2023. godina je na svom početku, a bilo da započinjete neki novi projekt ili se bavite starom idejom s obnovljenim fokusom, nova godina je izvrsno vrijeme da dobro razmislite o svojim ciljevima. U poslu nije ništa drugačije. Početak nove godine idealno je vrijeme da preispitate svoje prioritete za naredno razdoblje. Dok to činite, trebali biste razmisliti o dodavanju jednog cilja u plan svoje tvrtke za 2023. – uvođenje ili zamjena elektroničkog sustava za upravljanje dokumentima (DMS).
Sustav za upravljanje dokumentima koristi se za pohranu i indeksiranje ključnih dokumenata organizacije. Ovaj proces olakšava organiziranje i dohvaćanje tih dokumenata kada su vam potrebni. Ali zašto je DMS sustav toliko važan? U nastavku je pet ključnih razloga zbog čega bi dodavanje upravljanja dokumentima trebalo biti na vrhu vašeg popisa novogodišnjih odluka.
Značajnije bolja sigurnost uz upravljanje dokumentima
Jedna od najvažnijih stvari kada se odlučite na prebacivanje tvrtkinih zapisa i datoteka u elektronički sustav upravljanja dokumentima je značajno poboljšana sigurnost – i to u svakom pogledu i kada je u pitanju nepažnja zaposlenika i prirodnih katastrofa poput požara. Pohrana vaših dokumenata elektroničkim putem onemogućuje zaposlenicima da slučajno bace ili unište važan dokument. S elektroničkim upravljanjem dokumentima možete biti bezbrižni da su dokumenti sigurni – i možete pratiti što se točno radilo s dokumentima i tko im je pristupao.
Brzo i jednostavno pronalaženje (i dohvaćanje) dokumenata
Često to vidimo: u nekoj tvrtki se troše sati pročešljavajući cjelokupnu dokumentaciju kako bi se locirao jedan ključni fajl. Cijeli taj proces ostavlja osjećaj kao da se pokušava pronaći igla u plastu sijena. A često postoje i ozbiljne posljedice poput novčane kazne ili tužbe ako se određeni dokument ne može pronaći…
Uz pravi sustav indeksiranja, pronalaženje dokumenta može potrajati samo nekoliko sekundi, a zaposlenici mogu daljinski pristupiti dokumentima koji su im potrebni, što je itekako važno u vrijeme korone kada mnogo radnika stalno, ili privremeno, radi od kuće.
Usklađenost sa svim propisima
Već smo rekli, sustav za upravljanje dokumentima pomaže pohraniti i organizirati dokumente na način koji ih čini lakim za pronalaženje, bez straha da će se oni zagubiti. DMS sustav će vam pomoći i da ne morate više sami voditi brigu o usklađenosti s brojnim zakonima i propisima,
Zahtjevi usklađenosti za mnoge poslovne dokumente mogu biti složeni i zahtjevni; no DMS automatski sve prati za vas te automatizacijom ključnih dokumenata unutar propisanih zahtjeva može pomoći da izbjegnete novčane kazne, oduzete licence ili čak kaznenu odgovornost.
Poboljšana suradnja
Što učiniti kada dva ili više zaposlenika trebaju isti dokument u isto vrijeme? A što ako neki zaposlenik ne radi iz ureda već od kuće ili s poslovnog puta? Ili kada zaposlenik želi urediti dokument i dodati bilješke? Ovi zadaci uzrokuju glavobolje ako svoje datoteke pohranjujete u fizičkom obliku ili na računalu u obliku klasične datoteke. Te glavobolje nestaju s elektroničkim sustavom upravljanja dokumentima.
Skeniranje, indeksiranje i učitavanje datoteka u vaš sustav za upravljanje dokumentima omogućuje da više zaposlenika dijele i uređuju dokumente u isto vrijeme. Ovaj jednostavan pristup poboljšava suradnju u stvarnom vremenu između vaših zaposlenika i ima pozitivan učinak na ukupnu uredsku produktivnost.
Upravljanje dokumentima i štedi vrijeme
Ako vaša tvrtka još uvije koristi “fizički” način pohranjivanja dokumenata – sati i sati se mogu trošiti na pretraživanje dokumenata, a to bi se vrijeme moglo potrošiti na druga, hitnija poslovna pitanja. DMS automatizira mnoge aspekte upravljanja dokumentima, i olakšava pronalazak dokumenata, a to znači i značajnu uštedu vremena (a i samim time novca).
Odaberite prave partnere koji će vam pomoći unaprijediti i poboljšati poslovanje!
Usluga upravljanja dokumentima jedan je od daleko najinovativnijih procesa koji se pojavio kada je u pitanju praktično poslovanje neke tvrtke. Jasno je da upravljanja dokumentima na ovaj način i za male i velike tvrtke transformira samu prirodu ponude i potražnje, a za sve tvrtke koje već sudjeluju ili planiraju sudjelovati u ovoj “revoluciji”, to je značajno ulaganje u budućnost te kompanije.
Tvrtka Inpro, koja već 30 godina uspješno posluje i razvija HIVERGEN sustav za pohranjivanje i upravljanje podacima, razumije koliko je u današnje vrijeme važno što brže i lakše pristupiti svim dokumentima i informacijama s kojima neka tvrtka barata.
Naš tim profesionalaca omogućit će vam donošenje informiranih odluka, povećanje operativne učinkovitosti i uštede vremena i novca zahvaljujući efikasnosti Hivergena.
Hivergen se može prilagoditi svakom poslovnom sustavu dajući mu novu kvalitetu i fleksibilnost, a efikasnost radne sredine je značajno poboljšana.
Ključne prednosti:
- Svi važni i osjetljivi podaci su sigurno pohranjeni i organizirani (sve je dostupno na jedan “klik”)
- Služi kao instrument za usklađivanje s propisima
- Značajno se pojednostavljuje tijek radnih procesa i poboljšava suradnja među zaposlenicima
- Lakša kontrola i zadavanje zadataka zaposlenicima
- Smanjuje se nered zbog previše papira i računa
- Ušteda jer se eliminira potreba za pohranom papirne dokumentacije
- Za korištenje nisu potrebne neke posebne tehničke vještine
INPRO podrška vam stoji na raspolaganju za uvođenje sustava, povezivanje s vašim serverima u uredu i savjete o načinima rada.
Želite isprobati kako HIVERGEN funkcionira i saznati točno kako vam može pomoći olakšati poslovanje?
Kontaktirajte nas i prijavite se za potpuno BESPLATNU prezentaciju!