako imate puno procesa u tvrtki koji moraju postati elektronički). Zbog toga smo sastavili četiri vrijedna savjeta koji će pomoći olakšati prijelazak…

digitalizacija poslovanja, dms,upravljanje dokumentima

  Krenite postepeno

Preporučujemo uvođenje DMS-a korak po korak. Prvo ga koristite za manje rutinske procese dok ne steknete iskustvo, npr. urudžbiranje i za ulazne račune. To će omogućiti zaposlenicima da se priviknu na novi način rada. Čim se upoznaju sa softverom, možete ga proširiti i na druge procese.

Bolje se upoznajte s procesima i optimizirajte ih

Općenito, procese ćete moći učinkovito digitalizirati samo ako poznajete sve korake rada, sučelja i sudionike. Osim toga treba napomenuti da će procesi koji se ne izvode optimalno u “analognom” formatu također uzrokovati probleme u digitalnom formatu. Iz tog razloga, presudno je da prvo kritički pogledate sve prethodne poslovne procese i odredite trenutni status. Tek tada ih se može početi optimizirati i elektronički mapirati.

Uključite zaposlenike već u ranijim fazama

Vaši zaposlenici često najbolje znaju što funkcionira u svakodnevnom workflowu (tijeku rada) i gdje su mogući problemi. Stoga biste ih trebali uključiti u redizajn digitalnih procesa što je ranije moguće. Osim toga, ako im dozvolite da u određenoj mjeri sudjeluju u implementaciji, vjerojatnije će bolje prihvatiti nove alate i metode rada.

DMS je rješenje za cijelu tvrtku

Digitalizacijom se često ne kontrolira iz sale za sastanke. Pojedini odjeli primjenjuju izolirana rješenja koja pomažu tom točno određenom području, ali ne donose korist cijeloj tvrtki. U DMS-u su procesi međuresorni (i veoma se lako može odrediti koji dokumenti idu u koji odjel, te tko sve ima pristup tim dokumentima). Na primjer, računi prolaze kroz odjele za nabavu, kontrolu i računovodstvo. Upravo zato potrebno vam je rješenje koje funkcionira za sve i lako se povezuje s vodećim ERP sustavima.

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

 

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

sigurnost dokumenata

U današnje vrijeme, kako bi tvrtka ostala konkurentna i uskladila se s regulatornim okvirom koji se neprestano mijenja i razvija, ključno je da poslovni procesi budu što učinkovitiji. Najbolja solucija za to je sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji pomaže učiniti radna mjesta i workflowove (tijekove rada) pametnima, sigurnima i produktivnima, ali i osigurava sigurnost dokumenata.

Vaša je tvrtka možda već počela prihvaćati digitalne alate i smanjivati svoje oslanjanje na papir, što je sjajna vijest.

Međutim, možda vam treba dodatna pomoć (ili zamjena postojećeg DMS sustava) ako:

Sigurnost dokumenata nije zagarantirana

Nesigurna pohrana (i fizičkih i digitalnih datoteka) stvara nepotreban rizik u mnogim tvrtkama. Kad su u pitanju papirnati dokumenti problematika je prilično jasna – takve dokumente neovlašteno osoblje s lakoćom može ukloniti iz ormara za knjige, sa stolova ili iz ladica printera. Mogućnost gubitka ili krađe je očita. A gdje su tek stvarni nesretni slučajevi poput požara ili poplave.

Često se misli da digitalni dokumenti automatski znače veću sigurnost, ali to nije uvijek slučaj. Digitalne datoteke ponekad mogu biti jednako ranjive kao i papirnati dokumenti ako se prate loši procesi. Pohranjivanje digitalnih dokumenata na samostalnom računalu, a ne na sigurnom sustavu za upravljanje dokumentima, znači da su mnogo pristupačniji slučajnom ili namjernom gubitku ili brisanju. Nešifrirane digitalne datoteke u prijenosu i pohrani imaju isti problem.

Sve datoteke dostupne su svima na uvid

Ako su svi vaši podaci i dokumenti na digitalnoj mreži dostupni bilo kojem zaposleniku, to su veće šanse da će osjetljivi podaci pasti u pogrešne ruke – sigurnost dokumenata je ugrožena.

Postavljanjem različitih razina pristupa dokumentima, koje su određene titulom ili odjelom, možete točno odrediti tko može otvarati, uređivati, distribuirati i obrađivati ​​ključne datoteke i podatke. To znači da će biti mnogo manja vjerojatnost da će doći do curenja podataka ili da će korisnici uređivati ​​i premještati datoteke kojima uopće ne bi trebali imati pristup (pa čak i ako je slučajno).

sigurnost dokumenata

Workflow dokumenata nije automatiziran

Tradicionalni načini bilježenja, pohranjivanja i usmjeravanja dokumenata su neučinkoviti. Kada zaposlenik mora ručno usmjeravati datoteke na neki umreženi uređaj, mapu e-pošte ili bilo koje drugo odredište, povećava se mogućnost ljudskih pogrešaka. A da ne spominjemo gubljenje vremena na ručni unos protokola usmjeravanja svaki put.

Automatizacija tijeka rada s dokumentima ne samo da štedi vrijeme, već smanjuje mogućnost ljudske pogreške. Mogu se postaviti različita unaprijed postavljena pravila za automatsku obradu i usmjeravanje određene datoteke na određeni način – kopirajte i pošaljite izravno na e-poštu, skenirajte u Wordov format, upotrijebite OCR tehnologiju za hvatanje rukopisnog teksta i pretvaranje u PDF…

Narušena sigurnost dokumenata znači gubljenje dokumenata

Bez unaprijed određenog sustava indeksiranja ili arhiviranja za vaše digitalne dokumente, podaci se lako mogu unijeti pogrešno. To čini postupak pretraživanja dugotrajnim i složenim. Gotovo 15% dokumenata izgubljeno je zbog loših metoda arhiviranja. Strukturirani pristup indeksiranju datoteka znači da će se dokumenti uvijek dosljedno imenovati, pravilno arhivirati i moći brzo dohvatiti.

Rad na daljinu nije moguć

Već smo puno puta pisali tome kako se vremena mijenjaju te kako će sve više tvrtki nastaviti s praksom barem djelomičnog rada od kuće (a i to će radnici sve više tražiti). Moderno radno mjesto je mobilno, s informacijama dostupnim s više mjesta, čak i iz više zemalja i vremenskih zona.

Moderni i inteligentni sustavi za upravljanje dokumentima udovoljavaju ovoj promjeni u radnom ponašanju, sa sigurnim platformama na koje se korisnici mogu prijaviti s bilo kojeg mjesta i u bilo kojem trenutku kako bi pristupili datotekama – to je samo jedan od načina da se osigura sigurnost dokumenata.

Dokumenti se često dupliciraju

S dupliciranim datotekama koje zagušavaju mrežu, zaposlenici nikada ne mogu biti sigurni koriste li najnoviju verziju dokumenata, a to otvara i mogućnost slanja pogrešnih informacija klijentima ili poslovnim partnerima.

Inteligentni protokoli indeksiranja i formatiranja kod DMS sustava omogućuju izradu dokumenata jednom, njihovo centralno pohranjivanje i lako dohvaćanje u nekoliko klikova.

sigurnost dokumenata, dokumenti, dms sustav

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

dms, dms sustav, upravljanje dokumentima

       2022. godina je na svom početku, a bilo da započinjete neki novi projekt ili se bavite starom idejom s obnovljenim fokusom, nova godina je izvrsno vrijeme da dobro razmislite o svojim ciljevima.  U poslu nije ništa drugačije. Početak nove godine idealno je vrijeme da preispitate svoje prioritete za naredno razdoblje. Dok to činite, trebali biste razmisliti o dodavanju jednog cilja u plan svoje tvrtke za 2022. – uvođenje ili zamjena elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (DMS).

Sustav za upravljanje dokumentima koristi se za pohranu i indeksiranje ključnih dokumenata organizacije. Ovaj proces olakšava organiziranje i dohvaćanje tih dokumenata kada su vam potrebni. Ali zašto je DMS sustav toliko važan? U nastavku je pet ključnih razloga zbog čega bi dodavanje upravljanja dokumentima trebalo biti na vrhu vašeg popisa novogodišnjih odluka.

Značajnije bolja sigurnost uz upravljanje dokumentima

Jedna od najvažnijih stvari kada se odlučite na prebacivanje tvrtkinih zapisa i datoteka u elektronički sustav upravljanja dokumentima je značajno poboljšana sigurnost – i to u svakom pogledu i kada je u pitanju nepažnja zaposlenika i prirodnih katastrofa poput požara. Pohrana vaših dokumenata elektroničkim putem onemogućuje zaposlenicima da slučajno bace ili unište važan dokument. S elektroničkim upravljanjem dokumentima možete biti bezbrižni da su dokumenti sigurni – i možete pratiti što se točno radilo s dokumentima i tko im je pristupao.

Brzo i jednostavno pronalaženje (i dohvaćanje) dokumenata

Često to vidimo: u nekoj tvrtki se troše sati pročešljavajući cjelokupnu dokumentaciju kako bi se locirao jedan ključni fajl. Cijeli taj proces ostavlja osjećaj kao da se pokušava pronaći igla u plastu sijena. A često postoje i ozbiljne posljedice poput novčane kazne ili tužbe ako se određeni dokument ne može pronaći…

Uz pravi sustav indeksiranja, pronalaženje dokumenta može potrajati samo nekoliko sekundi, a zaposlenici mogu daljinski pristupiti dokumentima koji su im potrebni, što je itekako važno u vrijeme korone kada mnogo radnika stalno, ili privremeno, radi od kuće.

dms, dms sustav, upravljanje dokumentima

Usklađenost sa svim propisima

Već smo rekli, sustav za upravljanje dokumentima pomaže pohraniti i organizirati dokumente na način koji ih čini lakim za pronalaženje, bez straha da će se oni zagubiti. DMS sustav će vam pomoći i da ne morate više sami voditi brigu o usklađenosti s brojnim zakonima i propisima,

Zahtjevi usklađenosti za mnoge poslovne dokumente mogu biti složeni i zahtjevni; no DMS automatski sve prati za vas te automatizacijom ključnih dokumenata unutar propisanih zahtjeva može pomoći da izbjegnete novčane kazne, oduzete licence ili čak kaznenu odgovornost.

Poboljšana suradnja

Što učiniti kada dva ili više zaposlenika trebaju isti dokument u isto vrijeme? A što ako neki zaposlenik ne radi iz ureda već od kuće ili s poslovnog puta? Ili kada zaposlenik želi urediti dokument i dodati bilješke? Ovi zadaci uzrokuju glavobolje ako svoje datoteke pohranjujete u fizičkom obliku ili na računalu u obliku klasične datoteke. Te glavobolje nestaju s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima.

Skeniranje, indeksiranje i učitavanje datoteka u vaš sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da više zaposlenika dijele i uređuju dokumente u isto vrijeme. Ovaj jednostavan pristup poboljšava suradnju u stvarnom vremenu između vaših zaposlenika i ima pozitivan učinak na ukupnu uredsku produktivnost.

Upravljanje dokumentima i štedi vrijeme

Ako vaša tvrtka još uvije koristi “fizički” način pohranjivanja dokumenata – sati i sati se mogu trošiti na pretraživanje dokumenata, a to bi se vrijeme moglo potrošiti na druga, hitnija poslovna pitanja. DMS automatizira mnoge aspekte upravljanja dokumentima, i olakšava pronalazak dokumenata, a to znači i značajnu uštedu vremena (a i samim time novca).

dms, upravljanje dokumentima

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

 

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

 

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje tijek radnih procesa i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranom papirne dokumentacije
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

inspekcija, dms

Bez održivog rješenja za upravljanje dokumentima, vaša bi tvrtka mogla biti izložena riziku ako vam inspekcija “bane” na vrata

 

Svaki vlasnik i menadžer u tvrtki dobro zna koliko je stresno kada u tvrtku stignu inspekcija (svejedno je li financijska, porezna ili nešto drugo..).

Kada će stići inspekcija nema pravila, no one tvrtke koje se s njima susreću dobro razumiju moguće neugodnosti koje inspekcije izazivaju, a najviše glavobolja zasigurno zadaje ogromna količina dokumentacije koje zahtijevaju.

Oni često trebaju pristup mnoštvu podataka o tvrtki kako bi osigurali da su vaše prakse u skladu s propisima. To može uključivati ​​informacije kao što su plaće i drugi podaci o zaposlenicima, financijski izvještaji vaše tvrtke i još mnogo toga. A…ako se dokumenti vašeg poduzeća ne pohranjuju učinkovito, revizija može postati izuzetno stresna i dugotrajna stvar.

U biti, može biti i još gore – ako se dokumentacija vaše tvrtke ne pohranjuje organizirano, riskirate da ona ne bude usklađena s popisima ili da je čak zagubite. Jesu li vaši dokumenti razbacani po lokalnim drive-ovima, mrežama unutar tvrtke, eksternim diskovima ili još uvijek u obliku papira u ormarima? Osim što će se potrošiti jako puno vremena na skupljanje dokumentacije, ne bi bilo ništa čudno da se ne može pronaći sve što je potrebno. A, ako određeni dokumenti nedostaju tijekom revizije ili nisu u skladu s propisima – vaša tvrtka bi se, kad bana neočekiva inspekcija, mogla suočiti s veoma visokim kaznama!

Nemojte zaboraviti na jednu banalnu stvar koja može biti i te kako neugodna. Vrlo često dokumentacija, osobito ona vezana uz putne naloge (znači isplata u gotovini), zna biti ispisana na termopapiru. Ovisno o načinu pohrane i kvaliteti termo papira, zapis s vremenom blijedi i vrlo često postane potpuno nevidljiv, što znači da ćete ispektoru pokazati prazni papir kao vjerodstojni dokument za isplatu gotovine! Dokumentu pohranjenom u DMS sustavu se to ne može dogoditi.

Kako sustav za upravljanje dokumentima pomaže pojednostaviti, zaštititi i organizirati se (i kad stigne inspekcija)

Umjesto da brinete o tome kada će vam stići inspekcija i pitate se jesu li vaši procesi u skladu sa zakonskim standardima, preduhitrite inspektore implementacijom pametnog, usklađenog sustava za upravljanje dokumentima. Evo pet načina na koje DMS sustav može poboljšati postupak inspekcije za vašu organizaciju:

     1. Poboljšan pristup potrebnoj dokumentaciji. Umjesto da se gužva po ormarićima s papirnatom dokumentacijom, ladicama stolova, pretincima e-pošte, različitim računalima i drugim mjestima na kojima bi se mogla pohraniti dokumentacija – sustav za upravljanje dokumentima pruža brz, siguran pristup dokumentima na jednom središnjem mjestu. Vrijeme pripreme za reviziju je minimalno – jer vi već sve imate digitalno pohranjeno na jednom mjestu, a svim dokumentima možete lako pristupiti (i veoma jednostavno ih pronaći s jednim klikom) bez straha da će nešto nestati

2. Puno veća sigurnost podataka. Sve dotle dok dobar dio svog poslovanja vodite na papirima ili digitalnim dokumentima po raznim datotekama i računalima – dotle niste u potpunosti zaštićeni. Sustav za upravljanje dokumentima omogućuje sigurno čuvanje dokumenata tamo gdje im mogu pristupiti samo ovlašteni korisnici.

    3. Ne narušava se produktivnost zaposlenika. Umjesto da troše dragocjeno vrijeme tražeći dokumentaciju za inspekciju, zaposlenici mogu nastaviti raditi tako da se ne gubi na produktivnosti.

     4. Trag tijeka rada (workflow) je jasno vidljiv. Dobar sustav za upravljanje dokumentima omogućuje uvid u tijek rada, tako da i inspektori po potrebi mogu vidjeti koji su korisnici pristupili informacijama, kada su izvršena ažuriranja dokumenata i druge pojedinosti o dokumentima u vašoj organizaciji.

5. Lako ažuriranje u skladu s promjenama propisa. Propisi i zakoni se stalno mijenjaju, a kada se promijene, u interesu vam je da se vaše poslovanje uskladi brzo i bez nepotrebnih gnjavaža. Učinkovita strategija upravljanja dokumentima omogućuje vašoj tvrtki da brzo ažurira i uskladi sve što je potrebno kada stigne inspekcija.

inspekcija, dms

Jeste li spremni za novi DMS sustav ili želite zamijeniti svoj trenutni DMS boljim sustavom?

     Inpro d.o.o., tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom, nudi napredan i efikasan sustav za upravljanje dokumentima koji smo nazvali HIVERGEN.

Sustav je modularan – može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana i osigurava da ste spremni ako vam u posjetu stignu inspekcije. Osim toga, jednostavan je za provedbu i lako se savladava, pristupačan je, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Ključne prednosti Hivergena:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

erp

ERP i CRM se koriste za upravljanje svakodnevnim operacijama na razne načine, ali oni ne upravljaju vašim stvarnim dokumentima. Čak i kada imate jedan od ovih sustava, i dalje će vam trebati način za upravljanje kritičnim podacima koji nisu iz baze podataka – tu je rješenje DMS sustav!

      ERP (enterprise resource planning – planiranje resursa u poduzeću) jedan je od sastavnih dijelova svakog poslovanja. Bez obzira radi li se o tvrtki malih razmjera ili velikoj organizaciji, planiranje resursa u poduzeću korisno je za svaku tvrtku. Čak i prije samo nekoliko godina, ERP je bio ograničen na velike tvrtke koje su imale robusnu infrastrukturu i niz internih tehničkih zaposlenika za instaliranje i održavanje sustava. Međutim, s tehnološkim napretkom, danas se i mala i srednja poduzeća mogu veoma lako odlučiti za ova rješenja.

Napredna ERP rješenja uklanjaju potrebu korištenja tradicionalnog softvera kada je u pitanju upravljanje inventarom i zalihama. To je jasno samo po sebi jer korištenje konvencionalnih alata i stare tehnike rada dovode ne samo do otežane produktivnosti, već i do gubitka vremena i resursa.

erp

       Važnost podataka presudna je za sva poduzeća i zbog toga im je važno osigurati sigurnu i sustavnu metodu za organizirano skladištenje i upravljanje podacima. Imajući to na umu, mnoga se poduzeća odlučuju i za sustave za upravljanje dokumentima (DMS). Ovo je posebna vrsta softvera koja vam omogućuje skeniranje različitih vrsta dokumenata i njihovo pohranjivanje na organiziran način, kao i efikasnu organizaciju dokumenata u već digitalnom obliku. Ako teško pratite sve što se zbiva u vašoj tvrtki, potrebno vam je središnje spremište za sve vitalne informacije vašeg poslovanja – a tu bi korištenje sustava za upravljanje dokumentima vjerojatno bi bilo najbolje moguće rješenje.

Korištenjem ovog softvera možete skenirati i papirnate datoteke i elektroničke dokumente i držati ih na jednom mjestu. To u velikoj mjeri eliminira mogućnost gubitka podataka ili pogrešne izmjene dokumenta. Štoviše, postaje lakše dijeliti datoteke s članovima vašeg tima pomoću DMS-a. Ne morate ispisivati i dijeliti ih među svojim zaposlenicima – samo stvorite dokument, prenesite ga u softver i podijelite s određenom skupinom zaposlenika koji bi ga trebali pregledati.

Jedna od najboljih značajka DMS-a je što također možete pratiti koje je promjene tko izvršio i kada. U slučaju ako mislite da su promjene u zapisima/dokumentima suvišne ili je potrebna bilo kakva korekcija, možete i vratiti originalnu verziju bez ikakvih gnjavaža. Još jedna sjajna značajka DMS-a je ta što podatke možete dohvatiti bez ikakvih problema. Sada ne trebate trošiti sate tražeći jedan dokument kroz mape. Samo upišite ključnu riječ ili naziv datoteke koju želite pronaći i ona će se automatski pojaviti u rezultatima pretraživanja.

dms

Pomoću DMS-a vaši zaposlenici mogu pregledati sve dokumente povezane s narudžbama dok komuniciraju, recimo, s kupcima putem telefonskih poziva, a to će im pomoći da brzo riješe sve probleme. Softver za upravljanje dokumentima također pomaže usmjeriti interne procese u računovodstvu, kadrovima i drugim odjelima. To osigurava uštedu vremena koje bi, u suprotnom, morali potrošiti za lociranje dokumenata.

Kako DMS sustav može pomoći VAMA?

Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

 

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

automatizacija workflowa, tijek rada

Automatizacija workflowa je nešto o čemu često pišemo, no nije to bez razloga, jer ovo je postao prilično “trendi” pojam posljednjih godina kako tehnologija sve više napreduje i tvrtke sve više pokušavaju poboljšati svoju efikasnost. Zapravo, 80% direktora tvrtki vjeruje da im automatizacija workflowa (tijeka rada) može pomoći uštedjeti stotine sati svake godine. No, je li automatizacija potrebna vašem poduzeću?

Važno je razumjeti da automatizacija  workflowa može izgledati drastično različito od jedne tvrtke do druge. Kad čujemo riječ “automatizacija” to pomalo zvuči znanstveno-fantastično, kao da će se pojaviti robot koji će sve potrebno odrađivati (iako bi to bilo totalno cool, zar ne?). Naravno, to nije tako. U stvarnosti automatizacija tijeka rada nalazi se “iza kulisa” i upravlja svakodnevnim, dugotrajnim zadacima, i olakšava rad i zaposlenicima i rukovoditeljima.

Kako biste razumjeli zašto je prijelaz na automatizaciju tijeka rada, koju omogućava kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima (DMS), važan – najvažnije je razumjeti od čega se sastoji ova vrsta automatizacije i koristi vi i vaše poslovanje možete imati.

Što je automatizacija workflowa (tijeka rada)?

Jednostavno rečeno, ovo je čin automatizacije manjih zadataka u okviru većeg tijeka rada kako bi se ubrzalo vrijeme potrebno za dovršetak posla i omogućilo zaposlenicima da svoje vrijeme usredotoče na važnije aspekte posla.

Naravno, to je još uvijek prilično apstraktna ideja o tome što je automatizacija workflowa, pa pružimo konkretan primjer kako to može izgledati u vašem poslovanju. Zamislimo da dobijete dokumente s informacijama koje su vam poslane e-mailom, a informacije unutar dokumenata trebate prenijeti u sustav da biste dovršili zahtjev. Uobičajena metoda za to je otvaranje e-maila, spremanje datoteke, otvaranje datoteke i zatim prepisivanje/kopiranje podataka na platformu koju koristite.

Uz automatizaciju workflowa, mnogi od tih koraka mogu se automatizirati – primjerice, datoteka unutar e-maila može se automatski spremiti u sustav za upravljanje dokumentima (DMS), analizirati je u sustavu, a zatim podatke iz datoteke prebaciti u sustav u koji trebate transkribirati. Sve se to radi automatski bez ljudske intervencije i može se izvršiti mnogo brže nego što je potrebno da to netko fizički radi korak po korak.

automatizacija workflowa, tijek rada

Koje su prednosti automatizacije tijeka rada?

Nekoliko je važnih prednosti prebacivanja s ručnog izvršavanja zadataka na automatizaciju tijeka rada.

Možda je najveća korist u tome što omogućavate zaposlenicima da stvarno rade posao zbog kojeg ste ih angažirali. Zamislimo da imate prodajno osoblje koje treba kontaktirati klijente, uspostaviti odnose i zatim unijeti prodaju u sustav. Svaka minuta koju provedu unoseći podatke iz narudžbi minuta je u kojoj se ne povezuju s klijentima i ne rade na rastu poslovanja. Ne možete automatizirati izgradnju odnosa, ali možete olakšati svojim zaposlenicima da rade svoj posao na najbolji način u pomoć automatizacije tijeka rada. Recentna istraživanja sugeriraju da bi automatizacija mogla pomoći zaposlenicima uštedjeti čak 2 sata dnevno, ovisno o tome koliko su dugotrajni njihovi zadaci i koliko moraju obaviti tijekom dana! Sad zamislite koliko bi više vaši radnici mogli postići kada bi dobili dodatnih dva sata radnog vremena da budu produktivni…

Automatizacijom ne samo da štedite vrijeme, već možete spriječiti i pogreške u tijeku rada. Pogreške u unosu podataka mogu se eliminirati automatizacijom, mogu se ispraviti pogreške u organizaciji dokumenata i problemi s arhiviranjem te nema rizika da netko propusti važan dokument koji stigne u pristiglu poštu ili e-mailom. Uz automatizaciju, svaki se zadatak rješava odmah, a podaci se prenose onako kako se pojavljuju u datoteci ili dokumentu bez rizika od pogrešaka pri upisu.

I na kraju, automatizacija workflowa može efikasno spojiti više timova u vašoj tvrtki i smanjiti ili ukloniti uska grla u vašem tijeku rada. Kada više timova ili zaposlenika mora zajedno raditi na jednom većem zadatku, svaki put kad se zadatak preda drugom timu, postoji prilika za kašnjenja i pogreške. Ako možete automatizirati neke zadatke u tijeku rada i eliminirati ta uska grla između timova, tada možete poslove obaviti brže i s više preciznosti. Osim toga, ovo može poboljšati moral tima jer neće biti praznog hoda ili frustriranosti postupkom i načinom na koji drugi članovi tima mogu igrati ulogu u procesu.

automatizacija workflowa, tijeka rada

Iskusite moć automatizacije workflowa

Automatizacija workflowa može pomoći vašem poslovanju i vašim zaposlenicima da postanu učinkovitiji. Uz dobar DMS sustav možete smanjiti troškove i vremenske obveze potrebne za dovršavanje manjih zadataka ili ispravljanje ljudskih pogrešaka. Kako biste saznali više o automatizaciji tijeka rada i kako je usavršiti uz pomoć sustava za upravljanje dokumentima u poduzeću, kontaktirajte već danas Inpro, tvrtku s tridesetogodišnjim iskustvom u ovoj vrsti posla.

I, upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati workflow i poslovne procese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.

Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika težit će radu od kuće i neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom

       Puno prije nego što su ljudi počeli pretvarati svoje spavaće ili dnevne sobe u improvizirane uredske prostore, postojali su pojedinci i tvrtke koji su se odlučili (i uspjeli) organizirati posao od kuće. Tada je došla ova globalna pandemija i odjednom rad od doma više nije bio luksuz već potreba. I ispostavilo se da se mnogi poslovi, za koje se nekada smatralo da trebaju osobnu prisutnost u uredima, ipak ne oslanjaju toliko na fizičku lokaciju, već je moguće sve kvalitetno odraditi i na daljinu.

Kroz cijelu prošlu i ovu godinu bilo je fascinantno vidjeti kako se svjetske, ali i naše hrvatske, organizacije i tvrtke u hodu prilagođavaju novoj normi.

Sada, kada je društveno distanciranje nešto što će se sigurno nastaviti najmanje i u narednim mjesecima, čini se da će trend rada od kuće, koji je već i prije pandemije dobivao na popularnosti diljem Europske unije (Hrvatska je u donjoj polovici ljestvice) , još dodatno porasti u bliskoj budućnosti.

rad od kuće

      Podaci sugeriraju da čak i nakon što postane sigurno vraćati se u urede, puno zaposlenika neće žuriti s povratkom za radne stolove i 9 do 17 radnim vremenom. U nedavnom izvješću ManpowerGroup-a, većina anketiranih radnika rekla je da bi radije radila dva do tri dana u uredu, a ostalo vrijeme na daljinu.

A zašto i ne bi bilo tako? Mercer je anketirao 800 poslodavaca i 94% njih kazalo je kako produktivnost nije pala – ili se čak poboljšala – u usporedbi s razinom prije pandemije.

Ali stvari nisu u potpunosti tako jednostavne… Kvaliteta života također je bitna. Dobri poslodavci razmišljaju i o nematerijalnim čimbenicima koji utječu na “remote” timove. Što video sastanci znače za kreativan brainstorming i inovacije? Kako sačuvati kulturu tvrtke kad svoje suradnike vidite samo u pravokutnim okvirima na zaslonu računala? Kako će se na mentalno zdravlje zaposlenika odraziti činjenica da je jedina stvar koja razdvaja “posao” i “život” to da li se u određenom trenutku dana koristi tvrtkino prijenosno računalo ili svoje osobno?

 

Ne iznenađuje da je ove, većinom psihološke, čimbenike teže statistički “izmjeriti”. No, kad u pitanju posao od kuće neke smo lekcije već usvojili:

 

1. Posao od kuće nova je stvarnost

Prije COVID-19 pandemije, mnoge su tvrtke bile skeptične prema učinkovitosti rada na daljinu. Sad kad su mnogi bili prisiljeni na to, počeli su shvaćati da rad na daljinu i povećana produktivnost idu ruku pod ruku. Mnoge tvrtke vide brojne prednosti ovakvog načina rada pa i dalje planiraju zadržati ove navike trajno ili barem djelomično.

U budućnosti će tvrtke morati prijeći na daljinski rad implementacijom dugoročnih tehnoloških rješenja, uključujući sigurnosne značajke i alate za daljinsku suradnju. Tu uvelike može pomoći i Hivergen, no više o tome pročitajte niže…

 

2. Poboljšava se produktivnost

Dugo godina poslodavci imaju negativan dojam o radu na daljinu. Neki smatraju da zaposlenicima nedostaje prava motivacija kad su izvan radnog okruženja. Zatim postoje i drugi koji jednostavno vole imati veću kontrolu nad rasporedom i obavezama svojih zaposlenika. Međutim, istraživanja su dokazala da je, kada je riječ o radu na daljinu, vrlo malo negativnog utjecaja na produktivnost. Zapravo, pokazalo se upravo suprotno!

Prema Atlassianu (cijenjenoj australskoj softverskoj tvrtki) 76% zaposlenika namjerno izbjegava ured kad se trebaju usredotočiti na neki projekt. U istraživanju tvrtke CoSo Cloud 77% remote radnika reklo je da su produktivniji kod kuće. Ista ista anketa također je otkrila da je 23% radnika na daljinu radilo dulje u danu, a pokazala se i 53% manja vjerojatnost da će uzeti slobodne dane, nego ako rade u uredu.

Iako je istina da su neki poslodavci smanjili ukupno poslovno opterećenje radnika tijekom pandemije, zaposlenici su bili vrlo vješti u upravljanju i dovršavanju radnih zadataka od kuće.

3. Proširivanje dosega do talenata/radnika

Jedna od najvažnijih pozitivnih stvari kod rada kod kuće – je saznanje da je to zaista izvedivo. Drugim riječima, postoji utjeha kad znate da zaposlenici mogu biti kod kuće, a vi ćete i dalje biti produktivna organizacija. Zahvaljujući ovome – otvara se i više mogućnosti oko zapošljavanja kvalitetnih radnika – koji nisu vezani za lokaciju, odnosno mogu živjeti u nekom drugom gradu ili državi.

Vjerujemo da će se ovaj način rada i razmišljanja definitivno zadržati i da će se tvrtke u budućnosti više fokusirati na kvalitetu talenta/radnika, i neće biti ograničeni lokacijom.

4. Priprema omogućuje fleksibilnost

Puno tvrtki, koje nikada nisu razmišljale o tome da omoguće rad na daljinu, našlo se u problemima kad se pojavila pandemija. Za uspješno suočavanje s izazovnim vremenima priprema je ključna.

Kad na vrijeme imate na raspolaganju ispravna tehnološka rješenja, postaje vam puno lakše održavati poslovanje kroz teška vremena, bez obzira na to što donosi budućnost.

Ako se dogodi katastrofa, imat ćete alate potrebne za komunikaciju sa svojim timom i daljinski pristup datotekama. Što i kako? Tu je Hivergen, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

       Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rizik poslovanja, rizici poslovanja, softver za upravljanje dokumentima

Rizici u poslovanju nešto su s čime se svi poduzetnici susreću. Ako je ikada bilo važno pametno voditi i posložiti poslovanje, onda je to u ovim nesigurnim “korona” vremenima. Što se tiče rizika kod poslovanja i upravljanja njime – ulaganje novca u mjere prevencije uvijek će se dugoročno isplatiti. Upravljanje dokumentima jedno je od važnijih područja prevencije. Ako imate dobro posloženu digitalnu dokumentaciju, to će pomoći da vam posao opstane i napreduje. U nastavku opisujemo neke od tih rizika i što učinkovit softver za upravljanje dokumentima, poput Hivergena, može učiniti za prevladavanje tih rizika.

Gubitak podataka

U slučaju neke nepogode, poput požara, potresa (ovo nam je aktualno) ili nekog drugog problema, riskirate gubitak datoteka koje su samo u papirnatom primjerku. Čak i nešto ne toliko ozbiljno poput curenja na krovu može uništiti čitavu arhivu dokumenata.

Srećom, sa softverom za upravljanje dokumentima, kao što je Hivergen, svi dokumenti s pravilima i procedurama sigurno su pohranjeni. Vašim datotekama možete pristupiti s bilo kojeg mjesta na svijetu i s bilo kojeg uređaja na koji ste prijavljeni.

Komunikacijske praznine

Sustavi dokumenata postoje samo na jednom mjestu (ili papirnati u arhivi ili digitalno na jednom računalu) i stoga ih je teško dijeliti u cijeloj tvrtki. To dovodi do toga da određeni odjeli imaju samo jednu zastarjelu verziju dokumenta, dok drugi rade na najnovijem ažuriranom dokumentu. Te komunikacijske praznine mogu uzrokovati mnoge probleme u tvrtki.

Svaka tvrtka ima mnogo pokretnih dijelova, raznih zaposlenika i odjela. Svaki dio treba pristup ažurnim informacijama i dokumentima kako bi osigurali poštivanje zakona, donošenje utemeljenih odluka i učinkovito poštivanje postupaka. Usmena predaja nije adekvatan oblik dijeljenja informacija kada su u pitanju ključne politike i postupci. Hivergen rješava ovaj problem – i najnovije verzije dokumenta dostupne su odmah svima kojima su potrebne.

Neinformirane odluke

Donošenje najboljih mogućih poteza i odluka za poslovanje neke tvrtke može biti teško kada nedostaje softver za upravljanje dokumentima. Donositelji odluka obrađivat će stare dokumente i podatke o usklađenosti, učinku, opasnostima i rizicima. To dovodi do odluka koje nisu u skladu sa situacijom na tržištu,

Uz dobar DMS sustav donositelji odluka mogu pratiti što zaposlenici rade, mogu vidjeti ažuriranja u stvarnom vremenu dok se zaposlenici odjavljuju s dokumentima o pravilima i procedurama ili dok odobravatelji komentiraju tijekom postupka pregleda. Isto tako, s Hivergenom sve je usklađeno s najnovijim zakonskim uredbama o poslovanju.

softver za upravljanje dokumentima, dms sustav

Loša interakcija s kupcima

Kupci ili klijenti će uvijek imati neke primjedbe, bez obzira na vaše poslovanje. Ti mogući “problemi” često znače da zaposlenici moraju potražiti odgovarajući dokument ili račun koji će im pomoći u radu s kupcem. To može biti teško i dugotrajno kad zaposlenici moraju pretraživati ​​papirnatu ili nesortiranu digitalnu arhivu.

Središnja pohrana dokumenata kao što je Hivergen olakšat će zaposlenicima pronalaženje pravog dokumenta koji im pomaže da brzo i efikasno riješe situacije s klijentima.

Prekoračenje vremena i troškova

Kada započinjete novi projekt ili dok traje neki trenutni projekt, vjerojatno ćete se trebati usporediti (ili iskoristiti) dokumente iz nekih prijašnjih projekata, ili ćete trebati dokumente o pravilima i procedurama kako biste osigurali usklađenost s unutarnjim i vanjskim propisima. Bez dobre digitalne arhive, to može biti posao koji iziskuje puno vremena, a onda i troškova.

Pristup informacijama iz sustava kao što je Hivergen, o kojim god se prijašnjim projektima, dokumentima ili računima radi, je jednostavan i brz! Sve je dostupno već na jedan “klik”.

Gubljenje bitke s konkurencijom

Danas na svijetu postoji mnogo tvrtki – konkurencija je sve veća kako tehnologija napreduje. Kako bi preživjele u ovom prepunom poslovnom prostoru, tvrtke se moraju neprestano inovirati i usavršavati. Dobro posložen sustav dokumentacije osigurava rukovoditeljima donošenje najboljih odluka za poslovanje.

Hivergen omogućuje donositeljima odluka da se osvrnu na prošle dokumentacije, odluke i postupke kako bi vidjeli gdje poboljšati poslovanje.

Digitalno: više početnih troškova, ali manje dugoročnih

Svi ovi navedeni rizici samo su neki od mogućih kada je u pitanju neadekvatan sustav za upravljanje dokumentima. Oni mogu stvoriti velike probleme u vašem poslovanju, ostavljajući vas u minusu, izazivajući gubitak poštovanja javnosti, ali i dobrih zaposlenika. Odvojite vrijeme i pronađite sustav za upravljanje dokumentima koji vam odgovara.

 

       Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

       No, nemojte nam vjerovati na riječ – zatražite besplatnu prezentaciju i saznajte kako Vam možemo pomoći pobošljati poslovanje.

Ovo su samo neki od naših zadovoljnih klijenata:

reference, tvrtke hivergen

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!