Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.

Jednostavna metoda snimke procesa

Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:

– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili

Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:

Prilog računu br. 01/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave.
30.4.2013. 14:00 Voditeljica nabave Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent nabave Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje.
7.5.2013 14:00 Voditeljica nabave Odobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 02/2013

26.4.2013. 08.00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje.
29.4.2013. 14:00 Voditeljica prodaje Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa.
2.5.2013. 11:00 Referent prodaje Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo.
7.5.2013 14:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Prilog računu br. 03/2013

25.4.2013. 08:00 Tajnica Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo.
18.5.2013 11:00 Referent računovodstva Račun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator.

Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.

Obrada ulaznih računa

Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.

Upravljanje štetama predstavlja složeni proces koji se pokreće prijavom štetnika/oštećenika, prolazi kroz razne organizacijske jedinice u osiguravajućoj kući i završava se isplatom ili odbijanjem isplate.

Zbog raznih regulativa koje određuju vrijeme obrade štete, kompleksnosti samog procesa unutar organizacije, velikog broja uključenih dionika, proces je potrebno analizirati, a zatim maksimalno automatizirati = UBRZANJE.

Prvo je potrebno analizirati trenutno stanje (AS-IS). Kada imamo kompletnu sliku trenutnog procesa obrade šteta, tek tada možemo krenuti u njegovo poboljšanje i izrade budućeg poboljšanog (TO-BE) stanja.

Sustav za Upravljanje poslovnim procesima InDMS automatizira procese, digitalizira dokumentaciju te Vam omogućuju:

  • Digitalnu distribuciju dokumenata i informacija kroz odjele
  • Kompletan uvid u dokumentaciju svake nastale štete – automatsko kreiranje arhive
    • Lako dolazite do informacija kod koga je u obradi određena šteta
    • Imate uvid u trajanje procesa obrade štete
  • Daje dodanu vrijednost cjelokupnom sustavu
    • Osobama koje rade u procesu olakšan je rad jer se koncentriraju na svoj posao
    • Nadređeni imaju bolji uvid u stanje sustava i lakše dolaze do informacija
    • Osiguranici dobiju bržu i točniju informaciju ili se uključe u proces, čime su zadovoljniji uslugom

DMS program za arhiviranje predmeta namijenjen je projektnim uredima koji barataju s velikom količinom dokumentacije. Program omogućuje jednostavno urudžbiranje i arhiviranje dokumenata i brzi pronalazak traženih dokumenata.

URUDŽBIRANJE

Pogledajmo pojednostavljeni primjer kada stranka podnese zahtjev za legalizaciju.

  • Upisati ćete kontakt podatke od stranke
    • Ime i prezime, adresu, OIB, k.č., k.o., kontakt podatke i sl.
  • Uz to priložiti ćete dokumentaciju koju ste dobili od geodeta
  • Možete priložiti snimku izvedenog stanja, AutoCAD datoteke, elaborat
  • Možete zabilježiti poziv stranke, datum kada ste bili na terenu, tko je bio na terenu i sl.
  • Kada se vratite s terena možete priložiti fotografije objekta
  • Možete sortirati predmete prema kategorijama
    • Npr: plaćeno, neplaćeno, potrebno izaći na teren
Program za arhiviranje predmeta
Arhiva sve dokumentacije vezane za predmet

PRETRAGA

Pretraga predmeta moguća je po svim poljima što znači da lako možete pronaći sve predmete kombinirajući polja. Na primjer, tražim sve predmete koji:

  •  su u tijeku obrade
  • za koje je zadužen određeni zaposlenik
  • gdje je površina objekata točno određena

U par klikova možemo doći do premeta i svih priloga.

JEDNOSTAVNA PRETRAGA ŠTEDI VAŠE VRIJEME „KOPANJA“ PO REGISTRATORIMA I LISTANJA PO DOKUMENTIMA.

Jednostavna pretraga
Baza predmeta

PRILAGODBA

InDMS program prilagodljiv je svakom korisniku na način da Vi odredite polja pomoću kojih želite opisati određeni predmet. Što znači ako je u predmetu bitno upisivanje katastarske čestice ili katastarske općine polja se mogu dodati jednostavno i brzo.

Prilagodba
Prilagodba

PROGRAM SE PRILAGOĐAVA VAMA, A NE VI PROGRAMU

Kako pregledati i odobriti sve račune u nekoliko klikova?

Jednostavno, DMS modul za obradu ulaznih računa od sada Vam omogućuje da brzo i efikasno pregledate, potpišete i odobrite Vaše račune. Sa samo nekoliko klikova mišem račun zaprimljen prolazi od osobe koja je zaprimila i urudžbirala račun do uprave koja u konačnici odobrava ili ne odobrava račun. U nastavku možete pogledati naš najnoviji video uradak te saznati kako to u praksi izgleda.

  1. Korak: Zaprimanje i urudžbiranjeOsoba koja zaprima račun unosi ga u sustav koji mu automatski dodijeljuje urudžbeni broj, unosi partnera ili dobavljača, iznos te nadležan odjel kojem ga jednim klikom proslijeđuje.
  2. Korak: LikvidaturaZaposlenik koji obavlja posao likvidature automatski dobiva obavijest o zaprimljenom računu, pregledava ga u sustavu te, ako je potrebno, dodaje bilješku kao prilog računu. A sa samo 2 klika mišem potpisuje i odobrava račun koji se automatski proslijeđuje upravi na konačno odobrenje.
  3. Korak: Odobrenje UpraveUprava dobiva obavijest o računima koje je potrebno pregledati i odobriti te ukoliko je sve u redu sa 2 klika mišem potpisuje i odobrava račune. Čime završava proces odobravanja računa.

Jednostavno uz Hivergen

Dok je poduzeće malo, dokumenti ne predstavljaju problem jer mali broj zaposlenik barata dokumentacijom. Kako se poslovanje širi i kako poduzeće raste tako se povećava potreba za upravljanje sve većom dokumentacijom koja cirkulira kroz poduzeće.

Hivergen DMS je sustav arhiviranje poslovne dokumentacije koji omogućuje jednostavnu izradu mapa (foldera) u koje zaposlenici stavljaju dokumente koji su kasnije dostupni svim ostalima prema pravima pristupa.

Neki od primjera primjene arhiviranje poslovne dokumentacije su:

  • Arhiva ugovora   Arhiva ulaznih računa   Baza rješenja, dopisa, zahtjeva
  • Arhiva slika, mailova   Baza ISO dokumentacije   Arhiva kalkulacija i sastavnica

Prednost Hivergen DMS rješenja je u tome što se prilagođava svakom poduzeću. Svako poduzeće može prilagoditi program i mape (foldere) svom načinu poslovanja.