DMS implementacija u NEXE Grupi: digitalizacija poslovnih procesa s Hivergen sustavom
Implementacija Hivergen DMS sustava u okviru NEXE Grupe predstavlja ključni korak u modernizaciji poslovanja i optimizaciji radnih procesa. S obzirom na izazove zastarjele platforme, dms implementacija omogućila je centralizaciju dokumentacije, standardizaciju procesa i veću transparentnost u svim segmentima poslovanja – od Nabave i Ljudskih resursa do Proizvodnje i Financija. Više saznajte u nastavku…
NEXE Grupa
NEXE Grupa je regionalni lider u proizvodnji građevinskih materijala s više povezanih tvrtki koje posluju u Republici Hrvatskoj, Bosni i Hercegovini i Srbiji. Temeljna djelatnost Grupe obuhvaća širok spektar građevnih proizvoda – od cementa, betona i agregata, do betonskih elemenata, crijepa i cigle, koji se koriste u raznovrsnim građevinskim projektima.
Krovna tvrtka poslovnog sustava je NEXE d.d., sa sjedištem u Našicama, Hrvatska, koja je jedna od vodećih tvornica cementa i proizvođača gotovog betona u regiji. U okviru Grupe djeluju i tvrtke za gospodarenje otpadom i lučke usluge, čime se proširuje poslovni portfelj izvan čiste proizvodnje materijala.
Vizija NEXE Grupe je biti prepoznat kao vodeći proizvođač građevinskih materijala u regiji, ističući se društveno odgovornim poslovanjem i stvaranjem vrijednosti za kupce, vlasnike, zaposlenike i zajednicu.
Problematika i zahtjevi
1. Izazovi prije uvođenja DMS Hivergena
Prije implementacije Hivergena u NEXE Grupi korištena je IBM Lotus Notes platforma, na kojoj su interno razvili oko 70 različitih aplikacija. Platformu je bilo izazovno razvijati i održavati, kako zbog nepostojanja odgovarajuće podrške (partneri su prešli na druga rješenja), tako i zbog tehnološkog zastarijevanja platforme.
2. Ciljevi projekta uvođenja novog DMS
- Implementacija platforme koju mogu dugoročno održavati i razvijati
- Povećanje efikasnosti rada ubrzanjem upravljanja procesima i dokumentima
- Poboljšanje suradnje i transparentnosti procesa
- Smanjenje troškova ispisa dokumentacije – pohrana dokumenata u elektronskom obliku
- Povećanje sigurnosti pristupa dokumentima
3. Zahtjevi postavljeni pred novo rješenje:
- Minimalno licenciranje (smanjenje troškova)
- Implementacija svih važnih procesa u NEXE Grupi
- Implementacija agenta s noćnim obradama i notifikacijama (servis s obradom statusa zapisa, podsjetnik)
- Slanje obavijesti odgovornom korisniku nakon određene aktivnosti (slijedeći korak)
- Export podataka u Excel (gdje je to moguće)
- Mogućnost samostalnog definiranja hodograma kretanja dokumenta
- Mogućnost dodjele priloga uz pojedini zapis
- Mogućnost definiranja ovlaštenja korisnika po procesima i tvrtkama
- Povezivost sustava s NEXE ERP-om u svrhu sigurne razmjene podataka
- Povezivanje s ostalim poslovnim sustavima, po potrebi
4. Kriteriji za izbor novog rješenja
- Lepeza gotovih rješenja sukladno specifikaciji postojećih Nexe aplikacija i procesa
- Iskustvo partnera na sličnim implementacijama (reference)
- Procjena dugoročne održivosti rješenja i partnera
- Stupanj aktualnosti platforme
- Stupanj samostalnosti interne administracije nakon implementacije
- Lakoća upravljanja sustavom
- Sveukupna cijena rješenja (TCO) za period od sedam godina, što je uključivalo cijene licenci, održavanja i implementacije
Rješenje i DMS implementacija u NEXE Grupi
Implementacija Hivergen DMS i BI sustava u okviru NEXE Grupe predstavljala je strateški odgovor na izazove zastarjele i teško održive prethodne platforme. Kao regionalno organizirana kompanija s poslovanjem u Hrvatskoj, Bosni i Hercegovini te Srbiji, NEXE Grupa suočila se s potrebom konsolidacije dokumentacije i standardizacije procesa na jedinstvenoj platformi. Cilj je bio omogućiti pouzdano, centralizirano i skalabilno rješenje koje će podržati daljnji rast organizacije, osigurati kontrolu nad informacijama te smanjiti rizike povezane s fragmentiranim sustavima i fizičkom dokumentacijom.
Uvođenjem Hivergen sustava razvijeno je više od 100 različitih rješenja organiziranih u tematske module koji pokrivaju ključne organizacijske funkcije, uključujući Nabavu, Ljudske resurse, Proizvodnju, Financije, Riznicu i druge operativne segmente. Hivergen je implementiran kao fleksibilna i dinamična platforma koja je omogućila digitalizaciju i optimizaciju kompleksnih poslovnih procesa, generalnu integraciju dokumentacije te standardizaciju radnih tijekova. Jednom centralnom točkom pristupa dokumentima i procesima, zaposlenicima je omogućen jednostavniji rad, brže donošenje odluka i veća transparentnost, dok je sinkronizacijama sa drugim sustavima postignuta visoka razina automatizacije i autonomije.
Ključne prednosti sustava uključivale su praćenje aktivnosti zaposlenika, naprednu kontrolu verzija dokumenata, značajno smanjenje fizičke dokumentacije te eliminaciju rizika gubitka ključne poslovne dokumentacije. Integrirane funkcionalnosti slanja obavijesti i podsjetnika dodatno su unaprijedile komunikaciju i pravovremenost izvršavanja zadataka, dok je napredno pretraživanje omogućilo brži pristup informacijama i dokumentima. Implementacija Hivergena tako je rezultirala povećanjem operativne učinkovitosti, boljom usklađenošću poslovnih procesa te jačanjem temelja za daljnju digitalnu transformaciju NEXE Grupe.
Na jednak način možemo poboljšati i Vaše poslovanje!
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN– je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos – i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!
Kontaktirajte nas i zatražite prezentaciju Hivergen DMS sustava!