ERP i CRM se koriste za upravljanje svakodnevnim operacijama na razne načine, ali oni ne upravljaju vašim stvarnim dokumentima. Čak i kada imate jedan od ovih sustava, i dalje će vam trebati način za upravljanje kritičnim podacima koji nisu iz baze podataka – tu je rješenje DMS sustav!
ERP (enterprise resource planning – planiranje resursa u poduzeću) jedan je od sastavnih dijelova svakog poslovanja. Bez obzira radi li se o tvrtki malih razmjera ili velikoj organizaciji, planiranje resursa u poduzeću korisno je za svaku tvrtku. Čak i prije samo nekoliko godina, ERP je bio ograničen na velike tvrtke koje su imale robusnu infrastrukturu i niz internih tehničkih zaposlenika za instaliranje i održavanje sustava. Međutim, s tehnološkim napretkom, danas se i mala i srednja poduzeća mogu veoma lako odlučiti za ova rješenja.
Napredna ERP rješenja uklanjaju potrebu korištenja tradicionalnog softvera kada je u pitanju upravljanje inventarom i zalihama. To je jasno samo po sebi jer korištenje konvencionalnih alata i stare tehnike rada dovode ne samo do otežane produktivnosti, već i do gubitka vremena i resursa.
Važnost podataka presudna je za sva poduzeća i zbog toga im je važno osigurati sigurnu i sustavnu metodu za organizirano skladištenje i upravljanje podacima. Imajući to na umu, mnoga se poduzeća odlučuju i za sustave za upravljanje dokumentima (DMS). Ovo je posebna vrsta softvera koja vam omogućuje skeniranje različitih vrsta dokumenata i njihovo pohranjivanje na organiziran način, kao i efikasnu organizaciju dokumenata u već digitalnom obliku. Ako teško pratite sve što se zbiva u vašoj tvrtki, potrebno vam je središnje spremište za sve vitalne informacije vašeg poslovanja – a tu bi korištenje sustava za upravljanje dokumentima vjerojatno bi bilo najbolje moguće rješenje.
Korištenjem ovog softvera možete skenirati i papirnate datoteke i elektroničke dokumente i držati ih na jednom mjestu. To u velikoj mjeri eliminira mogućnost gubitka podataka ili pogrešne izmjene dokumenta. Štoviše, postaje lakše dijeliti datoteke s članovima vašeg tima pomoću DMS-a. Ne morate ispisivati i dijeliti ih među svojim zaposlenicima – samo stvorite dokument, prenesite ga u softver i podijelite s određenom skupinom zaposlenika koji bi ga trebali pregledati.
Jedna od najboljih značajka DMS-a je što također možete pratiti koje je promjene tko izvršio i kada. U slučaju ako mislite da su promjene u zapisima/dokumentima suvišne ili je potrebna bilo kakva korekcija, možete i vratiti originalnu verziju bez ikakvih gnjavaža. Još jedna sjajna značajka DMS-a je ta što podatke možete dohvatiti bez ikakvih problema. Sada ne trebate trošiti sate tražeći jedan dokument kroz mape. Samo upišite ključnu riječ ili naziv datoteke koju želite pronaći i ona će se automatski pojaviti u rezultatima pretraživanja.
Pomoću DMS-a vaši zaposlenici mogu pregledati sve dokumente povezane s narudžbama dok komuniciraju, recimo, s kupcima putem telefonskih poziva, a to će im pomoći da brzo riješe sve probleme. Softver za upravljanje dokumentima također pomaže usmjeriti interne procese u računovodstvu, kadrovima i drugim odjelima. To osigurava uštedu vremena koje bi, u suprotnom, morali potrošiti za lociranje dokumenata.
Kako DMS sustav može pomoći VAMA?
Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi nekoliko značajnih prednosti za tvrtke. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost i bolja suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja tvrtke. Kako biste vidjeli kako upravljanje dokumentima funkcionira i saznali kako to može pomoći vašem poslovanju, obratite se nam se već danas!
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!). Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Ključne prednosti HIVERGENA:
- Smanjuje skupu poslovnu administraciju
- Digitalna baza svih dokumenata na jednom mjestu
- Do skeniranog dokumenta ili datoteke dođe se u nekoliko klikova
- Dokument se ne može izgubiti – u svakom trenutku se zna gdje se nalazi i kod koga je
- Ovisno o pravima korisnika, digitalno se odobravaju dokumenti prema unaprijed definiranom tijeku poslovnog procesa
- Uvid u tijek svakog pojedinog dokumenta
- Idealan za poduzeća koja djeluju dislocirano
- Uprava ima sve informacije na klik koje su joj potrebne za donošenje odluke u trenutku odobravanja dokumenta
- Usklađivanje i upravljanje dokumentima je drastično pojednostavljeno
- Povećan je osnovni pristup svim informacijama vezanima za poslovanje
- Povećava se produktivnost smanjenjem administrativnih troškova
- Smanjuje se vrijeme unosa podataka
- Smanjuje se sporo vrijeme odgovora klijentima
- Povećava se zadovoljstvo kupaca
- Poboljšava se moral zaposlenika
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!