Šest razloga zašto je DMS sustav (sustav za upravljanje dokumentima) neophodan za vašu firmu
Sjedite za svojim stolom, radite nešto što i inače radite – kad odjednom stigne hitan e-mail od vašeg šefa. Traži neki stariji račun koji mu je hitno potreban za sastanak. Nema problema, lako ćete ga pronaći među dokumentima u nekoj od mapi na zajedničkoj mreži… Međutim, tog računa nema. Pretražujete i pretražujete, no nikako ga pronaći. Nastaje panika i tad vas šef zove na telefon, jer mu taj račun treba “još prije 10 minuta”.
Tko god radi s bilo kakvom vrstom dokumenata u nekoj tvrtci dobro zna kolika tlaka može biti organizacija dokumenata. Bilo da se zanemaruje arhiviranje ili brisanje zastarjelih verzija dokumenata, slika, datoteka itd. ili se radi o zaposlenicima od kojih svatko ima neku svoju zbunjujuću shemu davanja naziva za pojedine dokumente ili mape – poanta je da ovaj zastarjeli način sredstvo organiziranja i upravljanja dokumentima ne funkcionira, a i može vašu tvrtku koštati novca i dragocjenog vremena.
Srećom, postoji lakši način. Upravljanje dokumentima način je na koji organizacije mogu pohraniti i pratiti sve svoje dokumente na jednom središnjem mjestu pomoću softvera za upravljanje digitalnim dokumentima i podacima.
Upravljanje dokumentima ima brojne prednosti koje maksimiziraju produktivnost i uštedu vremena organizacije, a ovo je…
Šest razloga zašto je vašoj firmi potreban sustav upravljanja dokumentima:
1) Značajno bolja suradnja i komunikacija među radnicima i nadređenima
Sustav za upravljanje dokumentima potiče bržu i lakšu suradnju i komunikaciju među zaposlenicima, osobito na različitim zemljopisnim lokacijama. Mogućnost brzog pronalaska i pristupa dokumentima te dijeljenja tih računa, radnih naloga i drugih dokumenata omogućuje korisnicima zajednički rad na istom projektu bez muke, ali i kontrolu nadređenim osobama.
2) Pouzdanija kontrola verzije dokumenata
Za velike organizacije održavanje ažuriranih dokumenata i redovito održavanje informacija često može predstavljati poteškoće. Uz pomoć DMS sustava – dokumente je lakše pratiti i održavati ih ažurnima. Korisnici mogu jednostavno prenijeti dokument, a zatim upravljati ažuriranjima i novim verzijama. Upravljanje dokumentima uključuje automatiziranu arhivu za bolju organizaciju i održavanje dokumenata.
3) Informacije se daju i saznaju na vrijeme
Sa samo nekoliko klikova mišem šalju se radni nalozi, sortiraju i pronalaze ulazni računi, te svi ostali dokumenti važni za firmu. Možete im čak dati i rok. U bilo kojem trenutku možete se provjeriti jesu li radnici otvorili, primjerice radni nalog, te u kojoj je fazi njegovo izvršavanje. Tako da neće biti izgovora poput “Nisam vidio mejl” ili “Nitko mi nije rekao”. Sve je transparentno i može se pratiti.
4) Ušteda vremena i troškova
Jeste li ikad čuli izreku: “vrijeme je novac”? Ako se vratimo na gornji scenarij, trebalo je toliko vremena da se pronađe određeni dokument, da je šef zakasnio na sastanak. To organizaciju košta u radnim satima, a tu su i potencijalno skupe pogreške jer menadžeri u firmi ne barataju najboljim raspoloživim informacijama za donošenje ispravnih odluka. Organiziranjem i arhiviranjem svih ovih dokumenata u DMS sustavu, mnogo je lakše i brže pronaći prave informacije. Već s nekoliko klikova mišem dokument se može pronaći i koristiti!
5) Olakšan pristup i osobama koje rade od kuće
Budući da sve više ljudi radi od kuće ili putuje zbog posla, važno je da imaju pristup određenim dokumentima ili pravilnicima i kada nisu u uredu. Imati sve dokumente sigurno pohranjene u DMS sustavu i dostupne s bilo kojeg mjesta učinkovitije je i može uštedjeti puno vremena i stresa.
6) Povećana produktivnost
Prijenos, uređivanje, praćenje i dijeljenje dokumenata traje puno manje vremena sa sustavom za upravljanje dokumentima. Tako omogućava zaposlenicima da budu produktivniji i u konačnici učinkovitiji. Vrijeme provedeno u potrazi za dokumentima u kabinetima ili nepreglednim folderima sada se može iskoristiti za obavljanje važnijih poslova.
Jednostavno i efikasno rješenje
Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).
Ključne prednosti:
- Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
- Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
- Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
- Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
- Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
- Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
- Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!