ulaznih računa, ulazni računi, dms

Neučinkoviti postupci obrade ulaznih računa troše dragocjeno vrijeme, trud i novac. Ipak, sve to lako je izbjeći.

Ulazni računi predstavljaju ključan dio poslovanja svake tvrtke, a učinkovito njihovo upravljanje igra presudnu ulogu u financijskoj transparentnosti i operativnoj efikasnosti. S obzirom na kompleksnost ovog procesa, implementacija sustava za upravljanje dokumentima postaje neizbježan korak prema modernizaciji i optimizaciji poslovnih operacija.

Sustavi za upravljanje dokumentima (DMS) pružaju tvrtkama integrirano rješenje za efikasnu obradu ulaznih računa. Ovi sustavi omogućuju digitalizaciju i automatizaciju ključnih faza procesa, počevši od primanja računa pa sve do njihovog arhiviranja. Digitalizacija ulaznih računa eliminira potrebu za fizičkim papirima, smanjujući rizik od gubitka ili oštećenja dokumenata te pridonosi očuvanju okoliša.

Jedna od ključnih prednosti DMS sustava je ubrzanje procesa odobravanja i plaćanja računa. Digitalni sustavi omogućuju automatiziranu distribuciju računa relevantnim odjelima te praćenje statusa odobrenja. Ovaj pristup ne samo da ubrzava proces, već smanjuje i mogućnost ljudskih pogrešaka, poboljšavajući točnost evidencije.

Dodatno, DMS pruža analitičke alate koji olakšavaju praćenje financijskih podataka povezanih s ulaznim računima. Tvrtke mogu generirati izvještaje o troškovima, analizirati obrasce trošenja te donositi informirane poslovne odluke. Ovi sustavi također omogućuju praćenje zakonskih zahtjeva i regulativa, osiguravajući da tvrtke poštuju sve porezne obveze.

U konačnici, implementacija sustava za upravljanje dokumentima u postupku vođenja ulaznih računa donosi niz benefita. Olakšava tvrtkama vođenje poslovanja u digitalnom dobu, čime se stvara temelj za dugoročnu financijsku stabilnost i konkurentske prednosti.

 

Evo kako to izgleda kod nas u Hivergenu, sustavu koji je osmislila tvrtka Inpro:

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Pregled dokumenta

Ulazni računi su svi računi koje tvrtka primi od poreznog obveznika koji je isporučio robu ili obavio uslugu. Prilikom unosa ulaznog računa u sustav Hivergen, dodjeljuje se URA interni broj (Šifra), krenuvši redom od 1, a unos se može izvršavati ručno odnosno zapis unosi određeni korisnik ili automatski ako se koriste e-računi.

Za sve ulazne račune moguće je uključiti provjeru pomoću koje se detektira da li je zapis već unesen. Provjera se izvršava sukladno određenim partnerima. Na primjer ako je na računu naveden isti partner, broj računa i iznos, sustav prikaže poruku upozorenja, a korisnik bira da li želi nastaviti ili odustati.

Ujedno moguće je uključiti i upozorenje sukladno unesenom datumu. Upozorenje se veže na datum plaćanja te ako račun nije obrađen do datuma navedenog u tom polju isti će biti označen crveno.

 

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Grafički prikaz jednostavnog tijeka dokumenta

Pretraživanje i pregled dokumenata

Ovisno o svojim pravima ulazne račune kao i ostale dokumente korisnik može pretraživati po tipu dokumenta (Ulazni računi, izlazni računi, ugovori, ponude, narudžbenice, putni nalozi…) te pri tome odrediti željene parametre kao što su na primjer partner koji je naveden na određenom tipu dokumenta, iznos, valuta, datum i tome slično odnosno po svim onim opisnim poljima koja su implementirana za određeni tip dokumenta i za koja je definirano da se nalaze u filteru.

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Pretraživanje dokumenata

Detaljniji prikaz Ulaznih računa u Hivergenu (korak po korak) pogledajte klikom na donju sliku (pdf dokument):

ulaznih računa, ulazni računi, računi, dms

Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂