urudžbeni zapisnik

Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj, kako bi zadovoljilo zakonski propisanu “Uredbu o uredskom poslovanju”, uvelo je modul Urudžbeni zapisnik sustava Hivergen radi unaprjeđenja administrativnih procesa. Ovaj korak omogućuje efikasnije vođenje urudžbenog poslovanja, olakšavajući praćenje i organizaciju pristiglih dokumenata te predstavlja korak naprijed prema modernizaciji i optimizaciji administrativnih procesa u učilištu.

Pučko otvoreno učilište – Katarina Zrinska – Ozalj


Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska – Ozalj je kulturna, prosvjetna i informativna ustanova, osnovana od strane Grada Ozlja u studenom 1997. godine. Na engleskom nosi naziv People’s open university Katarina Zrinska- Ozalj, a sjedište mu je u Kolodvorskoj cesti 1A, u Ozlju.

Učilište obavlja djelatnosti odgoja i obrazovanja odraslih, organizacije tečajeva i radionica, organizacije kazališnih, glazbenih, estradnih, filmskih i drugih kulturno-umjetničkih programa, prikazivanja filmova, poticanja audiovizualne kulture i stvaralaštva, proizvodnje audiovizualnih djela, organizacije seminara, predavanja, tečajeva, radionica i stručnih skupova i nakladničke djelatnosti.

Rad Učilišta je javan i služi potrebama ljudi u zajednici.

PROBLEMATIKA I ZAHTJEVI


Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj kao i mnoga javno pravna tijela (JPT) od 1. siječnja 2023. godine sukladno novoj uredbi “Uredba o uredskom poslovanju” bilo je primorano implementirati digitalni urudžbeni zapisnik. Prethodno je vođena fizička Knjiga Urudžbeni zapisnik koja nije omogućavala automatizaciju formiranja urudžbenih brojeva te klasa predmeta.

Prije uvođenja digitalnog sustava za upravljanja dokumentima, sva dokumentacija se vodila u papirnatom obliku, što je znalo prouzročiti zametanje važne dokumentacije te znatno produljivalo proces traženja i pretraživanja dokumenata.

urudžbeni zapisnik

RJEŠENJE


Uvođenjem modula Urudžbeni zapisnik sustava Hivergen u Pučko otvoreno učilište Katarina Zrinska-Ozalj u potpunosti je zadovoljena Uredba o uredskom poslovanju” te je dodatno pojednostavljen proces urudžbiranja uz pomoć automatskog formiranja klasa i urudžbenih brojeva.

Zamjenom fizičkog prijemnog štambilja s digitalnim prijemnim štambiljem spriječeno je nepotrebno printanje svih ulaznih digitalnih dokumenata te njihovo ponovno skeniranje.

Implementacijom sustava Hivergen ostvareno je jednostavno i brzo pretraživanje dokumentacije prema ključnim riječima, klasi, urudžbenom broju i svim ostalim metapodacima, što za uzvrat omogućava transparentnost i olakšanu kontrolu nad svom dokumentacijom.

urudžbeni zapisnik

urudžbenog zapisnika, urudžbeni zapisnik

Trajanje implementacije

Od potpisa ugovora do samostalnog rada – nekoliko dana

Na jednak način možemo poboljšati i Vaše uredsko poslovanje.