narudžbenice, narudzbenice, upravljanje dokumentima, dms

Narudžbenice predstavljaju ključni korak u lancu nabave. One su dokumenti koji služe kao službena naredba za kupnju proizvoda ili usluga od određenog dobavljača. Nesmetano upravljanje narudžbenicama važno je ne samo radi osiguranja kontinuiranog opskrbljivanja, već i radi sprječavanja potencijalnih gubitaka uzrokovanih kašnjenjima, pogreškama ili nedostatkom transparentnosti u procesu naručivanja. Stoga, implementacija učinkovitog rješenja za upravljanje narudžbenicama postaje ključno za optimizaciju poslovnih operacija i povećanje konkurentnosti poduzeća na tržištu.

Narudžbenice i prednosti tipiziranog rješenja za njihovo upravljanje

Uvođenje DMS rješenja za upravljanje narudžbenicama donosi niz značajnih prednosti koje mogu značajno unaprijediti procese naručivanja unutar tvrtke. Evo nekoliko ključnih prednosti:

Automatizacija procesa: omogućuje se automatizaciju ključnih koraka u procesu naručivanja, uključujući generiranje, slanje i praćenje narudžbenica. Ovo smanjuje potrebu za ručnim intervencijama, što dovodi do povećanja efikasnosti i smanjenja vremena potrebnog za obradu narudžbenica.

Smanjenje pogrešaka: Ručno upravljanje narudžbenicama često može rezultirati pogreškama u unosu podataka, zakašnjenjima ili nedostatkom komunikacije između različitih odjela. DMS rješenje za upravljanje narudžbenicama minimizira ove pogreške kroz integrirane provjere valjanosti podataka i automatsko ažuriranje informacija u stvarnom vremenu.

Bolja transparentnost: Transparentnost u procesu naručivanja ključna je za uspješno upravljanje nabavom. Rješenje za upravljanje narudžbenicama pruža sveobuhvatni pregled nad statusom svake narudžbenice, omogućujući relevantnim dionicima da prate napredak i identificiraju eventualne probleme ili kašnjenja.

    Analiza podataka: Uz ovakvo rješenje tvrtke mogu prikupljati i analizirati podatke o svojim nabavnim aktivnostima. Ova analitika pruža vrijedne uvide o potrošnji, trendovima u potražnji i performansama dobavljača, što pomaže u donošenju informiranih odluka i optimizaciji budućih nabavnih strategija.

 

Upravljanje narudžbenicama igra ključnu ulogu u uspješnom poslovanju tvrtki, a implementacija rješenja za upravljanje narudžbenicama kroz sustav za upravljanje dokumentima može značajno poboljšati efikasnost, točnost i transparentnost ovog ključnog procesa. U nastavku možete istražiti kako točno funkcionira upravljanje narudžbenicama u Hivergenu, sustavu koji je osmislila tvrtka Inpro…

 

Detaljni prikaz tipiziranog rješenja Narudžbenice u Hivergenu (korak po korak) pogledajte klikom na donju sliku (pdf dokument)

narudžbenice, narudzbenice, narudžbenica, dms, upravljanje dokumentima

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂

ulaznih računa, ulazni računi, dms

Neučinkoviti postupci obrade ulaznih računa troše dragocjeno vrijeme, trud i novac. Ipak, sve to lako je izbjeći.

Ulazni računi predstavljaju ključan dio poslovanja svake tvrtke, a učinkovito njihovo upravljanje igra presudnu ulogu u financijskoj transparentnosti i operativnoj efikasnosti. S obzirom na kompleksnost ovog procesa, implementacija sustava za upravljanje dokumentima postaje neizbježan korak prema modernizaciji i optimizaciji poslovnih operacija.

Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS) pružaju tvrtkama integrirano rješenje za efikasnu obradu ulaznih računa. Ovi sustavi omogućuju digitalizaciju i automatizaciju ključnih faza procesa, počevši od primanja računa pa sve do njihovog arhiviranja. Digitalizacija ulaznih računa eliminira potrebu za fizičkim papirima, smanjujući rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata te pridonosi očuvanju okoliša.

Jedna od ključnih prednosti DMS sustava je ubrzanje procesa odobravanja i plaćanja računa. Digitalni sustavi omogućuju automatiziranu distribuciju računa relevantnim odjelima te praćenje statusa odobrenja. Ovaj pristup ne samo da ubrzava proces, već smanjuje i mogućnost ljudskih pogrešaka, poboljšavajući točnost evidencije.

Dodatno, DMS pruža analitičke alate koji olakšavaju praćenje financijskih podataka povezanih s ulaznim računima. Tvrtke mogu generirati izvještaje o troškovima, analizirati obrasce trošenja te donositi informirane poslovne odluke. Ovi sustavi također omogućuju praćenje zakonskih zahtjeva i regulativa, osiguravajući da tvrtke poštuju sve porezne obveze.

U konačnici, implementacija sustava za upravljanje dokumentima u postupku vođenja ulaznih računa donosi niz benefita. Olakšava tvrtkama vođenje poslovanja u digitalnom dobu, čime se stvara temelj za dugoročnu financijsku stabilnost i konkurentske prednosti.

 

Evo kako to izgleda kod nas u Hivergenu, sustavu koji je osmislila tvrtka Inpro:

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Pregled dokumenta

Ulazni računi su svi računi koje tvrtka primi od poreznog obveznika koji je isporučio robu ili obavio uslugu. Prilikom unosa ulaznog računa u sustav Hivergen, dodjeljuje se URA interni broj (Šifra), krenuvši redom od 1, a unos se može izvršavati ručno odnosno zapis unosi određeni korisnik ili automatski ako se koriste e-računi.

Za sve ulazne račune moguće je uključiti provjeru pomoću koje se detektira da li je zapis već unesen. Provjera se izvršava sukladno određenim partnerima. Na primjer ako je na računu naveden isti partner, broj računa i iznos, sustav prikaže poruku upozorenja, a korisnik bira da li želi nastaviti ili odustati.

Ujedno moguće je uključiti i upozorenje sukladno unesenom datumu. Upozorenje se veže na datum plaćanja te ako račun nije obrađen do datuma navedenog u tom polju isti će biti označen crveno.

 

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Grafički prikaz jednostavnog tijeka dokumenta

Pretraživanje i pregled dokumenata

Ovisno o svojim pravima ulazne račune kao i ostale dokumente korisnik može pretraživati po tipu dokumenta (Ulazni računi, izlazni računi, ugovori, ponude, narudžbenice, putni nalozi…) te pri tome odrediti željene parametre kao što su na primjer partner koji je naveden na određenom tipu dokumenta, iznos, valuta, datum i tome slično odnosno po svim onim opisnim poljima koja su implementirana za određeni tip dokumenta i za koja je definirano da se nalaze u filteru.

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Pretraživanje dokumenata

Detaljniji prikaz Ulaznih računa u Hivergenu (korak po korak) pogledajte klikom na donju sliku (pdf dokument):

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂

ulazni računi

 

U gotovo svakoj djelatnosti računi se primaju u papirnatom ili elektroničkom obliku. Računi se zatim pregledavaju i prosljeđuju, obično putem e-maila, na odobrenje i arhiviranje. Sam postupak ovjere ulaznih računa (i odobrenja) obično je u rukama uprave koja nije uvijek dostupna, što na kraju odgađa isplate, a račun još mora proći i kroz računovodstvo – sve to može trajati i tjednima (ako ne i duže u nekim tvrtkama).

Nakon što su ulazni računi konačno odobreni, podaci se tada ručno unose (primjerice u ERP) i računi se fizički arhiviraju.

 

U većini slučajeva, s ovim tradicionalnim postupkom fakturiranja, postoji nekoliko problema:

  • Ručno unošenje podataka s faktura troši vrijeme i novac, i velike su šanse za moguće pogreške
  • Izgubljene ili zametnute fakture
  • (Pre)dugi ciklusi pregleda, odobrenja i obrade ulaznih računa
  • Nedovoljna (neažurirana) usuglašenost s propisima i sigurnosni rizici
  • Visoki fizički troškovi pohrane i pronalaženja dokumenata
  • Stalni upiti dobavljača u vezi s računom i statusom plaćanja
  • Poteškoće u primjeni najboljih operativnih praksi
  • Nedostatak mogućnosti za optimizaciju rasporeda plaćanja – prekasno da bi se ulovio popust za rano plaćanje ili prekasno kako bi se izbjegla naknada za kašnjenje
  • Nema vidljivosti u analitiku podataka

ulazni računi, dms

Zašto je automatizacija budućnost?

Proces kupnje i prodaje čini se jednostavan, no ipak nije baš tako jer administracija mora biti uređena, određeni zahtjevi ispunjeni. To znači poduzimanje određenih procesa koji se, kada je “gužva”, znaju nakupiti, što povećava administrativne troškove, usporava postupak plaćanja, a sve to pak zauzvrat dovodi do slabijih odnosa s dobavljačima.

“Manualni” mod poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima.

Upravo zato tvrtke sve više prepoznaju potrebu za automatizacijom ovjere ulaznih računa.

Manje ručne obrade papira

Prema IOFM-ovoj Studiji o budućim ulaznim računima – 51 posto osoba koje se bave ulaznim računima u tvrtkama predviđaju da će do 2022. godine njihov odjel eliminirati većinu faktura u papirnatom obliku koje trenutno primaju od dobavljača.

Gotovo jedna trećina njih očekuje da će njihov odjel za računovodstvo eliminirati između 25 i 50 posto papirnih računa.

Važnost podataka za veću profitabilnost

Šezdeset i tri posto osoba koje barataju ovjerom ulaznih računa u tvrtkama očekuje da će se upotreba podataka iz njihovog odjela u cijelom poduzeću povećati značajno tijekom sljedeće tri godine.

Automatizacija obrade računa približit će važne podatke na dohvat ruke ovlaštenim korisnicima, bez obzira gdje se nalaze. Korisnici će također moći pratiti mjerne podatke troškova i potrošnje, steći uvid u kapital i potrošnju, upravljati troškovima i potrošnjom, filtrirati izvješća, mjeriti performanse i otkrivati ​​nove mogućnosti.

Bolje iskorištavanje vremena

Uz automatizaciju, osobe koje barataju ovjerom ulaznih računa trošit će manje vremena na ručne zadatke, a više na aktivnosti s dodanom vrijednosti. Automatizacija će eliminirati većinu napornih koraka povezanih s obradom računa, uključujući primanje i provjeru računa, podudaranje računa i narudžbenica, usmjeravanje računa radi odobrenja ili postupanja s iznimkama, prijenosa podataka o odobrenim računima fakture u ERP…

 

Međutim, postoji jednostavno rješenje – inteligentni softver za automatizaciju obrade računa koji pomaže da efikasnije upravljate računima, minimizirajući pogreške i probleme povezane s ručnom obradom računa.

ulazni računi, dms, hivergen

Zašto odabrati Hivergen?

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeće je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

 

Prednosti HIVERGENA su višestruke! Ovo su neke od njih:

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Ulazni račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂

dms, document management system

HIVERGEN DMS za pobošljanje Vašeg poslovanja!

U današnjem poslovnom svijetu i problemu prenatrpanosti informacija, teško je doći do kvalitetnih informacija, a još je teže kvalitetne informacije prezentirati ljudima na rukovodećim pozicijama u pojedinim tvrtkama. Dakako, nije problem donositi dobre odluke na temelju kvalitetnih informacija, već je potrebno do takvih informacije doći u pravo vrijeme. Upravljanje informacijama, podacima i dokumentima otvara potrebu za uvođenjem DMS sustava (Document management system) kojim je ostvarivo bolje, brže i kvalitetnije poslovanje.

Hivergen DMS unaprjeđuje i olakšava poslovanje!

Takav sustav je HIVERGEN– sustav za procesno upravljanje informacijama, namijenjen organizacijama koje žele na jednostavan način upravljati svojom dokumentacijom, automatizirati svoje procese i na jednostavan način doći do izvještaja. Razvija se od 1999. godine i nastao je na temelju iskustva, potreba korisnika i partnera.

Glavna prednost Hivergen DMS sustava leži u fleksibilnosti i prilagodljivosti. Hivergen DMS je u potpunosti produkt tvrtke Inpro d.o.o. tako da se bilo koji dio sustava može prilagoditi potrebama korisnika.

Generalno djelovanje Hivergena možemo podijeliti na sljedeće:

dms, document management system

No, Hivergen ima još mnogo rješenja…

Nešto šire objasnit ćemo Hivergenovih 6 rješenja koje se veoma često koriste (iako ih imamo još mnogo za posebne potrebe tvrtki i ustanova primjerice – putne naloge, evidenciju, pravnu dokumentaciju, budžet, tendere, poslovne izvještaje…)

dms, document management

  • Zaprimanje računa (papirnatih i e-računi ) dodjela urudž.br i skeniranje
  • Pokretanje procesa ovjere …. ubacivanje računa u proces ovjere.. Ovisno o vrsti računa, odjelu i sl. račun ovjerava više osoba
  • Kreiranja putanja ovjere prema svim kriterijima potrebnim za procesuiranje računa
  • Kreiranje putanja ovisno o: Autor, Iznos, Partner, Odjel, Mjesto troška, Korisnik, ….. u nizu ovjere..
  • E-računi: automatski dohvat u program i preuzimanje dobivenih polja
  • Jednostavno odobravanje preko WEB-a (Mobitel)
  • Raspodjela iznosa po mjestima troška ( u postotku ili apsolutnom iznosu)
  • Povezivanje s drugim sustavima (računovodstveno financijske aplikacije, ERP…). Ne treba pretipkavati podatke, jer se sve uneseno prenosi u druga IT rješenja.
  • U svakom trenutku se zna da li je račun zaprimljen, gdje je račun, koliko dugo je kod koje osobe bio i sl.
  • Dostupni određeni izvještaji: stanje duga, rokovi plaćanja, računi po partneru, nabavljaču i sl.
  • U slučaju povezivanja sa ERP moguća je dorada – PDF slika računa na klik u ERP-u (ovisi o proizvođaču ERP-a)
  • Vođenje kreditnih odobrenja

dms, document management

  • Predlaganje, generiranje i usuglašavanje ugovora od strane relevantnih sudionika
  • Praćenje svih verzija do finalnog oblika ugovora
  • Istovremena ovjera finalnog ugovora od više osoba (članova uprave npr.)
  • Zaprimanje pristiglih ugovora od partnera
  • Kreiranje putanja generiranja i ovjere ovisno o: Autor, Iznos, Partner, Odjel, Korisnici itd.
  • Dostupnost ugovora do svih ovlaštenih osoba. Veća preglednost poslovanja
  • Revizijski trag (tko, kada i što)
  • Arhiva ugovora sa pripadnim pretraživanjima
  • Upozorenja: istek ugovora, prekoračenje iznosa, prekoračenje rokova, …
  • Povezivanje s drugim evidencijama (npr. ulaznim računima i sl.) i kalkuliranje limita – upozorenje kod prekoračenja limita
  • Povezivanje instrumenata osiguranja plaćanja
  • Pripadni izvještaji
  • Baza predložaka ugovora

dms, document management

  • Točan datum zaprimanja pošte
  • Kontrolirana distribucija ulazne pošte kroz poslovni sustav
  • Izdavanje potvrde primitka
  • Revizijski trag (tko, kada i što)
  • Pretraga po tipu pošte (dopisi, molbe, ulazni računi, prijave, ….
  • Urudžbiranje odabrane ulazne pošte
  • Moguće pokretanje tijeka dokumenta
  • Poruke i zadaci uz poštu
  • E-mail kao ulazna pošta
  • Povezivanje s drugim sustavima (financijske aplikacije, ERP…).

dms, document management

  • Generiranje zahtjeva za nabavu
  • Postupak odobravanja zahtjeva za nabavu
  • Obavještavanje sudionika procesa nabave i iniciranje procesa nabave
  • Prikupljanje ponuda i analiza ponuda, odabir ponude
  • Generiranje narudžbenica
  • Evidencija realizacije narudžbe i pripadni izvještaji
  • Pohrana sve pripadne dokumentacije vezane uz narudžbu
  • Povezivanje narudžbenica sa ugovorima o nabavi
  • Hijerarhijski (Treeview) pregled povezanosti dokumenata
  • Uvid u kompletan postupak i dokumentaciju nastalu u procesu nabave
  • Pripadni pregledi i izvještaji

dms, document management

  • Generiranje i vođenje priručnika kvalitete, radnih uputa , procedura, itd.
  • Revizije svih dokumenata i pripadne evidencije
  • Vođenje nesukladnosti i pripadnih evidencija
  • Vođenje korektivnih mjera i pripadnih evidencija
  • Vođenje preventivnih mjera i pripadne evidencije
  • Predlošci dokumentacije
  • Audit – provođenje procesa audita i pripadna dokumentacija i evidencije
  • Evidencija i upravljanje prigovorima

dms, document management

  • Digitalna pisarnica
  • Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  • Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  • Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  • Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  • Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  • Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  • Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  • Upravljanje matičnim podacima
  • Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  • Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteka)
  • Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
  • Predlošci dokumenata

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

 

bpm, erp

BPM i poboljšanja poslovnih procesa čine svakodnevne zadatke lakšim i bržim, zaposlenike produktivnijima i zadovoljnijima, a pomažu i pripaziti na ono što je veoma važno: povećanje prihoda.

Tvrtke koje žele napredovati neprestano pokušavaju pronaći načine za učinkovitije i uspješnije poslovanje. Praćenje postupaka upravljanja radi razvijanja učinkovitih metoda za postizanje poslovnih ciljeva postoji već desetljećima, međutim, postoji više od jednog sustava koji se može koristiti za identificiranje novih poboljšanih načina poslovanja.

I sustav za upravljanje poslovnim procesima (BPM) i sustav za planiranje resursa u poduzeću (ERP) mogu se koristiti kako bi se tvrtkama omogućilo brže obrađivanje narudžbi i brže fakturiranje kupcima. Budući da granice između dva sustava nisu uvijek jasne, postaje sve teže znati kada koristiti jedan ili drugi sustav te kako ih koristiti zajedno.

BPM i ERP na prvi se pogled čine vrlo sličnima, no kada ih usporedimo imaju ključne razlike pa je važno razumjeti što je BPM i kakve veze ima s ERP-om, jer vam bolje razumijevanje može pomoći da odlučite što je najbolje za vaše poslovanje.

Što je BPM – upravljanje poslovnim procesima?

BPM je način gledanja, a zatim i upravljanja procesima koji su prisutni u nekom poslovanju. Smatra se veoma učinkovitom metodologijom koja se koristi u vremenima teškoća kako bi se povećala učinkovitost i djelotvornost neke tvrtke. BPM se sastoji od strategija i tehnika korištenih za razumijevanje, poboljšanje i automatizaciju poslovnih procesa. BPM analizira procese kao vlastite resurse i nastoji ih poboljšati.

To se postiže u poslu pružajući korisnicima alat za modeliranje za dizajniranje i uređivanje workflowa (tijeka rada), omogućavajući korisnicima da opisuju procese i informiraju o tome što se točno događa tijekom procesa. BPM ne bi trebao biti jednokratna stvar jer bi trebao uključivati ​​kontinuiranu procjenu procesa i poduzimati radnje na poboljšanju tih procesa.

Što je ERP – planiranje resursa poduzeća (ukratko)?

ERP je vrsta softvera koji korisnicima pruža pristup paketu aplikacija. Moduli unutar ERP-a izgrađeni su s obzirom na poslovne funkcije, a općenito pokrivaju ljudske resurse, računovodstvo, upravljanje zalihama itd. ERP sustavi pružaju trenutne, ažurne podatke osiguravajući da svi u poduzeću dobivaju iste informacije.

bpm, upravljanje poslovnim procesima, erp

Koja je razlika između BPM i ERP-a?

Ako mislite da i ERP i BPM zvuče slično, u pravu ste. Međutim, postoje neke ključne razlike zbog kojih ih je lakše razlikovati.

ERP je više usredotočen na razne poslovne funkcije i module koji ih podržavaju. ERP je koristan kada želite pratiti podatke i pratiti ostale module od prodaje do plaća zaposlenika, a istovremeno omogućuje i protok informacija između modula.

BPM vam omogućuje upravljanje specifičnijim workflow-om s razinama prilagodbi koje ne možete pronaći u ERP-u. Na primjer, ako vam je potreban softver za upravljanje određenim financijskim tijekom rada, BPM se može usredotočiti samo na to, dok bi vam ERP isporučio samo cijeli financijski modul.

Oba sustava pružit će analitiku usmjerenu na vaše KPI-je i prilagođena izvješća. Međutim, BPM-ovi alati za poslovnu inteligenciju mogli bi pratiti uvide u vrijeme izvršenja procesa, statuse procesa, broj zatvorenih procesa i koliko je otvorenih.

Funkcioniraju li zajedno?

Ako ih uspijete pravilno integrirati, ta se dva sustava zapravo mogu jako lijepo nadopunjavati. Mogu se popuniti sve “praznine” koje jedan ili drugi sustav možda ne obrađuju, možete imati automatizirano upravljanje procesima koje nadzire upotrebu resursa i dodjeljuje zadatke te istodobno pohraniti sve vaše podatke u središnju bazu podataka – za čiji pregled će vam biti najkorisniji DMS sustav (više pročitajte OVDJE).

Da rezimiramo, razlika između upravljanja poslovnim procesima (BPM) i planiranja resursa (ERP) je u tome što je BPM praksa, dok je ERP jedna od mnogih tehnologija koje mogu podržati tu praksu, i oni zajedno mogu se, ako su pravilno integrirani, savršeno funkcionirati zajedno za bolje napredovanje poslovanja neke tvrtke.

bpm, upravljanje procesima, erp

Imate ERP, ali nemate BPM? Tu vam može pomoći tvrtka Inpro koja ima trideset godina iskustva u razvoju DMS i BPM sustava koji olakšava i poboljšava rad tvrtki.

 

Koji softver odabrati?

Postoji više opcija kada tražite najbolji softvera za upravljanje poslovnim procesima. HIVERGEN, inteligentni softver namijenjen je organizacijama koje na jednostavan način žele učinkovito upravljati poslovnim procesima i automatizirati distribuciju dokumentacije i informacija.

Svako poduzeće je specifično i njihovi su poslovni procesi drugačiji. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju poslovnih procesa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Neki od poslovnih procesa koje HIVERGEN veoma efikasno rješava:

  • Upravljanje ulaznim računima
  • Odobravanje specifikacija
  • Odobravanje izlaznih računa
  • Odobravanje zahtjeva kupaca
  • Odobravanje ponuda
  • Odobravanje ugovora
  • Upravljanje radnim nalozima
  • Odobravanje godišnjih odmora
  • Odobravanje zahtjeva za službeno vozilo
  • Odobravanje cjenika
  • Upravljanje promjenama
  • Odobravanje putovanja (putnih naloga)
  • Odobravanje slanja newslettera
  • Odobravanje članaka
  • Odobravanje objavljivanja fotografija na društvenim mrežama
  • Odobravanje planova
  • Upravljanje nalazima

OBRADA ULAZNIH RAČUNA bez BPM-a traje oko 30 dana. Korištenjem Hivergen BPM modula, obrada je ostvariva za manje od 7 dana. Time se štedi vrijeme zaposlenika, novca, a ostvariv je i kasa skoto. ROI je manji od 2 godine.

Primjer procesa obrade ulaznih računa:

bpm, upravljanje procesima, erp

Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

dms, upravljanje dokumentima

Ako imate tvrtku, onda znate da vam je (ako ga još nemate) potreban program u kojem biste brzo i jednostavno mogli pohraniti, sortirati i lako pronalaziti sve dokumente koji prolaze kroz vašu tvrtku (računi, radni nalozi, ugovori, poslovni akti, nabavni nalozi …). Taj se program zove DMS – document management system, a ako ste se ikad pitali kako funkcioniraju ti sustavi i tvrtke koje ih pružaju ovo je savršeno štivo za vas.

Rješenja za upravljanje dokumentima možda su vam strana tema – no mi ne želimo da je to tako! Pružatelji DMS-a, kao što je Inpro, tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom u ovom poslu, pridržavaju se određenih postupaka o kojima ćemo govoriti, a koji su transparentni, kolaborativni i informativni.

Nadamo se da ćete ovdje na jednostavan način saznati kako funkcioniraju DMS sustavi te tako lakše procijeniti je li i vama potreban jer DMS vam može pružiti precizan pregled vašeg poslovanje, od uvida na visokoj razini do najfinijih detalja. Iskoristite ove informacije za donošenje boljih odluka. Uočite gdje propuštate profit i razvijajte područja gdje je moguć budući rast.

Ovdje smo da vam pomognemo odabrati najbolju opciju za pohranu dokumenata

Ovaj se korak obično izvodi nakon što smo popričali i upoznali se s vama i vašom tvrtkom. S obzirom na naše bogato iskustvo u pružanju DMS usluga, dobri smo u analizi potreba neke tvrtke ovisno o vrsti posla kojim se bavite, kao i veličini vaše tvrtke. Naš je glavni cilj pomoći vam odabrati plan i ponuditi rješenja koja vam najbolje odgovaraju.

DMS – Laka instalacija, lako učenje, laka upotreba

Instalacija DMS-a mora biti brza i efikasna, a savladavanje rada u njemu – jednostavno. Barem je to tako kod kvalitetnih DMS sustava. Mi vam nudimo edukacija korisnika našeg rješenja i/ili trajnu internu IT podršku: dodatnu edukacija korisnika, pomoć u svakodnevnom radu, pomoć u rješavanju problematičnih situacija ili izmijenjenih poslovnih prilika i postupaka, preinake i dorade prema potrebama korisnika, izvedbu specijalnih zahtjeva i rješenja.

Digitaliziramo dokumente

Počeci digitalizacija dokumenata ovise o veličini vaše tvrtke ili organizacije. Naravno, što je veća tvrtka više je dokumenata u papirnatom obliku koje je potrebno skenirati, no na svu sreću odmah možete početi s pohranom svih digitalnih dokumenata. Kao davatelji usluga DMS-a možemo vam pomoći u nabavci kvalitetnog skenera te uputa oko toga što i kako je najbolje pristupiti cijelom procesu.

dms, upravljanje dokumentima

Datoteke kategoriziramo i činimo ih lako dostupima

Skeniranje i digitalizacija dokumenata samo je dio priče. Kada se prenose datoteke u vaš DMS, moraju im se pridružiti odgovarajući podaci, opisi i sl. (meta podaci) kako biste ih mogli lako pronaći po različitim kriterijima.

DMS i jednostavno povezivanje s drugim programima

DMS mora dobro funkcionirati s drugim softverom koji upotrebljavate – u suprotnom ćete se naći pred integracijskim izazovima i dvostrukim unosom podataka. Hivergen se veoma jednostavno povezuje s drugim programima (primjerice ERP-om), čak nas i vodeći pružatelji takvih sustava preporučuju svojim klijentima.

Standardni propisi u industriji i maksimalna sigurnost? I o tome vodimo računa

Često dobivamo ovo pitanje: ‘Što se događa s našim dokumentima ako nešto pođe po zlu kod korištenja DMS-a?’ Ovdje smo da vas uvjerimo da se dokumentima, ako su pohranjeni u DMS, ništa ne može dogoditi. Ne mogu se izgubiti i uvijek se prema potrebi možete vratiti na prethodne verzije datoteke. Na vaš zahtjev datoteke se mogu kriptirati, a možemo pripremiti i sigurnosne kopije, koje će dodatno biti zaštićene od gubitka ili uništenja. Isto tako u DMS-u lako se može odrediti tko od zaposlenika ima pristup kojim dokumentima, kako bi se zaštitile povjerljive informacije i dokumenti.

Profesionalni pružatelji usluga DMS-a moraju se pridržavati industrijskih i zakonskih standarda kako bi zaštitili vaše podatke kao i podatke koje vam kupci povjeravaju. Osim toga mi se kao pružatelji usluge obvezujemo sve podatke i dokumente Naručitelja, strogo i trajno čuvati kao poslovnu tajnu za vrijeme, a i nakon prestanka ugovornog odnosa.

Mi vodimo računa da je sve usklađeno po najnovijim propisima, te radimo transparentno – postavljajte nam pitanja o našem procesu, provedenim sigurnosnim standardima, te koliko sigurno “rukujemo” s vašim osjetljivim podacima.

Dugoročno partnerstvo

Pronalaženje pravog pružatelja DMS usluga koji će biti trajni poslovni partner presudno je za vaš uspjeh. Pravi partner trebao bi imati dugoročnu viziju koja je kompatibilna s vašom. Trebali bi znati prepoznati izazove i prilike na tržištu i omogućiti vam odgovarajuću razinu fleksibilnosti i kreativnosti, kao i stalnu podršku.

dms, upravljanje dokumentima

 

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Opstanak u današnjem gospodarstvu zahtijeva kvalitetan softver i prilagodljivost. Tržište se brzo mijenja i u trenu morate biti spremni prilagoditi se kako biste ostali profitabilni. Baš kao i ulaganje u obrazovanje svoje djece za budućnost, i tvrtke moraju uložiti u integrirani DMS. Zapamtite, pravi sustav za upravljanje dokumentima može činiti razliku između uspjeha i neuspjeha.

 

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

upravljanje dokumentima

       Tijekom protekle tri godine tvrtke su se suočile s problemima u lancu opskrbe, novim izazovima povezanima s radom na daljinu i drugim posljedicama globalnog gospodarskog usporavanja. Sada, u 2023. godini, digitalna transformacija i digitalno upravljanje dokumentima važniji su nego ikad. Prema Gartnerovom tehnološkom planu za razdoblje 2021.-2023., ovaj put se ne radi samo o ubrzavanju i poboljšavanju učinkovitosti poslovnih procesa – ulaganja u tehnologiju također moraju poboljšati otpornost vaše tvrtke.

Otpornost se može definirati kao sposobnost oporavka i očuvanja održivosti poslovanja unatoč nedaćama i nepredvidivoj ekonomskoj klimi. Upravljanje dokumentima (DMS) i drugi digitalni alati više se ne promatraju samo kao trošak. Prepoznati su kao sastavni, ako ne i ključni, dio poslovne strategije tvrtki. Danas je automatizacija poslovnih procesa temelj na kojem tvrtke grade proizvode i usluge te upravljaju istraživanjem i razvojem, korisničkim uslugama, svakodnevnim operacijama i stjecanjem novih talenata.

Zbog svega navedenog, vrijeme je da provjerite je li vaša tvrtka spremna za budućnost. Što trebate znati da, ne biste samo opstali, već i napredovali u 2023. godini, a nakon toga. Ovo su 4 tehnološka trenda koje ne biste trebali propustiti!

1. Snažan tehnološki temelj i upravljanje dokumentima

Stručnjaci koji se bave ovom temom, poput IDC-a, globalnog pružatelja tržišne inteligencije i savjetodavnih usluga, predviđaju da će “do 2023. 70% svih organizacija ubrzano koristiti digitalne tehnologije, transformirajući postojeće poslovne procese kako bi potaknuli angažman kupaca, produktivnost zaposlenika i poslovnu otpornost.”

Upravo je zato sada vrijeme za ulaganje u solidnu tehnološku infrastrukturu poput kvalitetnog sustava za upravljanje dokumentima (DMS) kako biste pratili tempo drugih tvrtki koje su već započele proces. Instaliranje ovog sustava svakako će ubrzati vašu digitalnu transformaciju. To je središte za podatke, dokumente i procese tijeka rada vaše tvrtke koje omogućuje ovlaštenim korisnicima rad s bilo kojeg mjesta, na bilo kojem uređaju uz potpunu sigurnost da su svi dokumenti zaštićeni.

upravljanje dokumentima

2. Hiperautomatizacija cijele tvrtke

Hiperautomatizacija je praksa automatizacije što više sporih ručnih procesa i zadataka u svakom odjelu u organizaciji. Vaša konkurencija je već postala digitalna ili se brzo kreće u tom smjeru, a želite li opstati, to trebate učiniti i vi.

Automatizacija procesa je neophodna u ovim područjima:

  • Provjera autentičnosti potpisa
  • Uključivanje i vođenje evidencije zaposlenika
  • Sigurna pohrana s ugrađenim oporavkom dokumenata
  • Fleksibilan pristup za nesmetano odvijanje procesa
  • Pametni alati za produktivnost koji olakšavaju i poboljšavaju arhiviranje, pretraživanje i praćenje dokumentacije i promicanje suradnje
  • Automatizacija tijeka rada koja pokreće kritične poslovne procese

3. Hibridna (ne udaljena) radna snaga osnažena pametnim alatima

Ako smo išta naučili u ovoj pandemiji – onda je to da je potrebno biti spreman za sve situacije. Tvrtke moraju biti spremne za takozvani hibridni rad – rad iz tvrtke ali i od kuće, jer sve više radnika to uzima kao važnu stavku u odabiru svog željenog poslodavca. Zbog toga korištenje tehnologije koja će olakšati rad na daljinu više nije izborna – već nužna. Tvrtke se kreću prema modelu “poslovanja bilo gdje” koji im omogućuje proizvodnju i isporuku proizvoda i usluga s bilo kojeg mjesta u svijetu.

Investirajte u rješenje poput sustava za upravljanje dokumentima kako biste poboljšali produktivnost svoje trenutne radne snage te privukli i zadržali vrhunske talente koji očekuju da će koristiti najnoviju dostupnu tehnologiju. Prelazak na ovakav sustav praktičan je i jednostavan način da vaša tvrtka postane digitalna kako bi postala spremna za budućnost. To eliminira potrebu za kupnjom novog hardvera ili nadogradnjom softvera. Osim toga, odgovornost za održavanje sigurnosti, osiguravanje sigurnosne kopije podataka i razvoj tehnološke infrastrukture koja može rasti s vašom organizacijom prebacuje se s vašeg IT tima na pružatelja usluga.

upravljanje dokumentima

4. Arhitektura povjerenja i sigurnost bez povjerenja

Arhitektura povjerenja skup je strategija koje povećavaju zaštitu od kibernetičkih napada kako tvrtke prelaze na nove načine funkcioniranja i sve više zaposlenika radi izvan ureda. A sigurnost bez povjerenja (zero-trust) pretpostavlja da netko ili nešto nije sigurno osim ako se ne dokaže suprotno.

Prema McKinseyjevom top trendovima u tehnologiji “Sigurnost s nultim povjerenjem je pristup sprječavanja kršenja podataka eliminacijom koncepta povjerenja iz mrežne arhitekture organizacije i umjesto toga slijedeći načelo ‘nikad ne vjeruj, uvijek provjeravaj’.” Dakle, ako želite postati digitalni trebate ulagati u visokokvalitetan sistem ili platformu koja vam pruža vrhunsku sigurnost kako biste vi i vaši zaposlenici mogli nastaviti s učinkovitim radom i možete biti sigurni da su vaši dokumenti i podaci sigurni.

Uz nastavak rasta rada na daljinu i distribuirane radne snage, morate osigurati da su vaši dokumenti zaštićeni, da im pristupaju samo pravi ljudi, da su pohranjeni u skladu sa državnim i industrijskim propisima te da su zaštićeni od kibernetičkih napada i prirodnih katastrofa.

Digitalno upravljanje dokumentima: više početnih troškova, ali manje dugoročnih

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

       Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje! Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

  HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

upravljanje dokumentima

       2023. godina je na svom početku, a bilo da započinjete neki novi projekt ili se bavite starom idejom s obnovljenim fokusom, nova godina je izvrsno vrijeme da dobro razmislite o svojim ciljevima.  U poslu nije ništa drugačije. Početak nove godine idealno je vrijeme da preispitate svoje prioritete za naredno razdoblje. Dok to činite, trebali biste razmisliti o dodavanju jednog cilja u plan svoje tvrtke za 2023. – uvođenje ili zamjena elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (DMS).

Sustav za upravljanje dokumentima koristi se za pohranu i indeksiranje ključnih dokumenata organizacije. Ovaj proces olakšava organiziranje i dohvaćanje tih dokumenata kada su vam potrebni. Ali zašto je DMS sustav toliko važan? U nastavku je pet ključnih razloga zbog čega bi dodavanje upravljanja dokumentima trebalo biti na vrhu vašeg popisa novogodišnjih odluka.

Značajnije bolja sigurnost uz upravljanje dokumentima

Jedna od najvažnijih stvari kada se odlučite na prebacivanje tvrtkinih zapisa i datoteka u elektronički sustav upravljanja dokumentima je značajno poboljšana sigurnost – i to u svakom pogledu i kada je u pitanju nepažnja zaposlenika i prirodnih katastrofa poput požara. Pohrana vaših dokumenata elektroničkim putem onemogućuje zaposlenicima da slučajno bace ili unište važan dokument. S elektroničkim upravljanjem dokumentima možete biti bezbrižni da su dokumenti sigurni – i možete pratiti što se točno radilo s dokumentima i tko im je pristupao.

Brzo i jednostavno pronalaženje (i dohvaćanje) dokumenata

Često to vidimo: u nekoj tvrtki se troše sati pročešljavajući cjelokupnu dokumentaciju kako bi se locirao jedan ključni fajl. Cijeli taj proces ostavlja osjećaj kao da se pokušava pronaći igla u plastu sijena. A često postoje i ozbiljne posljedice poput novčane kazne ili tužbe ako se određeni dokument ne može pronaći…

Uz pravi sustav indeksiranja, pronalaženje dokumenta može potrajati samo nekoliko sekundi, a zaposlenici mogu daljinski pristupiti dokumentima koji su im potrebni, što je itekako važno u vrijeme korone kada mnogo radnika stalno, ili privremeno, radi od kuće.

dms, dms sustav, upravljanje dokumentima

Usklađenost sa svim propisima

Već smo rekli, sustav za upravljanje dokumentima pomaže pohraniti i organizirati dokumente na način koji ih čini lakim za pronalaženje, bez straha da će se oni zagubiti. DMS sustav će vam pomoći i da ne morate više sami voditi brigu o usklađenosti s brojnim zakonima i propisima,

Zahtjevi usklađenosti za mnoge poslovne dokumente mogu biti složeni i zahtjevni; no DMS automatski sve prati za vas te automatizacijom ključnih dokumenata unutar propisanih zahtjeva može pomoći da izbjegnete novčane kazne, oduzete licence ili čak kaznenu odgovornost.

Poboljšana suradnja

Što učiniti kada dva ili više zaposlenika trebaju isti dokument u isto vrijeme? A što ako neki zaposlenik ne radi iz ureda već od kuće ili s poslovnog puta? Ili kada zaposlenik želi urediti dokument i dodati bilješke? Ovi zadaci uzrokuju glavobolje ako svoje datoteke pohranjujete u fizičkom obliku ili na računalu u obliku klasične datoteke. Te glavobolje nestaju s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima.

Skeniranje, indeksiranje i učitavanje datoteka u vaš sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da više zaposlenika dijele i uređuju dokumente u isto vrijeme. Ovaj jednostavan pristup poboljšava suradnju u stvarnom vremenu između vaših zaposlenika i ima pozitivan učinak na ukupnu uredsku produktivnost.

Upravljanje dokumentima i štedi vrijeme

Ako vaša tvrtka još uvije koristi “fizički” način pohranjivanja dokumenata – sati i sati se mogu trošiti na pretraživanje dokumenata, a to bi se vrijeme moglo potrošiti na druga, hitnija poslovna pitanja. DMS automatizira mnoge aspekte upravljanja dokumentima, i olakšava pronalazak dokumenata, a to znači i značajnu uštedu vremena (a i samim time novca).

dms, upravljanje dokumentima

Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!

Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.

Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.

Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.

 

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

 

Ključne prednosti:

  • Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
  • Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
  • Značajno se pojednostavljuje tijek radnih procesa i poboljšava suradnja među zaposlenicima
  • Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
  • Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
  • Ušteda jer se eliminira potreba za pohranom papirne dokumentacije
  • Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

infomacijski sustav uredskog poslovanja

Najkasnije do 1. siječnja 2023 sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu su odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!

Mnoge javne institucije još uvijek nemaju uspostavljen informacijski sustav koji bi se bavio važnim digitalnim administrativnim pitanjima – ulaznom poštom, računima, evidencijom zaposlenika i drugim poslovnim procesima. Kod njih se sve to još uvijek obrađuje na papiru. A zakonski rok do kada sve javne ustanove moraju biti digitalizirane već je jako blizu!

1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela. Novom Uredbom stavlja se veliki naglasak na digitalizaciju. Međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji.

Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na elektronički potpis. Drugim riječima, sva tijela morat će međusobno komunicirati primarno digitalnim putem. S tehničke strane, Uredba propisuje da svi službenici moraju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Svaki zaposlenik će imati digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga.

informacijski sustav

    Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, informacijski sustav za upravljanje dokumentima Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju razne javne ustanove i agencije, gradovi, županije, općine, škole, muzeji…

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

informacijski sustav, dms

informacijski sustav, dms

    Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
  • I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)…

Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

bi, poslovno izvještavanje

       U kriznim vremenima, poslovna inteligencija/poslovno izvještavanje (BI) je područje koje zaista može pomoći ne samo održati vašu tvrtku, već joj i pomoći da napreduje!

       Covid-19 ili korona pandemija globalna je kriza bez presedana. I dok je prije svega pritisak najveći na zdravstvu, prijetnja za tvrtke i njihovo poslovanje također je veoma stvarna. Poslovanje baš i ne teče kao uobičajeno i takva će situacija biti još barem neko vrijeme… Voditelji tvrtki se suočavaju s egzistencijalnim pitanjima: Kako preživjeti u ovako turbulentnim vremenima i teškim uvjetima rada? I kako bi uopće  trebalo funkcionirati u svijetu u kojem bi socijalno distanciranje, samoizolacija i izravnavanje krivulje moglo biti stvarnost još tko zna koliko dugo…

       Jedno je sigurno: tehnologija i podaci bit će dio odgovora. U situaciji u kojoj je sve teže poslovati i prihodi se smanjuju korištenjem BI-a otkrit ćete neke stvari o svojoj tvrtki koje možda već znate (poput očiglednih promjena prihoda), ali otkrit ćete stvari koje niste znali, poput osnovnog uzroka tih promjena te u kojem smjeru krenuti kako biste riješili svoje probleme.

Upravljanje podacima i BI potiče optimizam za budućnost

Tvrtke aktivno barataju svojom poslovnom inteligencijom (63%) optimistično gledaju na budućnost svog poslovanja u sljedećih šest mjeseci za razliku od tvrtki koje to ne čine. Ovo je otkriveno u nedavno provedenom istraživanju YouGov-a (međunarodne tvrtke za istraživanje tržišta i analizu podataka) i američke tvrtke Tableau Software, koja je anketirala više od 2500 menadžera srednje ili više razine, kao i donositelje odluka na četiri tržišta u azijsko-pacifičkom području (Singapur, Australija, Indija i Japan) – koji najduže vode borbu u ovoj pandemiji.

Poslovni čelnici iz različitih industrija ispitivani su o njihovoj upotrebi BI-ja tijekom pandemije, naučenim lekcijama i samopouzdanju u buduće poslovanje njihove tvrtke. Neosporivo je utvrđeno da su tvrtke vođene podacima i poslovnom inteligencijom otpornije i samopouzdanije tijekom pandemije, i to je ono što daje optimizam za budući uspjeh njihovog poslovanja.

Ustanovljene su višestruke i značajne koristi kada organizacije pametno koriste svoj BI:

● sposobnost bržeg donošenja strateških poslovnih odluka (54%)

● učinkovitija komunikacija sa zaposlenicima, klijentima, ali i dioničarima (54%)

● povećana suradnja među timovima (51%) i

● agilnije poslovanje (46%).

Ono što zabrinjava jest to što čak i u tim naprednim zemljama postoji značajan postotak tvrtki koje ne vrednuju niti koriste podatke odnosno poslovnu inteligenciju (a kakva je onda tek situacija kod nas?). Samo 39% tvrtki koje nemaju nikakav sustav za poslovnu inteligenciju prepoznaje da je poslovno izvještavanje zaista ključna prednost (i općenito, a pogotovo u kriznim vremenima). I sve to usprkos tome što je pandemija dodatno potvrdila ulogu i važnost podataka danas u društvu, i usprkos tome što se već nalazimo u eri sveprisutnosti analitike.

bi, poslovna inteligencija, poslovno izvještavanje

       U idućoj će godini uporaba podataka i BI-a tvrtke još više razdvojiti. Poslovna inteligencija i poslovno izvještavanje nisu više nešto što je lijepo imati, već je nešto što je nužno za tvrtke!

Od sada gradimo poslovnu otpornost pomoću analitike podataka

Kad posao ide dobro, lako je previdjeti koliko podataka vaša tvrtka prikuplja. Još je lakše zanemariti održavanje vašeg BI okvira koji dragocjene podatke pretvara u mogućnosti i smjerove razvoja.

Uz neravnomjeran oporavak i prevladavajuću nesigurnost u cijeloj regiji (ako ne i cijeloj planeti) važnije je nego ikada izgraditi operativnu otpornost i poslovnu okretnost uvidom u podatke i poslovnu inteligenciju. Za rukovoditelje koji se brinu što još uvijek nisu uspostavili sustav koji se temelji na podacima, nikad nije kasno za to – a najbolje vrijeme za djelovanje je upravo sada! A najbolje  je vrijeme i za Hivergen BI.

 

Hivergen BI je razvijeno rješenje od tvrtke INPRO d.o.o. i uz postojeći DMS, GOV i BPM čini jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki. Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi i brzini.

Hivergen BI je razvijen na način da se spaja na već postojeće baze podataka (npr. ERP, računovodstveni program ili stroj u proizvodnji), a cilj je omogućiti krajnjim korisnicima dolazak do izvještaja doslovno samo jednim klikom. Na taj način je ostvariva pravovremena i kvalitetna analiza postojećeg stanja organizacije koja štedi vrijeme i novac.

Dubinske analize podataka kao i grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija dostupne su kada su potrebne i daju cjelokupan pregled poslovanja. Pomoću procedura podaci se preko noći kopiraju i oblikuju u posebnoj bazi (DWH) tako da se ne opterećuju postojeći transakcijski sustavi (ERP).

bi, poslovna inteligencija, poslovno izvještavanje

Primjeri izvještaja naših korisnika:

  • analiza prodaje i usporedba po mjesecima, analiza prodaje po regijama,
  • analiza prodaje po godinama i kvartalima, analiza planirano/ostvareno
  • analiza prodaje po partnerima, analiza prodaje po proizvodima, analiza prodaje po grupama proizvoda
  • analiza nesukladnosti, analiza nabavnih i prodajnih cijena, kontrola i analiza radnih naloga i sl.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!