Digitalizacija pred vratima! Najkasnije do 1. siječnja 2023 sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!
Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) sve je kritičniji dio svakog poslovanja u današnjoj digitalnoj eri (sve šira digitalizacija), a to vrijedi i za javnopravna tijela. Primjerice, svaka javna ustanova izrađuje i obrađuje mnoštvo izvješća, računa, upisnih obrazaca, podataka… Ručna obrada i održavanje papirnatih dokumenata problemi su koji troše vrijeme i novac – dva resursa kojih, čini se, nikada nemamo dovoljno. A tu su i propisi koji zahtijevaju usklađenost.
1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela – drugim riječima potpuna digitalizacija poslovanja!
Novom Uredbom veliki naglasak upravo ima digitalizacija! Najbitnija novost i ujedno suština nove Uredbe uvođenje je informacijskog sustava uredskog poslovanja – sustava pomoću kojeg će obveznici primjene propisa o uredskom poslovanju upravljati dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela.
Osim toga, napomenimo da će prema novoj Uredbi javnopravna tijela međusobno te s fizičkim i pravnim osobama službeno dopisivanje obavljati primarno elektroničkim putem. Tako međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji. Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na elektronički potpis.
S tehničke strane, Uredba propisuje da svi službenici moraju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Pojednostavljeno, unutar informacijskog sustava treba, uvjetno rečeno, napraviti presliku zaposlenika gdje će se sve pratiti, ovjeravati, pratiti rokovi i sl. Svaki zaposlenik će imati digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga (potpuna digitalizacija).
Važno je napomenuti da su obveznici primjene nove Uredbe (javnopravna tijela: tijela državne uprave, druga državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave te pravne osobe s javnim ovlastima), koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužni taj sustav uspostaviti najkasnije do 1. siječnja 2023.
Zato digitalizacija i implementacija jedinstvenog digitalnog sustava za pohranu dokumentacije više nisu izbor, već je prioritet svake javne ustanove!
Kako Hivergen GOV može pomoći?
Digitalizacija uz pouzdanog partnera! Hivergen sustav digitalizira uredsko poslovanje i olakšava vođenje dokumenata u potpunosti je usklađen sa Uredbom o uredskom poslovanju te ispunjava sve potrebne zahtjeve i obaveze koje imaju javne institucije.
Hivergen GOV omogućuje jednostavnu distribuciju dokumentacije što je javnim institucijama prijeko potrebno. Omogućuje se službeno dodjeljivanje oznaka poput urudžbenog broja i klasa. Također, nema posebnih papira niti štambilja već se sva potrebna dokumentacija generira u Hivergen GOV sustavu prema predlošku (neovisno o tome da li se radi o zaprimljenom dokumentu ili slanje neke potvrde). Uz navedeno, Hivergen GOV omogućuje evidentiranje izlazne pošte te je prilagođen sustavu Hrvatske pošte i omogućava kreiranje i vođenje raznih vrsta evidencija. Nije potrebno voditi poštansku knjigu već se preko Hivergena prebacuju potrebni podaci.
Važnost Hivergen GOV sustava je upravo to što ga koriste svi zaposlenici koji rade na određenim dokumentima te je iznimno olakšana distribucija istih. Nadređeni imaju preglednost rada te im je omogućena raspodjela zadataka između zaposlenika. Kvalitetna organizacija rada, uz Hivergen GOV sustav doseže vrhunac, a smanjuje se vrijeme pretraživanja dokumenata dok su sve informacije dostupne kada su potrebne. Olakšana je i evidencija jer se podaci ne unose više puta pa se samim time kvalitetnije iskorištava raspoloživo radno vrijeme.
Uvođenjem Hivergen GOV sustava ostvaruju se prednosti:
- Mogućnost automatskog ispisa pismena, adresa, ispisnih kuverti
- Olakšano izdavanje potvrda uz automatsku evidenciju
- Omogućuje se vođenje evidencije prema arhivskim propisima
- Jednostavna i brza distribucija dokumentacije
- Digitalizirano vođenje urudžbenog zapisnika
- Brži unos dokumenata
- Nemogućnost duplog unosa podataka i informacija
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!