U današnjem poslovnom svijetu i problemu prenatrpanosti informacija, teško je doći do kvalitetnih informacija, a još je teže kvalitetne informacije prezentirati ljudima na rukovodećim pozicijama u pojedinim tvrtkama. Dakako, nije problem donositi dobre odluke na temelju kvalitetnih informacija, već je potrebno do takvih informacije doći u pravo vrijeme. Upravljanje informacijama, podacima i dokumentima otvara potrebu za uvođenjem DMS sustava (Document management system) kojim je ostvarivo bolje, brže i kvalitetnije poslovanje.
Hivergen DMS unaprjeđuje i olakšava poslovanje!
Takav sustav je HIVERGEN– sustav za procesno upravljanje informacijama, namijenjen organizacijama koje žele na jednostavan način upravljati svojom dokumentacijom, automatizirati svoje procese i na jednostavan način doći do izvještaja. Razvija se od 1999. godine i nastao je na temelju iskustva, potreba korisnika i partnera.
Glavna prednost Hivergen DMS sustava leži u fleksibilnosti i prilagodljivosti. Hivergen DMS je u potpunosti produkt tvrtke Inpro d.o.o. tako da se bilo koji dio sustava može prilagoditi potrebama korisnika.
Generalno djelovanje Hivergena možemo podijeliti na sljedeće:
No, Hivergen ima još mnogo rješenja…
Nešto šire objasnit ćemo Hivergenovih 6 rješenja koje se veoma često koriste (iako ih imamo još mnogo za posebne potrebe tvrtki i ustanova primjerice – putne naloge, evidenciju, pravnu dokumentaciju, budžet, tendere, poslovne izvještaje…)
- Zaprimanje računa (papirnatih i e-računi ) dodjela urudž.br i skeniranje
- Pokretanje procesa ovjere …. ubacivanje računa u proces ovjere.. Ovisno o vrsti računa, odjelu i sl. račun ovjerava više osoba
- Kreiranja putanja ovjere prema svim kriterijima potrebnim za procesuiranje računa
- Kreiranje putanja ovisno o: Autor, Iznos, Partner, Odjel, Mjesto troška, Korisnik, ….. u nizu ovjere..
- E-računi: automatski dohvat u program i preuzimanje dobivenih polja
- Jednostavno odobravanje preko WEB-a (Mobitel)
- Raspodjela iznosa po mjestima troška ( u postotku ili apsolutnom iznosu)
- Povezivanje s drugim sustavima (računovodstveno financijske aplikacije, ERP…). Ne treba pretipkavati podatke, jer se sve uneseno prenosi u druga IT rješenja.
- U svakom trenutku se zna da li je račun zaprimljen, gdje je račun, koliko dugo je kod koje osobe bio i sl.
- Dostupni određeni izvještaji: stanje duga, rokovi plaćanja, računi po partneru, nabavljaču i sl.
- U slučaju povezivanja sa ERP moguća je dorada – PDF slika računa na klik u ERP-u (ovisi o proizvođaču ERP-a)
- Vođenje kreditnih odobrenja
- Predlaganje, generiranje i usuglašavanje ugovora od strane relevantnih sudionika
- Praćenje svih verzija do finalnog oblika ugovora
- Istovremena ovjera finalnog ugovora od više osoba (članova uprave npr.)
- Zaprimanje pristiglih ugovora od partnera
- Kreiranje putanja generiranja i ovjere ovisno o: Autor, Iznos, Partner, Odjel, Korisnici itd.
- Dostupnost ugovora do svih ovlaštenih osoba. Veća preglednost poslovanja
- Revizijski trag (tko, kada i što)
- Arhiva ugovora sa pripadnim pretraživanjima
- Upozorenja: istek ugovora, prekoračenje iznosa, prekoračenje rokova, …
- Povezivanje s drugim evidencijama (npr. ulaznim računima i sl.) i kalkuliranje limita – upozorenje kod prekoračenja limita
- Povezivanje instrumenata osiguranja plaćanja
- Pripadni izvještaji
- Baza predložaka ugovora
- Točan datum zaprimanja pošte
- Kontrolirana distribucija ulazne pošte kroz poslovni sustav
- Izdavanje potvrde primitka
- Revizijski trag (tko, kada i što)
- Pretraga po tipu pošte (dopisi, molbe, ulazni računi, prijave, ….
- Urudžbiranje odabrane ulazne pošte
- Moguće pokretanje tijeka dokumenta
- Poruke i zadaci uz poštu
- E-mail kao ulazna pošta
- Povezivanje s drugim sustavima (financijske aplikacije, ERP…).
- Generiranje zahtjeva za nabavu
- Postupak odobravanja zahtjeva za nabavu
- Obavještavanje sudionika procesa nabave i iniciranje procesa nabave
- Prikupljanje ponuda i analiza ponuda, odabir ponude
- Generiranje narudžbenica
- Evidencija realizacije narudžbe i pripadni izvještaji
- Pohrana sve pripadne dokumentacije vezane uz narudžbu
- Povezivanje narudžbenica sa ugovorima o nabavi
- Hijerarhijski (Treeview) pregled povezanosti dokumenata
- Uvid u kompletan postupak i dokumentaciju nastalu u procesu nabave
- Pripadni pregledi i izvještaji
- Generiranje i vođenje priručnika kvalitete, radnih uputa , procedura, itd.
- Revizije svih dokumenata i pripadne evidencije
- Vođenje nesukladnosti i pripadnih evidencija
- Vođenje korektivnih mjera i pripadnih evidencija
- Vođenje preventivnih mjera i pripadne evidencije
- Predlošci dokumentacije
- Audit – provođenje procesa audita i pripadna dokumentacija i evidencije
- Evidencija i upravljanje prigovorima
- Digitalna pisarnica
- Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
- Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
- Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
- Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
- Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
- Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
- Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
- Upravljanje matičnim podacima
- Dodjeljivanje i praćenje zadataka
- Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteka)
- Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
- Predlošci dokumenata
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!