Kraj korona pandemije još ne nazire, a ova sitna ublažavanja donešenih mjera ne mijenjaju puno trenutno stanje… Tako mnogi od nas i dalje nastavljaju raditi od kuće. Otkako se COVID-19 pojavio, postotak poduzeća koja prakticiraju rad na daljinu drastično je narastao. Gartner je proveo istraživanje koje je pokazalo da je 88% poslovnih organizacija širom svijeta odobrilo svim svojim zaposlenicima rad od kuće. Drugo istraživanje Buffer-a pokazuje da bi čak 98% udaljenih radnika željelo i dalje nastaviti raditi od kuće.
Međutim rad na daljinu nije uvijek jednostavan… Kada je u pitanju produktivnost, osim ometanja od obitelji i nedostatka koncentracije, problemi su i nedovoljno kontakta licem u lice, nedostatak informacija zbog premalo komunikacije i loši alati za rad i održavanje angažiranosti oko posla.
No, rješenja ima! Ovo je…
5 savjeta za upravljanje zaposlenicima kada tvrtka prakticira rad na daljinu
Savjet br. 1: Komunicirajte često
Ključ rada na daljinu je otvorena i transparentna komunikacija između zaposlenika i njihovih menadžera/rukovoditelja. U tvrtkama koje nemaju iskustva s radnicima na daljinu, menadžeri će se možda morati naučiti na virtualno upravljanje svojim zaposlenicima. Nadalje, tvrtka možda neće imati set alata spremnih za rad na daljinu, niti iskustvo potrebno za njihovu upotrebu (tu vam možemo pomoći – pogledajte na dno newslettera!).
Prvi zadatak je uspostaviti strukturirane komunikacijske kanale, počevši od svakodnevnih prijava. Te prijave mogu imati oblik kraćih dnevnih sastanaka tima ili pojedinačnih interakcija, što god bolje odgovara trenutnim potrebama vašeg radnog procesa.
Nužno je ove “sastanke” učiniti predvidljivima i stalnima kako bi zaposlenici mogli biti sigurni da će ih netko saslušati ako imaju problem ili da će im se pomoći riješiti moguća goruća pitanja. Pobrinite se da vaši zaposlenici točno znaju koja je njihova uloga, te kako i u kojem roku moraju obaviti svoj posao. Učite na primjeru velikih poslovnih giganata, poput Dellovih HR službi, koji govore kako nije važno gdje njihovi zaposlenici rade, sve dok posao obavljaju s rezultatima koje tvrtka želi.
Savjet br. 2: Pobrinite se da rade unutar normalnog radnog vremena
Također, trebali biste definirati kada se događa komunikacija vezana za posao i samo obavljanje posla. S neprekidnom komunikacijom i loše raspoređenim vremenom može se dogoditi da radnici rade i puno više od normalnog radnog vremena.
Kod kuće radnici jače osjećaju pritisak dokazivati se (primjerice da odmah izvrše zadatak o kojem su informirani) – a to može dovesti do toga da na kraju rade 50-60 sati tjedno, kao i do stvaranja nekih nezdravih navika, poput preskakanja potrebnih pauza (pa “pregore”), odbijanja odlaska iz kuće ili obavljanja bilo čega drugoga osim posla tijekom cijelog dana. Vaši se zaposlenici ne smiju osjećati kao da su cijelo vrijeme na poslu, pa je važno da ih ne kontaktirate izvan radnog vremena i tijekom vikenda, osim u hitnim slučajevima, što bi također trebalo biti točno definirano.
Savjet br. 3: Potaknite socijalnu interakciju
Jedan od presudnih koraka za angažiranje vaših zaposlenika je strukturiranje načina za neformalnu socijalnu interakciju između njih. Takva komunikacija može smanjiti osjećaj socijalne izoliranosti i ojačati osjećaj pripadnosti organizaciji.
Jedan od najjednostavnijih načina je započeti sastanke svog tima neformalnim razgovorom dok se okupljate. Također možete biti kreativniji što se tiče neformalne komunikacije i organizirati “online” uredsku zabavu ili virtualna druženja, što god vam se učini prikladnim.
Savjet br. 4: Pripazite na znakove stresa
Možda znate prepoznati znakova stresa na redovnom radnom mjestu (recimo, vaši će zaposlenici češće biti odsutni s posla, ponašati se neobično i njihova će se produktivnost smanjivati…), međutim kada ne vidite svoje zaposlenike, mnogi znakovi stresa ili preforsiranja mogu proći nezapaženo.
U kriznim vremenima, pogotovo s tako neočekivanom promjenom kao što je ova pandemija, radnici se mogu početi osjećati krivima ili zabrinutima jer rade od kuće i još uvijek ne postižu razinu uspješnosti obavljanja svog posla kao što je kada se nalaze u uredu među kolegama. Obratite pozornost na njihovo ponašanje i način komunikacije, te zajedno riješite moguće stresne situacije.
Savjet br. 5: Koristite prave alate
Kako biste omogućili transparentan i nesmetan protok komunikacije i učinkovito upravljali svojim udaljenim zaposlenicima, morate imati pravu tehnologiju. Većina zaposlenika dobro poznaje upotrebu e-pošte, Skypea i raznih drugih opcija za tele ili video konferencije. Čak i ako zaposlenici do sad ove alate nisu koristili u profesionalne svrhe, neće im biti preteško prilagoditi se cyber radnom mjestu i zajedničkim alatima koji su korisni za rad na daljinu.
Hivergen olakšava rad na daljinu i praćenje svih procesa rada
Međutim ovi alati su tek mali dio cijele priče. Jedan od najvećih problema je nepostojeći ili loš sustav koji povezuje sve aspekte vaše tvrtke (poslovnu dokumentaciju, ulazne i izlazne račune, radne naloge i sve ostalo…).
Inpro, tvrtka koja posluje već 30 godina, razvila je HIVERGEN, koristan sustav za upravljanje dokumentacijom, poslovnim procesima i zadacima i poslovno izvještavanje.
Uz pomoć Hivergena poslovne se aktivnosti jednostavno prebacuju u dom radnika, koji mogu funkcionirati isto kao i u uredima.
HIVERGEN uz programske alate za komunikaciju (mail, Skype ili sl.), pristup ERP-u (samo za određene korisnike) omogućuje redovno poslovanje s radnicima koji se nalaze u svojim domovima.
Može se prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.