upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Sustav za upravljanje dokumentima je alat za organizaciju i upravljanje informacijama (pa tako i urudžbiranje), ali djeluje i kao katalizator za upravljanje znanjem i kontinuirano usavršavanje. Oni također znači lakši i efikasniji posao javnoj upravi, jer je olakšan put do raznih informacija, svima onima kojima su potrebne.  

Nove tehnologije u organizacijama, kao što je sustav za upravljanje dokumentima,  omogućavaju lakše praćenje procesa koji se događaju te time kvalitetnije i učinkovitije usluge. Implementacijom informacijskih tehnologija u javne uprave doprinosi se ubrzanju procesa donošenja odluka, transparentnosti javnih servisa i usluga te omogućava jednostavnu komunikaciju sa tijelima javne uprave. Na ovaj način može se korisnicima javnih usluga pružiti brzu i pouzdanu informaciju u kratkom vremenu.

Ciljevi elektroničkog sustava upravljanja dokumentima u javnom sektoru

Danas se teži tome da se sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima (DMS sustavi) i zapisima uspješno implementiraju u što više javnih organizacija; na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini, značajno doprinoseći postizanju sljedećih ciljeva:

Optimizacija administrativne obrade. Administrativni postupci koji su na papiru trajali danima, tjednima ili čak mjesecima su sada pojednostavljeni i puno brži. Korisnici mogu izvršiti svoje poslovne procese za nekoliko minuta, a ljudske su pogreške svedene na minimum.

Standardizacija upravnih dokumenata. Dokumenti koji su u početku imali svoje značenje sada bi mogli postati beskorisne datoteke. Trebalo bi ih dalje razviti ili ih proglasiti zastarjelima kako bi se promicalo učinkovitije i korisnije upravljanje sadržajem za online javnu upravu.

Organizacija administrativne dokumentacije. Sustav upravljanja dokumentima jamči primjenu dogovorenih kriterija, umetanje ili stvaranje dokumenata kao rezultat aktivnosti nekog javnog tijela. Sustav zna razinu koja odgovara svakom dokumentu, te jamči sigurnost podataka i primjenu politike privatnosti osobnih podataka.

Provedba postupaka za zaštitu papirnatih i elektroničkih dokumenata i mogućnost analize. Osobe koje nadziru i upravljaju dokumentima i zapisima mogu provesti iscrpnu analizu vrsta dokumenata koje imaju, zahvaljujući sustavu za upravljanje dokumentima. Oni također mogu generirati brojne važne statističke podatke.

Sustav koji automatizira uredsko poslovanje i olakšava vođenje dokumenata

U potpunosti usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži brojne funkcionalnosti te tako ispunjava sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju javne institucije.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

obrada ulaznih računa, automatizacija, ulaznih računa

Automatizacija poslovnog procesa (tu spada obrada ulaznih računa) pojednostavljuje vaše “ručne” poslove, povećava učinkovitost, omogućuje transparentnost i smanjuje troškove poslovanja

Obrada i plaćanje ulaznih računa za računovodstvene i financijske odjele, a i ostale odjele i službe povezane s nabavom u tvrtkama zna biti stresan proces. Računi dolaze u svim mogućim formatima: papirnate fakture, PDF-ovi, skenirani računi, e-mailovi, e-računi itd. i čekaju na obradu, a količine variraju periodično kada situacija može postati poprilično kaotična za osoblje odgovorno za procesuiranje ulaznih računa. Klasični način obrade ulaznih računa koji podrazumijeva fizičku distribuciju papirnih dokumenata do sudionika u procesu obrade ulaznih računa (od ulazne pošte, preko raznih referenata, do voditelja, rukovodioca i direktora te knjigovodstva), unos podataka u IT sustave, i na kraju arhiviranje dovodi do uobičajenih problema poput izgubljenih dokumenata, kašnjenja i neusklađenosti unosa u IT sustav i sl.

Automatizirana obrada ulaznih računa je izvrsno rješenje. Automatizacijom uklanjate neučinkovite ručne procese i manipulaciju s dokumentacijom, koji usporavaju proces, odlučivanje i u konačnici plaćanje i mogu rezultirati problemima i narušenim odnosima s klijentima ili čak i novčanim kaznama zbog grešaka u obradi i zakašnjenja. Automatizacija također omogućava zaposlenicima, koji bi inače bili zatrpani papirnom dokumentacijom, da se usredotoče na inicijative i aktivnosti koje pomažu rastu i uspjehu vaše tvrtke.

Kada uspostavite automatiziranu obradu ulaznih računa – ovo su četiri poboljšanja koja biste mogli odmah primijetiti:

1. Puno brži i efikasniji proces obrade
Kada se oslanjate na zaposlenike da ručno obrađuju ulazne račune, vaše je poslovanje izloženo relativno čestim greškama, neučinkovitosti i rizicima. Nakon što računi uđu u proces ručne obrade mogućnost pogrešne putanje za provjeru i ovjeru je povećana što dovodi do pogrešne interpretacije ili lutanja računa po tvrtki što rezultira mnogim problemima. A da i ne spominjemo neizbježne pogreške koje se dešavaju kod ručnog unosa podataka, gubitak računa,…
Automatizacija koju pružaju kvalitetni računalni sustavi i programi eliminiraju nepotrebne ručne korake, sprječavaju pogreške i štede vrijeme. To znači da će dokumenti lako prolaziti kroz vaše procese obveza (financijske, prema dobavljačima, porezne i ostale…), a da pritom nigdje ne zapnete i ne gubite vrijeme.
Razmislite o svom trenutnom procesu vezanom za računovodstvo i financije – koraci koji oduzimaju najviše vremena vjerojatno su oni koji trebaju odobrenje od nekoga, zar ne? S automatizacijom računi i ostali dokumenti digitalno se usmjeravaju, tako da se odobrenje može izvršiti u samo nekoliko klikova prije automatskog prijelaza na sljedeći korak u procesu.

obrada ulaznih računa, automatizacija, ulaznih računa Read more

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

Da smo samo znali što nas čeka u 2020… Koji bi bili bili vaši potezi kada je u pitanju posao? Biste li se bolje pripremili za rad od kuće?

 

Nažalost, još uvijek živimo u nesigurnim vremenima gdje je jedina konstanta promjena. Situacije se mijenjaju iz dana u dan, ako ne i iz sata u sat, a samo oni koji se uspjevaju brzo prilagoditi uspjevaju napredovati u poslu, a u današnje vrijeme to znači – rad od kuće.

Svakog dana sve su veće šanse za novi COVID-19 “lockdown”, a mnoge europske države to već proživljavaju u ovi trenucima.

Ako nas je ovaj virus išta naučio – onda je to da je mobilni rad (rad od kuće) moguć (brojne svjetske tvrtke najavljuju da se više nikada ne planiraju vratiti u urede s punim radnim vremenom) – iako nije jednako jednostavan svima. Neki su se tome bolje prilagodili, drugi s time pravu muku muče.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa. A…možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi ovaj drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore? Sada je pravo vrijeme da razmislite o radu od kuće i za svoje radnike.

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

Hivergen olakšava rad od kuće i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

       Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

rad od kuće, raditi od kuće, rad od doma, raditi doma

       HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

       Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

poboljšati odnos s klijentima

DMS sustav ne pridonosi samo poboljšanju workflowa, već i na poboljšanje izvedbe svakog poslovnog procesa, pa tako i pomaže poboljšati odnos s klijentima

Sustav za upravljanje dokumentima (DMS sustav) ima primarnu zadaću pokušati riješiti sve vaše poslovne poteškoće. DMS pruža važnu podršku svim poduzećima koja rade s dokumentacijom i poslovno kritičnim podacima (a takva su zapravo sva poduzeća, zar ne?). Ako tražite način kako da se bolje organizirate i nudite što kvalitetniju korisničku uslugu, vjerojatno ste puno razmišljali o nečem poput dodatnih treninga i edukacije za osoblje i poboljšavanju komunikacije (među radnicima, kao i s klijentima). Iako će ulaganje u ta područja vjerojatno pomoći postići neke ciljeve, ono što može riješiti puno problema je sustav za upravljanje dokumentima.

Suprotno uvriježenom mišljenju, strategija upravljanja dokumentima ne odnosi se samo na poboljšanje workflowa (organizacijskih tijekova rada), već i na poboljšanje izvedbe svakog poslovnog procesa. Ovo je samo nekoliko izravnih i neizravnih načina kojima vam DMS sustav može pomoći povećati zadovoljstvo klijenata (i kupaca):

1. Brže i efikasnije poslovanje i komunikacija
Razmislite o načinu na koji trenutno obrađujete zahtjeve za korisničku podršku. Netko tko nazove vašu tvrtku nada se da ćete mu moći brzo odgovoriti na pitanja. Ako osoba koja obrađuje upit nema trenutni pristup svim relevantnim informacijama, onda je čekanje neizbježno. Tako nešto će zasigurno zaraditi lošu kritiku klijenata, jer u današnje vrijeme većina nas očekuje brzo i efikasno rješavanje problema. Sustav za upravljanje dokumentima vam daje mogućnost brzog pristupa relevantnim informacijama (ulazni računi, ugovori…), što dovodi do manje čekanja, bržeg vremena obrade i značajnog povećanja zadovoljstva kupaca.

2. Veća isplativost
Iako se isplativost vođenja vašeg poslovanja možda ne tiče vaših kupaca, ne može se poreći da isplativiji poslovni procesi dovode do poboljšane produktivnosti i boljih performansi u svakom odjelu. S modernim sustavom upravljanja dokumentima uštedjet ćete vrijeme i novac ako imate centralizirano spremište za sve podatke koji su potrebni za vaše poslovanje. Umjesto trošenja vremena na pretraživanje nepreglednih dokumenata i datoteka, vaš će se tim moći usredotočiti na ono što je najvažnije – na usluživanje vaših klijenata.

poboljšati odnos s klijentima

3. Lakša suradnja
Nije samo sposobnost dobre komunikacije s kupcima važna kada je u pitanju nuđenje vrhunske usluge – vaša sposobnost učinkovite komunikacije s ostatkom vašeg tima pomaže u poboljšanju ukupnog iskustva. Na primjer, ako klijent treba podršku, posljednje što želi čuti jest da se poziv prenosi na više različitih odjela radi potrebnih informacija. Pomoću centraliziranog sustava za upravljanje dokumentima, svi imaju pristup istim datotekama. To znači da nema više čekanja kod pretraživanja različitih dokumenata (i iz drugih odjela tvrtke).

4. Manje pogrešaka
Stvari poput pogrešnih informacija i zastarjelih dokumenata samo uzrokuju kašnjenja, a nijedan kupac nije zainteresiran za izgovore. Na žalost, za tvrtke koje se još uvijek oslanjaju na raznovrsne dokumente u papirnatom obliku u ormarićima, skenirane dokumente i razne datoteke i mape pohranjene u različitim sustavima, netočnost i nedosljednost informacija je neizbježna.
Spajanjem svega u jednom sustavu, uključujući skenirane kopije svih ispisanih dokumenata, sustav za upravljanje dokumentima uvelike smanjuje rizik od ljudskih pogrešaka i pomaže vašem timu optimizirati workflow.

5. Poboljšana sigurnost
Kad vam kupci povjere neke svoje podatke i dokumente, žele biti sigurni da su u sigurnim rukama. To vjerojatno neće biti slučaj ako su vaši dokumenti raspoređeni u više sustava, ili u običnim folderima na računalu. Spajanjem svih vaših korporativnih dokumenata i podataka kašnjenja i nedosljedne informacije moći ćete svesti na najmanju moguću mjeru. Osim toga, bolje i lakše ćete provoditi svoja sigurnosna pravila i dokazivati svojim kupcima da njihovu povjerljivost i privatnost shvaćate ozbiljno.

Jednostavno i efikasno rješenje koje pomaže poboljšati odnos s klijentima

 

hivergen, dms sustav, upravljanje podacima

Sve ove prednosti u sebi obuhvaća jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti HIVERGENA:

  • Smanjuje skupu poslovnu administraciju
  • Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
  • Do skenirane slike dokumenta dođe se u nekoliko klikova
  • Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
  • Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
  • Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
  • Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
  • Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
  • Smanjuje se vrijeme unosa podataka
  • Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
  • Povećava se zadovoljstvo kupaca
  • Poboljšava se moral zaposlenika

 

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

 

Šest razloga zašto je DMS sustav (sustav za upravljanje dokumentima) neophodan za vašu firmu

sustav za upravljanje dokumentima

     Sjedite za svojim stolom, radite nešto što i inače radite – kad odjednom stigne hitan e-mail od vašeg šefa. Traži neki stariji račun koji mu je hitno potreban za sastanak. Nema problema, lako ćete ga pronaći među dokumentima u nekoj od mapi na zajedničkoj mreži… Međutim, tog računa nema. Pretražujete i pretražujete, no nikako ga pronaći. Nastaje panika i tad vas šef zove na telefon, jer mu taj račun treba “još prije 10 minuta”.

Tko god radi s bilo kakvom vrstom dokumenata u nekoj tvrtci dobro zna kolika tlaka može biti organizacija dokumenata. Bilo da se zanemaruje arhiviranje ili brisanje zastarjelih verzija dokumenata, slika, datoteka itd. ili se radi o zaposlenicima od kojih svatko ima neku svoju zbunjujuću shemu davanja naziva za pojedine dokumente ili mape – poanta je da ovaj zastarjeli način sredstvo organiziranja i upravljanja dokumentima ne funkcionira, a i može vašu tvrtku koštati novca i dragocjenog vremena.

Srećom, postoji lakši način. Upravljanje dokumentima način je na koji organizacije mogu pohraniti i pratiti sve svoje dokumente na jednom središnjem mjestu pomoću softvera za upravljanje digitalnim dokumentima i podacima.

Upravljanje dokumentima ima brojne prednosti koje maksimiziraju produktivnost i uštedu vremena organizacije, a ovo je…

Šest razloga zašto je vašoj firmi potreban sustav upravljanja dokumentima:

1) Značajno bolja suradnja i komunikacija među radnicima i nadređenima

Sustav za upravljanje dokumentima potiče bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito na različitim zemljopisnim lokacijama. Mogućnost brzog pronalaska i pristupa dokumentima te dijeljenja tih računa, radnih naloga i drugih dokumenata omogućuje korisnicima zajednički rad na istom projektu bez muke, ali i kontrolu nadređenim osobama.

2) Pouzdanija kontrola verzije dokumenata

Za velike organizacije održavanje ažuriranih dokumenata i redovito održavanje informacija često može predstavljati poteškoće. Uz pomoć DMS sustava – dokumente je lakše pratiti i održavati ih ažurnima. Korisnici mogu jednostavno prenijeti dokument, a zatim upravljati ažuriranjima i novim verzijama. Upravljanje dokumentima uključuje automatiziranu arhivu za bolju organizaciju i održavanje dokumenata.

sustav za upravljanje dokumentima

 

3) Informacije se daju i saznaju na vrijeme

Sa samo nekoliko klikova mišem šalju se radni nalozi, sortiraju i pronalaze ulazni računi, te svi ostali dokumenti važni za firmu. Možete im čak dati i rok. U bilo kojem trenutku možete se provjeriti jesu li radnici otvorili, primjerice radni nalog, te u kojoj je fazi njegovo izvršavanje. Tako da neće biti izgovora poput “Nisam vidio mejl” ili “Nitko mi nije rekao”. Sve je transparentno i može se pratiti.

4) Ušteda vremena i troškova

Jeste li ikad čuli izreku: “vrijeme je novac”? Ako se vratimo na gornji scenarij, trebalo je toliko vremena da se pronađe određeni dokument, da je šef zakasnio na sastanak. To organizaciju košta u radnim satima, a tu su i potencijalno skupe pogreške jer menadžeri u firmi ne barataju najboljim raspoloživim informacijama za donošenje ispravnih odluka. Organiziranjem i arhiviranjem svih ovih dokumenata u DMS sustavu, mnogo je lakše i brže pronaći prave informacije. Već s nekoliko klikova mišem dokument se može pronaći i koristiti!

5) Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće

Budući da sve više ljudi radi od kuće ili putuje zbog posla, važno je da imaju pristup određenim dokumentima ili pravilnicima i kada nisu u uredu. Imati sve dokumente sigurno pohranjene u DMS sustavu i dostupne s bilo kojeg mjesta učinkovitije je i može uštedjeti puno vremena i stresa.

6) Povećana produktivnost

Prijenos, uređivanje, praćenje i dijeljenje dokumenata traje puno manje vremena sa sustavom za upravljanje dokumentima. Tako omogućava zaposlenicima da budu produktivniji i u konačnici učinkovitiji. Vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima u kabinetima ili nepreglednim folderima sada se može iskoristiti za obavljanje važnijih poslova.

Jednostavno i efikasno rješenje

sustav za upravljanje dokumentima

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Rad na daljinu i izazovi vezani uz to nisu jednostavni, no uz angažman nadređenih i dobre alate za rad vaša tvrtka može postati produktivnija i profitabilnija!

Nakon svega što smo prošli ovog proljeća, čini se da će i jesen pred nama biti itekako izazovna jer kao da nas pripremaju za ponovni “lockdown” s početkom jeseni… Za mnoge tvrtke to su teške činjenice. Što ako nas ponovo zatvore? Je li vaša firma spremna na ponovni rad na daljinu (od kuće)? Ako ste vlasnik biznisa sa zaposlenicima – upravljanje poslovanjem od kuće nešto je što morate jako dobro “položiti” ako želite što uspješnije preživjeti teška vremena pred nama.

Ako to niste još učinili krajnje je vrijeme da počnete razmišljati o tome, – jer kako se čini rad od kuće (potpuni ili djelomični) nešto je što će sve više tvrtki uvoditi i radnici očekivati i tražiti kod odabira poslodavca) čak i nevezano za pandemiju.

Dobra organizacija, alati za rad na daljinu i kreativno vodstvo ono su što se sada traži! Zaposlenici će trebati dobro vođenje, kao i podršku u borbi s promjenama kako bi se postigli što bolji ciljevi na radnom mjestu.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Izazovi upravljanja zaposlenicima koji rade od kuće

Bitan korak za sve koji rade u HR i upravljaju zaposlenicima na daljinu je pokušaj razumijevanja izazova s kojima se njihovi zaposlenici susreću. Čak će i vašim najkreativnijim zaposlenicima trebati vremena da se prilagode novom načinu rada, iako… Postoje alati koji vam mogu pomoći s time. No, o tome kasnije…

Da biste mogli bolje razumjeti njihovu poziciju, morate biti svjesni nekih od najčešćih izazova s kojima se zaposlenici susreću:

Izazov #1: Smetnje kod kuće

Nije svačija kuća prikladno radno okruženje. Da bi mogao učinkovito raditi, vaš zaposlenik mora imati namjenski radni prostor, u koji mu obitelj neće zalaziti i ometati ga. No, kod prijelaska na posao na daljinu neki će vaši zaposlenici vjerojatno raditi iz sofe ili ispred svojih televizora, a neki će morati obavljati i svoje roditeljske dužnosti dok rade, što stvara dodatni pritisak.

Izazov #2: Nedovoljno kontakta licem u lice

Zbog nedostatka osobne komunikacije, vaši zaposlenici mogu imati osjećaj da nemaju dovoljno podrške svojih menadžera da bi dobro obavljali svoj posao.

Izazov #3: Socijalna izolacija

Nekim zaposlenicima može teško pasti izostanak neformalne socijalne interakcije na koju su navikli u uredu. Ako se situacija nastavi, a ne poduzmu se nikakvi napori da se radna snaga poveže i kad su dislocirani – oni mogu izgubiti osjećaj pripadnosti tvrtki.

Izazov #4: Nedostatak informacija

Zaposlenicima može smetati činjenica da moraju uložiti dodatni napor kako bi došli do potrebne informacije (jer primjerice mogu samo pitati nekog u uredu već moraju slati mejl ili nešto slično).

Izazov #5: Alati za rad i održavanje angažmana

Prema istraživanjima “šumovi u komunikaciji” te, još važnije, loši i nepraktični alati za rad glavni su razlog zbog čega dolazi do pada produktivnosti i frustracija kod radnika.

Kako je to od presudnog značaja za uspjeh tvrtke, potrebno je razviti što uspješnije načine rada na daljinu i održavanja angažmana zaposlenika, kao i uspostaviti redovita sredstva komunikacije koja će osigurati nesmetan razvoj poslovanja.

rad na daljinu, rad od kuće, raditi od kuće

Kako riješiti te probleme?

Očito je da će direktori, menadžeri i HR odjeli morati uložiti više truda kako bi rad na daljinu što bolje i efikasnije funkcionirao, jer to je zaista moguće i brojne tvrtke to dokazuju. Tako je za drugi i treći izazov rješenje jasno: kvalitetna i zdrava komunikacija koju potiču i potenciraju nadređeni. Prvi i četvrti izazov nešto je što će radnici sami morati riješiti, naravno uz vašu podršku, ako je potrebno.

Dok je 5. izazov vjerojatno i najvažniji, jer može riješiti i smanjiti frustracije vezane za većinu ovih prije navedenih točaka.

Da je moguć uspješan rad na daljinu uz dobre alate – mi smo živi primjer. Kad nas je zadesilo ovo što nas je sve nažalost zadesilo krajem ožujka brzo smo reagirali i odmah je cijela tvrtka krenula s radom od kuće. To se kasnije, kako su mjere popuštale, pretvorilo u smjenski rad (dio tjedna u uredu, a dio kod kuće), što smo zadržali i danas, što iz sigurnosnih i zdravstvenih razloga, kako ne bi previše ljudi bilo u uredu, ali i kako bi ljudima omogućili fleksibilnost.

Jedna od najvažnijih, ako ne i najvažnija stavka zbog čega nam nije bilo teško poloviti rad od kuće jest što se bavimo alatom koji upravo omogućuje što brže, jednostavnije i efikasnije poslovanje – u uredu ili van njega.

 

Naša tvrtka Inpro, koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, veoma koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima te za poslovno izvještavanje – koji koriste već brojne tvrtke i javne ustanove diljem Hrvatske.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima. Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu jednostavno delegirati zadatke, točno pratiti tko što radi, kojem su dokumentu pristupili i kada, a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku. Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Tako se uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima. Za to je potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

upravljanje dokumentima, dms sustav,

Sustav za upravljanje dokumentima nešto je što će svakoj tvrtci olakšati i poboljšati poslovanje

Živimo u vremenima u kojima smo okruženi s dokumentima raznih vrsta, a poslovnim procesima ne znamo broja i svaki čas ih je više. Svakodnevno se stvara i obrađuje gomile dokumenata. A to doista predstavlja pravu organizacijsku noćnu moru. I to mnogima. Nema neke točne procjene koliko se vremena zapravo izgubi dok radnici pokušavaju pronaći neku određenu datoteku, neki račun, radni nalog ili neki poslovni proces stoji iz nepoznatog razloga. Mnoge firme još uvijek imaju velikih problema s time. A one druge – koriste sustave za upravljanje dokumentima. DMS (document management sistem) sustavi počeli su se pojavljivati 80-tih godina, a sve s ciljem da se sva dokumentacija može jednostavno i što bolje organizirati na jednom mjestu.

Prednosti digitalnih sustava za upravljanje dokumentima

Ako se pravilno koristi, sustav za upravljanje dokumentima može imati mnoge prednosti koje povećavaju produktivnost organizacije i uštedu vremena.

  • Organiziranje dokumenata i izvještavanja je prioritet

Vjerojatno jedna od najbitnijih koristi ovog programskog sustava, je što omogućuje korisnicima da brzo i jednostavno lociraju sve potrebne dokumente, nadređenima da daju radne naloge i prate što je sve odrađeno…

  • Nema ograničenja pohrane podataka

Druga važna korist je pohrana podataka. S ovakvim sustavom, korisnici ne trebaju ogromne fizičke arhive za razne papire, dokumente i ugovore (što je često bilo veoma kaotično). Sve je uredno pohranjeno na računalu, sve je pregledno i svemu je lako pristupiti. A tako se i štiti okoliš.

  • Brži i lakši pristup informacijama – štedi vrijeme i novac

Organizacija i pohrana svih relevantnih dokumenata vaše tvrtke u jednom DMS programu omogućuje puno lakše i brže pronalaženje pravih informacija, a higijena funkcioniranja poslovnih procesa je besprijekorna. Statistički podaci pokazuju da je to zapravo područje u kojem tvrtke najviše pate: profesionalci troše 50% svog vremena u potrazi za informacijama, i prosječno im treba 18 minuta da pronađu svaki dokument, a poslovni procesi traju i preko 60% dulje nego kad su automatizirani i transparentni za rukovodstvo.

Sustav za upravljanje dokumentima osigurava zaposlenicima neposredan pristup svim relevantnim datotekama jednostavnim pretraživanjem. Do svakog računa, dokumenta ili radnog naloga lako se može doći već s jednim klikom – pretraživanjem određene riječi ili fraze.

  • Povećana suradnja i komunikacija između zaposlenika (i nadređenih)

Sustav za upravljanje dokumentima promiče bržu i lakšu suradnju komunikaciju među zaposlenicima – i unutar iste fizičke lokacije, ali i kod zaposlenika na različitim geografskim lokacijama. Zahvaljujući mogućnosti brzog pristupa dokumentima unutar istog programa korisnicima se omogućava da rade zajedno na istom projektu bez ikakvih problema, a nadređeni mogu lako pratiti sve što se radi (i što se odradilo).

  • Operativna spretnost nevjerojatno je važna

U gotovo svakom biznisu brzina kojom tvrtka može donositi odluke i mijenjati neke svoje poteze ključni je faktor u određivanju uspješnosti poduzeća. Ako tvrtki treba predugo da reagira na tržište ili konkurenciju, to može izazvati katastrofu za tvrtku. Dobar DMS sustav uvelike će pomoću i u tome!

upravljanje dokumentima, dms, dms sustav

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

upravljanje dokumentima, dms, hivergen

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

rad od kuće, posao od kuće, raditi doma

Rad od kuće mogao bi postati naša ponovna stvarnost. Brojke zaraženih od korona virusa značajno rastu. Jesmo li već u drugom valu? I, slijedi li opet lockdown (iako nadležni tvrte da neće)?

Tek smo se ponovo naviknuli na koliko-toliko naš uobičajeni životni ritam (onaj prije korone), no po brojkama koje svakog dana gledamo čini se kao da se ponovo vraćamo u proljeće…

U nekim dijelovima svijeta, u zemljama koje su doživjele drugi val koronavirusnih infekcija nakon ukidanja “lockdowna”, restriktivne mjere su se vratile. Još na proljeće Singapur, Hong Kong, japanski otok Hokkaido i neka područja Kine ponovile su mjere zatvaranja svega u borbi protiv drugog porasta zaraze. U novije vrijeme, Libanon i Južna Koreja također su učinili isto.

Dok ne postoji učinkovito cjepivo, moguće je da će različiti dijelovi svijeta primjenjivati promjenjive stupnjeve lockdowna u borbi protiv koronavirusa.

Možda najteže pitanja od svih u ovoj situaciji je – što bi drugi val koronavirusa mogao značiti za vas… Što ako nas ponovo zatvore (iako to sigurno neće biti prije kraja sezone)? Ili što ako se korona ponovo proširi pa zbog sigurnosti vlastitih radnika odlučite ponovo uvesti rad od kuće?

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. No, rješenja ima! Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

hivergen, rad od kuće, rad od doma, raditi od kuće, posao od kuće

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

 

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada. Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

kako poboljšati poslovanje

Elektroničko upravljanje dokumentima i obrascima može učiniti ogromnu razliku u poslovanju hotela – značajno poboljšati poslovanje! Kako? Centraliziranjem dokumenata, laganim potpisivanjem dokumenata i računa i jednostavnim i preglednim procesom prijava i odjava

Gosti su uvijek na prvom mjestu u hotelijerstvu i ugostiteljstvu. Od njihovog check-ina do minute kada izađu, trebali bi doživjeti i osjetiti vrhunsko gostoprimstvo. Zbog toga, i brojnih drugih razloga, hotelijerstvo je jedna od najuzbudljivijih, najdinamičnijih i najzaposlenijih poslovnih grana. To uključuje i neprestano “balansiranje na užetu” u pokušaju postizanja ravnoteže između pružanja vrhunskih objekata i usluga te upravljanja troškovima.

Različiti zahtjevi i prohtjevi gostiju, kontrola troškova i upravljanje svim ostalim odgovornostima mogu biti naporni čak i za najkvalificiranijeg menadžera. Zapravo, potrebno je mnogo više od dobrog menadžera da se uvede red u kaotičan svijet hotelijerstva.

Svaka industrija ima svoje izazove. Iako su neki izazovi (moguće) slični u svim organizacijama, većina je specifična. Evo nekoliko glavnih izazova s kojima se suočava industrija hotelijera i ugostitelja…

Kaos i loš menadžment

Kaos i loše upravljanje poslovanjem česti su u ovoj industriji zbog prirode posla. Previše papirologije, loš workflow i decentralizirani sustav upravljanja informacijama rezultiraju gubitkom i pogrešnom interpretacijom informacija. Centraliziranje svih dokumenata i poboljšanje workflowa povećat će učinkovitost i omogućiti hotelima da ostanu konkurentni u okruženju koje se stalno mijenja.

Previše papira i dokumenata

Obično su papiri kojima se u hotelijerstvu barata – operativni dokumenti, prijave zaposlenika, evidencija zaposlenika, računi dobavljača, novčani primici i izvješća o prodaji. Ovi se dokumenti skeniraju i šalju e-poštom, a u nekim slučajevima, faksom ili šalju putem kurira. Pored ovih papirnatih dokumenata, postoji još mnogo elektroničkih datoteka poput MS Word-a, Excel-a i slika. Za mnogo hotela, spa centara i kockarnica, dokumenti ometaju najbolje moguće iskustvo koje se može pružiti gostu (jer se vrijeme troši na operativu oko papira i dokumenara, a ne u interakciji s gostima).

integrirani poslovni sustav dms

Kako poboljšati poslovanje – jednostavno i efikasno rješenje

Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.

Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

Pružite svojim klijentima i sebi najbolje!

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.

HIVERGEN GOV…

… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

Hivergen gov infografika

Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:

Za sve korisnike dokumentacije

  • Digitalni urudžbeni zapisnik
  • Skeniranje i upload postojećih dokumenata
  • Dostupnost predmeta prema pravima
  • Baza dokumenata na jednom mjestu
  • Lako pretraživanje predmeta
  • Jednostavno korištenje

Za djelatnike pisarnice

  • Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
  • Ispis naslovnice
  • Ispis knjige upisnika

Za gradonačelnike/pročelnike

  • Brza komunikacija
  • Laka raspodjela predmeta
  • Smanjenje troškova
  • Brže donošenje rješenja i odluka

Prednosti koristenja Hivergen GOV