U današnjem poslovnom svijetu i problemu prenatrpanosti informacija, teško je doći do kvalitetnih informacija, a još je teže kvalitetne informacije prezentirati ljudima na rukovodećim pozicijama u pojedinim tvrtkama. Dakako, nije problem donositi dobre odluke na temelju kvalitetnih informacija, već je potrebno do takvih informacije doći u pravo vrijeme. Upravljanje informacijama, podacima i dokumentima otvara potrebu za uvođenjem sustava kojim je ostvarivo bolje, brže i kvalitetnije poslovanje.
Svi zadaci na jednom mjestu.
U digitalnom načinu poslovanja bitno je sve zadatke, događaje i zahtjeve korisnika ispravno zabilježiti, rasporediti, odraditi i na kraju obavijestiti sve učesnike o njegovom ispunjenju. Zadaci u poslovanju mogu doći s raznih strana: od korisnika, drugog zaposlenika, nadređenog i slično. Za to je korisno imati kvalitetno definiran protok informacija i dokumentacije, što omogućuje Hivergen BPM. Automatizacija distribucije dokumentacije i zadataka ubrzava poslovanje. Izvršavanje zadataka ostvarivo je na klik, a kontrola slijedivosti i procedura poslovnog procesa nije više upitna. Sve to dovodi red u poslovanje, a informacije se uredno bilježe. Jer kada pravilno upravlja poslovnim procesima, organizacija postaje učinkovitija i efikasnija.
Upravljanje dokumentima na pravi način.
Organizacije danas upravljaju s nekoliko stotina, pa i tisuća dokumenata mjesečno. Sve veća količina dokumenata dovodi do sve više problema. Zaposlenici se susreću s gubljenjem dokumenata, nepravilnim popunjavanjem zahtjeva ili ugovora i to šteti poslovanju. Pravilna arhiva i upravljanje dokumentima rješenje je za takve probleme. Hivergen DMS prilagođava se svakom poduzeću i načinu poslovanja, a zadužen je za izradu digitalne arhive. Izrada digitalnih arhivskih mapa od računa, ugovora, slika pa do zahtjeva i radnih naloga, nikad nije bila jednostavnija. Jednom skenirani dokument moguće je pretraživati po datumu, iznosu, vrsti ili drugim kriterijima. Uz to, Hivergen DMS omogućuje uštedu vremena i novaca
Bolja i brža usluga.
Uredba o uredskom poslovanju potrebna je za sve županije, gradove i druge državne ustanove. Urudžbeni zapisnik još uvijek zadaje probleme zaposlenicima, no uredsko poslovanje može biti automatizirano i ubrzano. Svi dokumenti i predmeti u urudžbenom zapisniku mogu se lako pronaći, a svaka informacija potrebna zaposlenicima je točna i odmah dostupna. Olakšano je vođenje dokumenata i predmeta prema prethodno definiranom klasifikacijskom planu. Podaci se u Hivergen GOV unose jednom, a kasnije se mogu koristiti za izradu rješenja, dopisa ili odluka. Ubrzana je distribucija dokumenata i predmeta jer se svi nalaze u digitalnom obliku.
Što donosi sutra?
Jasna je činjenica da za uspješno poslovanje i donošenja dobrih i kvalitetnih odluka, treba razmišljati unaprijed. Izazov je svakodnevno planirati budućnost i određivati koje akcije poduzeti da bi poslovanje napredovalo u željenom smjeru. Međutim, planiranje poslovanja ostvarivo je na temelju sadašnjice i može biti jednostavno i brzo. Sve što je potrebno su dobre i kvalitetne analize i izvještaji. Hivergen BI/DWH obrađuje podatke prema traženim kriterijima. Pravovremenim i točnim analizama i izvještajima uz pravilno korištenje sustava, može se brzo reagirati na tržišne promjene, održavati i usmjeravati razvoj tvrtke u pravom smjeru.