Šest razloga zašto je DMS sustav (sustav za upravljanje dokumentima) neophodan za vašu firmu

sustav za upravljanje dokumentima

     Sjedite za svojim stolom, radite nešto što i inače radite – kad odjednom stigne hitan e-mail od vašeg šefa. Traži neki stariji račun koji mu je hitno potreban za sastanak. Nema problema, lako ćete ga pronaći među dokumentima u nekoj od mapi na zajedničkoj mreži… Međutim, tog računa nema. Pretražujete i pretražujete, no nikako ga pronaći. Nastaje panika i tad vas šef zove na telefon, jer mu taj račun treba “još prije 10 minuta”.

Tko god radi s bilo kakvom vrstom dokumenata u nekoj tvrtci dobro zna kolika tlaka može biti organizacija dokumenata. Bilo da se zanemaruje arhiviranje ili brisanje zastarjelih verzija dokumenata, slika, datoteka itd. ili se radi o zaposlenicima od kojih svatko ima neku svoju zbunjujuću shemu davanja naziva za pojedine dokumente ili mape – poanta je da ovaj zastarjeli način sredstvo organiziranja i upravljanja dokumentima ne funkcionira, a i može vašu tvrtku koštati novca i dragocjenog vremena.

Srećom, postoji lakši način. Upravljanje dokumentima način je na koji organizacije mogu pohraniti i pratiti sve svoje dokumente na jednom središnjem mjestu pomoću softvera za upravljanje digitalnim dokumentima i podacima.

Upravljanje dokumentima ima brojne prednosti koje maksimiziraju produktivnost i uštedu vremena organizacije, a ovo je…

Šest razloga zašto je vašoj firmi potreban sustav upravljanja dokumentima:

1) Značajno bolja suradnja i komunikacija među radnicima i nadređenima

Sustav za upravljanje dokumentima potiče bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito na različitim zemljopisnim lokacijama. Mogućnost brzog pronalaska i pristupa dokumentima te dijeljenja tih računa, radnih naloga i drugih dokumenata omogućuje korisnicima zajednički rad na istom projektu bez muke, ali i kontrolu nadređenim osobama.

2) Pouzdanija kontrola verzije dokumenata

Za velike organizacije održavanje ažuriranih dokumenata i redovito održavanje informacija često može predstavljati poteškoće. Uz pomoć DMS sustava – dokumente je lakše pratiti i održavati ih ažurnima. Korisnici mogu jednostavno prenijeti dokument, a zatim upravljati ažuriranjima i novim verzijama. Upravljanje dokumentima uključuje automatiziranu arhivu za bolju organizaciju i održavanje dokumenata.

sustav za upravljanje dokumentima

 

3) Informacije se daju i saznaju na vrijeme

Sa samo nekoliko klikova mišem šalju se radni nalozi, sortiraju i pronalaze ulazni računi, te svi ostali dokumenti važni za firmu. Možete im čak dati i rok. U bilo kojem trenutku možete se provjeriti jesu li radnici otvorili, primjerice radni nalog, te u kojoj je fazi njegovo izvršavanje. Tako da neće biti izgovora poput “Nisam vidio mejl” ili “Nitko mi nije rekao”. Sve je transparentno i može se pratiti.

4) Ušteda vremena i troškova

Jeste li ikad čuli izreku: “vrijeme je novac”? Ako se vratimo na gornji scenarij, trebalo je toliko vremena da se pronađe određeni dokument, da je šef zakasnio na sastanak. To organizaciju košta u radnim satima, a tu su i potencijalno skupe pogreške jer menadžeri u firmi ne barataju najboljim raspoloživim informacijama za donošenje ispravnih odluka. Organiziranjem i arhiviranjem svih ovih dokumenata u DMS sustavu, mnogo je lakše i brže pronaći prave informacije. Već s nekoliko klikova mišem dokument se može pronaći i koristiti!

5) Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće

Budući da sve više ljudi radi od kuće ili putuje zbog posla, važno je da imaju pristup određenim dokumentima ili pravilnicima i kada nisu u uredu. Imati sve dokumente sigurno pohranjene u DMS sustavu i dostupne s bilo kojeg mjesta učinkovitije je i može uštedjeti puno vremena i stresa.

6) Povećana produktivnost

Prijenos, uređivanje, praćenje i dijeljenje dokumenata traje puno manje vremena sa sustavom za upravljanje dokumentima. Tako omogućava zaposlenicima da budu produktivniji i u konačnici učinkovitiji. Vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima u kabinetima ili nepreglednim folderima sada se može iskoristiti za obavljanje važnijih poslova.

Jednostavno i efikasno rješenje

sustav za upravljanje dokumentima

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Rad na daljinu i izazovi vezani uz to nisu jednostavni, no uz angažman nadređenih i dobre alate za rad vaša tvrtka može postati produktivnija i profitabilnija!

Nakon svega što smo prošli ovog proljeća, čini se da će i jesen pred nama biti itekako izazovna jer kao da nas pripremaju za ponovni “lockdown” s početkom jeseni… Za mnoge tvrtke to su teške činjenice. Što ako nas ponovo zatvore? Je li vaša firma spremna na ponovni rad na daljinu (od kuće)? Ako ste vlasnik biznisa sa zaposlenicima – upravljanje poslovanjem od kuće nešto je što morate jako dobro “položiti” ako želite što uspješnije preživjeti teška vremena pred nama.

Ako to niste još učinili krajnje je vrijeme da počnete razmišljati o tome, – jer kako se čini rad od kuće (potpuni ili djelomični) nešto je što će sve više tvrtki uvoditi i radnici očekivati i tražiti kod odabira poslodavca) čak i nevezano za pandemiju.

Dobra organizacija, alati za rad na daljinu i kreativno vodstvo ono su što se sada traži! Zaposlenici će trebati dobro vođenje, kao i podršku u borbi s promjenama kako bi se postigli što bolji ciljevi na radnom mjestu.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Izazovi upravljanja zaposlenicima koji rade od kuće

Bitan korak za sve koji rade u HR i upravljaju zaposlenicima na daljinu je pokušaj razumijevanja izazova s kojima se njihovi zaposlenici susreću. Čak će i vašim najkreativnijim zaposlenicima trebati vremena da se prilagode novom načinu rada, iako… Postoje alati koji vam mogu pomoći s time. No, o tome kasnije…

Da biste mogli bolje razumjeti njihovu poziciju, morate biti svjesni nekih od najčešćih izazova s kojima se zaposlenici susreću:

Izazov #1: Smetnje kod kuće

Nije svačija kuća prikladno radno okruženje. Da bi mogao učinkovito raditi, vaš zaposlenik mora imati namjenski radni prostor, u koji mu obitelj neće zalaziti i ometati ga. No, kod prijelaska na posao na daljinu neki će vaši zaposlenici vjerojatno raditi iz sofe ili ispred svojih televizora, a neki će morati obavljati i svoje roditeljske dužnosti dok rade, što stvara dodatni pritisak.

Izazov #2: Nedovoljno kontakta licem u lice

Zbog nedostatka osobne komunikacije, vaši zaposlenici mogu imati osjećaj da nemaju dovoljno podrške svojih menadžera da bi dobro obavljali svoj posao.

Izazov #3: Socijalna izolacija

Nekim zaposlenicima može teško pasti izostanak neformalne socijalne interakcije na koju su navikli u uredu. Ako se situacija nastavi, a ne poduzmu se nikakvi napori da se radna snaga poveže i kad su dislocirani – oni mogu izgubiti osjećaj pripadnosti tvrtki.

Izazov #4: Nedostatak informacija

Zaposlenicima može smetati činjenica da moraju uložiti dodatni napor kako bi došli do potrebne informacije (jer primjerice mogu samo pitati nekog u uredu već moraju slati mejl ili nešto slično).

Izazov #5: Alati za rad i održavanje angažmana

Prema istraživanjima “šumovi u komunikaciji” te, još važnije, loši i nepraktični alati za rad glavni su razlog zbog čega dolazi do pada produktivnosti i frustracija kod radnika.

Kako je to od presudnog značaja za uspjeh tvrtke, potrebno je razviti što uspješnije načine rada na daljinu i održavanja angažmana zaposlenika, kao i uspostaviti redovita sredstva komunikacije koja će osigurati nesmetan razvoj poslovanja.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Kako riješiti te probleme?

Očito je da će direktori, menadžeri i HR odjeli morati uložiti više truda kako bi rad na daljinu što bolje i efikasnije funkcionirao, jer to je zaista moguće i brojne tvrtke to dokazuju. Tako je za drugi i treći izazov rješenje jasno: kvalitetna i zdrava komunikacija koju potiču i potenciraju nadređeni. Prvi i četvrti izazov nešto je što će radnici sami morati riješiti, naravno uz vašu podršku, ako je potrebno.

Dok je 5. izazov vjerojatno i najvažniji, jer može riješiti i smanjiti frustracije vezane za većinu ovih prije navedenih točaka.

Da je moguć uspješan rad na daljinu uz dobre alate – mi smo živi primjer. Kad nas je zadesilo ovo što nas je sve nažalost zadesilo krajem ožujka brzo smo reagirali i odmah je cijela tvrtka krenula s radom od kuće. To se kasnije, kako su mjere popuštale, pretvorilo u smjenski rad (dio tjedna u uredu, a dio kod kuće), što smo zadržali i danas, što iz sigurnosnih i zdravstvenih razloga, kako ne bi previše ljudi bilo u uredu, ali i kako bi ljudima omogućili fleksibilnost.

Jedna od najvažnijih, ako ne i najvažnija stavka zbog čega nam nije bilo teško poloviti rad od kuće jest što se bavimo alatom koji upravo omogućuje što brže, jednostavnije i efikasnije poslovanje – u uredu ili van njega.

 

Naša tvrtka Inpro, koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku. Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

upravljanje dokumentima, dms sustav,

Sustav za upravljanje dokumentima nešto je što će svakoj tvrtci olakšati i poboljšati poslovanje

Živimo u vremenima u kojima smo okruženi s dokumentima raznih vrsta, a poslovnim procesima ne znamo broja i svaki čas ih je više. Svakodnevno se stvara i obrađuje gomile dokumenata. A to doista predstavlja pravu organizacijsku noćnu moru. I to mnogima. Nema neke točne procjene koliko se vremena zapravo izgubi dok radnici pokušavaju pronaći neku određenu datoteku, neki račun, radni nalog ili neki poslovni proces stoji iz nepoznatog razloga. Mnoge firme još uvijek imaju velikih problema s time. A one druge – koriste sustave za upravljanje dokumentima. DMS (document management sistem) sustavi počeli su se pojavljivati 80-tih godina, a sve s ciljem da se sva dokumentacija može jednostavno i što bolje organizirati na jednom mjestu.

Prednosti digitalnih sustava za upravljanje dokumentima

Ako se pravilno koristi, sustav za upravljanje dokumentima može imati mnoge prednosti koje povećavaju produktivnost organizacije i uštedu vremena.

  • Organiziranje dokumenata i izvještavanja je prioritet

Vjerojatno jedna od najbitnijih koristi ovog programskog sustava, je što omogućuje korisnicima da brzo i jednostavno lociraju sve potrebne dokumente, nadređenima da daju radne naloge i prate što je sve odrađeno…

  • Nema ograničenja pohrane podataka

Druga važna korist je pohrana podataka. S ovakvim sustavom, korisnici ne trebaju ogromne fizičke arhive za razne papire, dokumente i ugovore (što je često bilo veoma kaotično). Sve je uredno pohranjeno na računalu, sve je pregledno i svemu je lako pristupiti. A tako se i štiti okoliš.

  • Brži i lakši pristup informacijama – štedi vrijeme i novac

Organizacija i pohrana svih relevantnih dokumenata vaše tvrtke u jednom DMS programu omogućuje puno lakše i brže pronalaženje pravih informacija, a higijena funkcioniranja poslovnih procesa je besprijekorna. Statistički podaci pokazuju da je to zapravo područje u kojem tvrtke najviše pate: profesionalci troše 50% svog vremena u potrazi za informacijama, i prosječno im treba 18 minuta da pronađu svaki dokument, a poslovni procesi traju i preko 60% dulje nego kad su automatizirani i transparentni za rukovodstvo.

Sustav za upravljanje dokumentima osigurava zaposlenicima neposredan pristup svim relevantnim datotekama jednostavnim pretraživanjem. Do svakog računa, dokumenta ili radnog naloga lako se može doći već s jednim klikom – pretraživanjem određene riječi ili fraze.

  • Povećana suradnja i komunikacija između zaposlenika (i nadređenih)

Sustav za upravljanje dokumentima promiče bržu i lakšu suradnju komunikaciju među zaposlenicima – i unutar iste fizičke lokacije, ali i kod zaposlenika na različitim geografskim lokacijama. Zahvaljujući mogućnosti brzog pristupa dokumentima unutar istog programa korisnicima se omogućava da rade zajedno na istom projektu bez ikakvih problema, a nadređeni mogu lako pratiti sve što se radi (i što se odradilo).

  • Operativna spretnost nevjerojatno je važna

U gotovo svakom biznisu brzina kojom tvrtka može donositi odluke i mijenjati neke svoje poteze ključni je faktor u određivanju uspješnosti poduzeća. Ako tvrtki treba predugo da reagira na tržište ili konkurenciju, to može izazvati katastrofu za tvrtku. Dobar DMS sustav uvelike će pomoću i u tome!

upravljanje dokumentima, dms, dms sustav

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

upravljanje dokumentima, dms, hivergen

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

rad od kuće, posao od kuće, raditi doma

Rad od kuće mogao bi postati naša ponovna stvarnost. Brojke zaraženih od korona virusa značajno rastu. Jesmo li već u drugom valu? I, slijedi li opet lockdown (iako nadležni tvrte da neće)?

Tek smo se ponovo naviknuli na koliko-toliko naš uobičajeni životni ritam (onaj prije korone), no po brojkama koje svakog dana gledamo čini se kao da se ponovo vraćamo u proljeće…

U nekim dijelovima svijeta, u zemljama koje su doživjele drugi val koronavirusnih infekcija nakon ukidanja “lockdowna”, restriktivne mjere su se vratile. Još na proljeće Singapur, Hong Kong, japanski otok Hokkaido i neka područja Kine ponovile su mjere zatvaranja svega u borbi protiv drugog porasta zaraze. U novije vrijeme, Libanon i Južna Koreja također su učinili isto.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa.

Možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore (iako to sigurno neće biti prije kraja sezone)? Ili što ako se korona ponovo proširi pa zbog sigurnosti vlastitih radnika odlučite ponovo uvesti rad od kuće?

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

hivergen, rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

 

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada. Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

kako poboljšati poslovanje

Elektroničko upravljanje dokumentima i obrascima može učiniti ogromnu razliku u poslovanju hotela – značajno poboljšati poslovanje! Kako? Centraliziranjem dokumenata, laganim potpisivanjem dokumenata i računa i jednostavnim i preglednim procesom prijava i odjava

Gosti su uvijek na prvom mjestu u hotelijerstvu i ugostiteljstvu. Od njihovog check-ina do minute kada izađu, trebali bi doživjeti i osjetiti vrhunsko gostoprimstvo. Zbog toga, i brojnih drugih razloga, hotelijerstvo je jedna od najuzbudljivijih, najdinamičnijih i najzaposlenijih poslovnih grana. To uključuje i neprestano “balansiranje na užetu” u pokušaju postizanja ravnoteže između pružanja vrhunskih objekata i usluga te upravljanja troškovima.

Različiti zahtjevi i prohtjevi gostiju, kontrola troškova i upravljanje svim ostalim odgovornostima mogu biti naporni čak i za najkvalificiranijeg menadžera. Zapravo, potrebno je mnogo više od dobrog menadžera da se uvede red u kaotičan svijet hotelijerstva.

Svaka industrija ima svoje izazove. Iako su neki izazovi (moguće) slični u svim organizacijama, većina je specifična. Evo nekoliko glavnih izazova s kojima se suočava industrija hotelijera i ugostitelja…

Kaos i loš menadžment

Kaos i loše upravljanje poslovanjem česti su u ovoj industriji zbog prirode posla. Previše papirologije, loš workflow i decentralizirani sustav upravljanja informacijama rezultiraju gubitkom i pogrešnom interpretacijom informacija. Centraliziranje svih dokumenata i poboljšanje workflowa povećat će učinkovitost i omogućiti hotelima da ostanu konkurentni u okruženju koje se stalno mijenja.

Previše papira i dokumenata

Obično su papiri kojima se u hotelijerstvu barata – operativni dokumenti, prijave zaposlenika, evidencija zaposlenika, računi dobavljača, novčani primici i izvješća o prodaji. Ovi se dokumenti skeniraju i šalju e-poštom, a u nekim slučajevima, faksom ili šalju putem kurira. Pored ovih papirnatih dokumenata, postoji još mnogo elektroničkih datoteka poput MS Word-a, Excel-a i slika. Za mnogo hotela, spa centara i kockarnica, dokumenti ometaju najbolje moguće iskustvo koje se može pružiti gostu (jer se vrijeme troši na operativu oko papira i dokumenara, a ne u interakciji s gostima).

integrirani poslovni sustav dms

Kako poboljšati poslovanje – jednostavno i efikasno rješenje

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Pružite svojim klijentima i sebi najbolje!

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.

HIVERGEN GOV…

… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

Hivergen gov infografika

Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:

Za sve korisnike dokumentacije

  • Digitalni urudžbeni zapisnik
  • Skeniranje i upload postojećih dokumenata
  • Dostupnost predmeta prema pravima
  • Baza dokumenata na jednom mjestu
  • Lako pretraživanje predmeta
  • Jednostavno korištenje

Za djelatnike pisarnice

  • Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
  • Ispis naslovnice
  • Ispis knjige upisnika

Za gradonačelnike/pročelnike

  • Brza komunikacija
  • Laka raspodjela predmeta
  • Smanjenje troškova
  • Brže donošenje rješenja i odluka

Prednosti koristenja Hivergen GOV

Zašto je poslovno izvještavanje od velike važnosti za svako poduzeće

Kad pomislimo na riječ “izvještavanje” na pamet nam obično padaju neke vrste tablica i grafikona. Ili možda konferencijske dvorane s direktorima i managerima koji pregledaju PowerPoint prezentacije iza kojih stoji cijeli niz zaposlenika u odjelu financija koji su tjednima radili na prikupljanju i uobličavanju tih podataka.  U mnogim firmama to zaista i jest tako, a svrha svega toga je omogućiti osobama koje donose odluke izvještaje usklađene s promjenjivim potrebama poslovanja. Međutim, to se rijetko događa na najbolji i najefikasniji način.

Gotovo sve organizacije danas teže poboljšati svoje metode izvještavanja. Zapravo, za pripremu određenih poslovnih izvještaja  mnoge organizacije koriste usluge vanjskih agencija koje pripremaju prilagođene zapise u svrhu stvaranja kvalitetnog poslovnog izvještaja. A to pak naravno košta puno novaca.

4 razloga zašto je poslovno izvještavanje važno:

  • Pruža jasnu i dubinsku percepciju situacije
    Izvještaj o poslovanju ima važnu ulogu u upravljanju organizacijom. Poslovna izvješća pomažu tvrtki da vodi evidenciju o trenutnom napretku i postizanju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva. Nadalje, trenutni financijski scenarij može se učinkovito analizirati te tako može pomoći kompaniji da poduzme sve što je potrebno za daljnje povećanje dobiti.
  • Usklađivanje s ključnim pokazateljima uspješnosti
    Izvješće o poslovanju obično se priprema imajući u vidu ključne pokazatelje uspješnosti. Dakle, dobro poslovno izvješće pomaže organizaciji da drži svoje strategije usklađene s ključnim pokazateljima uspješnosti i na taj način pomaže joj da svoje ciljeve postigne glatko i brzo.
  • Rješavanje postojećeg problema u poduzeću
    Ponekad se u tvrtki može pojaviti problem koji se mora riješiti brzo i efikasno. U takvim slučajevima polazište je obično priprema poslovnog izvještaja koji će pomoći odrediti daljnje korake.
  • Pomaže u marketingu
    Bilo da je riječ o poboljšanju stabilnog poslovanja ili proboju na nova tržišta, poslovno izvješće od iznimne je važnosti za osmišljavanje savršene marketinške strategije za pojedine situacije.

Zaključak

Poslovno izvještavanje nije važno samo za procjenu prihoda i rashoda, već je od ključnog značaja za postizanje općeg poboljšanja u radu organizacije, te ono zauzima ključnu poziciju u pružanju pomoći organizacija u postavljanju svojih ciljeva.
Sada znamo zbog čega je sve poslovno izvještavanje važno…

A sada zamislite kada biste sve to mogli sami vrlo jednostavno i automatizirano, uz pomoć jednostavnog programa… Tu vam može pomoći Hivergen BI.

Hivergen BI
Riječ je o softveru za izradu izvještaja na temelju Vaših već postojećih podataka. Hivergen se spaja na Vaše baze podataka, dok je za dobivanje svih izvještaja potreban samo jedan klik.

Prednost je u tome što uprava poduzeća ima bolju kontrolu jer su sve informacije dostupne odmah, u svakom trenutku kada su potrebne. Neki od izvještaja do kojih možete doći u željenom trenutku su razne analize prodaje ili računovodstvenih informacija po mnogim kriterijima, usporedbe prema vremenskim periodima, pregled dugovanja i potraživanja te mnogi drugi.

S preko 30 vrsta grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize. S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima.

preko 30 vrsta grafova

Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo.

Brzo procjenjivanje svih promjena, kako u poduzeću tako i na vanjskom tržištu jedan je od glavnih čimbenika za povećanje konkurentnosti poduzeća. Na taj način možete poboljšati svoje poslovanje donoseći dobre odluke, a za sve to su Vam potrebne dobre i kvalitetne analize.

Ako je vaša tvrtka poput većine poduzeća vjerojatno imate različite procese koje radite ručno ili preko papira poput upravljanja računima, ugovorima, kalkulacijama, radnim nalozima i putnim nalozima, odobravanje godišnjih odmora, zahtjeva kupaca, ponuda i ugovora… Možda i koristite različite softvere za navedene procese.

Međutim, brzo rastuće poduzeće dobiva izazove kako sve procese vezane uz dokumentaciju držati pod kontrolom i učiniti transparentnom.

Kako se dokumentacija gomila, istu je teško učiniti vidljivom i dostupnom vrlo brzo da se donese pravilna odluka u kratkom vremenu. Poduzeću je prijeko potreban prilagođeni poslovni sustav koji će omogućiti dostupnost dokumentacije (koju je skoro nemoguće zagubiti).

Prednosti integracije poslovnog sustava za upravljanje dokumentacijama

Kako bi u potpunosti integrirani poslovni sustav mogao imati koristi u vašoj organizaciji? Ovo su samo neki do njih:

1. Poboljšana produktivnost zaposlenika

Integrirajući poslovne sustave i implementirajući automatizaciju procesa, umjesto nepotrebno ponavljajućih zadataka koji oduzimaju vrijeme, zaposlenici se mogu koncentrirati na vrjednije zadatke kojima će korisnije iskoristiti svoje vrijeme na poslu.

Produktivnost se može drastično povećati brzim protokom dokumentacije jer je omogućeno brže donošenja odluka i reagiranje na promjene.

2. Bolja uspješnost poslovanja

Kada se koriste različiti poslovno-informacijski sustavi, pristup točnim poslovnim informacijama u stvarnom vremenu može biti izazov. No s integriranim poslovnim sustavom mogu se lako dobiti informacije o svim trenutnim brojkama što omogućava pravovremeno donošenje odluka za poslovanje.

3. Smanjeni rizik od pogrešaka

Korištenje integriranog sustava omogućuje transparentno poslovanje, zadovoljava kontrolu sljedivosti i proceduru odobravanja dokumenata. Sve to dovodi do reda u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Mogućnost pogreške je smanjenja na minimum jer se informacije nalaze u sustavu te su dostupne na klik

4. Ušteda vremena i troškova

Kroz integraciju poslovnog sustava mogu se ukloniti uska grla u procesima i povećati produktivnost u tvrtki. Uštedom vremena, sniženjem mnogih troškova i pametnijom upotrebom svima dostupnih podataka tvrtke mogu se očekivati ne samo uštede, već i povećanje prihoda i profita.

Digitalna arhiva dokumenata i predmeta i E-pisarnica

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira  na najefikasniji mogući način.

Znate li uopće pravilno urudžbirati dokumente?

Pravilno urudžbiranje dokumenata kreće od obavezne Uredbe o uredskom poslovanju, namjenjene tijelima državne uprave, jedinicama lokalne i područne samoupravne i ostalima. Međutim, kako pravilno urudžbirati dokumente, još je uvijek nedovoljno jasno. Kako bi olakšali urudžbiranje dokumenata, razvijen je Hivergen GOV modul.


Hivergen gov

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira na najefikasniji mogući način.Hivergen GOV modul je dio Hivergen sustava koji se koristi kao:

DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA
Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći
Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu je točna i odmah dostupna, a rezultat je bolja i brža usluga.

e-PISARNICA
Lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu
Podaci se u sustav unose samo jednom, a kasnije se koriste za izradu akata prema podnositelju

Svrha Hivergena je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Za sva pitanja tu smo za vas. Kontaktirajte nas putem kontakt forme:

Hivergen DMS modul za upravljanje e-Računima

Već dugo razmišljate o automatizaciji likvidacije računa, ali ideja da se sve mora skenirati vas je odbijala? Sa sve većom popularnošću e-Računa većina računa može se automatski uvesti u sustav bez skeniranja.

Za tu namjenu razvili smo novi modul unutar Hivergen DMS sustava. Omogućujemo Vam jednostavnu izradu digitalne arhive svih e-Računa, kao i njihovo odobravanje, pretragu te elektroničko potpisivanje .

UVOZ I OVJERA e-RAČUNA

Sustav za upravljanje e-Računima koji omogućuje jednostavnu izradu digitalne arhive, pretragu, odobravanje, ovjeravanje i elektroničko potpisivanje svih e-Računa.

ZAPRIMANJE I UNOS: e-Račun se zaprima, popunjava i šalje u proces

ODGOVORNA OSOBA: e-Račun se automatski šalje odgovornoj osobi

ODLUKA O ODOBRENJU: Uprava dobiva e-Račun, odobrava ga i šalje u računovodstvo

RAČUNOVODSTVENA OBRADA: Računovodstvo obrađuje provjerene i potpisane račune

ARHIVA: e-Račun se arhivira u bazu

JEDNOSTAVNO UZ HIVERGEN: Za izradu kvalitetnih analiza poslovanja, upravljanje procesima i informacijama i jednostavno arhiviranje dokumentacije

Uvoz e-računa sa servisa Moj-eRačun i FINA e-Račun

  • Automatizirano spremanje e-Računa sa servisa Moj-eRačun i FINA e-Račun
  • Arhiva e-Računa
  • Jednostavnost i veća produktivnost korištenja Hivergen sustava
  • Prilagodba svakom poslovnom subjektu
  • Pristup e-Računima prema pravima korisnika
  • Efikasna pretraga e-Računa prema opisnim poljima
  • “Ured bez papira” – fluktuacija e-Računa kroz ured putem Hivergen sustava
  • Automatizacija tijeka procesa ovjere i obrade e-Računa
  • Mobilnost – pristup upravljanju putem pametnog telefona, tableta ili računala
  • Povezivanje sa ERP sustavom

Uvoz i ovjera e-Računa

Želite znati više?

Ukoliko Vas zanima sve vezano za uvoz i ovjeru e-Računa, slobodno nas kontaktirajte.

Svrha Hivergen sustava je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.