Živimo u digitaliziranom svijetu. Uz različita svakodnevna tehnološka rješenja, tu je i digitalizacija dokumenata olakšava i poboljšava poslovanje. Naravno – samo onda kada imate ispravno rješenje za to.
Digitalizacija poslovanja omogućuje poslovnim organizacijama te lokalnoj samoupravi da poboljšaju svoju produktivnost i prepoznaju jednostavnije načine poslovanja s dobiti.
Prednosti digitalnog ureda / e-pisarnice
Pohrana i upravljanje dokumentima
Pohrana dokumenata uključuje važne i povjerljive uredske dokumente i zapise, dok upravljanje datotekama i dokumentima nudi strateške prednosti pojednostavljivanjem upravljanja pohranjenim podacima i informacijama. Omogućena je digitalna pohrana dokumenata kao nadogradnja zaprimanja, cirkulacije i otpreme dokumenata.
Kada je u pitanju javna uprava – to znači jednostavan pristup apsolutno svim podacima i dokumentaciji te nadziranje i kontroliranje različitih projekata i aktivnosti unutar ureda putem elektroničkog sustava upravljanja.
Razmjena podataka
Razmjena pohranjenih ili obrađenih dokumenata i informacija također je važan sastavni dio elektroničkog uredskog poslovanja /e-pisarnice. Slanje datoteka ili razmjena podataka ili informacija između jednog ili više djelatnika te nadređenih je veoma jednostavno. Svi podaci i informacije, uključujući tekstualne dokumente, prezentacije, proračunske tablice i slike mogu se poslati u stvarnom vremenu u roku od nekoliko sekundi.
To zaposlenicima svih odjela Gradske uprave omogućuje suradnju, razmjenu i upravljanje dokumentima u stvarnom vremenu i povećava njihovu produktivnost.
Točnost
Računalni sustavi iznimno su učinkoviti nakon što se program podesi prema točno određenim potrebama, a to može pomoći u dobivanju 100% točnih informacija u svakodnevnim poslovnim procesima. Primjena naprednog softvera za automatizaciju poslovanja smanjuje vjerojatnost pogreške, što je u današnje vrijeme itekako važno.
Ušteda vremena i resursa te smanjenje troškova
Digitalizacija ureda omogućava uštedu vremena i novca. Time se pojednostavljuju i automatiziraju složeni zadaci, koji su ranije zahtijevali poseban resurs i mnogo vremena. Budući da je svaki poslovni proces automatiziran, nije potrebno ulagati mnogo u unajmljivanje novih resursa za brigu o tim zadacima, koje je lako izvršiti pomoću sustava za automatizaciju ureda.
HIVERGEN GOV…
… je sustav elektroničkog upravljanja dokumentima posebno prilagođen državnim vlastima i lokalnoj samoupravi, koji kombinira klasično upravljanje dokumentima i osnovne funkcije upravljanja.
Na potpuno jednostavan način – kroz bolju integraciju i međusobnu suradnju svih odjela Gradske uprave, omogućit ćemo vam jednostavnije, modernije i pouzdanije upravljanje dokumentima.
Prednosti korištenja Hivergen GOV sustava:
Za sve korisnike dokumentacije
- Digitalni urudžbeni zapisnik
- Skeniranje i upload postojećih dokumenata
- Dostupnost predmeta prema pravima
- Baza dokumenata na jednom mjestu
- Lako pretraživanje predmeta
- Jednostavno korištenje
Za djelatnike pisarnice
- Automatska dodjela rednog broja – KLASA i URBROJ
- Ispis naslovnice
- Ispis knjige upisnika
Za gradonačelnike/pročelnike
- Brza komunikacija
- Laka raspodjela predmeta
- Smanjenje troškova
- Brže donošenje rješenja i odluka
