Iako su mnoge tvrtke uspješno prešle u digitalno doba (digitalno upravljanje dokumentima) ima puno onih koje su i dalje zaglavljene u dugotrajnim papirnatim procesima. No, sve i ako ste kompjutorizirali svoje poslovanje – moguće je da vodite bitke s velikim brojem datoteka koje se nalaze raspršene diljem vašeg IT sustava… U oba slučaja nije čudno da je potrebno puno vremena da se pronađu potrebni dokumenti ili još gore da nestanu važni dokumenti za poslovanje.
Digitalnim rješenjem, poput sustava za upravljanja dokumentima, ti se problemi značajno se smanjuju. Digitalno upravljanje dokumentima oblik je automatizacije u kojem organizacija/tvrtka jednostavno može pohraniti, pratiti i upravljati svim dokumentima elektronički putem računalnog sustava. Sustav poput ovog može vašoj tvrtki pružiti značajnu prednost nad konkurencijom. Evo i kako…
Smanjenje troškova uz digitalno upravljanje dokumentima
Papir je skup, ali i vrijeme koje se troši na pretragu (bilo papira, bilo dokumenata u nepreglednim datotekama na računalu) košta još i više. Implementirajući sustav za upravljanje dokumentima, štedite značajnu količinu novca, ali i vrijeme i živce svojih radnika, koji se može puno pametnije utrošiti (i uložiti).
Veća učinkovitost poslovanja i veća produktivnost
Zamislite da sve važne dokumente, ugovore, račune, radne naloge možete pronaći već s jednim klikom… Prijenos, uređivanje, praćenje i dijeljenje dokumenata traje puno manje vremena sa sustavom za upravljanje dokumentima. Tako omogućava zaposlenicima da budu produktivniji i u konačnici učinkovitiji. Vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima u kabinetima ili nepreglednim folderima sada se može iskoristiti za obavljanje važnijih poslova. Digitalno upravljanje dokumentima omogućuje jednostavniji tijek rada i brže izvršavanje zadataka.
Visoka razina usklađenosti
Digitalno upravljanje dokumentima pomaže da imate veću kontrolu nad sigurnošću osjetljivih dokumenata. Lako možete odrediti tko ima pristup kojim dokumentima, kako biste bili sigurni da povjerljive informacije neće “curiti” iz tvrtke. Svi su podaci sigurno pohranjeni pa je rizik od gubitka osjetljivih datoteka minimalan.
Značajno bolja suradnja i komunikacija među radnicima i nadređenima
Sustav za upravljanje dokumentima potiče bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito na različitim zemljopisnim lokacijama. Mogućnost brzog pronalaska i pristupa dokumentima te uvid u račune, radne naloge i druge dokumente omogućuje korisnicima zajednički rad na istom projektu bez muke, ali i kontrolu nadređenim osobama.
Pouzdanija kontrola verzije dokumenata
Za velike organizacije održavanje ažuriranih dokumenata i redovito održavanje informacija često može predstavljati poteškoće. Uz pomoć DMS sustava – dokumente je lakše pratiti i održavati ih ažurnima. Korisnici mogu jednostavno prenijeti dokument, a zatim upravljati ažuriranjima i novim verzijama. Upravljanje dokumentima uključuje automatiziranu arhivu za bolju organizaciju i održavanje dokumenata.
Informacije se daju i saznaju na vrijeme
Sa samo nekoliko klikova mišem šalju se radni nalozi, sortiraju i pronalaze ulazni računi, te svi ostali dokumenti važni za firmu. Možete im čak dati i rok. U bilo kojem trenutku možete se provjeriti jesu li radnici otvorili, primjerice radni nalog, te u kojoj je fazi njegovo izvršavanje. Tako da neće biti izgovora poput “Nisam vidio mejl” ili “Nitko mi nije rekao”. Sve je transparentno i može se pratiti.
Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće
Budući da sve više ljudi radi od kuće ili putuje zbog posla, važno je da imaju pristup određenim dokumentima ili pravilnicima i kada nisu u uredu. Imati sve dokumente sigurno pohranjene u DMS sustavu i dostupne s bilo kojeg mjesta učinkovitije je i može uštedjeti puno vremena i stresa.
Jednostavno i efikasno rješenje
Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).
Ključne prednosti:
- Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na par “klikova”)
- Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
- Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
- Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
- Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
- Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
- Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine