Upravljanje dokumentima jedan je od najvećih izazova s kojima se susreću brojne javne ustanove. Jednostavno arhiviranje dokumenata u papirnatom obliku i kasnije pokušavanje lociranja dokumenata veliki su gubici produktivnosti, dok neprestano trošenje novca na papir i tintu dodatno opterećuje vaš proračun. A tu je i činjenica da je sada elektronički sustav za dokumente u javnim ustanovama zakonska obaveza – od 1. siječnja 2023. sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!
Novom Uredbom o uredskom poslovanu veliki naglasak stavlja se na digitalizaciju. Najbitnija novost i ujedno suština nove Uredbe uvođenje je informacijskog sustava uredskog poslovanja – sustava pomoću kojeg će obveznici primjene propisa o uredskom poslovanju upravljati dokumentima, pripadnim poslovnim procesima, radnim tokovima i podacima uključujući: izradu dokumenata, primitak, raspoređivanje, obradu, izdavanje, otpremu, arhiviranje i izlučivanje, u okviru obavljanja poslova javnopravnog tijela.
U svemu navedenom može vam pomoći HIVERGEN – sustav za upravljanje dokumentima koji omogućuje potpuno sigurno pohranjivanje svih vaših dokumenata na sigurnom poslužitelju tako da im je uvijek lako pristupiti i potpuno ih je jednostavno pretraživati, štedeći vam vrijeme na arhiviranju i novac na troškovima papira.
Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su
- Digitalna pisarnica
- Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
- Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
- Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
- Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
- Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
- Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
- Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
- Upravljanje matičnim podacima
– Partneri
– Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica - Dodjeljivanje i praćenje zadataka
- Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
- Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
- I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)…
Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!