Automatizacija workflowa je nešto o čemu često pišemo, no nije to bez razloga, jer ovo je postao prilično “trendi” pojam posljednjih godina kako tehnologija sve više napreduje i tvrtke sve više pokušavaju poboljšati svoju efikasnost. Zapravo, 80% direktora tvrtki vjeruje da im automatizacija workflowa (tijeka rada) može pomoći uštedjeti stotine sati svake godine. No, je li automatizacija potrebna vašem poduzeću?
Važno je razumjeti da automatizacija workflowa može izgledati drastično različito od jedne tvrtke do druge. Kad čujemo riječ “automatizacija” to pomalo zvuči znanstveno-fantastično, kao da će se pojaviti robot koji će sve potrebno odrađivati (iako bi to bilo totalno cool, zar ne?). Naravno, to nije tako. U stvarnosti automatizacija tijeka rada nalazi se “iza kulisa” i upravlja svakodnevnim, dugotrajnim zadacima, i olakšava rad i zaposlenicima i rukovoditeljima.
Kako biste razumjeli zašto je prijelaz na automatizaciju tijeka rada, koju omogućava kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima (DMS), važan – najvažnije je razumjeti od čega se sastoji ova vrsta automatizacije i koristi vi i vaše poslovanje možete imati.
Što je automatizacija workflowa (tijeka rada)?
Jednostavno rečeno, ovo je čin automatizacije manjih zadataka u okviru većeg tijeka rada kako bi se ubrzalo vrijeme potrebno za dovršetak posla i omogućilo zaposlenicima da svoje vrijeme usredotoče na važnije aspekte posla.
Naravno, to je još uvijek prilično apstraktna ideja o tome što je automatizacija workflowa, pa pružimo konkretan primjer kako to može izgledati u vašem poslovanju. Zamislimo da dobijete dokumente s informacijama koje su vam poslane e-mailom, a informacije unutar dokumenata trebate prenijeti u sustav da biste dovršili zahtjev. Uobičajena metoda za to je otvaranje e-maila, spremanje datoteke, otvaranje datoteke i zatim prepisivanje/kopiranje podataka na platformu koju koristite.
Uz automatizaciju workflowa, mnogi od tih koraka mogu se automatizirati – primjerice, datoteka unutar e-maila može se automatski spremiti u sustav za upravljanje dokumentima (DMS), analizirati je u sustavu, a zatim podatke iz datoteke prebaciti u sustav u koji trebate transkribirati. Sve se to radi automatski bez ljudske intervencije i može se izvršiti mnogo brže nego što je potrebno da to netko fizički radi korak po korak.
Koje su prednosti automatizacije tijeka rada?
Nekoliko je važnih prednosti prebacivanja s ručnog izvršavanja zadataka na automatizaciju tijeka rada.
Možda je najveća korist u tome što omogućavate zaposlenicima da stvarno rade posao zbog kojeg ste ih angažirali. Zamislimo da imate prodajno osoblje koje treba kontaktirati klijente, uspostaviti odnose i zatim unijeti prodaju u sustav. Svaka minuta koju provedu unoseći podatke iz narudžbi minuta je u kojoj se ne povezuju s klijentima i ne rade na rastu poslovanja. Ne možete automatizirati izgradnju odnosa, ali možete olakšati svojim zaposlenicima da rade svoj posao na najbolji način u pomoć automatizacije tijeka rada. Recentna istraživanja sugeriraju da bi automatizacija mogla pomoći zaposlenicima uštedjeti čak 2 sata dnevno, ovisno o tome koliko su dugotrajni njihovi zadaci i koliko moraju obaviti tijekom dana! Sad zamislite koliko bi više vaši radnici mogli postići kada bi dobili dodatnih dva sata radnog vremena da budu produktivni…
Automatizacijom ne samo da štedite vrijeme, već možete spriječiti i pogreške u tijeku rada. Pogreške u unosu podataka mogu se eliminirati automatizacijom, mogu se ispraviti pogreške u organizaciji dokumenata i problemi s arhiviranjem te nema rizika da netko propusti važan dokument koji stigne u pristiglu poštu ili e-mailom. Uz automatizaciju, svaki se zadatak rješava odmah, a podaci se prenose onako kako se pojavljuju u datoteci ili dokumentu bez rizika od pogrešaka pri upisu.
I na kraju, automatizacija workflowa može efikasno spojiti više timova u vašoj tvrtki i smanjiti ili ukloniti uska grla u vašem tijeku rada. Kada više timova ili zaposlenika mora zajedno raditi na jednom većem zadatku, svaki put kad se zadatak preda drugom timu, postoji prilika za kašnjenja i pogreške. Ako možete automatizirati neke zadatke u tijeku rada i eliminirati ta uska grla između timova, tada možete poslove obaviti brže i s više preciznosti. Osim toga, ovo može poboljšati moral tima jer neće biti praznog hoda ili frustriranosti postupkom i načinom na koji drugi članovi tima mogu igrati ulogu u procesu.
Iskusite moć automatizacije workflowa
Automatizacija workflowa može pomoći vašem poslovanju i vašim zaposlenicima da postanu učinkovitiji. Uz dobar DMS sustav možete smanjiti troškove i vremenske obveze potrebne za dovršavanje manjih zadataka ili ispravljanje ljudskih pogrešaka. Kako biste saznali više o automatizaciji tijeka rada i kako je usavršiti uz pomoć sustava za upravljanje dokumentima u poduzeću, kontaktirajte već danas Inpro, tvrtku s tridesetogodišnjim iskustvom u ovoj vrsti posla.
I, upoznajte Hivergen koji vam pomaže automatizirati workflow i poslovne procese u svakom odjelu vašeg poslovanja. Također vam pomaže smanjiti radno opterećenje, pa možete jednostavno osnažiti učinkovitost svog tima, poboljšati komunikaciju i ispuniti sve rokove.
Hivergen je jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!
