upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Sustav za upravljanje dokumentima je alat za organizaciju i upravljanje informacijama (pa tako i urudžbiranje), ali djeluje i kao katalizator za upravljanje znanjem i kontinuirano usavršavanje. Oni također znači lakši i efikasniji posao javnoj upravi, jer je olakšan put do raznih informacija, svima onima kojima su potrebne.  

Informacijska i komunikacijska tehnologija (ICT) unaprjeđuje i razvija svakodnevni život pojedinaca i organizacija. Nove tehnologije u organizacijama, kao što je sustav za upravljanje dokumentima,  omogućavaju lakše praćenje procesa koji se događaju te time kvalitetnije i učinkovitije usluge. Implementacijom informacijskih tehnologija u javne uprave doprinosi se ubrzanju procesa donošenja odluka, transparentnosti javnih servisa i usluga te omogućava jednostavnu komunikaciju sa tijelima javne uprave. Na ovaj način može se korisnicima javnih usluga pružiti brzu i pouzdanu informaciju u kratkom vremenu.

Ciljevi elektroničkog sustava upravljanja dokumentima u javnom sektoru

Danas se teži tome da se sustavi za upravljanje elektroničkim dokumentima (DMS sustavi) i zapisima uspješno implementiraju u što više javnih organizacija; na lokalnoj, regionalnoj, nacionalnoj i međunarodnoj razini, značajno doprinoseći postizanju sljedećih ciljeva:

Optimizacija administrativne obrade. Administrativni postupci koji su na papiru trajali danima, tjednima ili čak mjesecima su sada pojednostavljeni i puno brži. Korisnici mogu izvršiti svoje poslovne procese za nekoliko minuta, a ljudske su pogreške svedene na minimum.

Standardizacija upravnih dokumenata. Dokumenti koji su u početku imali svoje značenje sada bi mogli postati beskorisne datoteke. Trebalo bi ih dalje razviti ili ih proglasiti zastarjelima kako bi se promicalo učinkovitije i korisnije upravljanje sadržajem za online javnu upravu.

Organizacija administrativne dokumentacije. Sustav upravljanja dokumentima jamči primjenu dogovorenih kriterija, umetanje ili stvaranje dokumenata kao rezultat aktivnosti nekog javnog tijela. Sustav zna razinu koja odgovara svakom dokumentu, te jamči sigurnost podataka i primjenu politike privatnosti osobnih podataka.

Provedba postupaka za zaštitu papirnatih i elektroničkih dokumenata i mogućnost analize. Osobe koje nadziru i upravljaju dokumentima i zapisima mogu provesti iscrpnu analizu vrsta dokumenata koje imaju, zahvaljujući sustavu za upravljanje dokumentima. Oni također mogu generirati brojne važne statističke podatke.

Sustav koji automatizira uredsko poslovanje i olakšava vođenje dokumenata

U potpunosti usklađen s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen GOV sadrži brojne funkcionalnosti te tako ispunjava sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju javne institucije.

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

upravljanje dokumentima, urudžbiranje

Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!