kako smanjiti troškove, troškovi, upravljanje dokumentima, dms

Financijski menadžeri i direktori, koji uvijek traže načine kako smanjiti troškove i povećati produktivnost, znaju da se dobro upravljanje dokumentima, odnosno dobar sustav za upravljanje dokumentima, isplati već u roku od nekoliko mjeseci. Pametno upravljanje digitalnim dokumentima smanjuje radne sate, a time i troškove automatiziranjem workflowa (tijeka rada) i uklanjanjem dugotrajnih ručnih zadataka.

U istraživanju ROI-a (Return On Interest – Povrat ulaganja) koje je proučavalo isplativost ulaganja u sustav za upravljanje dokumentima, Nucleus Research (globalni pružatelj usluga istraživanja i savjetovanja usmjerenih na ROI) otkrio je povrat od čak 8,55 USD po svakom dolaru koji potroše mala i srednja poduzeća. Njihovo izvješće otkriva ključne prednosti i najbolje prakse za mala i srednja poduzeća kako da na najbolji način počnu štedjeti i novce, ali i vrijeme zaposlenika.

 

Ovo je pet načina uštede na operativnim troškovima:

1. Manji troškovi pohrane dokumenata

Prelazak s procesa na papiru na upravljanje digitalnim dokumentima znači da više nećete trebati plaćati za prostor za pohranu i održavanje tiskanih primjeraka svoje poslovne evidencije u uredu ili izvan njega.

2. Niži troškovi kopiranja i ispisa

Digitalno upravljanje dokumentima eliminira potrebu za ispisom i arhiviranjem papirnatih dokumenata. A u današnjoj situaciji kada se tvrtke sve više oslanjaju na rad na daljinu – digitalne datoteke mogu se dijeliti sigurno i trenutno – to je ono što nam svima treba – a ne tiskane kopije.

Uz sustav za upravljanje dokumentima, sve, od korespondencije i e-pošte do računa i ugovora, pohranjuje se u digitalnom formatu. Trenutna kopija ovih elektroničkih dokumenata arhivira se u centraliziranom spremištu sustava, gdje je dostupna svim ovlaštenim korisnicima. Kontrola verzija osigurava da svi rade na jednom, ažurnom dokumentu. Rezultat? Vaši zaposlenici štede vrijeme, a vaša tvrtka štedi novac za tisak, zalihe i opremu.

3. Značajna ušteda vremena

Zaposlenici uz dobar sustav za upravljanje dokumentima troše manje vremena na pohranu, dohvaćanje i dijeljenje dokumenata. “Fizički” zadaci koji su uz papirni sustav trajali desetke minuta ili čak sate, sada uz digitalni sustav za upravljanje dokumentima traju sekunde. Ovo je, recimo, ogroman plus i za odjele za ljudske resurse. Oni mogu pojednostaviti zapošljavanje; automatizirati sve zadatke na brodu; osigurati datoteke zaposlenika u šifriranom spremištu kako bi udovoljili privatnosti i regulatornim zahtjevima; i nadgledati njihove vremenske rokove za ocjenu učinka.

4. Niži troškovi poslovnog procesa

Automatizirani tijekovi rada pojednostavljuju poslovne procese u računovodstvu, prodaji, korisničkim službama, HR-u i drugim odjelima. Optimiziranje ovih tijekova rada dovodi do bržeg naplate plaćanja, nižih troškova kupnje, većeg zadovoljstva kupaca i samih zaposlenika.

5. Smanjeni troškovi sigurnosti i oporavka

Sigurnosno kopiranje dokumenata je posve lagano kada koristite DMS sustav, kao i svi važni podaci, dokumenti i ugovori. I u slučaju nesreća ili prirodne katastrofe – sve je sigurno i zaštićeno. Čak i mobilni korisnici imaju siguran pristup potrebnim podacima, a uz brojne mogućnosti zapisivanja i analitike, tvrtke imaju evidenciju o tome tko je i kada pristupio, promijenio ili uklonio dokument _ pa se čuvaju sve poslovne tajne.

Digitalno: više početnih troškova, ali značajno veća dugoročna ušteda

Razmislite o ovih pet načina kako da jednostavno smanjite troškove. Imate izvrsnu priliku za poboljšanje rezultata i primjenu učinkovitih procesa kako biste osigurali najbolje moguće funkcioniranje svoje tvrtke, koja će postati agilnija i konkurentnija.

      Odvojite vrijeme i pronađite sustav za upravljanje dokumentima koji vam odgovara.

  Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN– je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos – i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!

       No, nemojte nam vjerovati na riječ – zatražite besplatnu prezentaciju i saznajte kako Vam možemo pomoći pobošljati poslovanje.

Ovo su samo neki od naših zadovoljnih klijenata:

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!