Ulazni računi – kako upravljanje ulaznim računima pretvoriti iz administrativnog opterećenja u konkurentnu prednost?

Pitajte osobe koje rade u bilo kojem poslu s kojim su sve izazovima suočene i vjerojatno ćete dobiti mnoštvo odgovora. Kada govorimo o financijama tvrtke – odjel ili osobe koje se time bave i koje obrađuju veće količine faktura  (naravno, ulazni računi) dobro znaju vrijednost točne obrade računa velikom brzinom. S tako puno transakcija, od kojih se mnoge još uvijek temelje na papirnatim računima ili elektroničkim putem preko PDF-ova – ovo i dalje zna biti dugotrajan proces u kojem se često znaju potkrasti greške. Iako danas većina tvrtki ima mogućnost slanja faktura e-poštom (štedeći troškove poštarine), mnoge i dalje ručno ispisuju i obrađuju račune. A to, uz prije spomenute pogreške, znači i fizički papir i tintu koji koštaju.

Ima tu još problema… Proces kupnje i prodaje čini se jednostavan, no ipak nije baš tako jer administracija mora biti uređena, određeni zahtjevi ispunjeni. To znači poduzimanje određenih procesa koji se, kada je “gužva”, znaju nakupiti, što povećava administrativne troškove, usporava postupak plaćanja, a sve to pak zauzvrat dovodi do slabijih odnosa s dobavljačima.

“Manualni” mod poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima. Bez učinkovitog načina obrade i prikupljanja podataka, ti su podaci praktički beskorisni za neposrednu vidljivost poslovanja i tvrtke mogu previdjeti ili izgubiti kontrolu nad ključnim pokazateljima poslovanja (poput novčanog toka).

Međutim, postoji jednostavno rješenje – inteligentni softver za automatizaciju obrade računa koji pomaže da efikasnije upravljate računima, minimizirajući pogreške i probleme povezane s ručnom obradom računa.

financijski menadžment

Zašto koristiti softver za automatizaciju obrade računa?

Softver za automatizaciju ovjere/provjere faktura identificira, klasificira i organizira informacije iz skeniranih papirnatih dokumenata i elektroničkih datoteka (u to spadaju i ulazni računi), bilježeći sve bitne podatke s vaših faktura i pretvarajući ih u važne podatke.

Cilj automatizacije procesa obrade ulaznih računa je snimiti trenutno stanje ručne distribucije između zaposlenika, optimizirati proces i kreirati digitalni sustav likvidacije. Svrha je automatizirati proces, ostvariti uštede i što je najbitnije uštedjeti vrijeme rukovodećem kadru. Ako se uštedi pola sata ključnim osobama dnevno misija je ispunjena!

Inteligentni softver za automatizaciju obrade računa ima zaista mnogo prednosti. Jedan od najboljih (da ne kažemo najbolji) na našem tržištu je – HIVERGEN.

Zašto odabrati Hivergen?

Specijalizirani smo za automatizaciju, optimizaciju i digitalnu likvidaturu ulaznih računa. Svako poduzeće je specifično i likvidatura ulaznih računa u svakom poduzeću je drugačija. Naša znanja i dugogodišnja iskustva u implementaciji, optimizaciji i ubrzavanju procesa likvidacije ulaznih računa te fleksibilni softver koji prilagođavamo svakom korisniku, pomoći će Vam da proces implementacije i uvođenje prođe bez problema.

Kod većine implementacija projekt uvođenja sustava traje manje od mjesec dana (od početka projekta do samostalnog rada).

Prednosti HIVERGENA su višestruke! Ovo su neke od njih:

  • Digitalna baza svih ulaznih računa na jednom mjestu
  • Do skenirane slike računa dođe se s nekoliko klikova
  • Račun se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
  • Digitalno odobravanje brže nego ručno potpisivanje
  • Uvid u tijek svakog pojedinog računa
  • Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
  • Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku likvidacije ulaznog računa
  • Na klik se može doći do vezanog ugovora ili narudžbenice po kojoj je došao račun
  • Digitalna raspodjela iznosa računa po mjestima troška
  • Ubrzava se proces likvidacije ulaznih računa, štedi se vrijeme zaposlenika i uprave, računovodstvo ima bolji uvid u ulazne račune

ulazni računi proces obrade

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

 

Stvari, čini se, (barem što se rada tiče) neće biti kao što su nekada bile

COVID-19 pandemija pogodila nas je brzo i jako. I većina nas morala se u hodu snalaziti s radom u otežanim uvjetima u kojima većina zaposlenika radi od kuće. Situacija kod nas se stabilizira, no nitko ne može predvidjeti kako će se stvari odvijati s popuštanjem mjera, kao ni hoće li doći do “drugog vala” epidemije – te kada će ponovo doći do potrebe da se svi socijalno distanciramo. Kako nam je ova korona-kriza pokazala da možemo prilično dobro (barem mnogi) funkcionirati i u uvjetima gdje su radnici dislocirani, nije čudno što će se sve više tvrtki odlučiti da ovakav način rada više postane pravilo, a ne iznimka.

Već sada većina svjetskih stručnjaka predviđa kako se nikada više nećemo u potpunosti vratiti na staro. Sada dolazi vrijeme “novog normalnog” u kojem radnici više rade od kuće ili iz daljine, a to zapravo i nije tako loše.

Neke od prednosti rada na daljinu su:

  • što će ljudi iz manjih sredina dobiti priliku raditi u firmama u metropolama
  • isto vrijedi i za osobe koje su iz raznih razloga vezane za kuću (briga o djeci ili starijima)
  • manji operativni troškovi za poslodavce
  • fleksibilnost za radnike (vezano za radne i privatne obaveze)
  • manje putovanja na posao znači i manje zagađivanje okoliša (jasno se vidjelo kako se prirodna “obnovila “u veoma kratkom roku).

Velike svjetske tvrtke najavile su zaokret prema više rada od kuće (Microsoft, Amazon, Mondelez, Barclays, Morgan Stanley, Nationwide…), a to će sve više biti praksa koju će i drugi usvajati. Najčešći model rada koji se spominje je 25/25 model. To znači da će 25 posto zaposlenika dolaziti u ured u bilo kojem određenom vremenu, te će većina radnika provoditi samo 25 posto svog radnog vremena u uredu.

korona rad od kuce

Tri četvrtine radnika žele raditi od kuće i nakon završetka krize

sve više radnika ima želju raditi od kuće. To pokazuju i rezultati istraživanja na globalnoj razini koje je inicirala IFMA, međunarodno udruženje za Upravljanje resursima i uslugama, s ciljem lokalne i regionalne promocije te razvoja profesije facility managementa (FM).

Njihovo istraživanje je pokazalo kako 77 posto zaposlenih žele nastaviti raditi od kuće, barem nekoliko puta (čak i jedan dan) u tjednu i kada pandemija završi.

To je povećanje od 132 posto u odnosu na one koji su to činili prije COVID-19 pandemije. Otprilike trećina ispitanika izjavila je da je radila kod kuće barem tjedno prije COVID-19. Tijekom pandemije taj se broj popeo na 89 posto. Za više od polovice zaposlenih (55 posto) ovo je bilo novo iskustvo.

A sada, čak i pod ovim ne baš idealnim uvjetima, zaposlenici kažu da bi rado tako i nastavili. Izgleda da je duh pušten iz boce i nema namjeru ići natrag.

Istraživanje je još otkrilo:

istrazivanje

Trenutno se poslodavci diljem planete spremaju da pripreme svoja radna mjesta i radne prakse za povratak u ured, no oni s najviše vizije znaju da se stvari neće u potpunosti vratiti u normalu, niti sada, a vjerojatno nikada više.

 

Hivergen olakšava poslovanje i rad na daljinu

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. A u svemu tome itekako može biti koristan HIVERGEN, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Prije nekoliko tjedana nismo niti slutili kako će se cijela priča oko korona virusa razvijati. A danas, većina nas nalazi se u svojim domovima ili praznim uredima i pokušava organizirati poslovanje. Većina poduzeća i organizacija suočeni su sa zastojima, a mnogi i s potpunom blokadom poslovanja, koja će trajati neizvjesno dugo, s mogućnošću da će se takva situacija periodički ponavljati.

Rad od kuće rješenje je za mnoge poslovne sredine. Za to je ključan sustav koji udaljenim pristupom omogućava:

  • upravljanje poslovnim procesima s cjelokupnom pripadnom administracijom i nadzorom,
  • dodjelu zadataka pojedinim radnicima ili grupama radnika s praćenjem izvršenja,
  • dostavu i pohranu dokumentacije nastale u nekom poslovnom procesu,
  • praćenje aktivnosti svakog pojedinog radnika
  • te pristup poslovnim izvještajima.

Kako vam Hivergen može pomoći?

Kako vam Hivergen može pomoći

Sve to, a i puno više od toga, može vam pružiti Hivergen, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Poslovne aktivnosti koje imate u poduzeću lako se mogu prebaciti u dom vaših radnika, koji će funkcionirati isto kao i u uredima. Za to će biti potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima!

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu:

  • jednostavno delegirati zadatke,
  • točno pratiti tko što radi,
  • kojem su dokumentu pristupili i kada,
  • a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no zajedno ih možemo “prebroditi”, a Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Stvari, čini se, (barem što se rada tiče) neće biti kao što su nekada bile

COVID-19 pandemija pogodila nas je brzo i jako. I većina nas morala se u hodu snalaziti s radom u otežanim uvjetima u kojima većina zaposlenika radi od kuće. Situacija kod nas se stabilizira, no nitko ne može predvidjeti kako će se stvari odvijati s popuštanjem mjera, kao ni hoće li doći do “drugog vala” epidemije – te kada će ponovo doći do potrebe da se svi socijalno distanciramo. Kako nam je ova korona-kriza pokazala da možemo prilično dobro (barem mnogi) funkcionirati i u uvjetima gdje su radnici dislocirani, nije čudno što će se sve više tvrtki odlučiti da ovakav način rada više postane pravilo, a ne iznimka.

Već sada većina svjetskih stručnjaka predviđa kako se nikada više nećemo u potpunosti vratiti na staro. Sada dolazi vrijeme “novog normalnog” u kojem radnici više rade od kuće ili iz daljine, a to zapravo i nije tako loše.

Neke od prednosti rada na daljinu su:

  • što će ljudi iz manjih sredina dobiti priliku raditi u firmama u metropolama
  • isto vrijedi i za osobe koje su iz raznih razloga vezane za kuću (briga o djeci ili starijima)
  • manji operativni troškovi za poslodavce
  • fleksibilnost za radnike (vezano za radne i privatne obaveze)
  • manje putovanja na posao znači i manje zagađivanje okoliša (jasno se vidjelo kako se prirodna “obnovila “u veoma kratkom roku).

Velike svjetske tvrtke najavile su zaokret prema više rada od kuće (Microsoft, Amazon, Mondelez, Barclays, Morgan Stanley, Nationwide…), a to će sve više biti praksa koju će i drugi usvajati. Najčešći model rada koji se spominje je 25/25 model. To znači da će 25 posto zaposlenika dolaziti u ured u bilo kojem određenom vremenu, te će većina radnika provoditi samo 25 posto svog radnog vremena u uredu.

Tri četvrtine radnika žele raditi od kuće i nakon završetka krize

I sve više radnika ima želju raditi od kuće. To pokazuju i rezultati istraživanja na globalnoj razini koje je inicirala IFMA, međunarodno udruženje za Upravljanje resursima i uslugama, s ciljem lokalne i regionalne promocije te razvoja profesije facility managementa (FM).

Njihovo istraživanje je pokazalo kako 77 posto zaposlenih žele nastaviti raditi od kuće, barem nekoliko puta (čak i jedan dan) u tjednu i kada pandemija završi.

To je povećanje od 132 posto u odnosu na one koji su to činili prije COVID-19 pandemije. Otprilike trećina ispitanika izjavila je da je radila kod kuće barem tjedno prije COVID-19. Tijekom pandemije taj se broj popeo na 89 posto. Za više od polovice zaposlenih (55 posto) ovo je bilo novo iskustvo.

A sada, čak i pod ovim ne baš idealnim uvjetima, zaposlenici kažu da bi rado tako i nastavili. Izgleda da je duh pušten iz boce i nema namjeru ići natrag.

Istraživanje je još otkrilo:

Trenutno se poslodavci diljem planete spremaju da pripreme svoja radna mjesta i radne prakse za povratak u ured, no oni s najviše vizije znaju da se stvari neće u potpunosti vratiti u normalu, niti sada, a vjerojatno nikada više.

Hivergen olakšava poslovanje i rad na daljinu

Jeste li vi spremni za nove poslovne izazove i rad koji uključuje radnike koji se na posao uključuju online iz svojih domova?

Kao što su pokazala iskustva i istraživanja, jedna od najvećih prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki. A u svemu tome itekako može biti koristan HIVERGEN, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Infografika
Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Tvrtke širom svijeta nalaze se u različitim fazama kada su u pitanju posljedice COVID-19 pandemije. Iako se njihovi izazovi razlikuju ovisno o lokaciji, industriji i uhodanosti poslovanja, prepoznavanje i provedba pravih politika vezanih za upravljanje zaposlenicima i pametni pristup radu na daljinu – i ubuduće će ostati važna stavka o kojoj će se morati voditi računa.

Kako se poslovni uredi, tvornice i drugi poslovni objekti počinju ponovno otvarati, prijetnja COVID-19 ipak nije još nestala. Za sve tvrtke zdravlje i sigurnost ostaju glavni prioritet! Rana iskustva iz azijskih zemalja, koje su ispred nas po pitanju korone, sugeriraju da su transparentnost, fleksibilnost i iteracija ključni u planovima povratka radnika na njihova radna mjesta – ali mnogi planiraju zadržati dobre prakse rada od kuće na koje su bili prisiljeni u ovoj krizi.

Zaposlenici su dokazali da mogu učinkovito raditi i van ureda, štoviše u mnogim slučajevima su i produktivniji (naravno, dok je proces poslovanja na daljinu dobro posložen), a sve to vodi do zaključka da ima smisla s time nastaviti i dalje.

U stvari, sve više će se dešavati da mogućnost rada od kuće ili iz daljine postaje jedna od najvažnijih stavki kod odabira posla/poslodavca – to se osobito odnosi na mlađe generacije, ali sve više i na iskusne radnike. Kod zaposlenika koji imaju obiteljske obveze i djecu postoji gotovo dvostruko veća vjerojatnost da će radije prihvatiti posao od kuće (čak i ako se radi o samo povremenom radu, dan ili dva u tjednu). Osim toga, kako je populacija na globalnoj razini sve starija, tako raste i segment radne snage koja mora brinuti o starijim članovima obitelji (i taj se trend neće promijeniti), povećavajući zahtjeve za fleksibilnim radnim aranžmanima, odnosno radom od kuće.

Istraživanje, koje je provela cijenjena američka istraživačka i savjetodavna tvrtka Gartner početkom travnja, pokazalo je kako 74 posto kompanija planira trajni zaokret prema sve više rada na daljinu nakon korona krize:

Planirajte da bi ove promjene mogle potrajati

Drugim riječima, budite spremni reagirati i prilagođavati se (i više puta ako treba) dok ova situacija i dalje traje. Iskustva kompanija u Hong Kongu i Singapuru pokazuju kako su brojne tvrtke, nakon što su otvorili svoje poslovne pogone, ponovo ih morale zatvarati uslijed skokova u stopi zaraze koronavirusom. Slične naznake, ako je vjerovati vijestima, vidimo i u Njemačkoj.

Planovi povratka na radno mjesto moraju obuhvatiti više mogućih ciklusa obavezne karantene u doglednoj budućnosti – ili dok se ne pronađe cjepivo za COVID-19.

Preporuke:

  • Omogućite i ažurirajte tehnologiju koja je vama i vašim zaposlenicima potrebna kako bi što lakše radili i bili što produktivniji, uključujući hardver (prijenosna računala), softver, podatkovne veze i sigurnost.
  • Aktivno pojačajte politiku rada na daljinu. Malo je tvrtki bilo spremno za ovako hitan prelazak na daljinski rad velikih razmjera. Ako još niste, sada je vrijeme za stvaranje i jačanje planova i politika koji se tiču rada od kuće – kako im omogućiti raj rad, kako uspostaviti komunikaciju, kako pratiti njihov rad, očekivanja za ponašanje radnika, i tako dalje.
  • Ocijenite dugoročne planove rada na daljinu. Nakon prolaska ove krize zaposlenici će vjerojatno željeti dodatnu fleksibilnost rada od kuće. Počnite sada raditi strateške planove za novu strukturu raspodjele radne snage, radnih mjesta i ostalih potreba – od tehnologije i uredskog prostora do razvojnih programa.

Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada

Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

hivergen infografika

Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.

Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu:

  • jednostavno delegirati zadatke,
  • točno pratiti tko što radi,
  • kojem su dokumentu pristupili i kada,
  • a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

 

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.

Pred nama su teška vremena, no Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Rad od kuće
Iako se ponekad čini kao da se gotovo svaki dan u godini obilježava nešto, 22. travnja je ipak poseban datum jer to je dan posvećen našoj planeti Zemlji. Složit ćemo se svi da je naša planeta nešto najvrjednije što posjedujemo, iako se često ne ponašamo tako. Ipak, svjetska korona kriza dala je priliku Zemlji da malo odahne i regenerira se.

Ako ste pratili vijesti onda znate da je, koliko god ovo zatvaranje u vlastite domove i socijalno distanciranje bilo neugodno, ipak bilo nekih pozitivnih strana svega toga. U Kini i Italiji zrak je čišći nego je bio desetljećima. Kanal u Veneciji bistro je čist i ribe su se vratile. I u brojnim drugim svjetskim gradovima smoga više nema, a značajno su smanjene i globalne emisije ugljika.

Koronavirus koji je izazvao zapanjujuće zaustavljanje gospodarskih aktivnosti doveo je i do drastičnog smanjenja upotrebe fosilnih goriva. I sada znamo da i rad od kuće može značajno utjecati na klimatske promjene.

Kako nemamo konkretne podatke za našu državu, poslužit ćemo se podacima nedavnog američkog istraživanja, točnije konzultantske tvrtka Global Workplace Analytics (GWA) koja je skupila brojne podatke i dala sveobuhvatnu sliku rada od kuće i na daljinu.

Evo što su ustanovili:

  • redovne mogućnosti rada od kuće kod kuće porasle su za 173% od 2005. godine. To je 11% brže od rasta ukupne radne snage.
  • u odnosu na prije pet godina 40% više poslodavaca nudi neke mogućnosti rada od kuće za stalno zaposlene – i te brojke stalno rastu
  • više od 60% radne snage traži posao koji se u određenoj mjeri može obavljati na daljinu
  • između 80% i 90% radne snage želi raditi na daljinu barem povremeno.

Rad od kuće
Kako rad od kuće utječe na okoliš?

No, vratimo se mi na poveznicu rada od daljine i čuvanja okoliša. U 2017. godini provedeno je istraživanje u suradnji s Global Workforce Analyticsom koje je procijenilo utjecaj rada od kuće na klimatske promjene. Obuhvaćeno je bilo nevjerojatnih 3,9 milijuna osoba koje su najmanje 50% svog vremena provele radeći na daljinu.

Prema studiji – rad od kuće imao je sljedeće posljedice:

  • 530 milijuna manje putovanja vozilima i 7,8 milijardi manje pređenih kilometara
  • ušteda u iznosu od 498 milijuna dolara radi manje prometnih nesreća
  • gotovo milijardu dolara uštede nafte zbog smanjenja potrošnje benzina.

Kako se tehnologija sve više razvija i svijet sve više povezuje, sve više poduzeća usvaja rad na daljinu i odmiče se od tradicionalnog modela zapošljavanja. I iz dobrih razloga.

Zaposlenici vole rad od kuće jer im to pruža krajnju fleksibilnost (da sami rasporede svoje privatne i poslovne obaveze), veću produktivnost i osjećaj povjerenja od strane šefa. A i poslodavcima ovo odgovara jer se smanjuju troškovi mogućeg iznajmljivanja ureda, parkinga, komunalnih troškova, uredskih potrepština

Sve je jasnije da je rad od kuće, barem u dijelu radnog tjedna, nešto što će postati posve normalno. Bez obzira na motive, rad na daljinu očito može veoma pozitivno utjecati i na naše okruženje. Zaštita okoliša možda nije glavni razlog zbog kojeg ljudi žele raditi od kuće ili zbog kojeg poslodavci dopuštaju rad na daljinu, ali i to, sada to jasno vidimo, ima važan utjecaj na očuvanje okoliša: očuvanje energije, smanjenje potrošnje goriva i zagađenja.

Rad od kuće
Idealno rješenje za efikasan rad od kuće
A sad… kako najlakše prilagoditi svoju tvrtku radu od kuće?
Rad od kuće je rješenje za mnoge poslovne sredine u ovoj situaciji. Za to je potreban sustav koji će udaljenim pristupom omogućiti zaposleniku da obavlja svoje svakodnevne zadatke od kuće. HIVERGEN je sustav u kojemu se kreiraju digitalne evidencije dokumenata koje se koriste kod poslovanja, automatiziraju se procesi odobravanja i kreira jednostavni sustav za izvještavanje.
Poslovne aktivnosti moguće je obavljati iz vlastitog doma koje funkcioniraju na isti način kao da je zaposlenik na poslu u uredu. Efikasnost radne sredine ne bi smjela biti upitna uz menadžment koji organizira, motivira i kontrolira rad zaposlenika.
Dokumenti u evidencijama nalaze se na jednom mjestu, dostupni su „na klik“, uredno i ažurno su posloženi u baze dokumenata i spremni su za brže donošenje odluka. Dokumente je skoro nemoguće izgubiti i dostupni su s bilo koje lokacije.
hivergen infografika
Hivergen sustav se prilagođava samoj organizaciji, a postojeći poslovni procesi se digitaliziraju čime je omogućeno lakše upravljanje i kontrola poslovanja. Sustav prati svaki korak koji korisnik odradi u sustavu.
Voditelji mogu jednostavno:

  • delegirati zadatke
  • pratiti zaposlenike što rade
  • koji zadatak su odradili
  • kojemu dokumentu su pristupili u kojem vremenskom periodu
  • a i mogu se urediti prava korisnika prema kojima on vidi samo onaj dio dokumentacije koji je vezan uz njegovo obavljanje zadataka.

Hivergen sustav, uz programske alate za komunikaciju (e-mail, Skype, Zoom ili sl.), pristup ERP (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji rade od kuće.
informacija je bitna
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no zajedno ih možemo “prebroditi”, a Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

 

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!

Bili vi spremni na to ili ne, korona virus mogao bi promijeniti budućnost poslovanja, osobito rada zaposlenika od kuće –  pripremite svoju tvrtku na to!

Čitate li ovaj članak u svom “uredu” kod kuće? Zbog širenja COVID-19 koronavirusa , rad na daljinu, odnosno od kuće, mnogima je preko noći postala nova stvarnost. Rad na daljinu nije ništa novo, ali ova zdravstvena kriza ubrzala je rastući trend na načine koji bi mogli postati trajni i koji bi mogli preoblikovati kako izgleda naš “postkoronavirusni” svijet.

Iako sada već mnogi od nas imaju iskustva time, tek manji broj tvrtki i organizacija osjeća se spremnima za rad na daljinu većih razmjera – no to ne znači da i drugi ne mogu poduzeti korake kako bi ovo novo radno iskustvo učinili uspješnim i produktivnim i za zaposlenike i za njihovo cjelokupno poslovanje.

Cijenjena američka istraživačka i savjetodavna tvrtka Gartner u nedavnom web istraživanju ustanovila je kako je za 91 posto poslodavaca u Aziji koji su implementirali rad od kuće jedan od najvećih izazova bio nedostatak tehnološke infrastrukture, odnosno tehnologije koja bi olakšala rad od kuće – posebno kada se radi o nedostatku pregleda workflowa radnika i njihovih rutina.

Druga je briga postojala oko produktivnosti radnika koji rade iz vlastitog doma, no pokazalo se da to i nije toliko veliki problem , kao i da je produktivnost često čak i bolja – jer tada radnici radno vrijeme prilagode sebi, odnosno periodu dana kada su najproduktivniji te ne trpe nepotrebne prekide u onolikoj mjeri kao kada rade u uredu.

Pripremite se za budućnost u kojoj se radi na daljinu

Svijet nakon korona virusa, po svemu sudeći, više neće biti isti. Ovaj globalni (svojevrsni) eksperiment rada na daljinu odlična je priprema za budućnost u kojoj sve više radnika radi od kuće/na daljinu – to se osobito odnosi na mlađe generacije kojima je to jedna od najvažnijih stavki kod biranja posla i tvrtke za koju će raditi.

Još jedno aktualno Gartnerovo istraživanje dalo je sljedeće rezultate: do 2030. godine potražnja za radom na daljinu povećat će se za više od 30% zbog generacije Z koja u potpunosti ulazi u radnu snagu.

Prema podacima Eurostata, u Europskoj uniji je u 2017. godini postotak radnika koji obično rade od kuće bio na razini od pet posto, a u eurozoni taj postotak iznosio je 5,6 posto. Te su se brojke u samo nekoliko godina značajno promijenile. To jasno pokazuje ovaj graf – rezultat istraživanja Dubai Future Foundationa dovršenog u ožujku ove godine (koji predviđaju da će rad na daljinu postati “nova norma”):

A ovi postoci samo će još rasti! Rad na daljinu već je sada privlačan zaposlenicima kojima je potrebna veća fleksibilnost. Ova mogućnost eliminira vrijeme putovanja na posao onima koji imaju obiteljske obveze; ovi zaposlenici imaju gotovo dvostruku vjerojatnost da će radije prihvatiti posao na daljinu (čak i ako se radi o samo povremenom radu na daljinu). Osim toga, na globalnoj razini, segment radne snage koji brine o starijim članovima obitelji i dalje raste, povećavajući zahtjeve za fleksibilnim radnim aranžmanima.

Još jedno Gartnerovo istraživanje, dovršeno prije nekoliko dana, pokazalo je kako 74 posto kompanija planira trajni zaokret prema sve više rada na daljinu nakon korona krize:

Što će biti ključno?

Odgovor je jednostavan – omogućiti tehnologiju koja olakšava rad od kuće, jer upravo je to, kao što su pokazala iskustva i istraživanja, najveća prepreka za rad na daljinu u nekoj tvrtki.

A u svemu tome itekako može biti koristan HIVERGEN, sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.

Poslovne aktivnosti koje imate u poduzeću lako se mogu prebaciti u dom vaših radnika, koji će funkcionirati isto kao i u uredima. Za to će biti potrebno nešto više rada managementa na organizaciji, motivaciji i kontroli rada, no efikasnost radne sredine može se lako mjeriti s onom u uredima!

Hivergen uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.

Sustav prati svaki pokret unutar procesa rada pa rukovoditelji mogu:

  • jednostavno delegirati zadatke,
  • točno pratiti tko što radi,
  • kojem su dokumentu pristupili i kada,
  • a mogu birati i kakav će pristup dati pojedinom zaposleniku.

Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.

INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Pred nama su teška vremena, no zajedno ih možemo “prebroditi”, a Hivergen vam može znatno pomoći u upravljanju poslovanjem.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

 

Zašto je poslovno izvještavanje od velike važnosti za svako poduzeće

Kad pomislimo na riječ “izvještavanje” na pamet nam obično padaju neke vrste tablica i grafikona. Ili možda konferencijske dvorane s direktorima i managerima koji pregledaju PowerPoint prezentacije iza kojih stoji cijeli niz zaposlenika u odjelu financija koji su tjednima radili na prikupljanju i uobličavanju tih podataka.  U mnogim firmama to zaista i jest tako, a svrha svega toga je omogućiti osobama koje donose odluke izvještaje usklađene s promjenjivim potrebama poslovanja. Međutim, to se rijetko događa na najbolji i najefikasniji način.

Gotovo sve organizacije danas teže poboljšati svoje metode izvještavanja. Zapravo, za pripremu određenih poslovnih izvještaja  mnoge organizacije koriste usluge vanjskih agencija koje pripremaju prilagođene zapise u svrhu stvaranja kvalitetnog poslovnog izvještaja. A to pak naravno košta puno novaca.

4 razloga zašto je poslovno izvještavanje važno:

  • Pruža jasnu i dubinsku percepciju situacije
    Izvještaj o poslovanju ima važnu ulogu u upravljanju organizacijom. Poslovna izvješća pomažu tvrtki da vodi evidenciju o trenutnom napretku i postizanju kratkoročnih i dugoročnih ciljeva. Nadalje, trenutni financijski scenarij može se učinkovito analizirati te tako može pomoći kompaniji da poduzme sve što je potrebno za daljnje povećanje dobiti.
  • Usklađivanje s ključnim pokazateljima uspješnosti
    Izvješće o poslovanju obično se priprema imajući u vidu ključne pokazatelje uspješnosti. Dakle, dobro poslovno izvješće pomaže organizaciji da drži svoje strategije usklađene s ključnim pokazateljima uspješnosti i na taj način pomaže joj da svoje ciljeve postigne glatko i brzo.
  • Rješavanje postojećeg problema u poduzeću
    Ponekad se u tvrtki može pojaviti problem koji se mora riješiti brzo i efikasno. U takvim slučajevima polazište je obično priprema poslovnog izvještaja koji će pomoći odrediti daljnje korake.
  • Pomaže u marketingu
    Bilo da je riječ o poboljšanju stabilnog poslovanja ili proboju na nova tržišta, poslovno izvješće od iznimne je važnosti za osmišljavanje savršene marketinške strategije za pojedine situacije.

Zaključak

Poslovno izvještavanje nije važno samo za procjenu prihoda i rashoda, već je od ključnog značaja za postizanje općeg poboljšanja u radu organizacije, te ono zauzima ključnu poziciju u pružanju pomoći organizacija u postavljanju svojih ciljeva.
Sada znamo zbog čega je sve poslovno izvještavanje važno…

A sada zamislite kada biste sve to mogli sami vrlo jednostavno i automatizirano, uz pomoć jednostavnog programa… Tu vam može pomoći Hivergen BI.

Hivergen BI
Riječ je o softveru za izradu izvještaja na temelju Vaših već postojećih podataka. Hivergen se spaja na Vaše baze podataka, dok je za dobivanje svih izvještaja potreban samo jedan klik.

Prednost je u tome što uprava poduzeća ima bolju kontrolu jer su sve informacije dostupne odmah, u svakom trenutku kada su potrebne. Neki od izvještaja do kojih možete doći u željenom trenutku su razne analize prodaje ili računovodstvenih informacija po mnogim kriterijima, usporedbe prema vremenskim periodima, pregled dugovanja i potraživanja te mnogi drugi.

S preko 30 vrsta grafova implementiranih unutar sustava, moguće je napraviti izvješća prema bilo kojim kriterijima i to na temelju vremenske i/ili geografske analize. S Hivergen BI ostvariva je laka izrada analize prodaje neovisno o željenim parametrima.

preko 30 vrsta grafova

Od dubinskih analiza podataka, ovaj analitički alat omogućuje grupiranje, sortiranje i filtriranje potrebnih informacija da bi ispunio sve zahtjeve korisnika i donio mu korisne i željene rezultate, i to relativno brzo.

Brzo procjenjivanje svih promjena, kako u poduzeću tako i na vanjskom tržištu jedan je od glavnih čimbenika za povećanje konkurentnosti poduzeća. Na taj način možete poboljšati svoje poslovanje donoseći dobre odluke, a za sve to su Vam potrebne dobre i kvalitetne analize.

Digitalna arhiva dokumenata i predmeta i E-pisarnica

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira  na najefikasniji mogući način.

Znate li uopće pravilno urudžbirati dokumente?

Pravilno urudžbiranje dokumenata kreće od obavezne Uredbe o uredskom poslovanju, namjenjene tijelima državne uprave, jedinicama lokalne i područne samoupravne i ostalima. Međutim, kako pravilno urudžbirati dokumente, još je uvijek nedovoljno jasno. Kako bi olakšali urudžbiranje dokumenata, razvijen je Hivergen GOV modul.


Hivergen gov

E-pisarnica od velike je važnosti u današnjem poslovanju. Ona olakšava vođenje dokumenata i predmeta te pomaže da sve funkcionira na najefikasniji mogući način.Hivergen GOV modul je dio Hivergen sustava koji se koristi kao:

DIGITALNA ARHIVA DOKUMENATA
Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako i brzo pronaći
Svaka informacija potrebna zaposlenicima u radu je točna i odmah dostupna, a rezultat je bolja i brža usluga.

e-PISARNICA
Lako i jednostavno vođenje dokumenata i predmeta, prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu
Podaci se u sustav unose samo jednom, a kasnije se koriste za izradu akata prema podnositelju

Svrha Hivergena je brzi dolazak do informacija, kao i njihova jednostavna dostupnost.

Za sva pitanja tu smo za vas. Kontaktirajte nas putem kontakt forme:

Neučinkoviti postupci obrade ulaznih računa troše dragocjeno vrijeme, trud i novac. Ipak, sve to lako je izbjeći.

Ako vjerujete onome što čitate u naslovima, novinama i portalima – već smo stigli u novo izazovno digitalno vrijeme. Ali barem kada je u pitanju predmet ulaznih računa, i unatoč propisima, stvari ne idu uvijek „glatko“ kao što bi trebale ići sada kada sve imamo digitalizirano i elektronički. U čemu je problem? S kojim se problemima poduzeća susreću kada su u pitanju ulazni računi? I kako ih najlakše riješiti?

Problemi s ulaznim računima

U osnovi, postoji nekoliko glavnih problema kada su ulazni računi u pitanju koji dovode do nepotrebnog dodatnog rada, dužeg vremena obrade i prevelikih troškova.

Ovo su neki od najčešćih:

  • Ne zna se kada je račun došao u firmu
  • Račun nema ulazni broj
  • Račun se duplo zaprimi
  • Računi se zaprimaju na mail pojedinog zaposlenika
  • Račun beskonačno kruži po poduzeću
  • Dostava računa udaljenim odjelima
  • Računi „putuju“ od ulaza do računovodstva i duže od mjesec dana
  • Račun je neispravan (npr. krvi OIB). Traži se dorada računa od dobavljača pa se cjelokupni proces likvidature ulaznih računa ponavlja
  • Račun dođe u računovodstvo – ne zna se tko je odgovoran za njega pa se redom zovu odjeli
  • Zna se da je račun ušao u poduzeće, ali se izgubio. To su situacije kada zovemo dobavljače i kažemo da „nismo primili račun“.

Rješenje problema
Proces obrade ulaznih računa