Digitalna transformacija poslovanja sve je važnija za tvrtke i javne ustanove, a s njom dolazi potreba za pojednostavljenjem administrativnih procesa. Upravo zato, naš Hivergen DMS sustav ima novu mogućnost – Web zahtjevi, koji omogućuju brzo i sigurno podnošenje različitih zahtjeva putem web preglednika.
Nova funkcionalnost olakšava komunikaciju između zaposlenika, klijenata i vanjskih suradnika te omogućuje jednostavno prikupljanje i obradu dokumenata u digitalnom obliku. Ovisno o potrebama organizacije, Web zahtjevi mogu biti prilagođeni za širok spektar primjena – od prijava na natječaje, zahtjeva za godišnji odmor, do prijava kvarova ili anketiranja korisnika.
Web zahtjevi i njihov širok spektar primjena – od zaposlenika do vanjskih korisnika
Nova funkcionalnost omogućuje korištenje Hivergenovih Web zahtjeva kako za interne potrebe tvrtke ili institucije, tako i za vanjske korisnike. Neke od ključnih mogućnosti uključuju:
✅ Otvorene molbe za posao – Kandidati mogu jednostavno podnijeti molbu za posao, dodati životopis i motivacijsko pismo u PDF, Word ili drugom formatu, dok sustav automatski potvrđuje zaprimanje zahtjeva.
✅ Zahtjev za godišnji odmor – Zaposlenici mogu pratiti iskorištene i preostale dane godišnjeg odmora te podnositi zahtjeve, dok ih poslodavac može odobriti ili odbiti izravno putem DMS sustava.
✅ Prijava kvarova i servisnih zahtjeva – Klijenti ili zaposlenici mogu prijaviti kvarove ili tehničke probleme, a sustav automatski prosljeđuje prijavu odgovarajućem odjelu. Klijent ima mogućnost praćenja statusa popravka predanog uređaja.
✅ Podnošenje zahtjeva za potpore – Građani ili poduzetnici mogu jednostavno aplicirati za potpore i dodati potrebnu dokumentaciju putem web aplikacije.
✅ Ankete i upitnici – Organizacije mogu provoditi anonimne ili identificirane ankete među zaposlenicima ili korisnicima radi prikupljanja povratnih informacija.
✅ Prijava na teambuilding i interne događaje – Zaposlenici mogu jednostavno prijaviti sudjelovanje na događanjima, što olakšava organizaciju internih aktivnosti.
✅ Još mnogo drugih primjena prema potrebama i zahtjevima korisnika…
Naslovna stranica Hivergen web zahtjeva
Sigurna prijava i mogućnost dodavanja priloga
Kako bi se osigurala sigurnost podataka, korisnici prilikom podnošenja web zahtjeva moraju unijeti korisničko ime i lozinku te proći CAPTCHA provjeru. Također, omogućeno je dodavanje priloga u različitim formatima (.jpg, .pdf, .docx, .txt i sl.), kao i ograničenje veličine datoteke, čime se olakšava kompletiranje zahtjeva.
Automatizirano upravljanje zahtjevima kroz DMS sustav
Sve prijave poslane putem Web zahtjeva automatski se spremaju i organiziraju unutar našeg DMS sustava. Proces odobravanja može biti prilagođen potrebama organizacije – zahtjevi se mogu automatski prosljeđivati nadležnim odjelima, upravi ili određenim osobama zaduženima za donošenje odluka.
Prilagodljiv izgled i jednostavno korištenje
Web zahtjevi mogu biti prilagođeni izgledu vaše web stranice, čime se osigurava vizualna usklađenost s vašim brendom. Ova fleksibilnost omogućuje lakše prihvaćanje i korištenje aplikacije među zaposlenicima i korisnicima.
Sam sustav je intuitivan, automatiziran i iznimno jednostavan za korištenje. Organizacije mogu prilagoditi polja u web obrascima prema svojim specifičnim potrebama, čime se omogućuje učinkovito prikupljanje podataka i dokumentacije. Kako su polja dinamička, ona se mogu nadodati/promijeniti u kratkom roku od strane administratora.
Primjer web forme
Primjer 1: Otvorene molbe za posao
Preko aplikacije Web zahtjevi korisnik lako pristupa padajućem izborniku na kojem odabire „Otvorene molbe za posao“. Nakon toga unosi svoje podatke (automatizirani meni) te na kraju unosi svoj CV i molbu za posao u nekom od oblika (pdf, Word, .txt…) i ispunjava CAPTCHA provjeru. Po završetku prijave, sustav automatski šalje potvrdu prijema na e-mail korisnika. Kod tvrtke dokument ulazi u automatizirani proces i u Hivergen DMS sustavu prosljeđuje se na obradu odgovornoj osobi koja primljenu molbu može odbiti, prihvatiti ili poslati dalje u proces – primjerice poziv na prvi razgovor, drugi razgovor i tako dalje po potrebi…
Primjer 2: Zahtjev za godišnji odmor
Zaposlenici preko web aplikacije mogu sami ispuniti zahtjeve za godišnjim odmorom, pratiti broj iskorištenih i neiskorištenih dana (zahtjeva), dok ih poslodavac ili osobe zadužene za odobravanje istih mogu odbiti ili odobriti unutar Hivergen DMS sustava, nakon čega se može generirati službena odluka o odobrenju godišnjeg odmora. Ovime je omogućen pregled zahtjeva za godišnji odmor i plaćenih dopust svih podređenih djelatnika, kao i pregled plana godišnjeg odmora za sve djelatnike te odobravanje i odbijanje zahtjeva.
Primjer web zahtjeva u Hivergenu
Zašto odabrati Web zahtjeve u našem DMS sustavu?
- Jednostavno i intuitivno korištenje – korisnici i zaposlenici mogu brzo podnijeti zahtjeve bez potrebe za posebnim obukama.
- Automatizirani procesi – svi zahtjevi odmah su dostupni u DMS sustavu i lako se prosljeđuju odgovornim osobama.
- Kontrola unosa – uneseni zahtjevi mogu biti kontrolirani od strane djelatnika kod unosa u DMS sustav kao alternativa na potpuno automatizirani sustav.
- Prilagodljivost – mogućnost dodavanja vlastitih polja i prilagođavanja web aplikacije potrebama organizacije.
- Sigurnost – osigurana prijava korisnika i zaštita podataka.
- Digitalizacija poslovanja – smanjuje potrebu za papirnatim dokumentima i ručnom obradom podataka.
Primjer pretraživanja zahtjeva u Hivergenu
Nova opcija Web zahtjeva donosi značajne prednosti svim organizacijama koje žele unaprijediti svoje procese i povećati učinkovitost. Automatizacija i digitalizacija omogućuju brže i lakše rješavanje zahtjeva, smanjuju administrativno opterećenje i poboljšavaju korisničko iskustvo.
Pridružite se tvrtkama i javnim ustanovama koje unapređuju svoje poslovanje uz Hivergen DMS sustav i iskoristite sve prednosti digitalne transformacije!