Ulazni računi često predstavljaju velik problem u poslovanju zbog složenosti procesa obrade ulaznih faktura. Javljaju se problemi kao što je gubljenje računa, odsutnost potpisnika iz ureda, dvostruko urudžbiranje i slično. Kako bi izbjegli probleme prilikom obrade ulaznih računa potrebno je napraviti snimku procesa OBRADE ULAZNIH RAČUNA.
Jednostavna metoda snimke procesa
Samu snimku najbolje će napraviti učesnici u procesu obrade ulaznih računa na sljedeći način:
– odaberite nekoliko ulaznih računa uz koje će te priložiti prazan papir na koji će svi učesnici u procesu pisati što su radili oko tog ulaznog računa i kada su to radili
Nakon što završi proces obrade ulaznih računa, prilozi računu izgledat će otprilike ovako:
Prilog računu br. 01/2013
25.4.2013. 08:00 | Tajnica | Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/001), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za nabavu proslijedila sam ga voditeljici nabave. |
30.4.2013. 14:00 | Voditeljica nabave | Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa. |
2.5.2013. 11:00 | Referent nabave | Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ugovora na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa veći od 10.000 kn poslao sam ga voditelju nabave na odobrenje. |
7.5.2013 14:00 | Voditeljica nabave | Odobrila sam račun i proslijedila u računovodstvo. |
7.5.2013 14:00 | Referent računovodstva | Račun je ispravan, ima sve potpise te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator. |
Prilog računu br. 02/2013
26.4.2013. 08.00 | Tajnica | Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/002), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za prodaju proslijedila sam ga voditeljici prodaje. |
29.4.2013. 14:00 | Voditeljica prodaje | Odredila sam referenta koji je zadužen za likvidaturu računa. |
2.5.2013. 11:00 | Referent prodaje | Pregledao sam račun i sve je uredu. Napisao sam broj ponude na njega, odredio mjesto troška, potpisao se i stavio datum. Pošto je iznos računa manji od 10.000 kn poslao sam ga u računovodstvo. |
7.5.2013 14:00 | Referent računovodstva | Račun je ispravan, potpisan te sam ga odobrio, proknjižio i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator. |
Prilog računu br. 03/2013
25.4.2013. 08:00 | Tajnica | Zaprimila sam račun, urudžbirala ga u knjigu ulaznih računa (URA/2013/003), napisala datum primitka, naziv partnera i pošto je račun bio za računovodstvo proslijedila sam ga u računovodstvo. |
18.5.2013 11:00 | Referent računovodstva | Račun je ispravan, proknjižio sam ga i na njega upisao kontrolni broj, datum i arhivirao ga u registrator. |
Nakon detaljne analize procesa obrade ulaznih računa može se stvoriti shema tijeka procesa obrade ulaznih računa.
Sada imate jasnu sliku rada Vaše organizacije u procesu obrade ulaznih računa i možete krenuti u optimizaciju i poboljšanje procesa. U tome Vam može pomoći inDMS, odnosno sustav za upravljanje dokumentima. Uloga sustava za upravljanje dokumentima je dostaviti potrebne podatke do osobe koja će na temelju njih obaviti svoj posao i proslijediti rezultat svog rada sljedećoj osobi u procesu, u ovom slučaju procesu obrade ulaznih računa.