Implementacija Hivergena u državnoj upravi i institucijama nudi mnoge prednosti, uključujući poboljšanu učinkovitost, bolju suradnju zaposlenika i odjela, poboljšanu sigurnost i uštedu troškova. Ove prednosti dovode do transparentnijeg i odgovornijeg rada i bržeg odziva državne uprave na zahtjeve i potrebe građana čime se poboljšavaja povjerenje javnosti i pružanje usluga.
Upoznajte HiUPOS
Rješenje HiUPOS (digitalni urudžbeni zapisnik) je razvijeno rješenje poduzeća INPRO d.o.o. namijenjeno za županije, gradove, općine, agencije, zavode, ministarstva, upravne odjele, arhive te za ostale ustanove koje žele ubrzati proces obrade dokumentacije, zaprimanje i izdavanje dokumenata.
HiUPOS omogućuje izradu digitalnih arhivskih mapa od računa, ugovora, slika, spisa pa do zahtjeva i radnih naloga te automatizira i ubrzava uredsko poslovanje.
Ključne značajke Hivergen GDMS:
Automatizira i pojednostavljuje procese vezane uz dokumente kao što su odobrenja, pregledi i arhiviranje, smanjujući administrativno opterećenje i vrijeme obrade
Razmjena podataka sa knjigovodstvenim ili nekim drugim programskim sustavom
Omogućuje brzo pronalaženje dokumenata kroz napredne funkcionalnosti pretraživanja, što je ključno za pravovremeno donošenje odluka i pružanje usluga
Olakšava besprijekorno dijeljenje i suradnju na dokumentima u različitim odjelima unutar javnog tijela, a i omogućava komunikaciju sa centralnim tijelima državne uprave
Osigurava da svi dionici rade s najnovijom verzijom dokumenta, smanjujući pogreške i nedosljednosti
Omogućuje postavljanje dopuštenja i razina pristupa kako bi se osiguralo da su osjetljive informacije dostupne samo ovlaštenom osoblju, povećavajući sigurnost podataka
Pomaže u pridržavanju državnih propisa i standarda održavanjem točne evidencije, pružanjem revizijskih tragova i osiguravanjem pravilnog čuvanja i odlaganja dokumenata
Digitalna pohrana smanjuje potrebu za fizičkim prostorom za pohranu dokumenata, što dovodi do značajnih ušteda
Automatizirani procesi protoka i upravljanja dokumentima smanjuje potrebu za ručnim rukovanjem i smanjuju vjerojatnost pogrešaka, čime se štedi na operativnim troškovima
Pruža robusno sigurnosno spremanje podataka i oporavak od katastrofe, osiguravajući da su kritični dokumenti zaštićeni od gubitka uslijed prirodnih katastrofa, kvarova sustava ili drugih slučajeva
Pruža detaljan zapis o pristupu dokumentima i izmjenama (log), olakšavajući praćenje i reviziju aktivnosti
omogućava komunikaciju između javnosti i državne uprave putem weba
Smanjuje korištenje papira, pridonoseći održivosti okoliša i smanjenju ugljičnog otiska državnih tijela