Automatizacija poslovnog procesa (tu spada obrada ulaznih računa) pojednostavljuje vaše “ručne” poslove, povećava učinkovitost, omogućuje transparentnost i smanjuje troškove poslovanja
Obrada i plaćanje ulaznih računa za računovodstvene i financijske odjele, a i ostale odjele i službe povezane s nabavom u tvrtkama zna biti stresan proces. Računi dolaze u svim mogućim formatima: papirnate fakture, PDF-ovi, skenirani računi, e-mailovi, e-računi itd. i čekaju na obradu, a količine variraju periodično kada situacija može postati poprilično kaotična za osoblje odgovorno za procesuiranje ulaznih računa. Klasični način obrade ulaznih računa koji podrazumijeva fizičku distribuciju papirnih dokumenata do sudionika u procesu obrade ulaznih računa (od ulazne pošte, preko raznih referenata, do voditelja, rukovodioca i direktora te knjigovodstva), unos podataka u IT sustave, i na kraju arhiviranje dovodi do uobičajenih problema poput izgubljenih dokumenata, kašnjenja i neusklađenosti unosa u IT sustav i sl.
Automatizirana obrada ulaznih računa je izvrsno rješenje. Automatizacijom uklanjate neučinkovite ručne procese i manipulaciju s dokumentacijom, koji usporavaju proces, odlučivanje i u konačnici plaćanje i mogu rezultirati problemima i narušenim odnosima s klijentima ili čak i novčanim kaznama zbog grešaka u obradi i zakašnjenja. Automatizacija također omogućava zaposlenicima, koji bi inače bili zatrpani papirnom dokumentacijom, da se usredotoče na inicijative i aktivnosti koje pomažu rastu i uspjehu vaše tvrtke.
Kada uspostavite automatiziranu obradu ulaznih računa – ovo su četiri poboljšanja koja biste mogli odmah primijetiti:
1. Puno brži i efikasniji proces obrade
Kada se oslanjate na zaposlenike da ručno obrađuju ulazne račune, vaše je poslovanje izloženo relativno čestim greškama, neučinkovitosti i rizicima. Nakon što računi uđu u proces ručne obrade mogućnost pogrešne putanje za provjeru i ovjeru je povećana što dovodi do pogrešne interpretacije ili lutanja računa po tvrtki što rezultira mnogim problemima. A da i ne spominjemo neizbježne pogreške koje se dešavaju kod ručnog unosa podataka, gubitak računa,…
Automatizacija koju pružaju kvalitetni računalni sustavi i programi eliminiraju nepotrebne ručne korake, sprječavaju pogreške i štede vrijeme. To znači da će dokumenti lako prolaziti kroz vaše procese obveza (financijske, prema dobavljačima, porezne i ostale…), a da pritom nigdje ne zapnete i ne gubite vrijeme.
Razmislite o svom trenutnom procesu vezanom za računovodstvo i financije – koraci koji oduzimaju najviše vremena vjerojatno su oni koji trebaju odobrenje od nekoga, zar ne? S automatizacijom računi i ostali dokumenti digitalno se usmjeravaju, tako da se odobrenje može izvršiti u samo nekoliko klikova prije automatskog prijelaza na sljedeći korak u procesu.
2. Pravovremena, provjerljiva plaćanja
Kašnjenja s plaćanjem ili neuredan raspored plaćanja mogu nanijeti značajnu štetu vašem poslovanju, posebno kada je riječ o odnosima s dobavljačima. Ne samo da kašnjenje može značiti moguće plaćanje naknada već može dovesti i do toga da dobavljači prekinu poslovati s vama.
Digitalno usmjeravanje i praćenje računa uz pomoć sustava za automatizaciju pruža trenutnu vidljivost vašeg toka računa i novca, omogućujući vam da pratite status svake fakture i sve odrađujete brzo i efikasno. Greške nestaju, više nema zagubljenih računa ili dvostrukih plaćanja, što se, naravno, pozitivno odražava na poslovanje. Obračun PDV-s bit će uvijek na vrijeme.
3. Pozitivne revizije
Suočavanje s revizijom ili poreznom kontrolom bit će daleko manje “bolno” s automatiziranom obradom računa. Sposobnost brzog i efikasnog dohvata izvješća na zahtjev omogućit će vam da se pripremite za reviziju unaprijed, odmah uočavajući sva moguća odstupanja. Digitalni pristup svim dokumentima znači da ih možete brzo “povući” čak i kada revizija započne. Više neće biti gužve i napetosti oko pronalaska svih potrebnih dokumenata u posljednjem trenutku, a to znači da će revizije biti daleko manje stresne za vaše zaposlenike i vrijeme revizije više neće biti period kojeg se svi groze.
4. Brže, konkurentnije poslovanje
Ako još uvijek ne koristite prednosti automatiziranih poslovnih procesa – moguće je da je vaša konkurencija već daleko ispred vas. Pokušavanje održavanja koraka s konkurentima koji imaju automatizirano poslovanje postat će sve teže, jer će vaši klijenti i kupci shvatiti da drugdje mogu dobiti bržu i efikasniju uslugu.
Uz to, kako digitalno doba nastavlja mijenjati način na koji se potrošači ponašaju, automatizirane tvrtke mogu brzo reagirati i prilagoditi se svi potrebama, dok oni koji se još uvijek oslanjaju na klasičnu obradu imaju puno veći posao pred sobom.
Krenite na put automatizacije
Zašto dopustiti da konkurencija sve više povećava svoju prednost? Sad je pravo vrijeme da vaše poslovanje postane brže, učinkovitije i isplativije.
Svaka tvrtka može iskoristiti moć digitalizacije i automatizacije obrade ulaznih računa. HIVERGEN, rješenje za obradu računa, smanjuje pogreške i daje vam veću transparentnost, pomaže da ste uvijek usklađeni s aktualnim zakonskim propisima te štedi i vrijeme zaposlenika, ali i novac.
Dakle, ako tražite rješenje koje će vam olakšati i poboljšati poslovanje, uštedjeti novac, vrijeme i poboljšati moral zaposlenika te zadovoljstvo klijenata – kontaktirajte nas!
hiURA, rješenje za obradu ulaznih računa samo je jedno od mnogih rješenja koja HIVERGEN pruža i koja vam mogu pomoći da vaše poslovanje dignete na znatno višu razinu.
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!