Hivergen DMS

Odaberite modul koji najviše odgovara Vašem poslovanju

Digitalni sustav za upravljanje dokumentima

PRILAGODBA VAŠEM PODUZEĆU

Omogućena jednostavna izrada digitalne arhive dokumenata koju svako poduzeće može prilagoditi prema svom načinu poslovanja.

ŠTEDI VRIJEME I NOVAC

Omogućena jednostavna izrada digitalne arhive dokumenata koju svako poduzeće može prilagoditi prema svom načinu poslovanja.

SVI DOKUMENTI DOSTUPNI NA KLIK

Dokumenti se nalaze na jednom mjestu do kojeg je moguće doći s bilo koje lokacije. Dokument je gotovo pa nemoguće izgubiti.

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

Izrada digitalnih arhivskih mapa, od računa, ugovora, slika pa do zahtjeva i radnih naloga, nikad nije bila jednostavnija.

UPOZNAJTE HIVERGEN DMS

Ukoliko ste zainteresirani za upoznavanje rada Hivergen DMS sustava, odaberite plan koji Vam najviše odgovara. Sve prezentacije su besplatne.

Webinar
Jednokratno
Skype komunikacija
Pregled vaših podataka
Do 120 minuta
Mogućnost upita
Odaberi

Live
Jednokratno
Nad vašim podacima
Na vašoj lokaciji
Neograničeno vrijeme
Mogućnost upita
Odaberi

ODGOVORI NA ČESTA PITANJA

Što je DMS?

Sustavom za upravljanje dokumentima možemo nazvati svaki sustav koji vodi određene procese nad dokumentima a u svhru njihove organizacije. Tako i sam DMS možemo pronaći pod različitim nazivima i oblicima izvedbe:

Sustav za upravljanje dokumentima (dokumentacijom)
Arhiva dokumenata
Document flow (tijek dokumenata, Workflow)
Upravljanje znanjem
Upravljanje kvalitetom

Osnovni dio digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u datoteke na računalu. Jednom na računalu, a time i u mreži računala, ti dokumenti su dostupni bez većeg truda u sekundi. Tisuće organizacija u svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom (document management system) umjesto papirnatih arhiva. Razlog za tu promjenu je jednostavan:

Sprečava gubitak podataka
Smanjuje potrebu za prostorom
Olakšava upravljanje dokumentima
Brzo pronalaženje dokumenata
Dokumenti su centralno dostupni
Uredsko poslovanje je znatno transparentnije

Dokumenti se skeniraju ili se učitavaju elektronski dokumenti (e dokumenti). Sustav sprema te datoteke na disk ili sustav diskova a korisnik tada indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se tražilica koja je ugrađena u sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio administrator.

Kompletan DMS sastoji se od pet najbitnijih elemenata:
Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje.
Pohrana: Sustav za pohranu osigurava dokumente od gubitka a također se može nadograđivati dodatnim kapacitetom.
Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup.
Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brz dohvat pomoću indeksa.
Pristup: Dokumenti moraju biti dostupni onima koji ih trebaju a pristup ograničen na autorizirane korisnike. Dobar sistem omogućava pristup bilo s radnog mjesta, bilo preko interneta.

Koji operativni sustavi su podržani?

Server: Windows server (2003, 2008)
Klijent: Windows XP, Windows Vista, Windows 7

Koje baze podataka su podržane?

Microsoft SQL server full ili Express edition, Oracle

Što je dokument?

kada u kontekstu informacijskog sustava govorimo o dokumentu, pod tim izrazom podrazumijevamo datoteku ili niz logički povezanih datoteka koje su pohranjene pod zajedničkim opisom. Ovisno o potrebama korisnika, opis tj. opisna polja mogu se proizvoljno definirati kako bi se dokument mogao što preciznije opisati i kasnije lakše pronaći.

Koji formati dokumenata se koriste u sustavu?

Crno-bijeli dokumenti se spremaju u TIF formatu a dokumenti u boji u JPG (kompresija s gubitkom) ili PNG (bez gubitaka). Ukoliko u sustavu već postoje elektronski dokumenti oni ostaju u istom formatu.
Sustav može prikazati gotovo sve slikovne formate a svi ostali otvaraju se proizvoljnom vanjskom aplikacijom.

Gdje se spremaju datoteke?

Datoteke kojima se pristupa kroz sustav zapravo su pohranjene na serveru, a u bazi podataka nalaze se samo metapodaci (tj. sadržaj opisnih polja) koji zauzimaju jako malo prostora. Stoga se baza puni jako sporo čak i kod velike količine dokumenata.

Kako funkcionira full text pretraživanje?

Full text pretraživanje odnosi se na pretraživanje dokumenata po sadržaju. Kao rezultat pretraživanja pojavljuju se svi dokumenti koji u sadržaju datoteka imaju traženu riječ ili izraz. Kad se dokument otvori, datoteke koje sadrže traženu riječ ili izraz označene su zelenom bojom. Kod pretraživanja je moguće koristiti i logičke operatore AND, OR i NOT te navodnike za traženje konkretnog izraza.

full text pretraživanje uz aktualnu verziju pretražuje i sve pohranjene verzije dokumenata , dakle iako je traženi izraz jednom prilikom obrisan iz dokumenta, svejedno će se pojaviti u rezultatima pretraživanja, budući da sve verzije dokumenta ostaju u sustavu.

Postoji li web verzija?

Da, web verziju koristi velika većina korisnika. Windows verzija je potrebna samo za administraciju, svi ostali korisnici mogu koristiti samo web verziju ako to žele. Prednost takvog načina rada je višestruka:

nije potrebna nikakva instalacija
korisniku je potreban samo web pretraživač
nije važno na kojem operativnom sistemu korisnik radi
pristup sa udaljenih lokacija – npr. rad od kuće