Ako imate tvrtku, onda znate da vam je (ako ga još nemate) potreban program u kojem biste brzo i jednostavno mogli pohraniti, sortirati i lako pronalaziti sve dokumente koji prolaze kroz vašu tvrtku (računi, radni nalozi, ugovori, poslovni akti, nabavni nalozi …). Taj se program zove DMS – document management system, a ako ste se ikad pitali kako funkcioniraju ti sustavi i tvrtke koje ih pružaju ovo je savršeno štivo za vas.
Rješenja za upravljanje dokumentima možda su vam strana tema – no mi ne želimo da je to tako! Pružatelji DMS-a, kao što je Inpro, tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom u ovom poslu, pridržavaju se određenih postupaka o kojima ćemo govoriti, a koji su transparentni, kolaborativni i informativni.
Nadamo se da ćete ovdje na jednostavan način saznati kako funkcioniraju DMS sustavi te tako lakše procijeniti je li i vama potreban jer DMS vam može pružiti precizan pregled vašeg poslovanje, od uvida na visokoj razini do najfinijih detalja. Iskoristite ove informacije za donošenje boljih odluka. Uočite gdje propuštate profit i razvijajte područja gdje je moguć budući rast.
Ovdje smo da vam pomognemo odabrati najbolju opciju za pohranu dokumenata
Ovaj se korak obično izvodi nakon što smo popričali i upoznali se s vama i vašom tvrtkom. S obzirom na naše bogato iskustvo u pružanju DMS usluga, dobri smo u analizi potreba neke tvrtke ovisno o vrsti posla kojim se bavite, kao i veličini vaše tvrtke. Naš je glavni cilj pomoći vam odabrati plan i ponuditi rješenja koja vam najbolje odgovaraju.
DMS – Laka instalacija, lako učenje, laka upotreba
Instalacija DMS-a mora biti brza i efikasna, a savladavanje rada u njemu – jednostavno. Barem je to tako kod kvalitetnih DMS sustava. Mi vam nudimo edukacija korisnika našeg rješenja i/ili trajnu internu IT podršku: dodatnu edukacija korisnika, pomoć u svakodnevnom radu, pomoć u rješavanju problematičnih situacija ili izmijenjenih poslovnih prilika i postupaka, preinake i dorade prema potrebama korisnika, izvedbu specijalnih zahtjeva i rješenja.
Digitaliziramo dokumente
Počeci digitalizacija dokumenata ovise o veličini vaše tvrtke ili organizacije. Naravno, što je veća tvrtka više je dokumenata u papirnatom obliku koje je potrebno skenirati, no na svu sreću odmah možete početi s pohranom svih digitalnih dokumenata. Kao davatelji usluga DMS-a možemo vam pomoći u nabavci kvalitetnog skenera te uputa oko toga što i kako je najbolje pristupiti cijelom procesu.
Datoteke kategoriziramo i činimo ih lako dostupima
Skeniranje i digitalizacija dokumenata samo je dio priče. Kada se prenose datoteke u vaš DMS, moraju im se pridružiti odgovarajući podaci, opisi i sl. (meta podaci) kako biste ih mogli lako pronaći po različitim kriterijima.
DMS i jednostavno povezivanje s drugim programima
DMS mora dobro funkcionirati s drugim softverom koji upotrebljavate – u suprotnom ćete se naći pred integracijskim izazovima i dvostrukim unosom podataka. Hivergen se veoma jednostavno povezuje s drugim programima (primjerice ERP-om), čak nas i vodeći pružatelji takvih sustava preporučuju svojim klijentima.
Standardni propisi u industriji i maksimalna sigurnost? I o tome vodimo računa
Često dobivamo ovo pitanje: ‘Što se događa s našim dokumentima ako nešto pođe po zlu kod korištenja DMS-a?’ Ovdje smo da vas uvjerimo da se dokumentima, ako su pohranjeni u DMS, ništa ne može dogoditi. Ne mogu se izgubiti i uvijek se prema potrebi možete vratiti na prethodne verzije datoteke. Na vaš zahtjev datoteke se mogu kriptirati, a možemo pripremiti i sigurnosne kopije, koje će dodatno biti zaštićene od gubitka ili uništenja. Isto tako u DMS-u lako se može odrediti tko od zaposlenika ima pristup kojim dokumentima, kako bi se zaštitile povjerljive informacije i dokumenti.
Profesionalni pružatelji usluga DMS-a moraju se pridržavati industrijskih i zakonskih standarda kako bi zaštitili vaše podatke kao i podatke koje vam kupci povjeravaju. Osim toga mi se kao pružatelji usluge obvezujemo sve podatke i dokumente Naručitelja, strogo i trajno čuvati kao poslovnu tajnu za vrijeme, a i nakon prestanka ugovornog odnosa.
Mi vodimo računa da je sve usklađeno po najnovijim propisima, te radimo transparentno – postavljajte nam pitanja o našem procesu, provedenim sigurnosnim standardima, te koliko sigurno “rukujemo” s vašim osjetljivim podacima.
Dugoročno partnerstvo
Pronalaženje pravog pružatelja DMS usluga koji će biti trajni poslovni partner presudno je za vaš uspjeh. Pravi partner trebao bi imati dugoročnu viziju koja je kompatibilna s vašom. Trebali bi znati prepoznati izazove i prilike na tržištu i omogućiti vam odgovarajuću razinu fleksibilnosti i kreativnosti, kao i stalnu podršku.
Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!
Opstanak u današnjem gospodarstvu zahtijeva kvalitetan softver i prilagodljivost. Tržište se brzo mijenja i u trenu morate biti spremni prilagoditi se kako biste ostali profitabilni. Baš kao i ulaganje u obrazovanje svoje djece za budućnost, i tvrtke moraju uložiti u integrirani DMS. Zapamtite, pravi sustav za upravljanje dokumentima može činiti razliku između uspjeha i neuspjeha.
Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.
Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.