Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.

HIVERGEN GOV…

… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

Hivergen gov infografika

Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:

Za sve korisnike dokumentacije

  • Digitalni urudžbeni zapisnik
  • Skeniranje i upload postojećih dokumenata
  • Dostupnost predmeta prema pravima
  • Baza dokumenata na jednom mjestu
  • Lako pretraživanje predmeta
  • Jednostavno korištenje

Za djelatnike pisarnice

  • Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
  • Ispis naslovnice
  • Ispis knjige upisnika

Za gradonačelnike/pročelnike

  • Brza komunikacija
  • Laka raspodjela predmeta
  • Smanjenje troškova
  • Brže donošenje rješenja i odluka

Prednosti koristenja Hivergen GOV

Zašto je poslovno izvještavanje od velike važnosti za svako poduzeće

Kad pomislimo na riječ “izvještavanje” na pamet nam obično padaju neke vrste tablica i grafikona. Ili možda konferencijske dvorane s direktorima i managerima koji pregledaju PowerPoint prezentacije iza kojih stoji cijeli niz zaposlenika u odjelu financija koji su tjednima radili na prikupljanju i uobličavanju tih podataka.  U mnogim firmama to zaista i jest tako, a svrha svega toga je omogućiti osobama koje donose odluke izvještaje usklađene s promjenjivim potrebama poslovanja. Međutim, to se rijetko događa na najbolji i najefikasniji način.

Gotovo sve organizacije danas teže poboljšati svoje metode izvještavanja. Zapravo, za pripremu određenih poslovnih izvještaja  mnoge organizacije koriste usluge vanjskih agencija koje pripremaju prilagođene zapise u svrhu stvaranja kvalitetnog poslovnog izvještaja. A to pak naravno košta puno novaca.

4 razloga zašto je poslovno izvještavanje važno:

  • Pruža jasnu i dubinsku percepciju situacije
    Izvještaj o poslovanju ima važnu ulogu u upravljanju organizacijom. Poslovna izvješća pomažu tvrtki da vodi evidenciju o trenutnom napretku i postizanju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva. Nadalje, trenutni financijski scenarij može se učinkovito analizirati te tako može pomoći kompaniji da poduzme sve što je potrebno za daljnje povećanje dobiti.
  • Usklađivanje s ključnim pokazateljima uspješnosti
    Izvješće o poslovanju obično se priprema imajući u vidu ključne pokazatelje uspješnosti. Dakle, dobro poslovno izvješće pomaže organizaciji da drži svoje strategije usklađene s ključnim pokazateljima uspješnosti i na taj način pomaže joj da svoje ciljeve postigne glatko i brzo.
  • Rješavanje postojećeg problema u poduzeću
    Ponekad se u tvrtki može pojaviti problem koji se mora riješiti brzo i efikasno. U takvim slučajevima polazište je obično priprema poslovnog izvještaja koji će pomoći odrediti daljnje korake.
  • Pomaže u marketingu
    Bilo da je riječ o poboljšanju stabilnog poslovanja ili proboju na nova tržišta, poslovno izvješće od iznimne je važnosti za osmišljavanje savršene marketinške strategije za pojedine situacije.

Zaključak

Poslovno izvještavanje nije važno samo za procjenu prihoda i rashoda, već je od ključnog značaja za postizanje općeg poboljšanja u radu organizacije, te ono zauzima ključnu poziciju u pružanju pomoći organizacija u postavljanju svojih ciljeva.
Sada znamo zbog čega je sve poslovno izvještavanje važno…

A sada zamislite kada biste sve to mogli sami vrlo jednostavno i automatizirano, uz pomoć jednostavnog programa… Tu vam može pomoći Hivergen BI.

Hivergen BI
Riječ je o softveru za izradu izvještaja na temelju Vaših već postojećih podataka. Hivergen se spaja na Vaše baze podataka, dok je za dobivanje svih izvještaja potreban samo jedan klik.

Prednost je u tome što uprava poduzeća ima bolju kontrolu jer su sve informacije dostupne odmah, u svakom trenutku kada su potrebne. Neki od izvještaja do kojih možete doći u željenom trenutku su razne analize prodaje ili računovodstvenih informacija po mnogim kriterijima, usporedbe prema vremenskim periodima, pregled dugovanja i potraživanja te mnogi drugi.

S preko 30 vrsta grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize. S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima.

preko 30 vrsta grafova

Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo.

Brzo procjenjivanje svih promjena, kako u poduzeću tako i na vanjskom tržištu jedan je od glavnih čimbenika za povećanje konkurentnosti poduzeća. Na taj način možete poboljšati svoje poslovanje donoseći dobre odluke, a za sve to su Vam potrebne dobre i kvalitetne analize.

Ako je vaša tvrtka poput većine poduzeća vjerojatno imate različite procese koje radite ručno ili preko papira poput upravljanja računima, ugovorima, kalkulacijama, radnim nalozima i putnim nalozima, odobravanje godišnjih odmora, zahtjeva kupaca, ponuda i ugovora… Možda i koristite različite softvere za navedene procese.

Međutim, brzo rastuće poduzeće dobiva izazove kako sve procese vezane uz dokumentaciju držati pod kontrolom i učiniti transparentnom.

Kako se dokumentacija gomila, istu je teško učiniti vidljivom i dostupnom vrlo brzo da se donese pravilna odluka u kratkom vremenu. Poduzeću je prijeko potreban prilagođeni poslovni sustav koji će omogućiti dostupnost dokumentacije (koju je skoro nemoguće zagubiti).

Prednosti integracije poslovnog sustava za upravljanje dokumentacijama

Kako bi u potpunosti integrirani poslovni sustav mogao imati koristi u vašoj organizaciji? Ovo su samo neki do njih:

1. Poboljšana produktivnost zaposlenika

Integrirajući poslovne sustave i implementirajući automatizaciju procesa, umjesto nepotrebno ponavljajućih zadataka koji oduzimaju vrijeme, zaposlenici se mogu koncentrirati na vrjednije zadatke kojima će korisnije iskoristiti svoje vrijeme na poslu.

Produktivnost se može drastično povećati brzim protokom dokumentacije jer je omogućeno brže donošenja odluka i reagiranje na promjene.

2. Bolja uspješnost poslovanja

Kada se koriste različiti poslovno-informacijski sustavi, pristup točnim poslovnim informacijama u stvarnom vremenu može biti izazov. No s integriranim poslovnim sustavom mogu se lako dobiti informacije o svim trenutnim brojkama što omogućava pravovremeno donošenje odluka za poslovanje.

3. Smanjeni rizik od pogrešaka

Korištenje integriranog sustava omogućuje transparentno poslovanje, zadovoljava kontrolu sljedivosti i proceduru odobravanja dokumenata. Sve to dovodi do reda u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Mogućnost pogreške je smanjenja na minimum jer se informacije nalaze u sustavu te su dostupne na klik

4. Ušteda vremena i troškova

Kroz integraciju poslovnog sustava mogu se ukloniti uska grla u procesima i povećati produktivnost u tvrtki. Uštedom vremena, sniženjem mnogih troškova i pametnijom upotrebom svima dostupnih podataka tvrtke mogu se očekivati ne samo uštede, već i povećanje prihoda i profita.

Digitalna arhiva dokumenata i predmeta i E-pisarnica

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira  na najefikasniji mogući način.

Znate li uopće pravilno urudžbirati dokumente?

Pravilno urudžbiranje dokumenata kreće od obavezne Uredbe o uredskom poslovanju, namjenjene tijelima državne uprave, jedinicama lokalne i područne samoupravne i ostalima. Međutim, kako pravilno urudžbirati dokumente, još je uvijek nedovoljno jasno. Kako bi olakšali urudžbiranje dokumenata, razvijen je Hivergen GOV modul.


Hivergen gov

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira na najefikasniji mogući način.Hivergen GOV modul je dio Hivergen sustava koji se koristi kao:

DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA
Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći
Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu je točna i odmah dostupna, a rezultat je bolja i brža usluga.

e-PISARNICA
Lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu
Podaci se u sustav unose samo jednom, a kasnije se koriste za izradu akata prema podnositelju

Svrha Hivergena je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Za sva pitanja tu smo za vas. Kontaktirajte nas putem kontakt forme:

Hivergen DMS modul za upravljanje e-Računima

Već dugo razmišljate o automatizaciji likvidacije računa, ali ideja da se sve mora skenirati vas je odbijala? Sa sve većom popularnošću e-Računa većina računa može se automatski uvesti u sustav bez skeniranja.

Za tu namjenu razvili smo novi modul unutar Hivergen DMS sustava. Omogućujemo Vam jednostavnu izradu digitalne arhive svih e-Računa, kao i njihovo odobravanje, pretragu te elektroničko potpisivanje .

UVOZ I OVJERA e-RAČUNA

Sustav za upravljanje e-Računima koji omogućuje jednostavnu izradu digitalne arhive, pretragu, odobravanje, ovjeravanje i elektroničko potpisivanje svih e-Računa.

ZAPRIMANJE I UNOS: e-Račun se zaprima, popunjava i šalje u proces

ODGOVORNA OSOBA: e-Račun se automatski šalje odgovornoj osobi

ODLUKA O ODOBRENJU: Uprava dobiva e-Račun, odobrava ga i šalje u računovodstvo

RAČUNOVODSTVENA OBRADA: Računovodstvo obrađuje provjerene i potpisane račune

ARHIVA: e-Račun se arhivira u bazu

JEDNOSTAVNO UZ HIVERGEN: Za izradu kvalitetnih analiza poslovanja, upravljanje procesima i informacijama i jednostavno arhiviranje dokumentacije

Uvoz e-računa sa servisa Moj-eRačun i FINA e-Račun

  • Automatizirano spremanje e-Računa sa servisa Moj-eRačun i FINA e-Račun
  • Arhiva e-Računa
  • Jednostavnost i veća produktivnost korištenja Hivergen sustava
  • Prilagodba svakom poslovnom subjektu
  • Pristup e-Računima prema pravima korisnika
  • Efikasna pretraga e-Računa prema opisnim poljima
  • “Ured bez papira” – fluktuacija e-Računa kroz ured putem Hivergen sustava
  • Automatizacija tijeka procesa ovjere i obrade e-Računa
  • Mobilnost – pristup upravljanju putem pametnog telefona, tableta ili računala
  • Povezivanje sa ERP sustavom

Uvoz i ovjera e-Računa

Želite znati više?

Ukoliko Vas zanima sve vezano za uvoz i ovjeru e-Računa, slobodno nas kontaktirajte.

Svrha Hivergen sustava je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Upravljanje dokumentima u turizmu

Turistička industrija jedinstvena je po tome što se stvaraju velike količine podataka. Naročito u ljetnim mjesecima, kada se količina posjetitelja naglo povećava. Upravo zbog toga, ključno je za dobro poslovanje imate sve podatke i informacije na jednom mjestu.

Turistička industrijaPutničke agencije, zračni prijevoznici i hoteli, godišnje se suočavaju s velikom količinom podataka. Da bi ostali u prednosti u odnosu na konkurenciju, potrebne su im taktičke strategije do kojih dolaze na temelju potrebnih informacija. Upravo pravovremenu dostupnost informacija mogu ostvariti dobrim sustavom za upravljanje dokumentima. Tu dolazi Hivergen DMS koji sa svojim snažnim podatkovnim uslugama omogućuje turističkim tvrtkama bolje upravljanje i iskorištavanje svojih podataka.

Upravljanje dokumentima kod turističkih djelatnosti najviše se odnosi na sve vrste rezervacija. Unutar DMS sustava, turističke tvrtke mogu brzo i jednostavno omogućiti rezervaciju hotela ili bilo koji potreban način prijevoza.

Turizam_banner

S druge strane, prilikom dolaska gostiju u hotel, potreban je upis istih te je uz skeniranje osobnih dokumenata, ubrzan proces zaprimanja podataka. Ukoliko je potreban tjedni ili mjesečni izvoz podataka o svim prijavama gostiju, on je lako ostvariv i nudi dobru preglednost svih podataka.

Prava snaga leži u BI sustavu

U turizmu, broj podataka se povećava na svakodnevnoj razini i njima treba znati upravljati. Internet današnjice preplavljen je podacima o željama i navikama ljudi, a upravo zbog toga, bitne informacije i podaci ostaju neiskorišteni. Ako se dobro upravlja poslovnom inteligencijom, ona je korisna za svaku tvrtku koja se bavi bilo kakvim oblikom turističke djelatnosti. I to zato jer:

Pomoću alata za analizu, turističke tvrtke mogu segmentirati i analizirati svoje grupe kupaca, pronaći nove potrošače, a zatim predvidjeti njihove potrebe.

Druge pogodnosti analize podataka o turizmu mogu biti upravljanje prihodima, prilagođavanje distribucije putovanja ili isporuka vrhunskih korporativnih putovanja. Hivergen može proučiti veličine, očekivanja i trendove postojećeg turističkog poslovanja da bi razvili prediktivne modele realnih budućih trendova.

Donositelji odluka u turizmu mogu imati ogromnu korist od brzog pregledavanja usporedivih podataka od prodaje, marketinga, službe za korisnike, kako bi se odredile buduće poslovne strategije. Također, mogu se odabrati odgovarajući podaci za naprednu vizualizaciju i usporedbu u stvarnom vremenu i to sve za donošenje što boljih odluka.

Mogućnosti koje nudi Hivergen BI mogu se prilagoditi potrebama Vašeg turističkog poslovanja. Kompleksna analitika uz alate za vizualizaciju podataka i uvid u izvještaje, naša su snaga za sve djelatnosti.

U današnjem poslovnom svijetu i problemu prenatrpanosti informacija, teško je doći do kvalitetnih informacija, a još je teže kvalitetne informacije prezentirati ljudima na rukovodećim pozicijama u pojedinim tvrtkama. Dakako, nije problem donositi dobre odluke na temelju kvalitetnih informacija, već je potrebno do takvih informacije doći u pravo vrijeme. Upravljanje informacijama, podacima i dokumentima otvara potrebu za uvođenjem sustava kojim je ostvarivo bolje, brže i kvalitetnije poslovanje.

Svi zadaci na jednom mjestu.

U digitalnom načinu poslovanja bitno je sve zadatke, događaje i zahtjeve korisnika ispravno zabilježiti, rasporediti, odraditi i na kraju obavijestiti sve učesnike o njegovom ispunjenju. Zadaci u poslovanju mogu doći s raznih strana: od korisnika, drugog zaposlenika, nadređenog i slično. Za to je korisno imati kvalitetno definiran protok informacija i dokumentacije, što omogućuje Hivergen BPM. Automatizacija distribucije dokumentacije i zadataka ubrzava poslovanje. Izvršavanje zadataka ostvarivo je na klik, a kontrola slijedivosti i procedura poslovnog procesa nije više upitna. Sve to dovodi red u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Jer kada pravilno upravlja poslovnim procesima, organizacija postaje učinkovitija i efikasnija.

Upravljanje dokumentima na pravi način.

Organizacije danas upravljaju s nekoliko stotina, pa i tisuća dokumenata mjesečno. Sve veća količina dokumenata dovodi do sve više problema. Zaposlenici se susreću s gubljenjem dokumenata, nepravilnim popunjavanjem zahtjeva ili ugovora i to šteti poslovanju. Pravilna arhiva i upravljanje dokumentima rješenje je za takve probleme. Hivergen DMS prilagođava se svakom poduzeću i načinu poslovanja, a zadužen je za izradu digitalne arhive. Izrada digitalnih arhivskih mapa od računa, ugovora, slika pa do zahtjeva i radnih naloga, nikad nije bila jednostavnija. Jednom skenirani dokument moguće je pretraživati po datumu, iznosu, vrsti ili drugim kriterijima. Uz to, Hivergen DMS omogućuje uštedu vremena i novaca

Bolja i brža usluga.

Uredba o uredskom poslovanju potrebna je za sve županije, gradove i druge državne ustanove. Urudžbeni zapisnik još uvijek zadaje probleme zaposlenicima, no uredsko poslovanje može biti automatizirano i ubrzano. Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako pronaći, a svaka informacija potrebna zaposlenicima je točna i odmah dostupna. Olakšano je vođenje dokumenata i predmeta prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu. Podaci se u Hivergen GOV unose jednom, a kasnije se mogu koristiti za izradu rješenja, dopisa ili odluka. Ubrzana je distribucija dokumenata i predmeta jer se svi nalaze u digitalnom obliku.

Infografika

Što donosi sutra?

Jasna je činjenica da za uspješno poslovanje i donošenja dobrih i kvalitetnih odluka, treba razmišljati unaprijed. Izazov je svakodnevno planirati budućnost i određivati koje akcije poduzeti da bi poslovanje napredovalo u željenom smjeru. Međutim, planiranje poslovanja ostvarivo je na temelju sadašnjice i može biti jednostavno i brzo. Sve što je potrebno su dobre i kvalitetne analize i izvještaji. Hivergen BI/DWH obrađuje podatke prema traženim kriterijima. Pravovremenim i točnim analizama i izvještajima uz pravilno korištenje sustava, može se brzo reagirati na tržišne promjene, održavati i usmjeravati razvoj tvrtke u pravom smjeru.

Evidentirate stranke u nepotpunim Excel tablicama ili lošim, starim programima? Vođenje uredskog poslovanja zadaje Vam probleme?

upitnik
Automatizirajte ga i počnite voditi pravilnu i točnu evidenciju stranaka i obaveza.

Uz Hivergen DMS

Automatizacija uredskog poslovanja

Bez obzira na područje djelatnosti, tvrtke, organizacije i društva moraju arhivirati svoju dokumentaciju, ulazne i izlazne račune, primke, otpremnice, ugovore, akte i rješenja. Prema Zakonu donesenom 1.siječnja 2016. godine, rok čuvanja knjigovodstvenih isprava produljen je na 11 godina. U 11 godina, količina dokumentacije premašuje poveću brojku te je potrebno njeno arhiviranje pojednostaviti što je više moguće. Zašto ne biste imali pravilno arhiviranu dokumentaciju unutar sustava do koje možete doći kada vam je potrebna.

Pregled dokumenata

Upravo je to najveća prednost Hivergen DMS sustava.

Hivergen DMS je modul unutar sustava za upravljanje dokumentima. Karakterističan je prema tome što se prilagođava svakoj vrsti i načinu poslovanja.

  • Dokument je unutar sustava nemoguće izgubiti
  • Štedi se vrijeme i novac
  • Vrijeme za pretraživanje dokumenata je uvelike smanjeno
  • Dokument je moguće dijeliti unutar i van organizacije
  • Svi dokumenti se nalaze na centralnom mjestu

Evidencija stranaka

stranke

Odvjetnici moraju posjedovati pravilnu evidenciju stranaka i obaveza koje imaju uz njih. Upravo nepravilna evidencija može biti veliki problem ukoliko nisu sve informacije i podaci stranke na jednom mjestu. Također, za svaku stranku se veže zakazana obaveza ili ročište te je također iznimno važno posjedovati odgovarajuću i točnu evidenciju.

Cilj uvođenja softvera za upravljanje evidencijom stranaka je omogućiti svakom odvjetniku ili nekom drugom zaposleniku u odvjetničkim uredima, zakazivanje i pregledavanje obaveza prema raznim kriterijima (datumu i/ili strankama). Također, evidencija poslovnih kontakata je lako ostvariva.

Kontakti i izvještaji

Poslovni se kontakti unutar samog sustava mogu jednostavno, brzo i pregledno unositi. Pronalazak kontakata je još lakši jer se do njega dolazi unutar nekoliko koraka. Nema potrebe za gubljenjem vremena prilikom pronalaska stranaka.

Izvještaje je unutar Hivergena moguće izraditi na temelju mnogih kriterija. Za to služi modul Hivergen BI za poslovno izvještavanje.

graph_BI

Uvedite Hivergen DMS i Hivergen BI za pravilno vođenje dokumentacije i evidenciju stranaka.

 Automatizirajte svoj odvjetnički ured na najbolji mogući način.

Vjerovali ili ne, upravljanje ulaznim računima može biti jednostavno i transparentno

Bez obzira na veličinu poduzeća, odobravanje ulaznih računa je izazov. Proces je dovoljno dugotrajan pa nije potrebno da nepravilno odobravanje ulaznih računa uzrokuje dodatne probleme.

Novi Zakon o računovodstvu (NN 78/15, 134/15) koji je stupio na snagu prije nešto više od dvije godine obvezuje sva poduzeća da svi ulazni računi moraju biti isprintani, prekontrolirani i potpisani te nakon toga poslani u računovodstvo na obradu. Proces obrade ulaznih računa uključuje zaprimanje, kontrolu, obradu, knjiženje i arhiviranje računa. Ukoliko ste i sami dio tog procesa, sasvim sigurno ste se susreli sa situacijama kada su vam ulazni računi oduzeli podosta vremena i živaca. A da ne govorimo o obradi nekoliko desetaka ili stotina ulaznih računa na dan. Zašto ne biste obradili račune na jednostavan način i imali pregledan uvid do kojeg možete doći u nekoliko koraka?

Gdje, kome, kada?

Proces obrade ulaznih računa na prvi pogled djeluje vrlo jednostavno: administrator/ica zaprimi račune, dostavi ih po odjelima gdje likvidatori pregledaju, popune i potpišu račune te ih šalju prema upravi. Nakon pregleda, potpisivanja i odobrenja računa, šalju se na knjiženje u računovodstvo. Međutim, u takvom procesu je vrlo vjerojatno da ćete se susresti s problemima duplih, neispravnih ili nepopunjenih računa koji će zahtijevati dodatne dorade, a time se vraćamo na početak procesa. Račun se jednostavno može izgubiti ili se ne zna tko je za njega odgovoran pa dugotrajno kruži po poduzeću, čime se produžuje i ovako dosta dug proces obrade. Sve takve probleme rješava kvalitetan informacijski sustav za upravljanje ulaznim računima.

Izgubljeni računi su prošlost

Digitalizacijom odobravanja i likvidacije ulaznih računa štedi se vrijeme uprave i zaposlenika, dok računovodstvo ima bolji uvid u sve račune. Jednostavno je doći do svih informacija koje su potrebne za donošenje odluke jer se u svakom trenutku zna gdje je račun i tko je za njega odgovoran. Dostupan je uvid u tijek svakog pojedinog računa, a do skenirane slike računa moguće je doći u svakom trenutku. Prednost sustava za upravljanje ulaznim računima je ta što bilježi sve bitne podatke o kolanju dokumenata. Račun se sprema u digitalnu arhivu zajedno s pripadajućim prilozima gdje je vidljivo tko ga je i kad odobrio. Uz svaki račun korisnici mogu dodavati bilješke, a ovlasti za manipulaciju dokumentima ovise o definiranim korisničkim pravima.

Da, moguće je

Imati sve račune u jednoj digitalnoj bazi, na jednom mjestu i dobiti sve informacije o bilo kojem računu nikad nije bilo jednostavnije. Obrada ulaznih računa je u potpunosti prilagodljiva poslovanju tvrtke, što znači da se postojeći način rada može optimizirati i preslikati u digitalni oblik. Olakšano je praćenje i arhiviranje velikog broja računa čime se smanjuju troškovi poslovanja. Pravilnim upravljanjem ulaznim računima ostvarive su značajne vremenske i financijske uštede, a poslovanje je transparentno. Na osnovu evidencije ulaznih računa moguće je dobiti različite izvještaje koji pomažu rukovodstvu u donošenju odluka. Time se obrada ulaznih računa podiže na višu razinu i postaje alat za kontrolu, planiranje i upravljanje.

Likvidacija ulaznih računa traje dugo? Ne znate tko je odobrio račun? Gubite ulazne račune?

Bez obzira na veličinu poduzeća likvidacija ulaznih računa je izazov. Proces je kompleksan jer je potrebna sinkronizacija zaposlenika iz različitih odjela i različitih funkcija koji su na različitim lokacijama. Svaki zaposlenik u procesu poznaje svoju domenu aktivnosti:

  • od koga može dobiti račun
  • što mora napraviti s njim i
  • kome ga mora proslijediti

Najveći posao je automatizacija i snimka procesa, jer niti jedan zaposlenik ne poznaje cjeloviti proces od početka do kraja sa svim njegovim mogućim varijacijama tijeka.

Cilj automatizacije procesa likvidacije ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštediti vrijeme rukovodećem kadru. Ako uštedimo pola sata ključnim osobama dnevno naša misija je ispunjena.

U nastavku ćemo objasniti problematiku koja se javlja kod većine poduzeća i rješenje kako digitalna likvidatura ulaznih računa mora funkcionira.

automatizacija ulaznih računa
Unos ulaznog računa

Problemi:

Ne zna se kada je račun došao u firmu
Račun nema ulazni broj
Račun se duplo zaprimi
Račun se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
Račun beskonačno kruži po poduzeću
Dostava računa udaljenim odjelima
Račun „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
Račun dođe u računovodstvo = ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“

Kako u većini poduzeća funkcionira likvidacija ulaznih računa?

1. Račun dolazi do tajnice: mailom, faxom, poštom ili u digitalnom obliku. Tajnica otvara račune i raspoređuje ih po kutijama (nabava, uprava, računovodstvo, marketing i IT, tehnički odjel…)
2. Par puta dnevno tajnica dostavi račune po odjelima ili ih zaposlenici sami pokupe
3. Osobe zadužene za likvidaciju ulaznih računa pregledaju račun, potpišu se na njega ili ga pošalju drugom likvidatoru na uvid
4. Nadređeni ili drugi likvidatori pregledaju ulazni račun, potpišu ga, dodaju mjesto troška i šalju ih prema upravi
5. Uprava fizički zaprimi nekoliko desetaka ulaznih računa. Pregleda ih (ili preleti), potpiše i može ih odobriti ili vratiti likvidatoru
6. Račun dolazi u računovodstvo gdje se knjiži

Skeniranje ulaznih računa

Kako treba funkcionirati proces likvidacije ulaznih računa?

1. Tajnica sve račune zapisuje unosi u bazu ulazne pošte (Hivergen IPA). Uz skeniranje ulaznog računa dodaje osnovne podatke poput:

  • Naziv dobavljača i iznos
  • Broj i datum računa
  • Šalje ga na preraspodjelu

Digitalni račun cirkulira po firmi, a fizički automatski idu u računovodstvo
2. Ovisno o vrsti računa ili dobavljača proces likvidacije ulaznih računa ide automatski prema određenoj osobi ili odjelu
3. Likvidacija ulaznih računa se pojednostavljuje tako da se likvidatoru prikažu samo podaci koji su mu bitni, a obavezno mora popuniti podatke poput:

  • Narudžbenica ili ugovor
  • Mjesta troška
  • Potpis likvidatora (prema zakonu o računovodstvu)

4. Uprava dobiva digitalni računa sa svim popratnim informacija koje su potrebne odobrenje računa.

  • Od koga je račun i koliki je iznos
  • Tko i kada je pregleda i odobrio račun
  • Po kojoj narudžbenici ili ugovoru je stigao
  • Odobrava račune na klik

5. Računovodstvo dobiva račune koji su provjereni, potpisani i povezani s drugim poslovnim dokumentima.

Korisnici našeg modula za ulazne račune:
Gumiimpex GRP d.d., Roto dinamic d.o.o. Agrokor, Lukoil Croatia d.o.o., Salvus d.o.o., Ljekarne Švaljek, Varaždinska županija, Komunalne usluge Cres Lošinj d.o.o., Ivero d.o.o., Vodoopskrba i odvodnja Cres Lošinj d.o.o.

Prednosti

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeća je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Analiza ugovora

Neke od funkcija modula za likvidaturu ulaznih računa su:

  • Skeniranje ulaznih računa (pojedinačno i masovno)
  • Automatika dodijele jedinstvenog ulaznog broja
  • OCR funkcionalnost
  • Raspodjela po mjestima troška
  • Sprečavanje duplog unosa
  • Brzo odobravanje jednim klikom
  • Prva pristupa prema vrsti, statusu i iznos za odjele i zaposlenike
  • Sinkronizacija s ERP-om i računovodstvenim sustavima
  • Workflow – ciljana prilagodba procesa svakom korisniku
  • Zbirno odobravanje
  • Uvid u ugovor i analiza troškova
  • Polja za pretraživanje: datum unosa, partner, datum računa, valuta, unio, likvidatori i potpis, napomene, barcode broj, status, mjesta troška, vezani ugovori, vezana narudžbenica, vezani zahtjev za naručivanje, primka, otpremnica, šifra registratora, lokacija u arhivi, markice, rok obrade, napomene i sl.