Nema nikakve sumnje da digitalizacija poslovanja sve više napreduje, te da je to nešto bez čega moderne tvrtke više ne mogu (osobito ako mi kao država želimo biti dio poslovne EU).
Većina tvrtki želi postati digitalna, ali još uvijek se bori s postupkom implementacije. Prema istraživanju Bitkoma, njemačkog udruženja za razvoj digitalne ekonomije, samo 19% malih i srednjih poduzeća ima odgovarajući softver za digitalizaciju svog uredskog rada. Za veća poduzeća ta je brojka nešto veća, no nije idealna. A ako je takva situacija u Njemačkoj, onda znamo da je kod nas situacija još lošija.
Imati pravi softver postavlja temelje za digitalne poslovne procese koji su ključ napretka u modernom društvu. To ne čudi jer prijašnje “fizičke” informacije i dokumenti sada moraju biti dostupni elektroničkim putem, a radni koraci moraju se provoditi digitalno putem računala. Za to je najvažniji sustav upravljanja dokumentima ili skraćeno – DMS.
U početku se prijelazak na digitalno poslovanje može činiti pomalo zastrašujuć, naporan i dugotrajan (pogotovo ako imate puno procesa u tvrtki koji moraju postati elektronički). Zbog toga smo sastavili četiri vrijedna savjeta koji će pomoći olakšati prijelazak…
Krenite postepeno
Preporučujemo uvođenje DMS-a korak po korak. Prvo ga koristite za manje rutinske procese dok ne steknete iskustvo, npr. urudžbiranje i za ulazne račune. To će omogućiti zaposlenicima da se priviknu na novi način rada. Čim se upoznaju sa softverom, možete ga proširiti i na druge procese.
Bolje se upoznajte s procesima i optimizirajte ih
Općenito, procese ćete moći učinkovito digitalizirati samo ako poznajete sve korake rada, sučelja i sudionike. Osim toga treba napomenuti da će procesi koji se ne izvode optimalno u “analognom” formatu također uzrokovati probleme u digitalnom formatu. Iz tog razloga, presudno je da prvo kritički pogledate sve prethodne poslovne procese i odredite trenutni status. Tek tada ih se može početi optimizirati i elektronički mapirati.
Uključite zaposlenike već u ranijim fazama
Vaši zaposlenici često najbolje znaju što funkcionira u svakodnevnom workflowu (tijeku rada) i gdje su mogući problemi. Stoga biste ih trebali uključiti u redizajn digitalnih procesa što je ranije moguće. Osim toga, ako im dozvolite da u određenoj mjeri sudjeluju u implementaciji, vjerojatnije će bolje prihvatiti nove alate i metode rada.
DMS je rješenje za cijelu tvrtku
Digitalizacijom se često ne kontrolira iz sale za sastanke. Pojedini odjeli primjenjuju izolirana rješenja koja pomažu tom točno određenom području, ali ne donose korist cijeloj tvrtki. U DMS-u su procesi međuresorni (i veoma se lako može odrediti koji dokumenti idu u koji odjel, te tko sve ima pristup tim dokumentima). Na primjer, računi prolaze kroz odjele za nabavu, kontrolu i računovodstvo. Upravo zato potrebno vam je rješenje koje funkcionira za sve i lako se povezuje s vodećim ERP sustavima.
Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!
Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.
Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.
Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!