4 razloga zašto je važan dobar sustav za upravljanje dokumentima

Dokumenti, bilo elektronski ili papirnati, bitna su komponenta gotovo svakog poduzeća. Ma što bitna komponenta – bez njih je nemoguće i nikako ih ne možete izbjeći.

Upravljanje dokumentima i poslovnim informacijama te poslovnim arhivama, ponekad iz nekoliko različitih izvora, može biti izazovan zadatak. Tu vam veliku pomoć može pružiti sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji prenosi, pohranjuje i sortira razne dokumente važne za vaš posao – a sve to pruža mnoge ključne prednosti za vašu organizaciju.

Zašto je još DMS sustav od vitalnog značaja za vaše poslovanje?

1. Dobar DMS sustav vrlo je učinkovit
Dobar sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima poboljšat će internu učinkovitost i vašu opću poslovnu konkurentnost. Ništa ne frustrira toliko kao kaos među fizičkim i elektroničkim dokumentima i datotekama. Osim toga, ako niste u mogućnosti pronaći ono što vam treba, to bi, u konačnici, moglo naštetiti vašem poslovanju i reputaciji. Dobar DMS sustav osigurat će da se podaci ne izgube i pomoći vam da brzo i pouzdano dobijete potrebne informacije ili podatke.

2. Isplativo je
Ušteda novca kad god je to moguće prilično je bitna za svako poslovanje. Kako je “ručno” upravljanje dokumentima dugotrajan koji oduzima puno vremena (a samim time i novca). DMS omogućava da se zaposlenici usredotoče na važnije i produktivnije zadatke koji će vam pomoći u jačanju i izgradnji vašeg poslovanja.

3. Podržava dobre prakse usklađenosti
Vrsta industrije (branša) u kojoj poslujete, diktirat će vrste propisa kojih se morate pridržavati u pogledu pohrane dokumenata i podataka. Neke pravne datoteke možda trebate čuvati određeni broj godina i možda ćete morati pokazati da su se slijedili određeni postupci te da su osjetljive informacije ispravno pohranjene. Sve to vam omogućava dobar DMS sustav.

4. Štiti vaše poslovanje
DMS je najsigurniji način pohrane dokumenata i datoteka, a to je uvijek važno jer nemoguće je kvalitetno voditi poslovanje bez zaštite osjetljivih financijskih podataka i pouzdane zaštite podataka vaših klijenata. Također ima dodatnu vrijednost pružanja sigurnosne kopije u slučaju katastrofe u uredu koja može uništiti i fizičke i elektroničke datoteke u vašim prostorijama

A sad...gdje biste mogli pronaći takav sustav?

  • Baš zanimljivo da se to pitate…
    Predstavljamo vam:

Hivergen

Hivergen je sustav u kojemu se kreiraju digitalne arhive i evidencije dokumenata koje se koriste kod poslovanja, u njemu se automatiziraju poslovni procesi i kreira sustav za izvještavanje….i još puno toga što će vam pomoći u svakodnevnom poslovanju.

Neke od dodatne funkcionalnosti koje će vam znatno olakšati poslovanje:

  •  upravljanje financijskom i pravnom dokumentacijom i pripadnim procesima
  • upravljanje ISO dokumentacijom
  • sinkronizacija s ERP sustavom
  • vođenje radnih naloga i sličnih dokumenata i procesa
  • odobravanje i vođenje godišnjih odmora radnika
  • upravljanje HR dokumentacijom i pripadnim procesima
  • kontrola budžeta, prihoda, troškova, …
  • elektronski potpis dokumenata
    …………………

Hivergen omogućava brojne direktne i indirektne uštede. Kvaliteta poslovanja, zadovoljstvo radnika i kupaca diže se na značajno višu razinu. Poslovni sustav je transparentan i daleko lakše upravljiv, a vrijeme za rješavanje bilo kojeg postupka ili problema bitno kraće.

S povjerenjem odaberite Hivergen kao svoje rješenje za upravljanje dokumentima, poslovnim procesima i poslovno izvještavanje - i imat ćete pouzdanog partnera s preko 25 godina iskustva u toj grani poslovne informatike.