Povećajte učinkovitost poslovanja i financijskog upravljanja – u tome će pomoći automatizacija ulaznih računa. Uspješni biznisi moraju pravodobno upravljati podacima i precizno obrađivati ulazne račune. Ovo održava pozitivan tijek poslovanja kao i uspješne odnose s dobavljačima.
Koliko smo samo puta čuli da je vrijeme novac? To zaista je tako, a automatizacija raznih procesa, pa tako i obrade (upravljanja i odobravanja) ulaznih računa može učiniti veliku razliku u poslovanju neke tvrtke.
Brojne transakcije, od kojih se mnoge još uvijek temelje na papirnatim računima ili elektroničkim putem preko PDF-ova – povećavaju administrativne troškove, usporavaju postupak plaćanja i nepotrebno troše vrijeme vaših zaposlenika. “Ručni” oblik poslovanja također onemogućava tvrtkama da učinkovito vide svoje obveze za plaćanje i dugovanja jer su ti podaci često zarobljeni u neobrađenim fakturama s papirima i digitalnim dokumentima.
Koje je rješenje? Automatizacija usklađivanja i odobravanja ulaznih računa donosi značajne uštede. No, neke se tvrtke svejedno ne odlučuju na to. Zašto? Odgovor je povezan s nizom mitova i zabluda vezanih uz automatizaciju.
5 mitova koje treba razotkriti
Mit br. 1: Automatizacija zapravo nije učinkovitija
Razmotrite neučinkovitost koja proizlazi iz toga što su neke tvrtke vezane za neautomatizirani proces koji se oslanja na papire:
- Istraživanje Aberdeen grupe iz 2010. godine otkrilo je da obrada jedne fakture može potrajati od 3,5 do 2,3 dana. (Industrijski prosjek za 50% tvrtki je 14,2 dana za obradu jedne fakture.)
- Troškovi obrade godišnje mogu se kretati od 35 do 160 kn za samo jednu fakturu
To uključuje troškove povezane s ručnom obradom, prijenosom računa između pojedinaca i odjela, obradom izuzetaka, kašnjenjima, neuspjelim revizijama, duplikatima računa i zakašnjelim plaćanjima…
Suprotno tome, učinkovitost koja se postiže automatizacijom je u najmanju ruku zapanjujuća. To uključuje:
- 90-95% smanjenja rada s fizičkim papirima
- 25% poboljšanje produktivnosti rada
Čak i uz izuzetno kvalitetne radnike za unos podataka i obradu računa, u prosjeku je moguće ručno obrađivati 1.000 računa mjesečno po zaposleniku. Suprotno tome, automatizirana obrada računa povećava taj broj na 6 000-8 000 računa mjesečno.
Zaključak: Automatizacija ne samo da donosi značajnu učinkovitost, već omogućava i prostor za poslovni rast, a zadržavajući postojeću razinu zaposlenih. Drugim riječima, s manje možete učiniti više.
Mit 2: Izgubili bismo kontrolu nad našim procesima
Automatizacija zapravo daje veću kontrolu i veću vidljivost procesa. Poslovna pravila automatiziraju usmjeravanje, podudaranje i cirkulaciju ulaznih računa i prilagođena su specifičnim potrebama vaše tvrtke. Ako ne morate obrađivati svaku transakciju pojedinačno, znači da ćete imati vremena usredotočiti se na važnije stvari. Automatizacija štedi radno vrijeme zaposlenicima jer pregledavaju i obrađuju samo one račune koji ne prolaze kroz unaprijed utvrđena pravila sustava.
Automatizacija postupka također bilježi dokument i metapodatke na mjestu primitka fakture – tako da imate potpunu vidljivost procesa. Nema više zagubljenih računa. Računovodstvo sada ima realni prikaz svojih nepodmirenih obveza u bilo kojem trenutku.
Zaključak: Automatizacija rezultira većom, ne manjom, kontrolom nad vašim internim procesom obrade i plaćanja računa.
Mit 3: Premali smo za automatizaciju
Softveri za automatizaciju lako se prilagođuju različitim potrebama. Svaka tvrtka sa zaposlenicima, čak i ako ih je samo nekoliko, osjetit će značajnu korist automatizacije. Kao što smo već objasnili, automatizacija omogućuje zaposlenicima da se usredotoče na druge strateške aktivnosti, poput nabave, upravljanja troškovima i upravljanje dobavljačima.
Zaključak: Nikad niste premali da biste uštedjeli novac!
Mit 4: Preveliki smo za automatizaciju
Ako mali mogu uštedjeti na novcu i vremenu, onda to definitivno mogu učiniti velike tvrtke! Automatizacija pomoću sustava za upravljanje dokumentima i ulazni računima može podnijeti velike količine transakcija. U stvari, to je nužno, kako biste ostali u korak s modernim svijetom i svojom konkurencijom!
Zaključak: Što je vaše poduzeće veće, to ima više smisla tražiti automatizaciju jer imate i veće količine transakcija.
Prednosti inteligentne obrade ulaznih računa
Svaka tvrtka može iskoristiti moć digitalizacije i automatizacije obrade ulaznih računa. Hivergen, rješenje za obradu računa, smanjuje pogreške i daje vam veću transparentnost, pomaže da ste uvijek usklađeni s aktualnim zakonskim propisima te štedi i vrijeme zaposlenika, ali i novac.
Dakle, ako tražite rješenje koje će vam olakšati i poboljšati poslovanje, uštedjeti novac, vrijeme i poboljšati moral zaposlenika te zadovoljstvo klijenata – kontaktirajte nas!
Nemojte se ustručavati postaviti nam bilo kakvo pitanje vezano za naš DMS sustav, a doći ćemo k vama i na besplatnu prezentaciju. 🙂