Hivergen DMS

Sustavom za upravljanje dokumentima možemo nazvati svaki sustav koji vodi određene procese nad dokumentima a u svhru njihove organizacije. Tako i sam DMS možemo pronaći pod različitim nazivima i oblicima izvedbe:

• Sustav za upravljanje dokumentima (dokumentacijom)
• Arhiva dokumenata
• Document flow (tijek dokumenata, Workflow)
• Upravljanje znanjem
• Upravljanje kvalitetom

Osnovni dio digitalnog upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u datoteke na računalu. Jednom na računalu, a time i u mreži računala, ti dokumenti su dostupni bez većeg truda u sekundi. Tisuće organizacija u svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom (document management system) umjesto papirnatih arhiva. Razlog za tu promjenu je jednostavan:

• Sprečava gubitak podataka
• Smanjuje potrebu za prostorom
• Olakšava upravljanje dokumentima
• Brzo pronalaženje dokumenata
• Dokumenti su centralno dostupni
• Uredsko poslovanje je znatno transparentnije

Dokumenti se skeniraju ili se učitavaju elektronski dokumenti (e dokumenti). Sustav sprema te datoteke na disk ili sustav diskova a korisnik tada indeksira dokument. Indeksiranje je opisivanje dokumenta pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima koristi se tražilica koja je ugrađena u sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio administrator.

• Kompletan DMS sastoji se od pet najbitnijih elemenata:
• Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo, jednostavno i jeftino skeniranje.
• Pohrana: Sustav za pohranu osigurava dokumente od gubitka a također se može nadograđivati dodatnim kapacitetom.
• Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući pristup.
• Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje brz dohvat pomoću indeksa.
• Pristup: Dokumenti moraju biti dostupni onima koji ih trebaju a pristup ograničen na autorizirane korisnike. Dobar sistem omogućava pristup bilo s radnog mjesta, bilo preko interneta.

Server: Windows server (2003, 2008)
Klijent: Windows XP, Windows Vista, Windows 7

Microsoft SQL server full ili Express edition, Oracle

kada u kontekstu informacijskog sustava govorimo o dokumentu, pod tim izrazom podrazumijevamo datoteku ili niz logički povezanih datoteka koje su pohranjene pod zajedničkim opisom. Ovisno o potrebama korisnika, opis tj. opisna polja mogu se proizvoljno definirati kako bi se dokument mogao što preciznije opisati i kasnije lakše pronaći.

Crno-bijeli dokumenti se spremaju u TIF formatu a dokumenti u boji u JPG (kompresija s gubitkom) ili PNG (bez gubitaka). Ukoliko u sustavu već postoje elektronski dokumenti oni ostaju u istom formatu.
Sustav može prikazati gotovo sve slikovne formate a svi ostali otvaraju se proizvoljnom vanjskom aplikacijom.

Datoteke kojima se pristupa kroz sustav zapravo su pohranjene na serveru, a u bazi podataka nalaze se samo metapodaci (tj. sadržaj opisnih polja) koji zauzimaju jako malo prostora. Stoga se baza puni jako sporo čak i kod velike količine dokumenata.

Full text pretraživanje odnosi se na pretraživanje dokumenata po sadržaju. Kao rezultat pretraživanja pojavljuju se svi dokumenti koji u sadržaju datoteka imaju traženu riječ ili izraz. Kad se dokument otvori, datoteke koje sadrže traženu riječ ili izraz označene su zelenom bojom. Kod pretraživanja je moguće koristiti i logičke operatore AND, OR i NOT te navodnike za traženje konkretnog izraza.

full text pretraživanje uz aktualnu verziju pretražuje i sve pohranjene verzije dokumenata , dakle iako je traženi izraz jednom prilikom obrisan iz dokumenta, svejedno će se pojaviti u rezultatima pretraživanja, budući da sve verzije dokumenta ostaju u sustavu.

Da, web verziju koristi velika većina korisnika. Windows verzija je potrebna samo za administraciju, svi ostali korisnici mogu koristiti samo web verziju ako to žele. Prednost takvog načina rada je višestruka:

• nije potrebna nikakva instalacija
• korisniku je potreban samo web pretraživač
• nije važno na kojem operativnom sistemu korisnik radi
• pristup sa udaljenih lokacija – npr. rad od kuće