Koji je kamen spoticanja kada je u pitanju produktivnost radnika? Kad su uredski poslovi u pitanju, upravljanje dokumentima je najčešći problem u svakodnevnom radu i nešto na što se često troši previše nepotrebnog vremena. “Tradicionalno” upravljanje i organizacija dokumenata može biti složeno i naporno, s brojnim papirnatim dokumentima ili računalnim datotekama u kojima se teško snaći, no zahvaljujući napretku u razvoju softvera i tehnologije sada postoje praktična rješenja za upravljanje radnim dokumentima – DMS sustavi (document management systems).
A kako sve DMS može povećati produktivnost radnika?
Krenimo redom…
1. Poboljšava suradnju između zaposlenika
Jedna od najboljih značajki DMS-a je pojednostavljenje kolaboracije među suradnicima. Integrirajući uobičajene fizičke zadatke poput komunikacije, razmjene dokumenata (radnih naloga, ugovora, računa…) , zadavanja i potvrde izvršavanja radnih zadataka – DMS omogućuje zaposlenicima da izvršavaju svoje zadatke brzo i efikasno, bez narušavanja njihovog tijeka rada.
2. Pojednostavljuje tijek rada
Kvalitetna rješenja za upravljanje dokumentima, poput Hivergena, mogu se integrirati s većinom drugih softvera i sustava (recimo ERP sustava). Ovo je izvrstan način za održavanje produktivnosti jer nema prekida rada kod korištenja tih programa ili kod prelaska na neki zadatak u DMS-u ili pak u sustavu treće strane. Pomoću prilagođenih workflow-ova/tijekova rada, DMS može organizirati procese od ulaza do izlaza, tako da je prebacivanje sa zadatka na zadatak postupno, umjesto da se neki program zatvara i otvara drugi.
3. Uspostavlja sigurnost
Standardne sigurnosne mjere poput davanja pristupa određenim datotekama samo određenim zaposlenicima samo su mali dio kada je riječ o sigurnosnim značajkama DMS-a. Primjerice menadžeri ili direktori imaju, naravno, daleko veće ovlasti i pristup dokumentima od “običnog” zaposlenika. Osim toga DMS pruža mogućnost praćenja rada svih korisnika te kojim su datotekama pristupili i kako ih mijenjali. I tako se povećava produktivnost radnika. Nije zanemariva ni usklađenost sa svim aktualnostima kada su u pitanju zakoni i propisi, pa je ovo jedan problem manje o kojem morate brinuti.
4. Rad na daljinu/od kuće
Pozitivna stvar DMS sustava je što zaposlenici ne trebaju biti ograničeni fizički na radno mjesto kako bi obavljali svoj posao. Gdje god imaju računalo i internet mogu pristupiti svim dokumentima za koje imaju ovlasti te radnim zadacima, dok nadređeni mogu pratiti sve što zaposleni rade – a to se itekako pokazalo korisno u ovoj pandemiji. Više rada od kuće nastavit će se u budućnosti jer je to važna stavka mlađe radne snage koja želi više slobode u organizaciji vlastitog vremena.
5. Manje fizičkih dokumenata
Kada se oslanjate na fizičke dokumente velike su šanse da se neki dokument može zametnuti ili čak potpuno nestati. Osim toga, uredski prostor je dragocjen, a i manje papira ima značajan utjecaj na čuvanje okoliša. Uz pomoć elektroničkog upravljanja dokumentima rješavate sve odjednom – točno znate gdje su svi dokumenti i tko im pristupa, čuvate okoliš i štedite novac jer više ne trebate toliko uredskog prostora (ili čak skladište).
Jednostavno i efikasno rješenje
Rješenje svih ovih problema nalazi se u aktiviranju jednostavnog tehnološkog sustava koji je pristupačan, omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava workflow te uvodi red u kaos.
Naš sustav za upravljanje dokumentima – HIVERGEN – je odgovor na sve te probleme (i prilagodit ćemo ga svim vašim potrebama!).
Ključne prednosti:
- Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
- Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
- Značajno se pojednostavljuje workflow i poboljšava suradnja među zaposlenicima
- Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
- Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
- Ušteda jer se eliminira potreba za pohranjivanjem zapisa
- Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine
Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!