DMS sustav ne pridonosi samo poboljšanju workflowa, već i na poboljšanje izvedbe svakog poslovnog procesa, pa tako i pomaže poboljšati odnos s klijentima
Sustav za upravljanje dokumentima (DMS sustav) ima primarnu zadaću pokušati riješiti sve vaše poslovne poteškoće. DMS pruža važnu podršku svim poduzećima koja rade s dokumentacijom i poslovno kritičnim podacima (a takva su zapravo sva poduzeća, zar ne?). Ako tražite način kako da se bolje organizirate i nudite što kvalitetniju korisničku uslugu, vjerojatno ste puno razmišljali o nečem poput dodatnih treninga i edukacije za osoblje i poboljšavanju komunikacije (među radnicima, kao i s klijentima). Iako će ulaganje u ta područja vjerojatno pomoći postići neke ciljeve, ono što može riješiti puno problema je sustav za upravljanje dokumentima.
Suprotno uvriježenom mišljenju, strategija upravljanja dokumentima ne odnosi se samo na poboljšanje workflowa (organizacijskih tijekova rada), već i na poboljšanje izvedbe svakog poslovnog procesa. Ovo je samo nekoliko izravnih i neizravnih načina kojima vam DMS sustav može pomoći povećati zadovoljstvo klijenata (i kupaca):
1. Brže i efikasnije poslovanje i komunikacija
Razmislite o načinu na koji trenutno obrađujete zahtjeve za korisničku podršku. Netko tko nazove vašu tvrtku nada se da ćete mu moći brzo odgovoriti na pitanja. Ako osoba koja obrađuje upit nema trenutni pristup svim relevantnim informacijama, onda je čekanje neizbježno. Tako nešto će zasigurno zaraditi lošu kritiku klijenata, jer u današnje vrijeme većina nas očekuje brzo i efikasno rješavanje problema. Sustav za upravljanje dokumentima vam daje mogućnost brzog pristupa relevantnim informacijama (ulazni računi, ugovori…), što dovodi do manje čekanja, bržeg vremena obrade i značajnog povećanja zadovoljstva kupaca.
2. Veća isplativost
Iako se isplativost vođenja vašeg poslovanja možda ne tiče vaših kupaca, ne može se poreći da isplativiji poslovni procesi dovode do poboljšane produktivnosti i boljih performansi u svakom odjelu. S modernim sustavom upravljanja dokumentima uštedjet ćete vrijeme i novac ako imate centralizirano spremište za sve podatke koji su potrebni za vaše poslovanje. Umjesto trošenja vremena na pretraživanje nepreglednih dokumenata i datoteka, vaš će se tim moći usredotočiti na ono što je najvažnije – na usluživanje vaših klijenata.
3. Lakša suradnja
Nije samo sposobnost dobre komunikacije s kupcima važna kada je u pitanju nuđenje vrhunske usluge – vaša sposobnost učinkovite komunikacije s ostatkom vašeg tima pomaže u poboljšanju ukupnog iskustva. Na primjer, ako klijent treba podršku, posljednje što želi čuti jest da se poziv prenosi na više različitih odjela radi potrebnih informacija. Pomoću centraliziranog sustava za upravljanje dokumentima, svi imaju pristup istim datotekama. To znači da nema više čekanja kod pretraživanja različitih dokumenata (i iz drugih odjela tvrtke).
4. Manje pogrešaka
Stvari poput pogrešnih informacija i zastarjelih dokumenata samo uzrokuju kašnjenja, a nijedan kupac nije zainteresiran za izgovore. Na žalost, za tvrtke koje se još uvijek oslanjaju na raznovrsne dokumente u papirnatom obliku u ormarićima, skenirane dokumente i razne datoteke i mape pohranjene u različitim sustavima, netočnost i nedosljednost informacija je neizbježna.
Spajanjem svega u jednom sustavu, uključujući skenirane kopije svih ispisanih dokumenata, sustav za upravljanje dokumentima uvelike smanjuje rizik od ljudskih pogrešaka i pomaže vašem timu optimizirati workflow.
5. Poboljšana sigurnost
Kad vam kupci povjere neke svoje podatke i dokumente, žele biti sigurni da su u sigurnim rukama. To vjerojatno neće biti slučaj ako su vaši dokumenti raspoređeni u više sustava, ili u običnim folderima na računalu. Spajanjem svih vaših korporativnih dokumenata i podataka kašnjenja i nedosljedne informacije moći ćete svesti na najmanju moguću mjeru. Osim toga, bolje i lakše ćete provoditi svoja sigurnosna pravila i dokazivati svojim kupcima da njihovu povjerljivost i privatnost shvaćate ozbiljno.
Jednostavno i efikasno rješenje koje pomaže poboljšati odnos s klijentima
Sve ove prednosti u sebi obuhvaća jednostavan tehnološki sustav koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).
Ključne prednosti HIVERGENA:
- Smanjuje skupu poslovnu administraciju
- Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
- Do skenirane slike dokumenta dođe se u nekoliko klikova
- Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga
- Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
- Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
- Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
- Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
- Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
- Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
- Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
- Smanjuje se vrijeme unosa podataka
- Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
- Povećava se zadovoljstvo kupaca
- Poboljšava se moral zaposlenika
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!