U današnje vrijeme, kako bi tvrtka ostala konkurentna i uskladila se s regulatornim okvirom koji se neprestano mijenja i razvija, ključno je da poslovni procesi budu što učinkovitiji. Najbolja solucija za to je sustav za upravljanje dokumentima (DMS) koji pomaže učiniti radna mjesta i workflowove (tijekove rada) pametnima, sigurnima i produktivnima, ali i osigurava sigurnost dokumenata.
Vaša je tvrtka možda već počela prihvaćati digitalne alate i smanjivati svoje oslanjanje na papir, što je sjajna vijest.
Međutim, možda vam treba dodatna pomoć (ili zamjena postojećeg DMS sustava) ako:
Sigurnost dokumenata nije zagarantirana
Nesigurna pohrana (i fizičkih i digitalnih datoteka) stvara nepotreban rizik u mnogim tvrtkama. Kad su u pitanju papirnati dokumenti problematika je prilično jasna – takve dokumente neovlašteno osoblje s lakoćom može ukloniti iz ormara za knjige, sa stolova ili iz ladica printera. Mogućnost gubitka ili krađe je očita. A gdje su tek stvarni nesretni slučajevi poput požara ili poplave.
Često se misli da digitalni dokumenti automatski znače veću sigurnost, ali to nije uvijek slučaj. Digitalne datoteke ponekad mogu biti jednako ranjive kao i papirnati dokumenti ako se prate loši procesi. Pohranjivanje digitalnih dokumenata na samostalnom računalu, a ne na sigurnom sustavu za upravljanje dokumentima, znači da su mnogo pristupačniji slučajnom ili namjernom gubitku ili brisanju. Nešifrirane digitalne datoteke u prijenosu i pohrani imaju isti problem.
Sve datoteke dostupne su svima na uvid
Ako su svi vaši podaci i dokumenti na digitalnoj mreži dostupni bilo kojem zaposleniku, to su veće šanse da će osjetljivi podaci pasti u pogrešne ruke – sigurnost dokumenata je ugrožena.
Postavljanjem različitih razina pristupa dokumentima, koje su određene titulom ili odjelom, možete točno odrediti tko može otvarati, uređivati, distribuirati i obrađivati ključne datoteke i podatke. To znači da će biti mnogo manja vjerojatnost da će doći do curenja podataka ili da će korisnici uređivati i premještati datoteke kojima uopće ne bi trebali imati pristup (pa čak i ako je slučajno).
Workflow dokumenata nije automatiziran
Tradicionalni načini bilježenja, pohranjivanja i usmjeravanja dokumenata su neučinkoviti. Kada zaposlenik mora ručno usmjeravati datoteke na neki umreženi uređaj, mapu e-pošte ili bilo koje drugo odredište, povećava se mogućnost ljudskih pogrešaka. A da ne spominjemo gubljenje vremena na ručni unos protokola usmjeravanja svaki put.
Automatizacija tijeka rada s dokumentima ne samo da štedi vrijeme, već smanjuje mogućnost ljudske pogreške. Mogu se postaviti različita unaprijed postavljena pravila za automatsku obradu i usmjeravanje određene datoteke na određeni način – kopirajte i pošaljite izravno na e-poštu, skenirajte u Wordov format, upotrijebite OCR tehnologiju za hvatanje rukopisnog teksta i pretvaranje u PDF…
Narušena sigurnost dokumenata znači gubljenje dokumenata
Bez unaprijed određenog sustava indeksiranja ili arhiviranja za vaše digitalne dokumente, podaci se lako mogu unijeti pogrešno. To čini postupak pretraživanja dugotrajnim i složenim. Gotovo 15% dokumenata izgubljeno je zbog loših metoda arhiviranja. Strukturirani pristup indeksiranju datoteka znači da će se dokumenti uvijek dosljedno imenovati, pravilno arhivirati i moći brzo dohvatiti.
Rad na daljinu nije moguć
Već smo puno puta pisali tome kako se vremena mijenjaju te kako će sve više tvrtki nastaviti s praksom barem djelomičnog rada od kuće (a i to će radnici sve više tražiti). Moderno radno mjesto je mobilno, s informacijama dostupnim s više mjesta, čak i iz više zemalja i vremenskih zona.
Moderni i inteligentni sustavi za upravljanje dokumentima udovoljavaju ovoj promjeni u radnom ponašanju, sa sigurnim platformama na koje se korisnici mogu prijaviti s bilo kojeg mjesta i u bilo kojem trenutku kako bi pristupili datotekama – to je samo jedan od načina da se osigura sigurnost dokumenata.
Dokumenti se često dupliciraju
S dupliciranim datotekama koje zagušavaju mrežu, zaposlenici nikada ne mogu biti sigurni koriste li najnoviju verziju dokumenata, a to otvara i mogućnost slanja pogrešnih informacija klijentima ili poslovnim partnerima.
Inteligentni protokoli indeksiranja i formatiranja kod DMS sustava omogućuju izradu dokumenata jednom, njihovo centralno pohranjivanje i lako dohvaćanje u nekoliko klikova.
Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!
Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.
Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.
Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!