infomacijski sustav uredskog poslovanja

Najkasnije do 1. siječnja 2023 sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu su odredbama nove Uredbe, dužna su ga implementirati!

Mnoge javne institucije još uvijek nemaju uspostavljen informacijski sustav koji bi se bavio važnim digitalnim administrativnim pitanjima – ulaznom poštom, računima, evidencijom zaposlenika i drugim poslovnim procesima. Kod njih se sve to još uvijek obrađuje na papiru. A zakonski rok do kada sve javne ustanove moraju biti digitalizirane već je jako blizu!

1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela. Novom Uredbom stavlja se veliki naglasak na digitalizaciju. Međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji.

Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na elektronički potpis. Drugim riječima, sva tijela morat će međusobno komunicirati primarno digitalnim putem. S tehničke strane, Uredba propisuje da svi službenici moraju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Svaki zaposlenik će imati digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga.

informacijski sustav

    Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, informacijski sustav za upravljanje dokumentima Hivergen GOV sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju razne javne ustanove i agencije, gradovi, županije, općine, škole, muzeji…

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

  •   Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći uz unos nekoliko stavki za pretraživanje.
  •   Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
  •   Jednostavna je izrada rješenja, dopisa i odluka, dok je distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

informacijski sustav, dms

informacijski sustav, dms

    Funkcionalnosti Hivergen GOV sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su

  •   Digitalna pisarnica
  •   Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
  •   Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
  •   Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
  •   Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
  •   Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
  •   Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
  •   Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
  •   Upravljanje matičnim podacima
    – Partneri
    – Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
  •   Dodjeljivanje i praćenje zadataka
  •   Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
  •   Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
  • I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)…

Želite isprobati kako informacijski sustav HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?

Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!