e-Pisarnica i urudžbiranje dokumenata

Prema Uredbi o uredskom poslovanju, obrazovne ustanove obvezne su pravilno postupati s pismenima i dokumentima, njihovom obradom i evidentiranjem. Takav postupak, i općenito urudžbiranje, može biti komplicirano i zbunjujuće za većinu zaposlenika.

No, to ne mora biti tako!

 

 

Hivergen GOV automatizira uredsko poslovanje, olakšava vođenje dokumenata i urudžbiranje.

Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju obrazovne institucije, od osnovnih, srednjih i umjetničkih škola do fakulteta, veleučilišta pa čak i vrtića.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Proces urudžbiranja dokumenata

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.

Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.

Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice

Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.

Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.

Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.

Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.

HIVERGEN GOV…

… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.

Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.

Hivergen gov infografika

Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:

Za sve korisnike dokumentacije

  • Digitalni urudžbeni zapisnik
  • Skeniranje i upload postojećih dokumenata
  • Dostupnost predmeta prema pravima
  • Baza dokumenata na jednom mjestu
  • Lako pretraživanje predmeta
  • Jednostavno korištenje

Za djelatnike pisarnice

  • Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
  • Ispis naslovnice
  • Ispis knjige upisnika

Za gradonačelnike/pročelnike

  • Brza komunikacija
  • Laka raspodjela predmeta
  • Smanjenje troškova
  • Brže donošenje rješenja i odluka

Prednosti koristenja Hivergen GOV

Digitalna arhiva dokumenata i predmeta i E-pisarnica

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira  na najefikasniji mogući način.

Znate li uopće pravilno urudžbirati dokumente?

Pravilno urudžbiranje dokumenata kreće od obavezne Uredbe o uredskom poslovanju, namjenjene tijelima državne uprave, jedinicama lokalne i područne samoupravne i ostalima. Međutim, kako pravilno urudžbirati dokumente, još je uvijek nedovoljno jasno. Kako bi olakšali urudžbiranje dokumenata, razvijen je Hivergen GOV modul.


Hivergen gov

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira na najefikasniji mogući način.Hivergen GOV modul je dio Hivergen sustava koji se koristi kao:

DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA
Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći
Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu je točna i odmah dostupna, a rezultat je bolja i brža usluga.

e-PISARNICA
Lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu
Podaci se u sustav unose samo jednom, a kasnije se koriste za izradu akata prema podnositelju

Svrha Hivergena je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Za sva pitanja tu smo za vas. Kontaktirajte nas putem kontakt forme:

Posljednja ovogodišnja radionica za pravilno urudžbiranje dokumenata održana je u četvrtak 22. studenog 2018. godine u Krapini. Na radionici je sudjelovalo više od 20-tak zainteresiranih djelatnika u javnim ustanovama te udrugama. Uz dobru diskusiju i predavanje, uspješno smo odradili i ovu radionicu te smo izrazito zadovoljni.Također, zahvalili bih svima sudionicima na sudjelovanju.

Radionica u Krapini

U srijedu 14. studenog 2018. s početkom u 11 sati, odradili smo radionicu “Pravilno urudžbiranje dokumenata” u Virovitici. U suradnji s HGK – Županijskom komorom Virovitica, uspješno smo prikupili veliki broj zainteresiranih. Ukupno je 40-ak predstavnika gospodarskih subjekata, jedinica lokalne i regionalne samouprave, obrazovnih institucija i vrtića te ostalih institucija i ustanova iz Virovitičko – podravske županije saznalo kako pravilno voditi urudžbeni zapisnik.
Ovim putem službeno zahvaljujemo svim sudionicima te posebno organizaciji HGK – Županijske komore Virovitica i zadovoljni smo pokazanim interesom te diskusijom nakon radionice. A kako je bilo na pogledajte u nastavku:
Radionica u Virovitici
Radionica u Virovitici-1
Radionica u Virovitici-2

Nastavno s započetim projektom u rujnu, 25. listopada 2018. s početkom u 11 sati, održali smo radionicu “Pravilno urudžbiranje dokumenata” u Sisku.

Sve zainteresirane za pravilno urudžbiranje dokumenata okupili smo u Županijskoj komori Sisak te smo im predstavili Hivergen GOV uz početni teoretski dio o općenitim pojmovima i svim ostalim važnostima koje su vezane za urudžbeni zapisnik. Uz to,

Hivergen GOV je modul Hivergen sustava za uredsko poslovanje i provedbu urudžbenog zapisnika.
Namijenjen je županijama, gradovima, općinama, agencijama, zavodima, ministarstvima te ostalim ustanovama koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije.

Ovim putem službeno zahvaljujemo svim sudionicima i zadovoljni smo pokazanim interesom te diskusijom nakon radionice. A kako je bilo na pogledajte u nastavku:



Radionica Sisak-2
Radionica Sisak-3
Radionica Sisak - 4

U rujnu smo započeli projekt s radionicom za pravilno urudžbiranje dokumenata, te smo nakon uspješno održane radionice u Koprivnici, nastavili putem Bjelovara. Tako smo u utorak 16. listopada 2018. okupili zainteresirane sudionike u Bjelovarsko-bIlogorskoj županiji i zajedno s njima odradili i ovu radionicu.

Kako što je već poznato, na radionici smo prezentirali kako pravilno urudžbirati dokumente te smo predstavili Hivergen GOV koji je namijenjen županijama, gradovima, općinama, agencijama, zavodima, ministarstvima te ostalim ustanovama koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije.

Izrazito smo zadovoljni odazivom i diskusijom sa sudionicima te se ovim putem svima zahvaljujemo na sudjelovanju i veselimo se budućoj suradnji. A kako je bilo na radionici pogledajte u nastavku:

Radionica Bjelovar
Radionica Bjelovar_2

Radionica Bjelovar_4

Uspješno smo u suradnji sa Županijskom komorom Koprivnica, u utorak 25. rujna 2018. održali besplatnu radionicu “Pravilno urudžbiranje dokumenata”.

Na radionici smo prezentirali kako pravilno urudžbirati dokumente te smo predstavili Hivergen GOV koji je namijenjen županijama, gradovima, općinama, agencijama, zavodima, ministarstvima te ostalim ustanovama koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije.

Svrha Hivergen GOV softvera je pravilno vođenje urudžbenog zapisnika.

Prezentacija je bila namijenjena za:

  • ravnatelje škola, učilišta, vrtića
  • tajnice u državnim institucijama
  • članove uprava u županijama, općinama, komorama i državnim institucijama

Također smo predstavili u temeljne pojmove Uredbe o uredskom poslovanju.

Uredba o uredskom poslovanju uređuje uredsko poslovanje u tijelima državne uprave, stručnih službi Hrvatskog Sabora i Vlade Republike Hrvatske, Uredu predsjednika Republike Hrvatske i drugih državnih tijela, tijela i službi jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni propisi.

Ovim putem se srdačno zahvaljujemo svim sudionicima te Županijskoj komori Koprivnica na organizaciji.




Hivergen GOV u obrazovnim ustanovama

Obrazovanje
Prema Uredbi o uredskom poslovanju, obrazovne ustanove obveznici su pravilno postupati s pismenima i dokumentima, njihovom obradom i evidentiranjem. Takav postupak može biti kompliciran i zbunjujući za većinu zaposlenika.

Međutim, može biti i jednostavan!

A rješenje je Hivergen GOV

Uredba o uredskom poslovanju

„Uredsko poslovanje je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u rad, obradi, korištenju, otpremanju, čuvanju, izlučivanju i predaji nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu. (NN 7/09)“

 

Izrađen na način da je u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti da bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju obrazovne institucije, od osnovnih, srednjih i umjetničkih škola do fakulteta, veleučilišta pa čak i vrtića.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  • Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  • Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  • Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Hivergen GOV mogu koristiti sve obrazovne institucije

  • Osnovne škole
  • Srednje škole
  • Umjetničke škole
  • Fakulteti
  • Veleučilišta

Funkcionalnosti sustava

Funkcionalnosti koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su:

  • Digitalna pisarnica
  • Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  • Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  • Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  • Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  • Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  • Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  • Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  • Upravljanje matičnim podacima
    • Partneri
    • Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  • Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  • Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  • Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

I mnoge druge.

Evidencija predmeta

Evidencija predmeta jedna je od ključnih funkcionalnosti za pravilno poslovanje. Svi predmeti su evidentirani prema klasi, nazivu predmeta, roku izvršavanja, jedinici, datumu primitka i drugo. Do svakog predmeta je moguće doći jednim klikom.

Upravljanje predmetima i dokumentima prema Uredbi o uredskom poslovanju može biti ubrzano, jednostavno i pravilno.
Uz kvalitetan sustav!

Reference

  • Druga gimnazija Varaždin
  • Osnovna škola Martijanec
  • Elektrostrojarska škola Varaždin
  • Glazbena škola Varaždin
  • Gospodarska škola Varaždin
  • Graditeljska, prirodoslovna i rudarska škola
  • Medicinska škola Varaždin
  • Osnovna škola Andrija  Kačić Miošić Donja Voća
  • Osnovna škola Ante Starčević Lepoglava
  • Osnovna škola Antun i Ivan Kukuljević Varaždinske Toplice
  • Osnovna škola Beletinec
  • Osnovna škola Bisag
  • Osnovna škola Breznički Hum
  • Osnovna škola Cestica
  • Osnovna škola Franje Serta Bednja
  • Osnovna škola grof Janko Drašković Klenovnik
  • Osnovna škola Gustav Krklec Maruševec
  • Osnovna škola Ivan Ranger Kamenica
  • Osnovna škola Ivana Kukuljevića Sakcinskog Ivanec
  • Osnovna škola Izidora  Poljaka Višnjica
  • Osnovna škola Kneginec Gornji
  • Osnovna škola Ludbreg
  • Osnovna škola Ljubešćica
  • Osnovna škola Metel Ožegović Radovan
  • Osnovna škola Novi Marof
  • Osnovna škola Petar Zrinski Jalžabet
  • Osnovna škola Petrijanec
  • Osnovna škola Podrute
  • Osnovna škola Sračinec
  • Osnovna škola Sveti Đurđ
  • Osnovna škola Svibovec
  • Osnovna škola Šemovec
  • Osnovna škola Trnovec
  • Osnovna škola Tužno
  • Osnovna škola Veliki Bukovec
  • Osnovna škola Vidovec
  • Osnovna škola Vinica
  • Osnovna škola Visoko
  • Osnovna škola Vladimir  Nazor  Sveti Ilija
  • Prva gimnazija Varaždin
  • Srednja  škola Arboretum Opeka
  • Srednja strukovna škola Varaždin
  • Srednja škola Ivanec
  • Srednja škola Ludbreg
  • Srednja škola Novi Marof
  • Srednja škola u Maruševcu s pravom javnosti
  • Strojarska i prometna škola Varaždin
  • Učenički dom Varaždin
  • Osnovna škola Milke Trnine Križ